Dlaczego każda witryna internetowa potrzebuje funkcji ciemnej witryny do zarządzania kryzysowego

Każda strona internetowa może mieć problemy - techniczne i funkcjonalne luki lub problemy, związane z aktualizacjami treści i stronami trzecimi. Każda organizacja może również przechodzić kryzys różnego pochodzenia i rodzaju - począwszy od wyzwań dla biznesu jako całości, a skończywszy na osobistych problemach najwyższego kierownictwa. W obu przypadkach przyczyny mogą być wewnętrzne lub zewnętrzne. Ponadto problemy mogą się powtarzać i być bardzo oczekiwane lub nagłe i nieoczekiwane.

Co jest wspólne we wszystkich powyższych przypadkach? Po pierwsze, musisz zareagować w odpowiednim czasie i adekwatnie, co w dzisiejszych czasach oznacza, że ​​Twoja witryna powinna się dostosować i być używana. Po drugie, możesz wcześniej przygotować się na niektóre z możliwych scenariuszy i wesprzeć komunikację za pomocą funkcji ciemnej strony .

Dark Site to standardowa funkcja kopii zapasowej

Tak, gotowa opcja ciemnej strony to najczęściej prosta funkcjonalność Twojej głównej strony internetowej, którą można szybko włączyć. Jest to opcja, która zapewnia łatwe narzędzie do powiadamiania odwiedzających witrynę, jeśli coś nie działa zgodnie z oczekiwaniami.

Ciemne strony mają ogromne znaczenie dla firm, które działają online 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu. Jeśli oferujesz jakiekolwiek produkty lub usługi, zwłaszcza jeśli są one fundamentalne dla ludzi, musisz mieć opcję ciemnej witryny na przerwy w świadczeniu usług.

DevriX uruchomił wtyczkę WordPress dla ciemnych witryn

W DevriX naprawdę wierzymy, że każda witryna internetowa potrzebuje funkcji ciemnej witryny. Dlatego po latach budowania go dla naszych klientów 18 lutego 2020 roku uruchomiliśmy wtyczkę do WordPressa. Wtyczka nosi nazwę DX Dark Site i jest dostępna do bezpłatnego pobrania.

Stworzyliśmy dwie opcje dla wtyczki:

1. Przekierowanie - możesz tymczasowo przekierować całą witrynę i wszystkich niezalogowanych użytkowników na wybrany przez Ciebie adres URL. W ten sposób możesz poinformować ich o wszelkich okolicznościach, które uniemożliwiają im korzystanie z serwisu.
2. Pasek w nagłówku - ten pasek może mieć niestandardową zawartość informującą o wszelkich problemach operacyjnych bez zamykania lub przekierowywania całej witryny. Na przykład: „ Przepraszamy, występują przerwy w działaniu naszych zewnętrznych systemów płatności. „Bar jest wyposażony w ciasteczko, które - przeczytane i zamknięte - ukrywa je na 12 godzin.

Dlaczego warto mieć ciemną witrynę?

Kryzysy mogą przybierać różne formy i skalę - niedziałający widget, przerwy w świadczeniu usług lub zdarzenia siły wyższej. Jednak we wszystkich przypadkach, gdy jesteś w środku kryzysu, masz kilka pilnych potrzeb:

1. Powinieneś rozmawiać ze swoimi odbiorcami i reagować otwarcie, przejrzyście i terminowo. Ponadto w większości przypadków ton głosu powinien różnić się od zwykłej komunikacji.
2. Potrzebujesz czasu, aby skoncentrować swoje zasoby na samym problemie i przywrócić równowagę.
3. Musisz kontrolować sytuację i publicznie to demonstrować.
4. W związku z kryzysem przyciągniesz dodatkową uwagę, z którą powinieneś sobie poradzić w najlepszy możliwy sposób.

Celem ciemnej strony jest zaspokojenie tych podstawowych potrzeb i wsparcie w komunikacji kryzysowej. Jest to jeden z najważniejszych instrumentów w Twoim zestawie narzędzi, który umożliwia skuteczne zarządzanie kryzysem.

Pozwala zachować kontrolę i poważnie traktować swoje obowiązki. Dzięki odpowiednim komunikatom serwis stawia firmę jako główne źródło informacji o problemie. Regularnie aktualizowane i obiektywne zachęca media, aby uczyniły z Ciebie pierwsze źródło informacji o historii.

Kiedy aktywować ciemną witrynę?

Oto kilka typowych przypadków, w których zaleca się korzystanie z funkcji ciemnej witryny jako kopii zapasowej:

• Istnieją znane luki w systemie zarządzania treścią, które wpływają na wydajność witryny.

Wszystkie systemy zarządzania treścią są wrażliwe, dynamiczne i stale ulepszane. Dlatego są okresowe aktualizacje i nowe wydania wersji. (Najnowsze wydanie WordPressa nosiło nazwę Betty i miało numer 5.1.)

• Gdy masz trudności ze świadczeniem regularnych usług. Typowym przykładem są wyprzedaże w Boże Narodzenie i Czarny piątek, które powodują przeciążenie systemu i wymagają dodatkowych zasobów. W przypadku ciemnej witryny internetowej możesz ogłosić, że wystąpią opóźnienia lub dostawy mogą zostać tymczasowo przerwane.

W 2018 roku Debenhams przygotował się na dodatkowy popyt w Czarny piątek, zmieniając harmonogram zamówień. Ta ciemna strona to mała uwaga. Źródło: http://web.archive.org

• Możesz również napotkać problemy techniczne, na które nie masz wpływu. Na przykład związane z rozwiązaniem hostingowym lub przerwami w dostawie prądu.

Jeśli LinkedIn nie działa, czy wszyscy przestajemy działać? #Linkedindown pic.twitter.com/co2z3Skh1M

- HyperBrendan (@HyperBrendan) 16 maja 2018 r

Podobnie jak większość głównych platform, kiedy LinkedIn napotyka problem techniczny, aktywuje wstępnie zaprojektowany komunikat.

• Może to być powtarzający się problem związany z usługami innych firm w Twojej witrynie. Lub możesz przesyłać strumieniowo usługę innej firmy za pomocą widżetu. Niektóre widżety często przestają działać, a bez nich witryna nie powinna wyglądać na zepsutą.

Niedawno DevriX stworzył ciemną witrynę dla jednego z naszych klientów e-commerce. Potrzebowali tego na wypadek, gdyby któryś z ich systemów płatności, utrzymywany przez stronę trzecią, nie działał lub połączenie z nim zostało utracone.

• Może to być również problem komunikacyjny, taki jak skomplikowana sytuacja w firmie, w którą zaangażowanych jest wielu interesariuszy lub partnerów w łańcuchu dostaw.
• Może być również konieczne zwrócenie się do odwiedzających witrynę inaczej niż zwykle, a nawet zmiana projektu. Jeśli Twoja firma przeżywa jakąś stratę, nie wystarczy utrzymywać witrynę w jasnych kolorach i szczęśliwych nagłówkach.

Firma PayPal poszła o krok dalej, tworząc oddzielną witrynę usługową https://www.paypal-status.com, w której użytkownicy mogą sprawdzać stan wszystkich działających systemów produkcyjnych PayPal. Wszystkie kwestie techniczne można znaleźć tutaj. To znacznie więcej niż tylko ciemna strona internetowa i bardzo dobra praktyka dla platform, które obsługują pieniądze i inne wrażliwe i dynamiczne dane osobowe.

Witryna dotycząca statusu PayPal zawiera również informacje o zaplanowanej konserwacji. Źródło: https://www.paypal-status.com/

Jak stworzyć ciemną witrynę

Istnieje kilka sposobów tworzenia funkcji ciemnej witryny, a najczęściej używane są dwa: całkowite przekierowanie witryny i ogłoszenie przypominające baner.

Po całkowitym przekierowaniu wszystkie linki do Twojej witryny zostaną przekierowane do ciemnej witryny. Oznacza to, że Twoja witryna będzie tymczasowo niedostępna i zastąpiona ciemną witryną. Ta strategia jest przeznaczona na bardzo poważny kryzys i problemy, które dotyczą każdej części Twojej firmy i biznesu. Jest to bardzo podobne do zamknięcia sklepu z pojedynczą notatką na drzwiach wyjaśniającą, dlaczego i na jak długo.

W przypadku ogłoszenia banerowego na wszystkich stronach dodajesz krótką wiadomość wyjaśniającą problem. Możesz również dodać dedykowaną stronę wewnętrzną, połączoną z wiadomością, z dalszymi szczegółami. W ten sposób każdy odwiedzający stronę dowiaduje się o problemie, a każdy, kto jest nim w jakiś sposób zaniepokojony, może pójść i przeczytać więcej. W najbardziej minimalistycznej wersji ogłoszenie mogłoby być krótkie i samowystarczalne oraz nie zawierać linków. Tak więc ciemna strona jest tylko informacją w Twojej witrynie.

Serwis Myspace.com opublikował bardzo małe powiadomienie o niepowodzeniu migracji serwera. Napis (u góry na szaro) był nieproporcjonalny do wielkości uszkodzenia i był widoczny krócej niż tydzień, co czyni go złym przykładem ciemnego miejsca. Źródło: http://web.archive.org

Czym różni się ciemna witryna od strony głównej?

Jak opisano powyżej, ciemna witryna może być pojedynczą stroną, małą witryną z kilkoma stronami lub tylko banerem. Ale głównym wyróżnikiem jest rodzaj treści, które zawiera, związany z zamierzonymi warunkami użytkowania. Z zasady zdecydowanie zaleca się, aby ciemne strony były proste i przejrzyste, z prostymi tekstami i minimalistycznym wyglądem.

Myśl jak broker ubezpieczeniowy

Najlepiej jest stworzyć ciemną witrynę, zanim nastąpi kryzys. Aby przygotować się na najgorsze scenariusze związane z codziennym funkcjonowaniem Twojej strony internetowej i firmy, powinieneś pomyśleć o wszystkich zagrożeniach i potencjalnych problemach. Aby je sobie wyobrazić, przyjmij sposób myślenia brokera ubezpieczeniowego „a co by było, jeśli…”, wyobraź sobie, co mogłoby się stać najgorsze, i oceń, jaka powinna być Twoja reakcja w takim przypadku.

Oto arkusz kalkulacyjny do oceny problemów, problemów i kryzysów, które możesz pokryć dzięki wstępnie zaprojektowanej ciemnej stronie. Pomyśl o potencjalnym kryzysie, który może być ściśle związany z Twoją firmą, a nie o wszystkich możliwych najgorszych przypadkach. Następnie wybierz jeden z dwóch typów ciemnych witryn i zdecyduj, które z nich zbudować.

Ile kosztuje ciemna witryna? Jak długo trwa rozwój?

Skorzystaj z powyższej tabeli, aby opisać wszystkie przypadki, które mają obejmować ciemne witryny, i zdecydować, w jaki sposób witryna główna ma się zmieniać pod względem treści, funkcjonalności i przeznaczenia. Wtedy będziesz mógł zdecydować o ich domenie, projekcie i strukturze. To ostatecznie określi cenę za ich produkcję i czas tworzenia.

Jak mówi DevriX CTO Stanko Metodiev:

„Tworzymy ciemną witrynę, a potem mamy nadzieję, że całkowicie o niej zapomnimy i nigdy jej nie włączymy”.

Podobnie jak w przypadku ubezpieczenia, wszyscy mają nadzieję, że wszystko działa dobrze, a ciemna strona nigdy nie zostanie aktywowana. Jednak musi zostać opracowany i gotowy do szybkiego uruchomienia. W razie czego.

Mroczna strona jako kolejne wsparcie w komunikacji kryzysowej

Kiedy złe wieści lub nagły wypadek nagle uderzą w organizację, Twoja witryna będzie pierwszym miejscem, do którego świat zewnętrzny zwróci się w poszukiwaniu informacji. Będziesz musiał zareagować, a ciemna strona to właściwe narzędzie.

Przykład mrocznej strony: kiedy Steve Jobs zmarł w 2011 roku, Apple uhonorowało go mroczną witryną jako całkowitym przejęciem strony głównej. Źródło: http://web.archive.org

Zdarzenia siły wyższej są tutaj typową hipotezą. Ale w porównaniu z powyższymi problemami uderzają niespodziewanie i nie można ich było zaplanować. Ciemnej strony nie można było wstępnie zaprojektować i trzeba ją zbudować po fakcie.

Będziesz mieć ograniczony czas na działanie, więc oto kilka wskazówek, jak przygotować i zarządzać procesem:

• Dołącz opis kryzysów z faktami dotyczącymi tego, co się wydarzyło i co się dzieje.
• Przedstaw oświadczenie firmy i oficjalną odpowiedź.
• Usuń konkretne kroki, które zostały podjęte, aby przywrócić normalną sytuację.
• Pamiętaj, aby regularnie publikować aktualizacje o następujących wydarzeniach.
• Nie zapomnij o instrukcjach dla wszystkich zainteresowanych kryzysem i o tym, co mają robić, a czego nie.
• Proszę podać dane kontaktowe dla mediów informacyjnych i członków społeczeństwa dotkniętych kryzysem.

Ciemna strona to miejsce, w którym można zawrzeć wszystkie istotne informacje ogólne opisujące Twoją organizację i wszystko, co pomaga zrozumieć sytuację.

Warto wiedzieć: ciemna witryna nie jest powiązana z „ciemną siecią”

Zanim przejdziemy do szczegółów, czym jest ciemna strona, wyjaśnijmy, czym nie jest. W ogóle nie jest to związane z tzw. Ciemną siecią. Ciemna sieć to ta część sieci WWW, do której można uzyskać dostęp tylko dzięki zastosowaniu specjalnego oprogramowania, które pozwala użytkownikom i operatorom witryn pozostać ukrytymi i anonimowymi. Ciemne strony internetowe służą jako funkcjonalność, która nie ma z tym wszystkim nic wspólnego. Ciemne strony to narzędzie, które wspiera właścicieli witryn w złych lub „ciemnych” czasach.

Funkcjonalność ciemnej witryny nie jest związana z ciemną siecią.

Przekształcanie kryzysu w szanse

W innej skali możliwe jest również, że dark site to zupełnie nowa strona internetowa, w wyznaczonej domenie, zajmująca się problemem kryzysowym oraz dostarczająca informacji i rozwiązań. I jest to bardziej średniookresowa strategia PR dotycząca problemów, którymi należy się otwarcie zająć, niż reakcja kryzysowa wymagająca natychmiastowych działań.

Jeśli Twoja firma lub cała branża doświadcza poważnych problemów, możesz oddzielić ją od głównej witryny firmy i utworzyć nową, aktualną. Ta praktyka jest również nazywana „ciemnym miejscem”. Gdy tylko zidentyfikujesz temat, który jest naprawdę ważny i potencjalnie zagrażający Twojej firmie, możesz utworzyć oddzielną stronę docelową, aby podejść do niego i zająć się nim. Ta strategia ma na celu zmianę nastawienia opinii publicznej poprzez dostarczenie większej wiedzy na temat krytycznej kwestii.

Kryzysy są próbą dla każdej firmy, ale także okazją do budowania zaufania. Kiedy Twoja własna strona internetowa staje się źródłem wiarygodnych informacji, przekłada się to bezpośrednio na zaufanie. Jeśli nic nie mówisz o problemie lub zachowujesz się jak strusie i udajesz, że nic się nie dzieje, wysyłasz niewłaściwą wiadomość. Korzystaj więc w jak największym stopniu z funkcji ciemnej witryny, aby pokazać, że jesteś na szczycie kryzysów i zasługujesz na zaufanie klientów.