Jak zorganizować zwycięskie wydarzenie transmisji na żywo w 2021 roku?

Według raportu Grand View Research z lipca 2020 r. oczekuje się, że wirtualne wydarzenia wzrosną prawie dziesięciokrotnie w ciągu następnej dekady. Przewiduje się, że do 2030 r. branża osiągnie 774 miliardy dolarów.

Oczywiście w przestrzeni wirtualnych wydarzeń jest wiele niewykorzystanego potencjału. Jednak prowadzenie udanej, angażującej transmisji na żywo jest łatwiejsze do powiedzenia niż do zrobienia. Czemu? Po pierwsze, elementy i taktyki, które sprawdzają się podczas fizycznego wydarzenia, niekoniecznie przekładają się na przestrzeń wirtualną. Po drugie, jak wszyscy wiemy, technologia ma tendencję do zawodności wtedy, gdy najbardziej jej potrzebujemy.

To stawia przed firmami wyjątkowe wyzwanie w tym roku: jak możesz wyróżniać się na wirtualnych wydarzeniach i pozycjonować swoją markę przed krzywą, zanim branża naprawdę eksploduje?

Przeprowadzimy Cię przez to, czego nauczyliśmy się w tym artykule, ale oto wskazówka na temat kluczowego wniosku: nie bój się wprowadzać posiłków, aby uzupełnić swoje słabe punkty. Niezależnie od tego, czy oznacza to zatrudnienie firmy produkcyjnej, która przejmie proces przesyłania strumieniowego, sprowadzenie profesjonalnego talentu do prowadzenia programu, czy współpracę z organizatorem wydarzeń, aby zarządzać wszystkimi drobnymi szczegółami, nie ma wstydu oddając stery ekspertom.

Mając to na uwadze, oto nasz podział najważniejszych elementów zwycięskiej transmisji na żywo.

1. Oprogramowanie

Po pierwsze, ważne jest, aby wybrać odpowiednią platformę do organizacji wydarzenia. Zoom jest obecnie domyślnym ustawieniem dla wielu marek, ale nie jest to jedyna opcja. Sprawdź alternatywy, takie jak BlueJeans, GoToMeeting, Crowdcast lub jakąkolwiek inną platformę stworzoną do obsługi dużych wirtualnych odbiorców na żywo.

Kiedy zawężasz wybór oprogramowania, upewnij się, że rozumiesz swoje specyficzne potrzeby. Jeśli spodziewasz się około 50 uczestników wirtualnego wydarzenia, niekoniecznie potrzebujesz platformy zaprojektowanej dla tysięcy osób. Z drugiej strony, jeśli będziesz mieć tysiące uczestników, będziesz musiał skupić się na platformach, które mogą obsłużyć wydarzenie na taką skalę.

Upewnij się również, ilu prelegentów lub panelistów musisz uwzględnić, jakie regiony geograficzne będzie musiała obsługiwać Twoja platforma (w zależności od lokalizacji uczestników) oraz wszelkie inne ograniczenia, które mogą utrudnić Twoje wydarzenie, jeśli wybierzesz niezgodna platforma.

Na koniec upewnij się, że naprawdę rozumiesz, jak korzystać z wybranej platformy – lub sprowadź eksperta. Posiadanie idealnego narzędzia programowego jest bezużyteczne, jeśli nie wiesz, jak go z powodzeniem wykorzystać.

2. Załoga

Następnie porozmawiajmy o załodze. Jest to jeden z obszarów, w którym firmy popełniają błędy podczas dużych wydarzeń na żywo. Chociaż podejście „zrób to sam” może dobrze się sprawdzać w przypadku małych, nieformalnych wydarzeń (takich jak na przykład comiesięczne seminaria internetowe), jeśli chcesz zorganizować wspaniałe wirtualne wydarzenie, dobrym pomysłem jest pozostawienie wartości produkcyjnej profesjonalistom.

Zalecamy rozpoczęcie od producenta transmisji na żywo i operatora dźwięku, aby zabezpieczyć podstawy, a następnie ocenić, czy potrzebujesz wsparcia innych członków załogi.

Kolejną korzyścią jest to, że profesjonaliści są mniej skłonni do zniechęcenia się trudnościami technicznymi lub nieoczekiwanymi wyzwaniami w połowie strumienia. Jeśli zatrudnienie kilku członków załogi oznacza różnicę między wydarzeniem, które przebiega płynnie, a wydarzeniem pełnym trudności technicznych, uważamy, że decyzja jest jasna.

3. Sprzęt

Kolejną kwestią jest twój sprzęt. Jeśli zatrudnisz ekipę do pomocy, prawdopodobnie będzie ona w stanie doradzić Ci, jakiego sprzętu będziesz potrzebować, aby wydarzenie przebiegło sprawnie. W takim przypadku upewnij się, że nie lekceważysz ich zaleceń bez uprzedniego omówienia tego.

Na przykład możesz chcieć wybrać konkretny mikrofon, który polecił twój znajomy, ale jeśli twoja załoga specjalizuje się w innym urządzeniu lub używa innego sprzętu, który jest kompatybilny tylko z niektórymi mikrofonami, zrujnujesz cały proces produkcyjny, robiąc nieuczciwe wybór. Jasna komunikacja z załogą ma kluczowe znaczenie i zalecamy, aby w miarę możliwości poczekać z ich oceną.

Kiedy składasz swój sprzęt, pamiętaj o rozważeniu planów tworzenia kopii zapasowych, jeśli coś pójdzie nie tak. Jeśli jedna kamera lub mikrofon ulegnie awarii, jaka jest następna najlepsza alternatywa? Jeśli Twój internet przestanie działać, co stanie się ze strumieniem?

Zalecamy sporządzenie listy wszystkich niezbędnych elementów niezbędnych do sprawnego przebiegu wydarzenia i sporządzenie planu awaryjnego dla każdego z nich. Dowiedz się, co będziesz musiał zrobić w chwili, gdy coś zawiedzie i co będzie to oznaczać dla odbiorców. W końcu nic tak nie psuje transmisji na żywo, jak problemy techniczne lub niska jakość obrazu lub dźwięku.

4. Talent

Może to, ale nie musi dotyczyć twoich planów wydarzeń, ale ważne jest, aby wspomnieć, jeśli planujesz mieć gospodarza, zaproszonych gości lub panelistów lub inne występy podczas wydarzenia. W procesie planowania bardzo jasno określ, kto będzie w danym momencie wyświetlany na ekranie, jak będzie wyglądał widok dla publiczności (np. czy pokażesz zarówno slajd, jak i twarz osoby, tylko twarz tej osoby, czy tylko slajd z osobą wypełniającą lektora?) i jaką wiadomość każda osoba musi przekazać.

Jeśli na wydarzenie sprowadzasz talenty z zewnątrz, najpierw poinformuj ich o swojej marce, celu wydarzenia i tonie, jaki chcesz osiągnąć (np. poważny, beztroski, zabawny itp.). Ważne jest, aby każda osoba, która pojawi się w transmisji, rozumiała rolę, jaką odgrywa w dużym obrazie i jak udany występ wygląda w twoim umyśle.

Jeśli prezentujesz talent, który nie będzie się dostrajać z Twojej fizycznej lokalizacji, upewnij się, że powyższe sugestie dotyczące załogi i sprzętu zostały również opracowane dla każdego uczestnika. Nie zakładaj, że wszystkie kamery internetowe w laptopach będą wystarczające — być może będziesz musiał dostarczyć kamerę, mikrofon lub dodatkowe oświetlenie, aby osiągnąć taką samą jakość, jaką zapewniasz z głównej lokalizacji.

5. Przygotowanie

Na koniec włóż w transmisję na żywo tyle samo przygotowań, co w przypadku wydarzenia osobistego. Łatwo zapomnieć, że nadal łączysz się z prawdziwymi ludźmi za pośrednictwem ekranu, a doświadczenie, które zapewniasz, wpływa na to, jak będą postrzegać Twoją markę w dłuższej perspektywie. To, że nie jest to wydarzenie osobiste, nie oznacza, że ​​powinieneś obniżyć swoje standardy.

W praktyce oznacza to, że powinieneś mieć agendę wydarzenia, napisać scenariusz wszelkich pisemnych uwag, przygotować wcześniej wizualizacje lub prezentacje, zaplanować szczegóły produkcji i wykonać przynajmniej jeden pełny przegląd (chociaż dwa lub trzy być lepszym), aby wyłapać wszelkie nierówne miejsca i rozwiązać wszelkie utrzymujące się trudności techniczne.

Nie jesteśmy w stanie wyrazić wystarczająco, że różnica między przeciętną transmisją na żywo a wyjątkową transmisją na żywo zazwyczaj sprowadza się do poziomu profesjonalizmu. Odbiorcy mogą odróżnić, kiedy dzwonisz, a kiedy naprawdę podjąłeś kroki w celu zapewnienia, że ​​zapewniasz wysokiej jakości wrażenia. Chcesz być w tej drugiej grupie – zaufaj nam.

Mamy nadzieję, że te wskazówki pomogą Ci odnieść sukces, przygotowując kolejną transmisję na żywo — bez względu na to, jak duże czy małe. I mamy dobrą wiadomość: im lepiej możesz teraz organizować wysokiej jakości wydarzenia wirtualne, tym lepiej będziesz mógł się wyróżniać w miarę rozwoju branży wydarzeń wirtualnych.