7 rzeczy, których potrzebujesz, aby mieć produktywny (i szczęśliwy) zespół marketingu treści

Uwielbiam rozmawiać i filozofować na temat produktywności. Wiedza o tym , jak pracujemy, jest niezbędna, jeśli chcemy stworzyć tę dźwięczną treść, której pragniemy - i czujemy, że wszyscy robimy pozytywną różnicę.

Ale ostatnio zdałem sobie sprawę, że dużo myślę o własnej produktywności, a nie o produktywności zespołu. Oczywiście praca zespołowa jest absurdalnie ważna - i to jeden z powodów, dla których interesuję się marketingiem Agile.

Chociaż indywidualne „sztuczki” są nadal przydatne, czego potrzebuje Twój zespół, aby mieć pewność, że pracują w najlepszy możliwy sposób?

Poniższa lista jest połączeniem konkretnych narzędzi, a także bardziej niematerialnych rzeczy, które musisz mieć, aby Twój zespół mógł skupić się na tworzeniu pracy, a nie na procesie, który stoi za pracą. Zdaję sobie sprawę, że brakuje technologii na tej liście, ale te narzędzia do współpracy i przepływu pracy będą niezwykle pomocne, gdy będziesz mieć swój zespół i procesy.

Twoje dlaczego

Zauważ, jak wszystko zaczyna się od tego, dlaczego? To robi. I w tym przypadku, dlaczego jest podstawową strategią dotyczącą tego, dlaczego wykonujesz pracę, którą wykonujesz, i jak zamierzasz mierzyć, czy działa - czy nie.

Chociaż strategia może być szczegółowa, Twój zespół potrzebuje konsensusu co najmniej w tych trzech kwestiach:

• Kogo edukujemy / pomagamy? (Uwaga: nie powiedziałem „targetowanie”, ponieważ twój cel powinien pomóc. Stworzenie persony to jeden ze sposobów na zrobienie tego).
• Jak możemy im pomóc w sposób, w jaki nikt inny nie może? (To jest pochylenie treści).
• Skąd będziemy wiedzieć, że odnieśliśmy sukces? (To są cele biznesowe Twojej strategii). Uwaga: Musisz także zrozumieć, w jaki sposób będziesz mierzyć sukces i składać raporty swojemu zespołowi.

DODATKOWA WSKAZÓWKA: Jeśli potrzebujesz trochę więcej inspiracji lub pomocy w znalezieniu powodów, obejrzyj ten klip wideo Michaela Jr., jednego z naszych głównych prelegentów na zeszłorocznym Content Marketing World. Nadal myślę o jego akcie - i naszej dalszej rozmowie - miesiące później. (Poważnie, ten klip jest wart pięć minut.)

Udokumentowane przepływy pracy

Zespoły odnoszące sukcesy nie tylko dokumentują swoją strategię content marketingową, ale także dokumentują przepływy pracy. Jeśli nie jesteś zaznajomiony z przepływami pracy, są to proces, w którym podąża twoja treść, oraz ludzie, którzy są potrzebni do jej tworzenia i produkcji.

Jeśli ciągle pytasz „kto co robi”, „co mam dalej robić” lub „dlaczego to trwa tak długo”, prawdopodobnie musisz zagłębić się w przepływ pracy.

Raechel Duplain ma wspaniały artykuł o tym, jak to zrobić. Może się to wydawać żmudne, ale pięciostopniowy plan Raechel przeprowadzi Cię przez ten proces.

DODATKOWA WSKAZÓWKA: Gdy poznasz swój przepływ pracy, możesz ocenić proces, aby zobaczyć, na co marnujesz czas. Brian Watson ma świetny przewodnik po tym, jak przejrzeć swój proces redakcyjny, abyś mógł dowiedzieć się, gdzie są wąskie gardła - wtedy możesz spędzić czas tam, gdzie jest to naprawdę ważne. Jak wyjaśnia Brian:

Skupienie się na wąskim gardle pozwala pracować nad usprawnieniem procesów produkcyjnych tam, gdzie poprawa jest najbardziej potrzebna. Skoncentrowanie się na zadaniu nie będącym wąskim gardłem przyniesie jedynie nieznaczną poprawę lub nie przyniesie żadnych rezultatów w całym systemie. W rzeczywistości prawdopodobnie spowoduje to większe straty. Poświęcenie czasu na zidentyfikowanie i pokonanie wąskiego gardła jest kluczem do zwiększenia i osiągnięcia celów związanych z produkcją treści.

A jeśli dowiesz się, że jesteś wąskim gardłem, przeczytaj ten post uzupełniający, w którym Brian podzieli się studium przypadku, w jaki sposób pracował z czytelnikiem CMI, który miał ten problem.

Wspólne zrozumienie historii, które chcesz opowiedzieć

Czy rozmawiałeś z kolegami z drużyny, podczas których zastanawiałeś się nad treścią? Myślisz, że wszyscy jesteście na tej samej stronie, ale naprawdę wszyscy myślicie o czymś innym? Jeśli tak, jestem pewien, że możesz odnieść się do tego obrazu:

Źródło obrazu: Mapowanie historii użytkownika Jeffa Pattona

Jak dotrzeć do miejsca, w którym wszyscy są na tej samej stronie?

Źródło obrazu: Mapowanie historii użytkownika Jeffa Pattona

Moim ulubionym narzędziem do tego jest historia użytkownika, którą w końcu zrozumiałem po wzięciu udziału w warsztatach ICC Andrei Fryrear na temat marketingu Agile. Tak, historie użytkowników to coś, na czym zespoły zwinne bardzo polegają, ale są one przydatne dla każdego rodzaju zespołu tworzącego treść.

Poniżej znajduje się przykład historii użytkownika - i bardzo polecam przeczytanie całego posta Andrei, aby dowiedzieć się o tym przydatnym narzędziu. Krótko mówiąc, historie użytkowników są sposobem na udokumentowanie pomysłów dotyczących treści, aby wszyscy zbliżyli się do tego wspólnego zrozumienia. A potem, jeszcze lepiej, możesz nadać priorytet tym historiom i usuwać je pojedynczo.

DODATKOWA WSKAZÓWKA: Kolejną koncepcją zwinną, którą uważam za przydatną, jest minimalna opłacalna zawartość. To było kolejne narzędzie, z którego odszedłem podczas wspomnianych warsztatów ICC, ale jest to sposób, w jaki możesz dowiedzieć się, jakiego rodzaju treści możesz stworzyć, testując pomysł z publicznością, zanim zainwestujesz trochę czasu.

Właściciele problemów

Czy kiedykolwiek chciałeś krzyczeć, ponieważ ktoś w Twoim zespole - lub niezwiązany z twoim zespołem - ma jeszcze tylko jedną zmianę (a może to duża)? Eva Jackson sugeruje przypisanie właściciela problemu do każdego projektu. To osoba, która jest nie tylko odpowiedzialna za utwór, ale także osoba, która ma ostatnie słowo.

Są szanse (mówię z doświadczenia), że masz przynajmniej kilka projektów, które łączą ludzi - lub zespoły - i nikt nie wie, kto jest właścicielem czego. Eva ma eleganckie rozwiązanie:

Jeśli Twój zespół nie jest pewien, kto ma ostatnie słowo w projektach dotyczących treści, usiądź ze swoim działem i zadaj zaskakująco proste, ale wymagające pytanie: kto jest właścicielem czego? Odpowiedź na to pytanie - i nagranie odpowiedzi, aby wszyscy mogli je zobaczyć - stworzy niezmierzoną odpowiedzialność.

WSKAZÓWKA DODATKOWA: Eva sugeruje również skupienie się na problemach zamiast na wynikach. Oznacza to, że zespół ma bardziej holistyczne spojrzenie na to, co próbuje osiągnąć - jaki jest cel jego pracy (zobacz powyższe sekcje dotyczące powodów i historii użytkowników) lub jaki problem próbuje rozwiązać (np. jako zwiększenie liczby odpowiednich abonentów).

Elementy dostarczane nie są częścią rozmowy, dopóki nie zostanie określony cel. Posiadanie właściciela problemu pomaga posunąć naprzód projekty międzywydziałowe.

3 słowa

Jednym z ćwiczeń, które lubię, aby przyciągnąć ludzi na tę samą stronę, jest zdefiniowanie trzech słów, które mają obejmować Twój artykuł redakcyjny. Ponieważ wiele naszych przestrzeni jest zatłoczonych, zdefiniowanie tych trzech słów pomoże Ci wyróżnić swoją markę, decydując, jak chcesz coś powiedzieć.

Na przykład w przypadku CMI myślimy o tych trzech słowach:

• Przystępny (łatwy do zrozumienia; bez udawania)
• Autorytatywne (treść oparta na poradach, które zostały przetestowane; statystyki, które zostały zweryfikowane)
• Możliwość działania (każdy element zawiera co najmniej jedno wyraźne działanie, które czytelnicy mogą podjąć, aby lepiej wykonywać swoją pracę)

Podobnie jak Twoja misja redakcyjna, te trzy słowa służą jako soczewka, dzięki której Twoja marka jest konsekwentnie przedstawiana.

(Jeśli chcesz poznać ludzi, którzy mają świetne głosy, zajrzyj do Ann Handley i Douga Kesslera oraz zespołu Velocity Partners. Nie tylko czytam ich blogi, żeby dowiedzieć się, co mówią, ale także badam, jak to mówią).

DODATKOWA WSKAZÓWKA: Twoje trzy słowa to tylko jeden element, którego potrzebujesz, ale większość zespołów powinna mieć przewodnik po stylu. Jest to szczególnie ważne, gdy Twój zespół rośnie lub pracujesz z wieloma osobami - i chcesz, aby Twoi czytelnicy i kupujący mieli spójne doświadczenia z Twoją marką. (A kto tego nie chce?)

Sasha Laferte wyszczególnia podstawowe zasady przewodnika stylistycznego - i podaje kilka przykładów.

Granic

OK, teraz przechodzimy od praktyczności praktycznej do strategicznej, ale myślę, że te dwa ostatnie elementy są tak samo ważne jak pozostałe.

Czy współpraca to dobra rzecz? Twoja natychmiastowa odpowiedź jest prawdopodobna - oczywiście! Ale, jak pisze Deborah Holstein (cytując artykuł The Collaboration Curse w The Economist), jest pewna wada:

Rozpraszanie uwagi środowiska, w którym zespoły są zachęcane do wnoszenia wkładu, pozostawia niewiele czasu na krytyczne myślenie, które może mieć rzeczywisty wpływ na sukces organizacji.

Jeśli prowadzisz zespół, daj dobry przykład i nie odpowiadaj na e-maile przez cały dzień (i noc) - i nie zawsze stawiaj potrzeby zespołu na pierwszym miejscu (trochę się wzdrygam, kiedy to mówię). Ale życie w skrzynce odbiorczej i przy telefonie nie jest dobre dla nikogo. Innym może być trudno odłączyć się, jeśli nie widzą, jak lider zespołu to robi.

To, że możesz być dostępny, nie oznacza, że ​​powinieneś. Jednym ze sposobów uzyskania zasłużonego i potrzebnego spokoju jest ustalenie godzin pracy. To podejście zapożyczyłem od Cal Newport, autora Deep Work. Jest to nie tylko świetne podejście dla jednostki, ale także przydatne dla zespołu. Zamiast myśleć o czasie wolnym od spotkań jako o nieplanowanym czasie, teraz blokuję mu czas na pisanie lub tworzenie prezentacji. Nie udostępniam się automatycznie - i zachęcam innych członków mojego zespołu do tego samego.

DODATKOWA WSKAZÓWKA: Innym sposobem na pozbycie się czynników rozpraszających jest ustalenie priorytetów i prawdziwe skupienie się na tym, co zgodnie z ustaleniami zespołu jest najważniejsze.

Jednym ze sposobów zaoszczędzenia czasu (w przypadku głupich projektów) jest odmówienie większości zgłoszeń ad hoc. W artykule 30 nawyków wysoce produktywnych zespołów zajmujących się treścią, Heather Hurst sugeruje takie ustawienie reguł, aby zespół zajmował się tylko określoną liczbą żądań ad hoc naraz - i aby wszyscy w zespole wiedzieli, jaki jest ten limit.

Inny pomysł pochodzi od Marcusa Varnera, który dzieli się macierzą Eisenhowera. To podejście pomaga podzielić zadania na cztery segmenty:

• Ważne i pilne
• Ważne i mniej pilne
• Mniej ważne i pilne
• Mniej ważne i mniej pilne

Jak wyjaśnia Marcus: „Chodzi o to, aby dokładnie ustalić priorytety, aby spędzać jak najwięcej czasu na ważnych zadaniach (oczywiście najpierw tych ważnych-pilnych), bez zbytniego grzęznięcia w pilnych zadaniach, które nie są ważne - a zwłaszcza , aby przestać tracić czas na zadania, które nie są ani pilne, ani ważne ”.

Zameldowania

Raporty o stanie - drzemka. Chociaż raporty o stanie mogą wydawać się niepotrzebnym zadaniem, są one kluczem do upewnienia się, że Twój zespół nadal robi postępy w tym, nad czym postanowiłeś pracować. Raporty o stanie nie muszą być uciążliwe. Prosty raport utrzymuje Twoją wartość w centrum uwagi, a także pozwala innym członkom zespołu czerpać korzyści z tego, co działa dobrze.

Jak niedawno wspomniałem, wysyłam comiesięczne aktualizacje do zespołu CMI… z wyjątkiem tych kilku miesięcy, kiedy tego nie zrobiłem. Ku mojemu zdziwieniu, ludzie z zespołu pytali, gdzie są raporty. Następnie zapytałem, dlaczego te raporty są przydatne, a następnie uprościłem swój format, aby było mi łatwiej tworzyć, a ludzie otrzymywali to, czego chcieli.

Wniosek

Do was, tytani drużyn. Jak myślisz, jakich innych rzeczy potrzebuje każdy zespół ds. Marketingu treści, aby skutecznie działać?

Zespół, który się uczy i gra razem, pozostaje razem - a nie ma lepszego miejsca na to niż w Content Marketing World. Najlepsze zmiany zachodzą, gdy przychodzą całe zespoły, więc zapytaj o nasze zniżki dla grup. Możesz także przyłapać Michele na prezentacji, jak stworzyć swój najlepszy zespół content marketingu. Zarejestruj się już dziś i użyj kodu BLOG100, aby otrzymać 100 $ zniżki na główną rejestrację.

Zdjęcie na okładce: Joseph Kalinowski / Content Marketing Institute