Jak zaplanowaliśmy dwa wirtualne wydarzenia + bezpłatny podręcznik planowania wydarzeń

Organizacja wirtualnej konferencji to sama w sobie bestia. Wymaga dużego planowania, kilku arkuszy kalkulacyjnych i wielu testów, aby mieć pewność, że technologia nie zawiedzie nas w dniu wydarzenia.

Podobnie jak wiele innych organizacji, w tym roku musieliśmy zmienić nasze osobiste wydarzenie o nazwie ACCESS na wydarzenie wirtualne. Zorganizowaliśmy dwie konferencje, obie poświęcone wyzwaniom środowisk wirtualnych i dostępności.

Naszym celem w ramach ACCESS jest szerzenie świadomości na temat dostępności cyfrowej i zapewnienie profesjonalistom narzędzi i połączeń umożliwiających rozwój w środowisku cyfrowym.

Dziś wylewamy herbatę na temat tego, jak wykonaliśmy ACCESS, aby pomóc Ci zaplanować kolejne wirtualne wydarzenie.

Osobiste a wirtualne: co ma wyższy zwrot z inwestycji?

Istnieje wiele kluczowych wskaźników wydajności (KPI), których możesz używać do mierzenia sukcesu swoich wydarzeń. W 3Play mierzymy je na podstawie rejestracji, frekwencji, nowych klientów i opinii uczestników.

W przypadku wydarzeń wirtualnych zwracamy również uwagę na zaangażowanie podczas wydarzenia i po wydarzeniu.

Rejestracja i frekwencja

Nic nie przebije wielkości rejestracji tak, jak wirtualne wydarzenie. W porównaniu z naszymi wydarzeniami osobistymi mieliśmy 10 razy więcej rejestrujących się z ponad 100 krajów (zwykle ekscytujemy się, jeśli ktoś przyjeżdża spoza stanu, aby wziąć udział w naszym skromnym wydarzeniu osobistym).

Odnotowaliśmy również 77% wzrost rejestracji od naszego pierwszego wirtualnego wydarzenia w maju do naszego jesiennego wydarzenia. Ponad połowa rejestrujących to zupełnie nowi potencjalni klienci.

Ten wzrost rejestrujących przypisujemy następującym czynnikom:

• Bezpłatne uczestnictwo : dla rejestrujących się nie ma żadnego ryzyka związanego z rejestracją na bezpłatne wydarzenie. Naszym celem jest szerzenie przesłania dostępności i dalsze budowanie marki ACCESS.
• Środowisko wirtualne : Mówiąc najprościej, środowisko wirtualne zapewnia ludziom łatwiejszy dostęp do treści i większą elastyczność w uczestniczeniu.
• Odpowiednie treści : Upewniliśmy się, że poruszane tematy odpowiadały wyzwaniom, przed którymi stoją obecnie ludzie.
• Strategia promocji : e-mail był naszą dominującą formą komunikacji. O wydarzeniu pisaliśmy jednak również na odpowiednich forach, w mediach społecznościowych i korzystaliśmy z płatnej promocji na Instagramie.
• Rozpoznawanie wydarzeń : Nasza wiosenna impreza zakończyła się sukcesem, co naszym zdaniem przyczyniło się do rozeznania w naszych drugich.
• Promocja witryny : Stworzyliśmy wyskakujące okienko witryny i dodaliśmy przycisk do rejestracji na wydarzenie na naszej stronie głównej. Zwiększyło to świadomość wydarzeń i numery rejestracyjne.
• Promocja prelegentów : Daliśmy prelegentom linki do śledzenia, aby promować wydarzenie i oznaczyliśmy ich w każdym poście społecznościowym. Pomogło to również przyciągnąć rejestrujących.

Jak zwiększyliśmy naszą frekwencję

Zwiększenie frekwencji było głównym celem naszego drugiego wirtualnego wydarzenia.

Korzystając z poczty e-mail, Slacka i codziennych prezentów, byliśmy w stanie zwiększyć naszą frekwencję o 22% w naszym jesiennym wydarzeniu.

Elastyczny harmonogram

Zadbaliśmy o uwzględnienie wszystkich stref czasowych i zapewniliśmy dużo przerw między sesjami. Dzięki wirtualnemu wydarzeniu konkurujesz z innymi spotkaniami, pracą i rozrywkami internetowymi; rozłożenie harmonogramu zapewnia, że ​​ludzie mogą zaplanować wydarzenie.

Zaplanowaliśmy dwie-trzy sesje dziennie i oferowaliśmy 30-60 minutowe przerwy pomiędzy nimi. Nasza pierwsza sesja odbywała się zawsze o godzinie 11:00 czasu wschodniego, co pozwoliło nam pomieścić uczestników w Europie. Po południu oferowaliśmy sesje od 15:30 ET i 15:30-16:30 ET.

Aby zapewnić większą elastyczność w planowaniu i uniknąć zmęczenia Zoomem, rozłożyliśmy wydarzenie na 3 dni. Staraliśmy się również utrzymywać ten sam harmonogram każdego dnia.

Dodaj do kalendarza i codziennych wiadomości e-mail

Dwa tygodnie przed wydarzeniem pozwoliliśmy uczestnikom na rozpoczęcie dodawania sesji do ich osobistych kalendarzy. Wysłaliśmy również e-maile z przypomnieniem na tydzień przed wydarzeniem.

Dodatkowo codziennie dostarczaliśmy maile z pełnym harmonogramem i linkiem, który szedł bezpośrednio do pokoju Zoom.

Sesje na żywo i na żądanie

Większość naszych sesji odbywała się na żywo i wielu naszych prelegentów wykorzystało to w pełni. Zachęcaliśmy do udziału w sesjach za pośrednictwem czatu Zoom i przeznaczaliśmy 10-15 minut na pytania i odpowiedzi na koniec każdej sesji.

Zaproponowaliśmy również mini sesje na żądanie, do których uczestnicy mieli dostęp pomiędzy sesjami.

Ponadto zadbaliśmy o nagrywanie każdej sesji.

Codzienne nagrody i quizy

Uczestnicy, którzy uczestniczyli w sesjach na żywo zostali wybrani losowo, aby wygrać karty podarunkowe Amazon. O konkurencji informowaliśmy w naszych codziennych e-mailach.

Stworzyliśmy również codzienne quizy, które obejmowały materiały z sesji na żywo.

Promocja kanału Slack

W ramach kanału ACCESS Slack zintegrowaliśmy rozszerzenie Zoom, aby umożliwić uczestnikom dołączanie bezpośrednio, gdy miała się odbyć sesja. Upewniliśmy się, że użyjemy tagu @here, aby powiadomić wszystkich na kanale.

Nasza strategia zaangażowania

Jeśli jesteś organizatorem wydarzeń, prawdopodobnie znasz walkę o wspieranie społeczności w środowisku wirtualnym – to nie to samo, co w przypadku wydarzenia osobistego. Networking to wielka atrakcja dla frekwencji na wydarzeniach, więc musieliśmy wykazać się kreatywnością.

Aby promować „podobne” środowisko sieciowe, stworzyliśmy kanał Slack dla konkretnego wydarzenia, na którym publikowaliśmy pytania, robiliśmy prezenty, prowadziliśmy kanały tematyczne i mieliśmy po sesji pytania i odpowiedzi z prelegentami. Zadbaliśmy o promocję kanału w każdym mailu i sesji na żywo.

Nie było to jednak magiczne rozwiązanie. Nie wszyscy uczestnicy dołączyli i były momenty, w których nie mieliśmy zaręczyn. Co zrobilibyśmy inaczej? Uważamy, że znalezienie rozwiązania integrującego platformę wydarzenia i kanał sieciowy znacznie zwiększy zaangażowanie, ponieważ uczestnicy nie będą musieli pobierać osobnego oprogramowania ani opuszczać centrum wydarzeń.

Czy nawróciliśmy nowych klientów?

Prowadzenie dowolnej imprezy, zarówno osobistej, jak i wirtualnej, to ogromne przedsięwzięcie. Czy wysiłek był tego wart? Absolutnie!

Udało nam się nie tylko rozpowszechniać informacje o dostępności i rozwiązywać problemy, ale także dodać nową 3Playa do naszej społeczności.

32% naszych rejestrujących było „nowo pozyskanymi”, a niecały miesiąc od wydarzenia dodaliśmy 96 nowych klientów.

Porozmawiajmy o pieniądzach: ile kosztuje wirtualne wydarzenie?

W porównaniu z wydarzeniami osobistymi wydarzenia wirtualne są znacznie tańsze. To prawda, że ​​nie zainwestowaliśmy w platformę, chociaż jest to coś, co rozważylibyśmy w miarę rozwoju wydarzenia. Mieliśmy już również konto Pro-Zoom ze względu na nasze comiesięczne webinaria.

Nasz rachunek obejmował opłaty za prelegentów, nagrody dla uczestników, prezenty dla prelegentów, płatne wyszukiwanie (na Instagramie) i napisy na żywo (zastosowaliśmy ludzkie rozwiązanie dla maksymalnej dokładności).

Ogólnie wydaliśmy 12 razy mniej niż w naszych osobistych wydarzeniach.

Opinie uczestników

Uczestnicy mieli możliwość przekazywania informacji zwrotnych podczas całego wydarzenia poprzez codzienne quizy oraz ankietę po wydarzeniu.

Oto, co najbardziej podobało się członkom publiczności:

• Format: „Podobało mi się, jak to było rozłożone na wiele dni i godzin, pozwoliło mi to dopasować sesje do mojego harmonogramu pracy.
• Zarówno treści na żądanie, jak i na żywo: „Podobało mi się sesje na żądanie, aby cieszyć się między sesjami na żywo”.
• Sesja i prelegenci: „Doceniam sesje na wszystkich poziomach eksperckich.

Kolejną wielką wygraną było zapewnienie slajdów z wyprzedzeniem. Jest to nie tylko dobra praktyka ułatwień dostępu, ale także umożliwia uczestnikom robienie notatek. Ponadto zadbaliśmy o to, aby wszystkie linki zostały przesłane tak, jak zostały wspomniane w prezentacji.

Zapytani o to, gdzie moglibyśmy ulepszyć wydarzenie, uczestnicy stwierdzili, że chcieliby mieć miejsce do nawiązania kontaktu z dostawcami ułatwień dostępu, odbyć sesje treningowe, aby zapoznać się z platformą i funkcjami Zoom oraz otrzymać certyfikaty uczestnictwa.

3 lekcje wyciągnięte z naszego drugiego wirtualnego wydarzenia

Jeśli myślisz o zorganizowaniu własnej wirtualnej konferencji, mamy nadzieję, że wyciągnięte wnioski ułatwią Ci planowanie.

1. Nie zakładaj, że wszyscy znają platformy, z których korzystasz : Zoom, Slack i WordPress to popularne narzędzia internetowe, ale nie wszyscy wiedzą, jak one działają. Udostępniliśmy film poglądowy dla platformy Slack, ale nie poruszaliśmy tematu Zoom ani tego, jak poruszać się po stronie wydarzenia. W przypadku przyszłych wydarzeń chcielibyśmy zaoferować samouczki dotyczące wszystkich narzędzi, aby uczestnicy mogli czuć się pewnie i być przygotowani, aby jak najlepiej wykorzystać swoje doświadczenie.
2. Dołącz sponsorów lub partnerów do odpowiednich dostawców : wiele osób uczestniczy w osobistych konferencjach, aby odkryć nowych dostawców, którzy mogą im pomóc w rozwiązaniu ich problemów. Konferencje wirtualne nie powinny wyglądać inaczej. Jak dowiedzieliśmy się z ankiety wśród uczestników, ludzie chcą odkrywać nowych dostawców.
3. Znajdź sposób, aby się wyróżnić : W tej chwili w wirtualnej przestrzeni eventowej panuje duża konkurencja, jak możesz sprawić, by Twoje wydarzenie było inne? Nasze drugie wydarzenie miało być kompleksowym kursem dotyczącym dostępności wideo – i przyjęliśmy język „kursowy”. Zamiast mówców mieliśmy instruktorów. Program został nazwany harmonogramem kursów. Na życzenie zapewnialiśmy również codzienne quizy i certyfikaty ukończenia. Wierzymy, że przyczyniło się to znacząco do wartości wydarzenia i pomogło nam zbudować silny program z niesamowitymi prelegentami.

DOSTĘP 2021

Już teraz planujemy kolejne wydarzenie w lutym i mamy nadzieję, że dołączysz do nas!

Jeśli nie byłeś w stanie wziąć udziału w którymkolwiek z naszych wydarzeń, sprawdź nasze majowe wydarzenie ACCESS at Home, które koncentrowało się na ułatwieniu dostępu w środowisku wirtualnym, oraz nasz jesienny kurs ACCESS, który skupiał się na dostępności wideo.

Jakie lekcje wyniosłeś z planowania swoich wirtualnych konferencji? Daj nam znać w komentarzach!