Motywacja poniedziałkowa: Szablony e-maili do planowania wydarzeń i wskazówki, które faktycznie działają

Gotowy do użycia poczty e-mail, aby zebrać listę planowania wydarzeń z niesamowitymi klientami, którzy mają jeszcze więcej niesamowitych budżetów? Te wskazówki i przykłady dla doświadczonych planistów wydarzeń powinny dać Ci lepszy wgląd w budowanie relacji, pozyskiwanie kontraktów i nawiązywanie kontaktów online.

20 porad dotyczących najlepszych praktyk dotyczących planowania wydarzeń

Skorzystaj z tych strategii, aby zmaksymalizować wskaźniki otwarć i odpowiedzi przy pierwszej próbie i zapobiec oznaczeniu firmowego adresu e-mail do planowania wydarzeń jako spamu.

Szybka wskazówka, zanim zaczniemy: zwróć uwagę, jak powiedzieliśmy adres e-mail, a nie konto? Nawet jeśli przeniosłeś nazwę swojej firmy zajmującej się planowaniem wydarzeń do innego dostawcy, nadal będziesz mieć problemy z dotarciem do zwykłych, codziennych kontaktów i – nie daj Boże – z obecnymi klientami. Ale tak długo, jak zachowasz wymienione tutaj środki ostrożności, wszystko będzie dobrze.

1. Rozgrzej swoje konto, tworząc całkowicie unikalne wiadomości dla pierwszych 10-20 e-maili.

Jeśli tego nie zrobisz, ryzykujesz, że Twoje konto e-mail zostanie oznaczone jako spam. Jednak nadal możesz zaoszczędzić czas, korzystając z szablonu dla każdego z nich. Po prostu upewnij się, że każde zdanie, które piszesz w szablonie, jest całkowicie unikalne dla odbiorcy i że zmieniasz porę dnia, w którym wysyłasz każde z nich.

2. Unikaj filtra spamu, powoli zwiększając ilość wysyłanych wiadomości e-mail.

Konta z nietypowym zachowaniem (np. wysyłanie dziesiątek e-maili dziennie w tym samym czasie) są dość szybko zamykane. Zadbaj o zadowolenie swojego dostawcy poczty e-mail, wysyłając codziennie tylko jedną lub dwie wiadomości e-mail dziennie. Zwiększaj go o dwie lub trzy wiadomości dziennie co drugi tydzień, aż osiągniesz swój cel.

3. Zawsze dołączaj link do swojego kalendarza cyfrowego, aby potencjalni klienci mogli umówić się na bezpośrednie spotkanie z Tobą.

Jeśli nie masz takiej, którą już kochasz, wypróbuj jedną z tych wysoko ocenianych aplikacji do planowania spotkań.

4. Wiersze tematu wiadomości e-mail powinny zawsze być konwersacyjne i zawierać mniej niż 10 słów.

Jakość wiersza tematu określa, czy wiadomość e-mail zostanie otwarta, czy skasowana. Krótkie, miłe i osobiste informacje pomagają uspokoić czytelnika, że ​​jesteś osobą, a nie programem komputerowym.

5. Używaj narzędzi do poszukiwania wiadomości e-mail, aby uniknąć zbyt wielu zwrotów.

Jeśli wyślesz wiele wiadomości e-mail, które się odbijają (z jakiegokolwiek powodu), może to również spowodować zablokowanie Twojego adresu e-mail. Więc przeprowadź każdy kontakt przez aplikację taką jak VoilaNorbert lub Hunter.io, zanim klikniesz wyślij. Mogą nawet zaproponować inny, bardziej aktualny adres.

6. Nie rozłączaj się, o której porze dnia wysyłać e-maile – zamiast tego skup się na spójności.

Tak, możesz mieć więcej szczęścia, aby dotrzeć do kogoś i otrzymać odpowiedź, jeśli wyślesz mu e-mail we wtorek rano lub w środę po południu. Ale dane dotyczące tych twierdzeń nie uwzględniają nawyków planowania poszczególnych zawodów, różnic w branży lub średniego przedziału wiekowego odbiorcy. Więc po prostu zrób z tego nawyk, bez względu na to, kiedy musisz to zrobić.

7. Zaplanuj sprawdzanie co najmniej raz dla każdej wysłanej wiadomości.

A jeśli czujesz się wyjątkowo ambitny, kampania kroplowa byłaby jeszcze lepsza.

8. W oficjalnym e-mailu wprowadzającym użyj maksymalnie trzech zdań.

Jest to szczególnie ważne, jeśli próbujesz skontaktować się z zapracowanymi klientami korporacyjnymi, którzy mogą po prostu przejrzeć wiadomość. Jeśli podejrzewasz, że może się spieszyć, pogrub tytuł „planera wydarzeń” i wezwanie do działania, aby wyróżnić się.

9. Dodaj profesjonalny podpis e-mail z danymi firmy i linkiem do portfolio.

Wisestamp oferuje bezpłatną wersję, która wygląda świetnie i można ją dostosować. Dołącz swoje zdjęcie, adres e-mail, numer telefonu i link do swojej witryny.

10. W przypadku CTA poproś odbiorców o zorganizowanie spotkania wyjaśniającego.

Celem Twojego e-maila powinno być zwrócenie ich uwagi, sprawdzenie, czy Cię potrzebują, i (zakładając, że tak) przejście do następnego kroku wcześniej niż później.

11. Odzwierciedlaj ton i styl kopii witryny firmowej każdego odbiorcy we własnej wiadomości.

Jest to popularna technika sprzedaży, która pomaga osobie, z którą rozmawiasz, odnieść się do Ciebie, ponieważ wydaje się, że dosłownie mówisz w języku.

12. Staraj się tworzyć dialog, a nie reklamę.

Najlepszym sposobem, aby to zrobić, jest rozpoczęcie od jednego zdania (kim jesteś, co robisz, dlaczego pomyślałeś o nawiązaniu kontaktu) i po nim zadajesz konkretne pytanie. Na przykład pytanie, czy potrzebują kogoś, kto zaplanuje ich wydarzenia, jest zbyt ogólne, ale pytanie, czy potrzebują doświadczonego organizatora wydarzeń do stworzenia strategii na przyszłoroczny coroczny roadshow, dowodzi, że interesuje Cię coś więcej niż tylko rozwijanie nowego biznesu w dowolnym miejscu może to znaleźć.

13. Upewnij się, że tekst brzmi jak konwersacja i jest prawdziwy.

Teraz nie czas na przesadną formalność i uprzejmość. Gdybyś podszedł do tej osoby w jej biurze, co byś jej powiedział? Użyj tego, aby określić, jak napisać treść wiadomości.

14. Skonfiguruj Alerty Google, aby być na bieżąco z osobami, do których wysłałeś e-maila.

Nawet jeśli nie otrzymasz odpowiedzi od razu, możesz z czasem budować relacje, gratulując im promocji, nowych funduszy inwestycyjnych lub nadchodzących premier produktów, gdy tylko zostaną ogłoszone.

15. Jeśli zamierzasz wysłać link, upewnij się, że jest on osadzony.

Wygląda bardziej profesjonalnie i jest mniej prawdopodobne, że zostanie oflagowany.

16. Pomiń korespondencję seryjną i ręcznie wpisz nazwy lub szczegóły w wiadomości.

Zepsute formatowanie pozostawia niesmak w ustach wszystkich. Nie ryzykuj spalenia potencjalnego klienta planowania wydarzeń tylko dlatego, że nie miałeś czasu na wpisanie „Sarah”.

17. Upewnij się, że to, co oferujesz, jest rzeczywiście istotne dla firmy lub osoby.

Poświęć pięć minut na przejrzenie kalendarza wydarzeń firmy na cały rok. Lub, jeśli koncentrujesz się na prywatnych wydarzeniach, sprawdź ich media społecznościowe z wyprzedzeniem, aby umieścić twarz w imieniu.

18. Stwórz spersonalizowaną reklamę strony docelowej dla każdego odbiorcy.

Może to służyć jako osadzony link. Strona docelowa ułatwia śledzenie skuteczności Twoich e-maili i zapewnia dodatkowe informacje, które są dostosowane do ich potrzeb.

19. Użyj oprogramowania do analizy wiadomości e-mail, aby śledzić współczynniki klikalności dla tematów i linków.

Te zabójcze narzędzia do śledzenia e-maili dla planistów wydarzeń pomogą Ci od razu ulepszyć Twoją strategię.

20. Dodaj trochę wiedzy branżowej, która pokaże potencjalnemu klientowi, że naprawdę rozumiesz jego biznes.

Odwołaj się do ich największego konkurenta, popularnego wydarzenia w ich branży, bloga lub posta w mediach społecznościowych, który niedawno opublikowali, lub niszowego influencera, którego oboje obserwujecie na LinkedIn, aby nadać swojej wiadomości jeszcze bardziej osobisty charakter.

5 konkretnych szablonów wiadomości e-mail i jak z nich korzystać

Twoje podejście powinno zawsze opierać się na relacji, jaką masz z odbiorcą. Ale bez względu na to, jak dobrze się znacie (jeśli w ogóle), istnieje wiele sposobów na załatwienie swojej firmy.

1. Nigdy nie spotkałeś tej osoby i nie mają pojęcia kim jesteś

Cześć [Imię],

Nazywam się [Twoje imię], jestem doświadczonym organizatorem wydarzeń, który specjalizuje się w [typ wydarzenia lub nisza wydarzenia najbardziej odpowiednia dla odbiorcy]. [zajrzałem na twoją stronę internetową/zobaczyłem twoją przemowę z tej konferencji/w inny sposób, w jaki je znasz] – czy ty lub [Brand Name, jeśli dotyczy] potrzebujecie pomocy w planowaniu [typ wydarzenia] wkrótce?

Jeśli tak, skorzystaj z tego linku, aby umówić się na szybką, 5-minutową rozmowę telefoniczną ze mną w tym lub następnym tygodniu, aby kontynuować rozmowę.

Dzięki wielkie,

[Twoje imię]

Dlaczego to działa:

Wyjaśnia, kim jesteś, co robisz, skąd je znasz (nawet nie „znając ich”), dlaczego specjalnie do nich wysyłasz e-maile i jakie dalsze kroki są potrzebne, aby rozkręcić piłkę.

Rzeczy do rozważenia:

• Jeśli masz osobisty związek z marką (używałeś ich produktu, ich wirusowe wideo uświetniło Twój dzień, podoba Ci się ich styl), użyj tego jako „jak ich znasz”.
• Jeśli wysyłasz wiadomość do klienta na prywatne wydarzenie, skup się na tym, kto cię polecił, a konkretnie dlaczego go kochasz (może to twój sąsiad, do którego uwielbiasz machać na powitanie, lub przyjaciel, który piecze najlepsze babeczki bananowe), aby od razu was zjednoczyć Brama.

2. Spotkałeś się mimochodem na profesjonalnej imprezie

Hej [Imię],

Nie jestem pewien, czy pamiętasz mnie z [Event], ale jestem [First Name], właściciel firmy [Event Planning Company Name]. Wspomniałeś [odnieś się do rozmowy] – czy nadal potrzebujesz w tym pomocy?

Jeśli tak, z chęcią wkrótce się połączę. Użyj linku w moim podpisie, aby zaplanować najlepszy dla siebie czas.

Dzięki,

[Twoje imię]

Dlaczego to działa:

Odwołanie się do konkretnej informacji o twoim ostatnim spotkaniu pomoże im cię zapamiętać. A nawet jeśli nie, nadal jest to dobry sposób na udowodnienie, że rzeczywiście ich spotkałeś i nie próbujesz wobec nich żadnych podstępnych taktyk.

Rzeczy do rozważenia:

• Upewnij się, że zdjęcie w podpisie wiadomości e-mail i profilu konta jest aktualne, aby można było Cię rozpoznać. Chyba że znacząco zmieniłeś swój wygląd od pierwszego spotkania. W takim przypadku upewnij się, że używasz zdjęcia, które wygląda jak Ty, z którym podali sobie rękę.
• Jeśli twoja pierwsza rozmowa dotyczyła bardziej życia osobistego niż zawodowego, kontynuuj i śledź dalej mecz piłki nożnej ich dziecka lub niedawną adopcję zwierzaka. Następnie daj im znać, że kontaktujesz się z nimi w sprawie usług planowania wydarzeń.

3. Podziwiałeś ich pracę z daleka

Witaj [Imię],

Jestem wielkim fanem twojej pracy dla [Nazwa firmy]. Uwielbiam [rzeczy, które kochasz] i to, jak [konkretne szczegóły dotyczące ich pracy, które dowodzą, że naprawdę je znasz i – jeśli możesz to wykorzystać – pochwal się odrobiną wiedzy branżowej].

Szukasz doświadczonego organizatora wydarzeń, który wkrótce dołączy do zespołu? Jeśli tak, to bardzo chciałbym mieć możliwość współpracy! Proszę daj mi znać tak czy inaczej.

Dziękuję za Twój czas,

[Twoje imię]

Dlaczego to działa:

Puste pochlebstwa są społecznie mile widziane, ale skupiony laserowo komplement wsparty demonstracją Twojej zaawansowanej wiedzy w tej konkretnej niszy to profesjonalna znajomość zimnej poczty e-mail.

Rzeczy do rozważenia:

• Ten szablon jest najlepszy dla osób, które podejmują decyzje o zatrudnieniu w dziale marketingu lub wydarzeń.
• Używaj tego podejścia tylko wtedy, gdy naprawdę masz na myśli to, co mówisz.

4. Masz kogoś wspólnego

Hej [Imię],

Jestem [bliskim przyjacielem/współpracownikiem/rodzajem związku] [imię i nazwisko osoby]. Wspomnieli, że szukasz doświadczonego organizatora wydarzeń na nadchodzące [typ wydarzenia] i powiedzieli, że powinniśmy się połączyć. Jeśli jesteś zainteresowany, możesz umówić się ze mną na szybką rozmowę telefoniczną tutaj .

Dzięki tak czy inaczej,

[Twoje imię]

Dlaczego to działa:

Polecenia ustne są najbardziej lukratywnym źródłem informacji dla freelancerów, więc to proste podejście ma duże prawdopodobieństwo sukcesu. Rozpoczęcie od tego, jak jesteście połączeni, nadaje ton, a ponieważ pojawi się w podglądzie e-maili, zapobiegniemy zniszczeniu wiadomości, jeśli nie rozpoznają adresu.

Rzeczy do rozważenia:

• Możesz również odwołać się do wzajemnych powiązań na stronach takich jak LinkedIn czy Facebook.
• Nawet jeśli nie masz wspólnej osoby (w sferze fizycznej lub cyfrowej), czerpaj ze wspólnych zainteresowań, hobby lub rodzinnych miast – prawie wszystko, co możesz mieć wspólnego, wystarczy.

5. Pracowałeś z nimi już wcześniej, ale minęło trochę czasu

Cześć [Imię],

Pamiętasz mnie z [jak się znacie]? Mam nadzieję, że byłeś w przeszłości [przedział czasowy od ostatniego przemówienia]. Teraz, gdy mam większe doświadczenie jako organizator wydarzeń, chcę poszerzyć swoje portfolio i znaleźć sposoby, aby pomóc ludziom, których lubię, osiągnąć ich cele marketingowe/sprzedażowe.

Jeśli masz jakieś nadchodzące wydarzenia, w których mogę Ci pomóc (lub nawet jeśli chcesz po prostu nadrobić zaległości), z przyjemnością spotkam się na kawę lub porozmawiam przez telefon gdzieś w tym lub następnym tygodniu!

Porozmawiaj wkrótce,

[Imię]

Dlaczego to działa:

Ten szablon pozwala czytelnikowi skupić się na relacji, równoważąc tematy osobiste z tematyką zawodową.

Rzeczy do rozważenia:

• Podejdź do tej komunikacji z nastawieniem na to, jak najlepiej służyć tej osobie i nie możesz się pomylić.
• Dotarcie do kogoś, z kim straciłeś kontakt, może być trochę nerwowe, ale może być naprawdę zaskoczony i zachwycony wiadomością od Ciebie, więc zdecydowanie warto spróbować.

Opanowałeś sztukę komunikacji e-mailowej dla planistów wydarzeń!

Jeśli nadal zastanawiasz się, czy nadszedł czas, aby zdywersyfikować i rozwinąć działalność związaną z planowaniem wydarzeń, pamiętaj, aby zbierać polecenia w miarę postępów, a może nawet zanurzyć palce w strategiach marketingowych dotyczących partnerstwa strategicznego, gdy będziesz decydować, co dalej robić.