Dlaczego dobry audyt treści jest najlepszym przyjacielem Twojej firmy

Opublikowany: 2020-12-22

CMI_ContentAudit-01 Co chciałbyś zrobić, aby uzyskać rzetelne wskazówki dotyczące tego, jakie rodzaje treści tworzyć więcej – a jakich mniej – aby mieć większy wpływ na Twoją firmę? Czy posunąłbyś się tak daleko, aby *przełykać* audyt swoich treści?

Nie klikaj! Tak, audyt treści może wydawać się przytłaczającym zadaniem – „coś, co naszym zdaniem jest obowiązkiem kogoś innego”, mówi Cathy McKnight, założycielka Digital Clarity Group i prelegentka na Intelligent Content Conference. „Ale to ma zasadnicze znaczenie dla naszej pracy” jako marketerów.

W tym artykule podsumowano główne punkty przemówienia Cathy w ICC, Przeprowadzenie audytu zawartości użytkowej, który natychmiast wpłynie na treść marketingową.

LRSA 3

Co to jest audyt treści?

Audyt treści to przegląd istniejących treści. Zwykle ma postać arkusza kalkulacyjnego, który zawiera listę zasobów treści – wszystkie rodzaje treści, wszystkie kanały, wszystkie formaty dystrybucji – i zawiera informacje o każdym zasobie. Sama lista jest czasami nazywana spisem treści; audyt to proces oceny każdej pozycji w inwentarzu.

Nie ma uniwersalnego zestawu informacji, które powinieneś zebrać podczas audytu. Rozważ potrzeby projektu i cele biznesowe oraz oceń treści zgodnie z tym, co chcesz wiedzieć. Rozważ zarówno informacje ilościowe (ile, ile), jak i jakościowe (kto, co, kiedy, gdzie, jak, dlaczego).

Aby zapoznać się z przykładami typów informacji, które możesz chcieć zebrać podczas audytu, zobacz sekcję – Jakie dane powinien zawierać spis treści? - w tym artykule.

Dlaczego audyt treści?

Audyt treści ujawnia, które aspekty naszych zasobów cyfrowych wymagają uwagi. Między innymi może identyfikować:

  • Strony, które nie działały dobrze
  • Nieaktualne strony
  • Dezinformacja, nieaktualne informacje i niekompletne informacje
  • Nieprawidłowe informacje SEO

Audyt treści może Ci pomóc:

  • Usprawnij działanie witryny
  • W razie potrzeby ulepszaj i ulepszaj istniejące treści
  • Podnieś jakość wszystkich treści – obecnych i planowanych – i utrzymaj ten poziom jakości

Wielu strategów treści wskazuje audyt treści jako swojego najlepszego przyjaciela. Daje Ci ogólny widok treści, dzięki czemu możesz je organizować, skutecznie i wydajnie nimi zarządzać, aktualizować i podejmować świadome decyzje dotyczące tego, jakie rodzaje nowych treści prawdopodobnie będą dobrze działać.

Kiedy i jak często powinniśmy kontrolować nasze treści?

Czas na audyt treści, jeśli znajdziesz się w którejkolwiek z tych sytuacji:

  • Nigdy tego nie zrobiłeś.
  • Nikt nie pamięta, kiedy ostatnio to zrobiłeś.
  • Twoje treści urosły od ostatniego audytu.
  • Twoje treści są stare, nieaktualne lub nieskuteczne.
  • Opracowujesz nową strategię treści.
  • Planujesz wdrożyć nową technologię zarządzania treścią.

Czas na audyt, jeśli planujesz wdrożyć nową technologię zarządzania treścią @cathymcknight via @marciarjohnston Click To Tweet

Cathy zwraca uwagę na ten ostatni punkt:

Kiedy przechodzisz na nową technologię zarządzania treścią, treść jest często tym, co wstrzymuje projekt. Jesteś tak skoncentrowany na uruchomieniu systemu treści – budujesz go, testujesz, patrzysz na funkcjonalność – a potem nagle twój programista mówi: „OK, chłopaki, gdzie jest treść? Mówisz: „Huuuh! Zadowolony?' Staje się windą i zmianą.

Błyszczący nowy system nie przyniesie wiele dobrego, jeśli podniesiesz i przeniesiesz do niego całą swoją starą, niezbadaną zawartość. Najpierw wykonaj audyt i podejmuj odpowiednie decyzje.

Paula Land, autorka Content Audits and Inventories: A Handbook, zaleca aktualizowanie audytu treści przynajmniej raz w roku. „Jeśli często tworzysz i aktualizujesz treści, często aktualizuj swój asortyment i przeprowadzaj audyty” — mówi. „W ten sposób zawsze rozumiesz swój zestaw treści”.

Jeśli często tworzysz i aktualizujesz treści, często aktualizuj swój inwentarz i audyt, mówi @plland. Kliknij, aby tweetować

Możesz nawet aktualizować swój audyt co miesiąc. Niezależnie od tego, jakie tempo ustawisz, Cathy mówi, aby zaplanować bieżące audyty: „Nie chcesz, aby audyt treści był postrzegany jako jednorazowy projekt – jeden i skończony, odhaczyłeś go, idziesz dalej”.

STARANNIE WYBRANE TREŚCI:
The Best 9 Analytics do pomocy przy kontroli treści

Jakie treści powinniśmy audytować?

Zanim zdecydujesz, jakie treści poddać audytowi, poznaj wszystkie powiązane elementy, które posiada Twoja organizacja. Przykłady:

  • Odpowiednie kanały treści
  • Treści należące do Twojej organizacji: na żywo, w produkcji i zarchiwizowane
  • Użytkownicy treści generują poza zaporą sieciową
  • Inne treści, które Twój zespół IT może znać
  • Metadane zawarte w Twoim CMS, DAM, CRM lub innych systemach treści

Paula mówi, że najlepiej byłoby uwzględnić wszystkie zasoby treści „we wszystkich typach treści, kanałach i formatach dystrybucji”. Dokładny spis obejmuje nawet drukowane treści, dodaje, „umożliwiając ocenę we wszystkich punktach kontaktu z klientem”.

Nie da się tego obejść – musisz przeprowadzić śledztwo. Porozmawiaj ze wszystkimi zaangażowanymi w treść Twojej organizacji. Dopóki nie wiesz, jakie rodzaje zawartości tworzy Twoja organizacja, nie możesz podejmować dobrych decyzji dotyczących zawartości do inspekcji.

Dopóki nie wiesz, jakie treści tworzy Twoja organizacja, nie możesz podejmować dobrych decyzji, mówi @cathymcknight. Kliknij, aby tweetować

Po zapoznaniu się ze wszystkimi treściami, które można skontrolować, zdecyduj, które treści będą kontrolowane – może wszystkie, może podzbiór – w zależności od celów biznesowych. (Aby uzyskać pomoc w ustaleniu, jaka część treści ma zostać skontrolowana, zobacz sekcję – Czy patrzysz na każdy fragment treści lub próbkę? – w tym artykule.)

Co powinniśmy zrobić przed rozpoczęciem audytu treści?

Zanim rozpoczniesz audyt treści – który pozostawi Cię z „morzem danych” – Cathy sugeruje zrobienie następujących rzeczy:

  • Określ, dokąd idziesz. To, czego szukasz w audycie, zależy od tego, czy zmierzasz do odświeżenia, przeprojektowania, migracji czy remontu.
  • Skonfiguruj standardy treści. Pomocne jest posiadanie „linii bazowej standardów, których ludzie mogą używać do śledzenia delta” Twoich treści w miarę postępów. Bez standardów treści treść nie może być zarządzana – a jeśli nie zamierzasz zarządzać swoją treścią, nie ma sensu jej kontrolować. Więcej informacji na temat standardów i zarządzania treścią można znaleźć w artykule Jak uzyskać kontrolę nad treścią cyfrową: Lekcje od firmy Intel.

Nie kontroluj swoich treści bez standardów regulujących je, mówi @cathymcknight. Kliknij, aby tweetować

Co powinniśmy zrobić podczas audytu treści?

Nie ma uniwersalnego zestawu rzeczy do zrobienia podczas audytu. To do Twojego zespołu należy dostosowanie audytu do Twojej strategii treści. Aby osiągnąć to wyrównanie, musisz zrozumieć swoje cele biznesowe, potrzeby i zadania odbiorców oraz swoje systemy treści i ograniczenia techniczne (jak pokazano po prawej stronie slajdu Cathy poniżej). Następnie, w oparciu o zrozumienie tych rzeczy, decydujesz, co zrobić podczas audytu. (Niektóre przykłady są wymienione po lewej stronie tego slajdu).

Zrzut ekranu 2016-05-16 o godzinie 15.22.03

Podczas przeprowadzania audytu Cathy sugeruje oznaczenie następujących informacji:

  • Odpowiednie, skuteczne treści do ponownego wykorzystania
  • Nieaktualna treść do odświeżenia
  • Nieistotne treści do zabicia

Paula zauważa, że ​​ocena „wszystkie treści pod kątem tego samego zestawu celów i wytycznych pokazuje, gdzie komunikaty są prezentowane w sposób niespójny”. Możesz chcieć podkreślić niespójności o znaczeniu krytycznym dla firmy, aby Twój zespół mógł je naprawić i zastosować środki zapobiegające podobnym niespójnościom w przyszłości.

Cathy mówi, że podczas kontroli treści postaraj się szybko wygrać : „Jeśli są rzeczy, które możesz poprawić, aby ulepszyć swoją witrynę, zrób to”.

  • Jeśli znajdziesz niewłaściwą treść, którą można łatwo naprawić, napraw ją.
  • Jeśli znajdziesz treść, która nie łączy się z niczym – jak strony osierocone lub mikrowitryny – połącz ją lub usuń.
  • Jeśli znajdziesz zduplikowaną treść, skonsoliduj ją.
  • Jeśli znajdziesz nieprzyjazne adresy URL, uczyń je przyjaznymi. (Mogą być dostępne wtyczki, które mogą w tym pomóc).
  • Jeśli odkryjesz, że brakuje ważnej treści, dodaj ją.

Oto kilka przykładów rzeczy, które należy ocenić (i, jeśli czas pozwoli, zająć się) podczas audytu treści:

  • Wezwania do działania
  • Wiadomości typu „kliknij, aby tweetować”
  • Tekst wypełniony żargonem i trudny do odczytania
  • Linki i duplikaty treści
  • Nagłówki, podtytuły, tytuły i podpisy
  • Terminy użyte niespójnie
  • Daty publikacji
  • Nazwiska autorów
  • Metadane
  • Słowa kluczowe
  • Długość przewijania
  • Punkty przerwania
  • Czasy ładowania
  • Dostępność
  • SEO
  • Udostępnianie

To są tylko możliwości, aby skłonić Cię do myślenia. Oceń rzeczy, które pomogą Ci zrealizować Twoje cele biznesowe. Zadaj sobie pytanie, co musisz wiedzieć o swoich treściach, aby wesprzeć swoją strategię – co powiedziałby ci udany audyt? Kop odpowiednio.

Jak skompletujemy zespół, który działa?

Aby zespół audytu treści odniósł sukces, potrzebuje kierownika zespołu, mówi Cathy, oraz członków ze wszystkich grup interesariuszy: IT, marketingu, linii biznesowych i tak dalej. Po utworzeniu zespołu firma musi zobowiązać się do regularnego i prawidłowego audytu treści.

Audyty treści muszą być częścią wymagań pracy. Jak mówi Cathy: „Jeżeli ludzie mają być mierzeni pod koniec roku, możesz być prawie pewien, że to się uda”.

Wniosek

Cathy porównuje niezinwentaryzowaną, niesprawdzoną zawartość do biblioteki bez katalogu. Nie możesz zarządzać swoimi treściami – utrzymując całą kolekcję świeżą, przydatną, łatwą do znalezienia i odpowiednią – jeśli nie wiesz, co masz.

Jak często kontrolujesz swoje treści? Kto to robi? Jakie są najważniejsze rzeczy, które oceniasz, aby wspierać swoje cele biznesowe? Ile poprawiasz podczas audytu? (Wydaje mi się, że nawet szybkie poprawki mogą ściągnąć Cię na dno bagna treści.) Podziel się tym, co działa dla Ciebie w komentarzu.

STARANNIE WYBRANE TREŚCI:
Zarządzanie biblioteką treści w 3 krokach jak bibliotekarz

Zarejestruj się, aby otrzymywać nasz cotygodniowy e-biuletyn dotyczący strategii treści dla marketerów , który zawiera ekskluzywne historie i spostrzeżenia głównego doradcy ds. treści w CMI, Roberta Rose. Jeśli jesteś jak wielu innych marketerów, których spotykamy, w każdą sobotę z niecierpliwością czekasz na przeczytanie jego przemyśleń.

Zdjęcie na okładce: Joseph Kalinowski/Content Marketing Institute