Jak korzystać z właściwej formy zarządzania problemami, aby uniknąć kryzysu

Opublikowany: 2021-05-24

Problem jest przyczyną, która może zakłócić Twój projekt z wielu powodów, uniemożliwiając dalsze osiąganie zamierzonych rezultatów w projekcie. Może się to zdarzyć w każdej chwili i każdemu, i tu właśnie pojawia się zarządzanie problemami. Pomaga przygotować się na sytuacje, których się nie spodziewasz i uczy, jak sobie z nimi radzić.

Niektórych z tych problemów nie da się tak łatwo wyeliminować, ale jeśli będziesz działać poprawnie, możesz ograniczyć szkody. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak możesz być silniejszy jako kierownik projektu.

Spis treści

  1. Jaka jest różnica między problemem a kryzysem?
  2. Lista kontrolna kierownika projektu: Czy problem jest kryzysem?
  3. Jak wyśledzić problemy?
  4. Jak zastosować proces zarządzania problemami?
    1. Miej wszystko na oku
    2. Zarządzanie ryzykiem
    3. Komunikacja jest niezbędna
    4. Rzeczy zawsze mogą wymknąć się spod kontroli
  5. Wniosek

Jaka jest różnica między problemem a kryzysem?

Nie myl problemu z kryzysem. Problemy są w rzeczywistości prekursorami kryzysów. Problemy mogą wymknąć się spod kontroli z powodu braku komunikacji lub złych decyzji. Używając tych terminów, bądź bardzo świadomy, ponieważ słowo „kryzys” szybko wywołuje panikę, która może nie zostać dobrze odebrana przez Twoich pracowników.

Kryzys jest odczuwalny przez firmę natychmiast i będzie odczuwalny w dłuższej perspektywie. Z drugiej strony problem może zniknąć w tle, więc nie musisz angażować całego zespołu .

Skąd więc wiesz, kiedy jest problem lub kryzys? Zbierz wszystkich pracowników i omów ich opinie. Ponieważ jest to oczywiście subiektywne, istnieje ryzyko nadmiernej reakcji. Jeśli zostanie to upublicznione, istnieje ryzyko, że dostanie się w ręce mediów i rozwali całą sytuację. Reputacja Twojej firmy jest nadszarpnięta, a potencjalni klienci będą Cię unikać. Zauważ, że zła prasa prawie zawsze prowadzi do kryzysu.

Dobrym tego przykładem jest kryzys tworzyw sztucznych w Delhaize. Firma rozpoczęła kampanię z wykorzystaniem klocków, ale klienci byli oburzeni zbędnym plastikowym opakowaniem. Negatywne reakcje pojawiły się za pośrednictwem mediów społecznościowych, a Delhaize zdał sobie sprawę, że nie mają wyboru, jak tylko zareagować natychmiast.

W weekend znaleźli sposób na komunikację zarówno z pracownikami, jak i klientami. Przyznali, że popełniono błąd, ale firma wkrótce wprowadziła niezbędne poprawki. Ważną lekcją, jaką każdy może z tego wyciągnąć, jest to, że trzeba komunikować się skutecznie i szybko, a przekaz nie zawsze musi być doskonały.

swc-125
Partnerstwo SWC
Londyn, Wielka Brytania
5/5 - 9 rekomendacji
Reklama i wyświetlanie Domyślna strategia cyfrowa i marketingowa Marketing Public Relations
Odkryj agencję arrow_forward
havas1
Socialyse Belgia
Londyn, Wielka Brytania
5/5 - 0 rekomendacji
Marketing
Odkryj agencję arrow_forward
op1
Komunikacja POP
Dubaj, Zjednoczone Emiraty Arabskie
5/5 - 2 rekomendacje
Marketing Public Relations
Odkryj agencję arrow_forward
miejsce1
Papier ścierny
Dubaj, Zjednoczone Emiraty Arabskie
5/5 - 5 rekomendacji
Strategia cyfrowa i marketingowa Marketing Public Relations Oprogramowanie do tworzenia stron internetowych
Odkryj agencję arrow_forward
korzenie1
Oddolna agencja kreatywna
Dubaj, Zjednoczone Emiraty Arabskie
5/5 - 10 rekomendacji
Strategia cyfrowa i marketingowa Marketing Projektowanie stron internetowych Oprogramowanie do tworzenia stron internetowych
Odkryj agencję arrow_forward
ewoluować1
Ewolucja cyfrowa
Singapur, Singapur
5/5 - 5 rekomendacji
Reklama i ekspozycja Strategia cyfrowa i marketingowa Marketing Public Relations Oprogramowanie do tworzenia stron internetowych
Odkryj agencję arrow_forward
ab1
ab4.systemy
Singapur, Singapur
5/5 - 26 rekomendacji
Reklama i wyświetlanie Strategia cyfrowa i marketingowa Marketing Oprogramowanie do tworzenia stron internetowych
Odkryj agencję arrow_forward
blen1
Kreatywna mieszanka
Rijad, Arabia Saudyjska
5/5 - 1 rekomendacja
Reklama i ekspozycja Strategia cyfrowa i marketingowa Marketing Public Relations Oprogramowanie do tworzenia stron internetowych
Odkryj agencję arrow_forward
di1
Marketing i reklama w kości
Rijad, Arabia Saudyjska
5/5 - 1 rekomendacja
Oprogramowanie do tworzenia stron internetowych w reklamie i marketingu reklamowym
Odkryj agencję arrow_forward
Twój
diARK
Bukareszt, Rumunia
5/5 - 3 rekomendacje
Reklama i marketing reklamowy Public Relations Tworzenie stron internetowych Oprogramowanie do tworzenia stron internetowych
Odkryj agencję arrow_forward
my1
Grupa Marketingowa Destinare
Doha, Katar
5/5 - 1 rekomendacja
Reklama i marketing reklamowy Tworzenie stron internetowych Oprogramowanie do tworzenia stron internetowych
Odkryj agencję arrow_forward
sztukax1
ArtX Pro
Karaczi, Pakistan
5/5 - 3 rekomendacje
Strategia cyfrowa i marketingowa Marketing Tworzenie stron internetowych Oprogramowanie do tworzenia stron internetowych
Odkryj agencję arrow_forward
przerób 1
Redoya – agencja Smart digital branding
Lahore, Pakistan
5/5 - 1 rekomendacja
Strategia cyfrowa i marketingowa Marketing Oprogramowanie do tworzenia stron internetowych
Odkryj agencję arrow_forward
bordowy2
Maroon studio sdn bhd
Kuala Lumpur, Malezja
5/5 - 0 rekomendacji
Reklama i wyświetlanie Strategia cyfrowa i marketingowa Marketing Oprogramowanie do tworzenia stron internetowych
Odkryj agencję arrow_forward
fala
Kaspijskie rozwiązania cyfrowe
Petaling Jaya, Malezja
5/5 - 5 rekomendacji
Reklama i wyświetlanie Strategia cyfrowa i marketingowa Marketing
Odkryj agencję arrow_forward
002
Poixel
Kuwejt, Kuwejt
5/5 - 2 rekomendacje
Strategia cyfrowa i marketingowa Marketing Oprogramowanie do tworzenia stron internetowych
Odkryj agencję arrow_forward
56
Lokalny Vokal
Środkowa Dżakarta, Indonezja
5/5 - 0 rekomendacji
Reklama i wyświetlanie Strategia cyfrowa i marketingowa Marketing Oprogramowanie do tworzenia stron internetowych
Odkryj agencję arrow_forward
45
ChubbyRawit Agencja Marketingu Cyfrowego
Południowa Dżakarta, Indonezja
5/5 - 10 rekomendacji
Reklama i reklama Digital & Marketing Strategia Marketing Tworzenie stron internetowych
Odkryj agencję arrow_forward
30
FMG
Zachodnia Dżakarta, Indonezja
5/5 - 5 rekomendacji
Reklama i marketing reklamowy Tworzenie stron internetowych Oprogramowanie do tworzenia stron internetowych
Odkryj agencję arrow_forward
06
Taksu cyfrowe
Hongkong, Hongkong
5/5 - 8 rekomendacji
Strategia cyfrowa i marketingowa Marketing Oprogramowanie do tworzenia stron internetowych
Odkryj agencję arrow_forward
04
Znakowanie DSIGN
Hongkong, Hongkong
5/5 - 2 rekomendacje
Marketing strategii cyfrowej i marketingowej
Odkryj agencję arrow_forward
veloma
hejdaysss
Wyspa Hongkong, Hongkong
5/5 - 6 rekomendacji
Marketing Web Development
Odkryj agencję arrow_forward
Ki
4HK
Wyspa Hongkong, Hongkong
5/5 - 5 rekomendacji
Marketing strategii cyfrowej i marketingowej
Odkryj agencję arrow_forward
żandarm
Rozwiązania typu rybie oko
Giza, Egipt
5/5 - 3 rekomendacje
Marketing strategii cyfrowej i marketingowej
Odkryj agencję arrow_forward
cytrus
kreacje sentyjskie
Al Maadi, Egipt
5/5 - 6 rekomendacji
Marketing Web Development
Odkryj agencję arrow_forward
cukierek
SIEĆ Bliski Wschód
Nowy Kair, Egipt
5/5 - 8 rekomendacji
Strategia cyfrowa i marketingowa Marketing Oprogramowanie do tworzenia stron internetowych
Odkryj agencję arrow_forward
ses
Kamień taśmowy
6 października Miasto, Egipt
5/5 - 13 rekomendacji
Marketing treści Strategia cyfrowa i marketingowa Marketing Tworzenie stron internetowych
Odkryj agencję arrow_forward
jjjjjjjj
Indygo Media
Qism El-Nozha, Egipt
5/5 - 0 rekomendacji
Marketing
Odkryj agencję arrow_forward
aaaaa
Agencja marketingu wartości reklam
Gubernatorstwo Kairskie, Egipt
5/5 - 2 rekomendacje
Marketing
Odkryj agencję arrow_forward
lilia
Grupa medialna O2
Giza, Egipt
5/5 - 14 rekomendacji
Strategia cyfrowa i marketingowa Marketing Tworzenie stron internetowych
Odkryj agencję arrow_forward
cześć cześć
Nowe media krokowe
Ad Doqi, Egipt
5/5 - 10 rekomendacji
Marketing
Odkryj agencję arrow_forward
przechwytywanie789
Essencius A/S
Kopenhaga, Dania
5/5 - 4 rekomendacje
Marketing
Odkryj agencję arrow_forward
Jaroudi Media
Manama, Bahrajn
5/5 - 0 rekomendacji
Marketing strategii cyfrowej i marketingowej
Odkryj agencję arrow_forward

Lista kontrolna kierownika projektu: Czy problem jest kryzysem?

Nie wiesz, czy masz do czynienia z problemem, czy z kryzysem? Dokonaj rozróżnienia, korzystając z poniższej listy kontrolnej. Chociaż kryzys może być trudny do naprawienia, rozwiązywanie problemów może być w rzeczywistości łatwym zadaniem przy odpowiednim podejściu.

  • Czy problem jest związany emocjonalnie? Przykładem może być to, czy ma to związek z dziećmi, cierpieniem zwierząt, rasizmem, pomocą rozwojową itp.
  • Na ile prawdopodobne są zdaniem interesariuszy, że sprawa jest powiązana z Twoją firmą? (Czy opinia publiczna może sobie wyobrazić, że problem jest powiązany z Twoją firmą?) Przykładami mogą być platformy mediów społecznościowych krytykowane za podejście do prywatności lub firmy udające, że są zrównoważone.
  • Czy sprawa jest łatwa do przedstawienia w mediach? Przykładem mogą być kampanie reklamowe Suit Supply, które są nieprzyjazne dla kobiet lub kwestie, które zostały już nagłośnione w mediach, takie jak podatki, ceny energii itp.
  • Jaki jest związek z innymi problemami/kryzysami? Na przykład skandal związany z molestowaniem seksualnym przez Harveya Weinsteina. Później wiele osób zostało oskarżonych o te same czyny.
  • Jaki jest wpływ posłańca? Przykładami wpływowych grup interesu są organizacje pozarządowe, Test-Achats lub związki zawodowe.
  • Jak dynamiczny jest problem? Najlepszym przykładem na to, jak problem nabiera dynamiki, są demonstratory. W ciągu tygodnia na demonstracji może wziąć udział 100 uczestników, a kilka tygodni później w różnych lokalizacjach mogą być tysiące demonstrantów.
  • Jak bardzo jesteś odizolowany jako firma od problemu? Przykładem może być to, że w niektórych sektorach mogą nastąpić zwolnienia z dobrze przemyślanych powodów (przemysł samochodowy). Ponieważ sektor ma wspólny problem, najlepiej byłoby komunikować się za pośrednictwem federacji lub stowarzyszenia.
  • Czy problem jest łatwy do rozwiązania? Przykładem jest wspomniany wcześniej problem z opakowaniem w Delhaize. Siedząc razem i działając szybko, problemy można łatwo rozwiązać.

Jak wyśledzić problemy?

To, że nie zawsze możesz przewidzieć przyszłe problemy, nie oznacza, że ​​nie możesz ich przewidzieć jako firma. Przed rozpoczęciem jakiegokolwiek projektu musisz mieć plan strategiczny, który zawiera sekcję dotyczącą identyfikacji i analizy problemu.

Musisz dokładnie przemyśleć cele projektu i system śledzenia problemów lub oprogramowanie do zarządzania problemami, które będą używane do wyzwalania i wykrywania problemów. Po zidentyfikowaniu problemu wróć do zaplanowanej wcześniej listy osób do kontaktu w szczegółowym procesie rozwiązywania problemu. W tym zadaniu zwykle kontrolę przejmuje kierownik projektu, sponsor projektu lub kierownik projektu.

Następnie zastanów się dokładnie, w jaki sposób zamierzasz zgłosić konflikt. Upewnij się, że opis problemu jest jak najbardziej szczegółowy i właściwie odzwierciedla obecną sytuację. Na koniec musisz znaleźć sposób, aby sprawdzić, czy problem został skutecznie rozwiązany.

Pamiętaj, że musisz wyjść poza sam konflikt. Co się stanie, jeśli problem się eskaluje i jaki jest najgorszy scenariusz?

Jak zastosować proces zarządzania problemami?

Miej wszystko na oku

Gdy pojawi się problem, wstrzymaj na chwilę swoje bieżące działania, aby najpierw poradzić sobie z konfliktem i jak najszybciej kontynuować projekt. W trakcie każdego projektu ważne jest, aby każdy członek zespołu projektowego śledził postępy i prowadził szczegółowy zapis wszystkich swoich działań. Ułatwia to nie tylko znalezienie potencjalnych rozwiązań, ale także analizę problemów i tego, jak można zrobić inaczej następnym razem.

Jest to dobre nie tylko dla Ciebie, ale także dla firmy. Na podstawie popełnionych błędów można dostosować organizację lub strukturę projektu, aby w przypadku ponownego wystąpienia błędu można było podjąć lepsze działania. Rozważ sporządzenie „analizy wniosków wyciągniętych z projektu” po każdym projekcie.

Zarządzanie ryzykiem

Zarządzanie ryzykiem jest częścią życia każdej firmy. Co jest lepszego niż zarządzanie problemami lub ich rozwiązywanie? Całkowite zapobieganie ich występowaniu. Po napisaniu celów projektu napisz proces zarządzania ryzykiem. Procesy te mają na celu zidentyfikowanie wszelkich możliwych zagrożeń dla projektów, szkód, które nie zapewniają powodzenia projektów, nierozwiązanych problemów, które mogą mieć negatywny wpływ, i wszystkiego, co może się pojawić.

Uwaga: Dobre zarządzanie problemami oznacza również, że nigdy nie masz sprawy, w której problem pozostaje nierozwiązany. Aby mówić o procesie zarządzania ryzykiem i uniknąć tworzenia przyszłego problemu lub kryzysu w kolejnym projekcie, rozwiązuj problemy, gdy tylko się pojawią.

Komunikacja jest niezbędna

Upewnij się, że cały Twój zespół jest świadomy tego, co się dzieje, zwłaszcza gdy pojawiają się problemy. Utrzymuj ze sobą kontakt przez cały proces. Niektórzy członkowie zespołu mogli mieć wcześniejsze doświadczenia z określonymi problemami, więc proszenie o opinię zawsze jest na miejscu.

Uświadom swoim pracownikom, że problemy pojawiają się w każdym projekcie i że niezbędne jest szybkie wykrywanie. Organizowanie spotkań i słuchanie tego, co mają do powiedzenia Twoi koledzy, powinno być rutyną. Możesz nawet uzyskać pomoc od podmiotów zewnętrznych, takich jak agencja zarządzania kryzysowego.

Rzeczy zawsze mogą wymknąć się spod kontroli

Każdy kierownik projektu spotyka się z sytuacjami, w których potrzebna jest pomoc z zewnątrz, być może w innych zespołach. Jeśli nie wezwiesz pomocy właściwych ludzi, sprawa może przerodzić się w kryzys. Dobre zarządzanie problemami projektowymi to świadomość, że czasami rozwiązanie można znaleźć gdzie indziej. Użyj wszelkich niezbędnych środków, aby zapobiec eskalacji problemu.

Wniosek

Każdy projekt ma swoje problemy. Jako kierownik projektu od Ciebie zależy, czy nauczysz się radzić sobie z tymi problemami i upewnić się, że unikasz podobnych sytuacji.

Ważne jest, aby zdać sobie sprawę, że słowo problem i kryzys to dwa zupełnie różne pojęcia. Kryzysy to sytuacje, z których nie można szybko wyjść, dlatego należy zachować ostrożność podczas używania tego terminu. Może wywołać panikę u pracowników i należy tego unikać za wszelką cenę.

Myśl jako zespół i rozwijaj się, siedząc razem i dyskutując. Jest jasny punkt, problemy zawsze można rozwiązać. Reagując na czas i prawidłowo, unikasz chaosu w dzisiejszym środowisku pracy.