Motywacja poniedziałkowa: 24 trendy planowania imprez firmowych i wskazówki, jak zwiększyć zwrot z inwestycji

Opublikowany: 2021-08-08

Doświadczeni planiści znają wszystkie najlepsze praktyki dotyczące imprez firmowych, ale po pewnym czasie wyzwaniem staje się wyróżnienie się z tłumu. Jak możesz odmienić swoją konferencję, aktywację marki lub inne wydarzenie firmowe w morzu sobowtórów? A co ważniejsze, jak możesz zaskoczyć i zachwycić uczestników, jednocześnie maksymalizując zwrot z inwestycji w wydarzenie?

Aby odpowiedzieć na te pytania, przyjrzymy się, jak możesz wykorzystać niektóre z najnowszych trendów w branży w świeży, innowacyjny sposób. I zapewnij niezawodną listę kontrolną wydarzeń firmowych, zawierającą te kilka podstawowych elementów, które mają tendencję do wymykania się ostrości.

10 interesujących trendów planowania wydarzeń korporacyjnych

Oto trendy na całym świecie i sposoby wykorzystania tych pomysłów, aby uatrakcyjnić imprezę firmową.

stowarzyszenia planowania wydarzeń

1. Promuj profilaktykę wypalenia zawodowego zarówno dla siebie, jak i gości konwencji.

Wypalenie zawodowe powoduje ponad 60% nieobecności w pracy. Ta niewidzialna choroba nie tylko wpływa na sprzedaż biletów, ale w dużej mierze nie została rozwiązana – aż do teraz. Wykorzystaj marketing promocji wydarzeń, aby edukować przyszłych uczestników o powadze problemu, a kroki mogą podjąć kroki w celu utrzymania zdrowych nawyków przed, w trakcie i po konwencji lub seminarium.

Ożyw niesamowite imprezy firmowe

Rozpocznij bezpłatnie

2. Dokładnie sprawdź, czy miejsce targów zostało niedawno przetestowane pod kątem jakości powietrza w pomieszczeniach.

Powietrze, którym oddychamy, odgrywa dużą rolę w naszym zdrowiu i produktywności, więc upewnij się, że dodałeś ten często pomijany krok listy kontrolnej do inspekcji obiektu. Jeśli wolisz nie pytać ich o ostatnie testy, możesz samodzielnie przeprowadzić ocenę.

  1. Przejdź się po sali z zamkniętymi oczami i zwróć uwagę, co czujesz.
  2. Szukaj ogólnych oznak czystości (na przykład pleśń w łazience jest dużym wskaźnikiem złego utrzymania).
  3. Zapytaj, jak często czyszczone są dywany.
  4. I na koniec, zajrzyj do jednej z garderób – jeśli widzisz chemikalia przechowywane w pobliżu systemów wentylacyjnych, powinieneś rozważyć alternatywne miejsca.

3. Dodaj rozpoznawanie twarzy lub zdjęcia do procesu odprawy.

Upewnij się, że Twoja impreza firmowa ma spersonalizowane doświadczenie. Aplikacje do odprawy mogą pomóc Ci zrobić świetne pierwsze wrażenie, gdy tylko goście wejdą do drzwi. Użyj aplikacji, aby powiadomić fotografów o przybyciu ważnych gości, aby szybko zrobić zdjęcia, lub powiadomić catering, aby natychmiast spróbować przekąsek.

4. Zapewnij swoim gościom ADA asystentów robotów.

Niezależnie od budżetu, istnieje wiele sposobów, aby Twoje wydarzenie było jeszcze bardziej niesamowite dla gości ADA, po prostu wynajmując własnego robota, który pomoże między innymi w zadaniach takich jak współmoderowanie paneli, tłumaczenie wielu języków i zapewnienie pomocy w zakresie zamiany tekstu na mowę. rzeczy.

5. Korzystaj z asystentów głosowych, aby zapewnić uczestnikom spersonalizowane rekomendacje podczas wydarzeń związanych z wprowadzeniem produktów.

Ten sklep z winami w Nowym Jorku poprosił swoją Alexę o przekazanie gościom spersonalizowanych rekomendacji dotyczących whisky. Nawet jeśli sprzedaż towarów nie będzie główną częścią Twojego następnego wydarzenia, istnieje wiele sprytnych sposobów wykorzystania asystentów głosowych podczas wydarzeń związanych z biznesem.

6. Włącz jedną sesję bez telefonu do swojego programu wydarzenia.

Wszyscy wiemy, że nadmiar czasu na ekranie jest szkodliwy dla naszego zdrowia fizycznego i psychicznego, więc wyprzedzaj konkurencję, dodając co najmniej jedną aktywność, w której urządzenia muszą być wyłączane i odkładane.

7. Używaj wspólnych stołów jadalnych, aby odeprzeć atomizację podczas imprez firmowych.

Rozwój jednostki sprawił, że kontakty towarzyskie, nawiązywanie kontaktów i praca zespołowa stały się trudniejsze podczas imprez firmowych. Chociaż nie będziesz w stanie pokonać tego fenomenu kulturowego za pomocą tylko jednego seminarium, możesz użyć jedzenia społecznościowego, aby połączyć społeczność wydarzenia. I upewnij się, że używasz narzędzia do aranżacji miejsc siedzących, aby pomóc w aranżacji układu.

8. Przejrzyj różnorodność listy uczestników wydarzenia w połowie sprzedaży biletów.

Wydarzenia i kampanie marketingowe są teraz świadkami wpływu postdemograficznego konsumpcjonizmu, w którym potencjalni uczestnicy są bardziej zainteresowani inkluzywnością niż otaczaniem się podobnie myślącymi rówieśnikami. Jeśli zauważysz, że sprzedaż biletów mocno skłania się ku jednej grupie niż drugiej, upewnij się, że dostosowałeś swoją strategię marketingową i dodaj potencjalnych uczestników, którzy skorzystaliby z tego doświadczenia, ale jeszcze nie doszli do wezwania do zakupu biletu.

9. Zamień salon VIP na konwencję na bibliotekę.

Podążaj śladami głównych marek, takich jak Lululemon, i dodaj przestrzeń biblioteczną do swojego wydarzenia. Zachęca społeczność, dodaje przytulny akcent do sterylnych sal konferencyjnych i zapewnia naprawdę relaksujące wrażenia dla uczestników wydarzenia.

10. Dodaj stacje zdrowia psychicznego do punktów pierwszej pomocy podczas imprezy.

W miarę jak zmieniają się poglądy społeczeństwa na zdrowie psychiczne, nasze wydarzenia również powinny się zmieniać. Skoordynuj ze swoim miejscem, aby sprawdzić, czy mają licencjonowanego psychologa, który mógłby świadczyć usługi na następnej funkcji korporacyjnej.

Teraz, gdy podkreśliliśmy kilka trendów, które możesz dodać do listy kontrolnej wydarzeń, porozmawiajmy o sposobach maksymalizacji ROI, gdy już przy tym jesteśmy.

Lepsze planowanie imprez firmowych, bez stresu

Ucz się więcej

9 wskazówek dotyczących listy kontrolnej wydarzeń firmowych, które zmaksymalizują zwrot z inwestycji

Wykorzystaj w pełni swoje wydarzenie dzięki tym kreatywnym pomysłom.

Trendy w planowaniu imprez firmowych

1. Stwórz listę zaproszonych mediów dla gości targowych.

Stoiska i sprzedawcy bardzo docenią możliwość odpowiedniego przygotowania. Twoi stali uczestnicy mogą również chcieć nawiązać kontakty z przedstawicielami punktów sprzedaży w celu ich własnych przyszłych działań marketingowych.

2. Promuj swój własny, oryginalny przewodnik po projektowaniu stoisk targowych dla początkujących.

Zadbaj o to, aby ten cenny element treści został zamknięty i zbierz dodatkowe adresy e-mail, których możesz użyć do marketingu wydarzeń.

3. Spraw, aby udostępnianie danych było korzystne dla marek, które organizują stoiska na Twoim wydarzeniu.

Leady są świetne, ale wgląd w zachowanie posiadaczy biletów i wyprzedane aktywności pomogą uczestnikom stworzyć jeszcze lepsze stoiska w przyszłym roku. Upewnij się jednak, że udostępnianie danych o wydarzeniach jest zgodne z RODO.

4. Włącz fotobudki do swojej strategii lejka przychodzącego.

Po prostu poproś uczestników o wypełnienie krótkiej ankiety, która zaklasyfikuje ich jako potencjalnych klientów, gdy będą w kolejce.

5. Zapewnij wyselekcjonowane i spersonalizowane wrażenia z wydarzeń dla VIP-ów.

Kuratorowanie wspaniałego wydarzenia polega na zrozumieniu oczekiwań odbiorców, a następnie znalezieniu sposobu na zapewnienie czegoś, co jest albo bardziej wartościowe, wygodniejsze lub super zapadające w pamięć.

6. Strategicznie współorganizuj afterparty z bezpłatną marką.

Niezależnie od tego, czy Twoje wydarzenie trwa jeden dzień, czy tydzień, upewnij się, że oferujesz zajęcia po wydarzeniu dla tych, którzy mają późniejsze loty, chcą świętować ze swoimi zespołami i mogą być zainteresowani ostatnim hurra.

7. Dodaj narzędzie do monitorowania mediów społecznościowych do swojej strategii promocji wydarzenia.

Gdy już wiesz, gdzie w internecie najczęściej pojawiają się słowa kluczowe i frazy związane z wydarzeniami, możesz wyeliminować wszelkie niepowiązane elementy marketingowe z listy kontrolnej wydarzeń i skoncentrować swój czas i zasoby na tym, gdzie jest bardziej prawdopodobne, że Twoi odbiorcy Cię znajdą.

8. Uwzględnij praktyczne obszary demonstracyjne produktów.

Jeśli Ty lub Twoi prezenterzy wydarzenia oferujecie produkt fizyczny, daj im wyznaczoną przestrzeń do organizowania pokazów edukacyjnych i daj uczestnikom wydarzenia wyłączny dostęp do wypróbowania przed zakupem.

9. Dodaj opcję cyfrową dla wirtualnych uczestników.

Transmisje na żywo, notatki z wykładów do pobrania i dedykowane grupy na czacie pomagają przyciągnąć uczestników spoza siedziby do doświadczenia.

I na koniec, oto kilka elementów, które mogłeś przypadkowo pominąć w swojej aktualnej liście kontrolnej!

Przewodnik: Jak stworzyć listę kontrolną planowania wydarzeń

5 najczęściej pomijanych elementów listy kontrolnej planowania imprez firmowych

Sporządziłeś już swoją listę, teraz sprawdź ją dwa razy z tymi przyjaznymi przypomnieniami.

1. Komunikuj alergie gości i ograniczenia dietetyczne.

Narzędzia takie jak Social Tables pomagają Tobie, Twoim gościom, Twoim serwerom i firmom cateringowym na bieżąco informować Cię o ograniczeniach związanych z jedzeniem lub napojami na jednej, łatwej w obsłudze, scentralizowanej platformie.

2. Twórz listy awaryjnych kopii zapasowych dla dostawców i personelu.

Anulacje w ostatniej chwili, zagubione przedmioty i nieobecni pomocnicy nie stanowią problemu, o ile masz 2-3 kontakty zapasowe dla każdego możliwego scenariusza. Upewnij się, że dokładnie sprawdziłeś zasady umów last minute każdego dostawcy i poinformuj ich, że na wszelki wypadek utworzyli listę kopii zapasowych. Możesz nawet wydrukować lub zapisać pliki PDF wszystkich dokumentów, których potrzebujesz do pracy, jeśli zajdzie taka potrzeba.

3. Trzykrotnie sprawdź typowe instrukcje aplikacji nawigacyjnej.

Upewnij się, że Waze, Mapy Apple i Mapy Google organicznie oferują najlepszą i najwygodniejszą trasę z wyznaczonych hoteli do głównego miejsca wydarzenia. Jest to szczególnie ważne na obszarach wiejskich, gdzie boczne drogi lub skróty używane przez mieszkańców nie są używane w sugerowanych opcjach trasy. Jeśli się nie zgadzają, przekaż swoje sugestie i ustaw odpowiednie oznakowanie.

4. Przypisz parking sprzedawcy.

Furgonetki cateringowe, ekipy sprzątające i budki potrzebują miejsca do rozładunku, ale kiedy skończą rozładunek, gdzie mają się udać? Używaj wyraźnych oznakowań i map, aby kierować ruchem sprzedawców i utrzymywać miejsca parkingowe premium dostępne dla VIP-ów i prelegentów.

5. Wykonaj ostatni przegląd miejsca, jakbyś był uczestnikiem.

Rzeczy takie jak oznakowanie, temperatura i czystość staną się bardziej widoczne, gdy spojrzymy na przestrzeń z ich punktu widzenia.

Teraz jesteś w pełni przygotowany, aby przenieść planowanie imprez firmowych na wyższy poziom!

Następnie sprawdź jeszcze więcej wskazówek dotyczących planowania wydarzeń firmowych, zobacz motywy wydarzeń firmowych i znajdź jeszcze więcej sposobów na przekroczenie kluczowych wskaźników wydajności wydarzeń. Lub wypróbuj oprogramowanie do planowania imprez firmowych, które pozwoli Ci zaoszczędzić czas.

Wypróbuj najbardziej współpracujące oprogramowanie do obsługi imprez firmowych

Zacznij teraz