Jak i dlaczego mierzyć i analizować produktywność pracowników

Pomiar produktywności pracowników może przynieść istotne zmiany w sposobie działania firmy. Pozytywnie wpływa zarówno na mikro (pracownik), jak i makro (firma) poziom pracy. Chcemy zaoferować Ci szczegółowy przewodnik, który dotyczy:

• Znaczenie mierzenia produktywności pracowników
• Jakich metod i metryk użyć, oraz
• Jak metody różnią się w zależności od poszczególnych firm

Czym jest produktywność w biznesie

Wydajność można łatwo pomylić z wydajnością produkcji.

Produkcja to wielkość produkcji oparta na wkładzie. Tak więc obliczanie, ile można uzyskać na podstawie zainwestowanego czasu, zasobów i pieniędzy, nie jest w rzeczywistości wydajnością.

Produktywność określa, jak efektywnie zasoby, pieniądze i czas są wykorzystywane do produkcji. Podstawą do wyjścia jest następujący wzór na pomiar produktywności pracowników:

Wyjście/Wejście = Wydajność

Wejście

Wejście to liczba jednostek (praca, godziny pracy, energia, pieniądze) zainwestowanych w wyprodukowanie przedmiotu lub świadczenie usługi.

W zależności od branży dane wejściowe mogą być dowolne:

• Kilowaty mocy (z działającą maszyną)
• Przepracowane godziny (prace, w których płace są obliczane na godzinę)
• Objętości (funty lub kilogramy)

Wyjście

Wynik to liczba wyprodukowanych towarów/towarów lub świadczonych usług, oparta na ilości nakładu.

Na przykład projektant poświęca trzy godziny pracy na wykonanie pięciu szkiców logo firmy.

Formuła sprowadza się do:

5 szkiców/3 godziny pracy = 1,6 szkiców na godzinę

Możesz też obliczyć wydajność na podstawie tego, ile firma zarabia na godzinę w danym przedziale czasowym:

Towary o wartości 120 500 USD/1730 godzin = 69,65 USD (70 USD) za godzinę

Albo ile każdy pracownik wnosi do produkcji. Użyjesz tych samych zarobków, po prostu podziel je przez liczbę pracowników:

Towar o wartości 120 500 USD/45 pracowników = 2677 USD na pracownika

Chociaż sama formuła jest prosta, to wymaga rozszerzenia, gdy zastosujemy ją w nowoczesnym miejscu pracy. A oto dlaczego.

Gdzie wody się zamulają

Pomiar produktywności nigdy nie jest tak prosty, jak użycie modelu wyjścia/wejścia.

Frederick Winslow Taylor, dziewiętnastowieczny inżynier mechanik, zaczął analizować produktywność, odkąd sam był pracownikiem fizycznym.

Obserwował produktywność jako postęp w swoich umiejętnościach. Na przykład rybak na łodzi, który używa sieci do połowu ryb. Po pierwsze, Taylor obserwował i analizował każdy etap procesu i znajdował te, które można wyeliminować. Tak zwani „pożeracze czasu”. Usunięcie tych niepotrzebnych kroków i pozostawienie tylko tych niezbędnych pomaga rybakowi być bardziej odciążonym i produktywnym.

Po drugie, argumentowałby, że możemy znaleźć sposób na przeprojektowanie jego narzędzi – naprawić łódź lub znaleźć lepszą, uzyskać mocniejszą sieć itp. I na pewno rybak byłby jeszcze bardziej produktywny. Jak wyjaśnia w swoim artykule Peter F. Drucker, historycznie widzieliśmy, jak ta metoda działa od setek lat. Eliminacja zbędnych czynności i ulepszanie narzędzi pracowników zwiększa produktywność. I to trwa nawet teraz: wystarczy porównać komputery osobiste z 1995 roku i te z 2020 roku – i to, co dzisiejsze komputery mogą zrobić dla przeciętnego pracownika.

Ale co się stanie, jeśli spróbujemy zastosować tę samą metodę, powiedzmy, do pracownika HR?

Czy przeprojektowane, ulepszone narzędzia zapewniają lepsze wyniki?

Czy są w stanie dotrzeć do większej liczby osób w biurze?

Co nasuwa pytanie – czy produktywność HR jest obliczona na podstawie liczby pracowników, z którymi rozmawiają w ciągu dnia, czy też tego, jak dobrze pomagają im w ich problemach? Co mierzymy?

Aby dokładnie zmierzyć i poprawić produktywność, musisz najpierw rozeznać, czy Twoja firma wykonuje pracę ręczną, czy pracę związaną z wiedzą .

Praca ręczna a praca z wiedzą

Praca ręczna skupia się głównie na ilości przy jednoczesnym dążeniu do spełnienia minimalnych wymagań jakościowych. Widać to głównie w fabrykach, fabrykach, liniach montażowych… wszelkiego rodzaju masowej produkcji. Pracownik otrzymuje narzędzia i know-how, wykorzystując umiejętności, które już zna. A te same zasoby, które otrzymują, zostają po opuszczeniu firmy.

Praca z wiedzą skupia się w równym stopniu na ilości i jakości. Niektóre przykłady to edukacja (liczba uczniów nie jest tak ważna jak wiedza, którą przekazują), zdrowie (lekarze, pielęgniarki, technicy laboratoryjni) i inne. Podczas gdy otrzymują narzędzia do pracy, pracownicy wiedzy są odpowiedzialni za własne uczenie się, dzielenie się umiejętnościami, innowacje i mają większą autonomię. A kiedy opuszczają firmę, wiedza, którą zdobyli, idzie z nimi.

A ponieważ czystą pracę ręczną można zmierzyć za pomocą prostej formuły, takiej jak powyższa, praca oparta na wiedzy zawiera więcej czynników, którymi należy się zająć. Aby ten artykuł był dość krótki, zajmiemy się tylko pracą z wiedzą.

Jakie są zatem dobre wskaźniki do pomiaru wydajności pracowników?

Jak mierzyć produktywność

Jak wspomnieliśmy, sedno pracy nad wiedzą znajduje odzwierciedlenie w jednym pytaniu:

„Jakie jest zadanie?”

Dla kierownika projektu zadanie każdego dnia może być czymś innym. Pewnego dnia spędzają większość czasu odpowiadając na e-maile, kontaktując się z klientami i uczestnicząc w spotkaniach biurowych. Podczas gdy następnego dnia mogą analizować postępy w projekcie, zmieniać terminy, omawiać dalsze kroki z kierownikami działów i nie tylko.

Sprzedawcy wydaje się, że zadanie jest już znane – sprzedawać produkty. Muszą jednak również zaopatrywać półki, gromadzić pieniądze na koniec zmiany, załatwiać papierkową robotę dotyczącą uzupełniania zapasów, odbierać przesyłki, sprzątać…

Tak więc, aby dokładnie zmierzyć produktywność, Drucker twierdzi, że zaczyna się od zadania następujących pytań:

• Jakie jest Twoje zadanie?
• Jakie powinno być Twoje zadanie?
• Jakie niepowodzenia utrudniają Ci zadania?
• Jakie kroki należy wyeliminować?

Dopiero gdy pracownik zastanowi się nad tymi pytaniami, może zacząć odrzucać niepotrzebne kroki, które utrudniają produktywność. Te odpowiedzi pomogą im znaleźć sposoby rozwiązania pewnych problemów, pomagając w zwiększeniu produktywności.

1. Metoda wydajności pracy

Częściowa wydajność pracy

Ta metoda wykorzystuje najprostszy wzór na produktywność, o którym wspomnieliśmy powyżej – stosunek nakładów do nakładów.

Oblicza i pokazuje stosunek pojedynczego wejścia, na przykład, ile godzin zajmuje zaprojektowanie logo. Czas pracy to najczęstszy wkład, po prostu dlatego, że jest to kluczowy aspekt gospodarki i wydajności pracowników. Inne dane wejściowe to:

• Siła robocza/praca
• Koszty energii
• Użyte materiały
• Kapitał/Finanse

Firmy czasami preferują metodę częściowej wydajności pracy, ponieważ oblicza jeden wkład niezależnie od zbioru, dane są łatwe do interpretacji, poprawy i porównania z innymi branżami. Tak więc nasz kierownik zespołu projektowego mógł porównać trzygodzinną pracę swojego projektanta z innymi projektantami tego samego kalibru.

Ale jednocześnie nie pokazuje produktywności w kontekście całej wydajności, co może dawać mylące wyniki.

Wieloczynnikowa wydajność pracy

Ta metoda produktywności oblicza produkcję w stosunku do pracy i kapitału, ponieważ te dwa są zwykle traktowane jako najważniejsze nakłady.

Produkcja/(nakłady pracy (godziny przepracowane) + nakłady kapitałowe (zainwestowane $)) = Wieloczynnikowa produktywność

Wydajność wieloczynnikowa pomaga w identyfikacji danych wyjściowych z uwzględnieniem ważniejszych nakładów. W ten sposób obliczana jest również wydajność na poziomie krajowym. Jednak nadal pomija inne dane wejściowe, więc nigdy nie uzyskasz dokładnego obrazu ogólnej produktywności firmy.

Całkowita wydajność pracy

Wreszcie, całkowita wydajność pracy uwzględnia wszystkie powyższe nakłady we wzorze:

Całkowita produkcja/wszystkie nakłady (materiały + godziny pracy + energia + kapitał + inne wydatki) = całkowita wydajność czynników produkcji

Całkowita produkcja w tej metodzie dotyczy wszystkich materialnych wartości produkcji, a nie tylko wartości pieniężnej lub liczby pozycji/produktów/usług. Obejmuje:

1. Liczba gotowych produktów
2. Dywidendy
3. Zainteresowanie i
4. Inne przychody

Ta metoda jest doskonała, gdy firma musi zobaczyć swoją ogólną produktywność, ale na przykład okazuje się trudna do obliczenia, a także nie jest w stanie określić, jak bardzo poszczególne dane wejściowe wpłynęły na produktywność. Więc należałoby zebrać dodatkowe dane, aby uzyskać dokładniejsze odczyty.

2. Metoda przepracowanych godzin

Czas pracy wydaje się być najczęstszą jednostką danych wejściowych przy obliczaniu wydajności pracowników. Nowoczesne miejsce pracy wymaga od pracowników wykonywania zadań, które niekoniecznie są przedmiotem ich opisu pracy. Pamiętasz przykład projektanta?

W ich przypadku inne obowiązki obejmowałyby uczestnictwo w sesjach burzy mózgów, spotkania na stojąco, odpowiadanie na e-maile, monitorowanie postępów nowych rekruterów itp. Nie tylko badają i projektują stronę internetową firmy i ilustracje. A im wyżej się wspinają, obowiązki się przesuwają.

Zatem mierzenie przepracowanych godzin wydaje się najbardziej wiarygodnym sposobem, ponieważ pracownicy również otrzymują wynagrodzenie za godzinę.

Metoda przepracowanych godzin ma trzy podkategorie: godziny produkcyjne , jednostki na godzinę i godziny na jednostkę.

Produktywne godziny

Mierzenie produktywności wyłącznie za pomocą godzin produktywnych oznacza, że ​​skupisz się tylko na czasie, jaki pracownicy poświęcają na zadania, które im powierzono. Jedynym sposobem na dokładne zebranie tych informacji jest zastosowanie systemu śledzenia czasu.

Wprowadzasz oprogramowanie do śledzenia czasu w całej firmie i sprawiasz, że ludzie zaczynają wyznaczać sobie czas przy każdym ważnym zadaniu. Niektóre produkty, takie jak Clockify, pozwalają oznaczyć każde zadanie odpowiednią kategorią (naprawianie błędów, Jira, spotkania, pisanie raportów itp.). Możesz też filtrować te etykiety, aby zobaczyć, ile czasu poświęcono na określone zadania, w porównaniu z czasem spędzonym na tych, które nie przyczyniają się do postępu projektu.

System tagowania w Clockify pokazuje, które zadania mają najwięcej lub najmniej czasu.

Zadania tagowania mogą zapewnić naprawdę szczegółowe raporty produktywności, o ile są one dokładnie wykorzystywane. Poradniki na ten temat znajdziesz tutaj:

• Kategoryzacja wpisów czasu

Jednostki na godzinę

Ponownie, aby móc korzystać z formuły produktywności, powinniśmy zdecydować, co używamy jako wejścia i wyjścia.

Na przykład firma w ciągu czterech miesięcy wygenerowała produkty o wartości 130,00 dolarów. Zajęło to 15 pracowników, 22 dni robocze w miesiącu i 8 godzin pracy dziennie.

Wyjście to 130 000 dolarów. Dane wejściowe to skumulowane godziny, których zajęło pracownikom wygenerowanie tego dochodu. Więc najpierw musimy obliczyć dane wejściowe. Obliczenia będą wyglądać mniej więcej tak:

Nasza zdefiniowana produkcja to 130 000, ale aby dowiedzieć się, ile godzin zajęło wyprodukowanie kapitału, musimy pomnożyć wartości wszystkich czynników. Rezultatem jest 10 560 godzin na wytworzenie produktu.

Aby uzyskać wartość produktywności, musimy podzielić te dwie wartości. Widzimy wtedy, że 22 pracowników produkuje 12,3 sztuki na godzinę w okresie 4 miesięcy

Ten rodzaj obliczeń jest zwykle używany przez złożone firmy produkcyjne, takie jak Sony , Volkswagen, Siemens, Bosch itp.

Jednostki na godzinę

Aby obliczyć, ile jednostek pracownicy wytwarzają na godzinę, wystarczy odwrócić powyższą formułę produktywności.

Jeśli robią 12,3 jednostki na godzinę, to musielibyśmy podzielić 60 minut przez 12,3.

W gospodarce opartej na wiedzy ta formuła ma zastosowanie, jeśli chcesz na przykład obliczyć liczbę połączeń sprzedażowych wykonywanych przez każdego sprzedawcę na godzinę lub w telemarketingu i obsłudze klienta.

Nadaje się również do mniejszych firm produkcyjnych i zadań, takich jak dokowanie, załadunek, przetwarzanie żywności itp.

Jak dostosować formułę produktywności

Powiedzieliśmy, że gospodarka oparta na wiedzy ma wiele czynników, które musi uwzględnić. Pracownicy nie mają „tylko tego jednego zadania”. Większość z nich będzie miała zadania, które nie są całkowicie zawarte w ich opisie stanowiska, co wpłynie na ich produktywność.

Jak więc dokładnie to obliczyć, pamiętając o różnych czynnikach?

Utwórz linię bazową

Aby móc analizować wyniki, musisz najpierw stworzyć linię bazową – punkt odniesienia, względem którego będziesz mierzyć wyniki produktywności.

Oznacza to porównanie akceptowalnych, oczekiwanych kosztów (ile pieniędzy, energii, siły roboczej, godzin przeznaczonych na produkcję) z rzeczywistymi wynikami.

W przykładzie naszego projektanta 1,6 szkiców na godzinę może być oczekiwanym poziomem wydajności dla kierownika – punktem odniesienia. Jeśli jednak podstawą jest, powiedzmy, 2 szkice na godzinę, kierownik może powiedzieć, że projektant nie radzi sobie dobrze.

Oto konkretne kroki, aby dostosować formułę wyjścia/wejścia do własnych potrzeb:

Krok 1: Określ swój wkład

Zdecyduj, jaki aspekt produktywności chcesz ocenić. To określa twój wkład.

Mogą to być godziny pracy, wyprodukowane jednostki, godziny produkcyjne, koszt na godzinę itp.

Krok 2: Określ swoje wyniki

Wyjściem jest wynik końcowy: produkt końcowy. Może to być projekt marketingowy, pozyskiwanie klientów, udana sprzedaż w ciągu miesiąca, przychody itp.

Krok 3: Zastosuj formułę

Po ustaleniu wartości wejściowych i wyjściowych wystarczy zastosować je w podstawowym wzorze i obliczyć wynik.

Wyjście/Wejście = Wydajność

Krok 4: Porównaj to z linią bazową

Kiedy uzyskasz wyniki, porównaj je z tym, co określiłeś jako produktywny. Może to być liczba przepracowanych godzin lub ilość zasobów/pieniędzy wydanych na wyprodukowanie jednej części produktu i tak dalej.

W zależności od czynników, które uwzględniasz, obliczenia mogą stać się nieco bardziej złożone, jak w naszych przykładach powyżej.

3. Mierzenie produktywności poza liczbami

Chociaż nie jest to samodzielny pomiar produktywności, analiza produktywności poprzez cele może być o wiele bardziej użyteczna niż same liczby. Zwłaszcza w gospodarce opartej na wiedzy.

Ze względu na wiele aspektów wpływających na produktywność nie możemy polegać wyłącznie na liczbach. Tak więc, oprócz podejścia formułowanego, będziesz chciał zastosować jedną (lub więcej) z następujących metod:

Pomiar poprzez zarządzanie czasem

Najczęściej stosowaną metodą mierzenia produktywności pracowników jest to, jak dobrze zarządzają swoim czasem. Niezależnie od tego, czy poświęcają więcej lub mniej czasu na określone zadania, ile czasu poświęca się na rzeczy służebne lub marnuje. Przeprowadzone badania są zdumiewające i wiele mówią o naszych nawykach.

Coś tak prostego, jak grafik, może zapewnić doskonały przegląd całego zespołu i wkładu każdego pracownika w ogólną produkcję.

Oto przykład grafiku indywidualnego i zespołowego w aplikacji Clockify oraz wygenerowany raport na podstawie metryk czasu.

Dzięki cyfrowemu narzędziu do śledzenia czasu możesz przypisywać pracowników do projektu i pozwolić im śledzić czas każdego z ich zadań. Mogą nawet oznaczać je etykietami, dzięki czemu można łatwo śledzić, w którym aspekcie projektu są bardziej produktywni. Podobnie możesz zobaczyć, gdzie napotykają przeszkody i rozwiązać je na czas.

Mierzenie poprzez wyznaczone cele

Dwie firmy z tej samej branży mogą być równie wydajne i odnoszące sukcesy, ale nadal mają szalenie różne metody.

Można skupić się na przełamywaniu nowych obszarów, budowaniu lepszych produktów, podejmowaniu ryzyka poprzez innowacje. Dzięki temu ich klienci są zaangażowani i czekają, aby zobaczyć, co dalej.

Drugi pracuje nad poprawą już istniejących doświadczeń użytkowników, udoskonaleniem swoich usług i uczynieniem ich bardziej dostępnymi dla szerszego grona odbiorców. Moemen Ahmed z Gleeds Construction Consultancy dał świetny przykład z BMW i Toyotą :

„ Obie firmy mają ugruntowaną pozycję i długą tradycję sukcesów, jednak każda z nich realizuje zupełnie inną strategię.

Toyota słynie ze swojej strategii „całkowitej jakości”, która koncentruje się na dostarczaniu jak najszerszemu widocznemu rynkowi produktu, który posiada wszystkie wymagane funkcje o doskonałej jakości i przystępnej cenie dla większości konsumentów. Toyota przewodziła i była pionierem tego rodzaju strategii, zwłaszcza w latach 80. i 90., i okazała się bardzo skuteczna w dotrzymywaniu obietnic konsumentom na całym świecie.

Z drugiej strony BMW to firma, która stara się wdrażać zaawansowane technologie i dodatkowe funkcjonalności dla swoich konsumentów. Strategia BMW koncentruje się na dostarczaniu najwyższej klasy produktu, który oferuje konsumentom prestiż i luksusowe wrażenia za stosunkowo wysoką cenę. BMW nie skupia się na szerokiej części całego rynku samochodowego, zamiast tego koncentruje się wyłącznie na sektorach z najwyższej półki. ”

Badania wykazały, że pracownicy świadomi nadrzędnych celów swojej firmy są znacznie bardziej produktywni. Czują się bardziej związani, mają poczucie celu i miejsca w strukturze firmy. Aby zmierzyć produktywność na podstawie wyznaczania celów, możesz spróbować:

• Wyznaczaj kamienie milowe, które przybliżają organizację do celu
• Ustalaj mniejsze terminy, osiągalne porcje czasu dla każdego działu
• Obserwuj zarządzanie obciążeniem pracowników
• Spotkać się z

Na koniec możesz użyć obliczenia godzin produktywnych, aby zobaczyć czas potrzebny na osiągnięcie kamienia milowego.

Możesz jednak osiągnąć to samo bez formuł – jeśli kamień milowy został osiągnięty, jesteś na dobrej drodze. Ale jeśli tak nie było, możesz zacząć identyfikować problemy w każdym dziale i znaleźć sposoby na przywrócenie ich na właściwe tory.

Pomiar poprzez cele

Dzięki tej metodzie możesz zobaczyć, jak wydajność każdego pracownika przyczynia się do działalności firmy na większą skalę.

Jednym z niezawodnych sposobów jest użycie ocen wydajności. Są to metody śledzenia i obserwowania ogólnej wydajności pracy pracownika i mogą obejmować śledzenie obecności, relacje między biurami i ugodowość. Ostatecznie daje wyobrażenie o produktywności pracowników na bardziej empirycznym poziomie.

Pomiary są w dużej mierze opisowe, wykorzystują określone cele i opierają się na regularnych ocenach 1:1 (co jeden, trzy lub sześć miesięcy). Napisaliśmy archiwum dotyczące śledzenia wydajności, które naszym zdaniem może być przydatne podczas korzystania z tej metody.

• Dlaczego i jak tworzyć standardy wydajności (z przykładami)
• Zarządzanie wydajnością: wskazówki dotyczące tworzenia skutecznych ram
• Jak śledzić wydajność pracowników (za pomocą szablonów)
• Jak obliczyć i ocenić wydajność pracowników
• Przegląd wyników: 6 typowych metod

Pomiar ze sprzężeniem zwrotnym 360 stopni

Ten rodzaj pomiaru polega na zebraniu informacji od współpracowników konkretnego pracownika. Pierwsze znane zastosowanie tej metody miało miejsce w latach pięćdziesiątych przez firmę Esso Research and Engineering Company i od tego czasu przeszło wiele adaptacji i zmian.

Jednak główna idea pozostaje ta sama: produktywność danej osoby jest oceniana przez ludzi, z którymi na co dzień pracuje. I to nie tylko z własnych działów.

Niektórzy obawiają się, że ta metoda może być zawodna. Nigdy nie wiadomo, jak obiektywni mogą być czyjeś współpracownicy, a co więcej, oceniaj ich wyłącznie na podstawie wyników pracy. Na szczęście robimy postępy w rozwiązywaniu tego problemu, zapewniając odpowiednie szkolenie w zakresie informacji zwrotnych 360 stopni.

Wreszcie, jest to zalecane tylko dla małych firm, ponieważ ich pracownicy będą mieli więcej możliwości współpracy i kontaktu.

Bardzo ważne jest, aby zdecydować o okresie odcięcia, w którym możesz ocenić, czy metoda Ci odpowiada. Dodatkowo będziesz śledzić zmiany w wymaganiach rynku i klientów, ponieważ krajobraz ekonomiczny zmienia się co jakiś czas, bez względu na branżę.

Ponowna ocena metod i dostosowywanie ich co sześć miesięcy do roku (nawet wcześniej w razie potrzeby) to dobry sposób na śledzenie pomiarów produktywności. Ponieważ jeśli koszty pracy zostaną zmniejszone, docelowi klienci zmienią się lub zasoby wzrosną wykładniczo, wszystkie one w dużej mierze wpłyną na sposób wykonywania pracy.

Co wpływa na wydajność pracowników w firmie?

Teraz przyjrzymy się niektórym działom w firmie (w szczególności IT) i wszystkim czynnikom, które wpływają na ich poziom produktywności.

Aby zdobyć doświadczenie z pierwszej ręki, przeprowadziliśmy wywiady z kilkoma liderami zespołów Clockify w celu uzyskania ich opinii na temat mierzenia produktywności i sposobu, w jaki do niej podchodzą.

Obsługa klienta

Pierwszym z nich była nasza własna szefowa obsługi klienta, Jovana Kandic, o tym, jak obserwują produktywność oraz jakie czynniki są mierzone i analizowane:

„ Ogólnie rzecz biorąc, wydajność obsługi klienta mierzy się liczbą rozwiązanych zgłoszeń, pierwszym czasem rozwiązania, czasem pierwszej odpowiedzi… I to tylko dotyczy zgłoszeń. Sprawdzamy również liczbę zaakceptowanych wiadomości na czacie, procent nieodebranych lub odrzuconych połączeń, średni czas odpowiedzi i tym podobne.

Jest to bardzo mierzalne, ponieważ mamy wiele metryk, ale istnieje również ryzyko utraty kluczowego punktu we wszystkich danych. ”

To kolejny argument przemawiający za bardziej empirycznym podejściem do mierzenia produktywności tam, gdzie to możliwe. Zbytnie poleganie na liczbach może zaszkodzić pracownikom, zwłaszcza gdy nie są brane pod uwagę czynniki zewnętrzne.

Zasoby ludzkie

Poprosiliśmy również Biljanę Rakic, szefową działu HR w Clockify, o jej podejście do tematu:

„ Przyglądamy się wartościom ilościowym, na przykład liczbie pracowników, do których zwróciliśmy się o konsultacje i ocenę w ciągu miesiąca. Ale bierzemy też pod uwagę ogólną satysfakcję oraz ile szkoleń i kursów możemy przeprowadzić w ciągu roku.

Dodatkowo monitorujemy i mierzymy proces rekrutacji – liczbę kontaktowanych kandydatów, wskaźnik odpowiedzi i tym podobne. Zaczęliśmy również włączać ankiety satysfakcji, w których potencjalni kandydaci mogą ocenić doświadczenie z przedstawicielem HR.”

Programiści

Na koniec nasz główny programista, Ljubomir Simin, podzielił się swoimi dwoma centami za to, jak radzi sobie ze wskaźnikami produktywności:

„ Cóż, z jednej strony masz wymierne metryki – takie jak liczba zatwierdzeń kodu lub operacji na GitLab, aktywność kontroli źródła (liczba zmian, recenzji itp.). Dane są trochę syntetyczne, ale stanowią punkt odniesienia.

Z drugiej strony istnieją mierniki oparte na wynikach – czy osoba dotrzymała terminów, ile było błędów itp. Osobiście wolę mierzyć produktywność na podstawie większych terminów, gdy dotyczą one większej liczby głównych funkcji, które chcemy wdrożyć. Mniejsze zadania, takie jak te, które wykonujesz kilka dziennie, mają naprawdę niewielki wpływ. Wszystko to jednak oceniamy w takiej czy innej formie podczas przeglądów wydajności”.

Dlaczego należy mierzyć produktywność pracowników

Teraz wszystkie te informacje nasuwają pytanie: czy naprawdę warto obliczać produktywność pracowników i analizować wszystkie te dane?

Korzyści na dużą skalę z pomiaru produktywności

1. Lepsze wykorzystanie zasobów

Jak wspomniano wcześniej, produktywność jest wynikiem tego, jak dobrze zasoby i umiejętności są wykorzystywane do produkcji. Wiedza o tym, jak pracują Twoi pracownicy, jakiego oprogramowania używają i jak komunikują się ze współpracownikami, może dać Ci wyobrażenie o tym, gdzie Twoje zasoby są niedostatecznie wykorzystywane lub czy musisz wprowadzić coś nowego.

Będziesz wiedział, czy kupić nowe oprogramowanie, zapewnić dodatkowe szkolenia i kursy, czy będzie za dużo nadgodzin itp.

2. Identyfikuje niepotrzebne kroki

Pamiętasz przykład z rybakiem od początku? Wydajność polega na oszczędzaniu energii pracowników, aby pomóc im skoncentrować się na ważnych zadaniach. Nie powinni wydawać jej na zadania, które mogą zostać wyeliminowane lub wykonane przez innych.

Nieobciążeni pracownicy są bardziej produktywni, szczęśliwsi i chętni do cięższej pracy (choć nie więcej – więc nie korzystaj z tej okazji, aby zwiększyć ich obciążenie pracą!).

3. Zmniejsza koszty na wszystkich poziomach

Obliczając produktywność na podstawie stosunku produkcji do zainwestowanego kapitału, z czasem można zobaczyć, gdzie należy wprowadzić zmiany w budżecie. Być może niektóre procesy kosztują Cię więcej niż to konieczne, o czym nie zdawałbyś sobie sprawy bez danych dotyczących produktywności, które zgromadziłeś na przestrzeni czasu.

To samo dotyczy kosztów czasu, energii i siły roboczej.

4. Pozwala dostosować się do rynku

To tak, jakby trzymać rękę na pulsie firmy. Gdy zmienia się rynek, zmienia się również strategia Twojej firmy, aby nadążać za popytem, ​​konkurencją i trendami. Pracownicy mogą cierpieć pod presją i zwiększonymi lub zmienionymi zasadami.

Śledzenie ich produktywności za pomocą ustalonej metody może sygnalizować problemy znacznie wcześniej, przed trwałym uszkodzeniem.

5. Odzwierciedla wydajność systemu

Kiedy będziesz świadomy poziomu produktywności swoich pracowników, z czasem pokaże to, jak dobrze działa Twój system. Łatwiej będzie wprowadzić zmiany, a będziesz wiedział dokładnie kiedy, gdzie i jak, bez szkody dla firmy. Bez straty czasu, strat finansowych i mniej stresujących zmian.

Indywidualne korzyści z pomiaru produktywności

1. Mniej zmarnowanego czasu

Powodów marnowania czasu może być wiele. Jednak jednym z największych czynników zawsze wydają się być media społecznościowe, dłuższe przestoje podczas przerw, opóźnianie zakończenia zadań i tak dalej. Pomiar produktywności może ujawnić te obszary bezczynności oraz częstotliwość ich występowania.

Chociaż możesz przymknąć oko na trochę straconego czasu, jeśli zdarza się to rzadko, zbyt duża jego ilość może spowodować duże zwlekanie, co skutkuje pośpiechem w pracy i stresem z powodu zbliżających się terminów. A większość pracowników nawet nie zdaje sobie sprawy, ile czasu spędzili bezmyślnie na przeglądaniu!

Śledząc ich czas i analizując raporty, możesz wykorzystać te dane, aby wyjaśnić, w jaki sposób to zwodniczo krótkie rozproszenie uwagi bardzo się sumuje. Niezależnie od tego, czy są tego świadomi, czy nieświadomi, pracownicy zaczną być bardziej uważni i razem możecie nawet ustalić cele, aby skrócić ich czas przeglądania.

• Jak rozpoznać zmarnowany czas
• Najlepsze sposoby śledzenia godzin pracy

2. Wzrost produktywności

Sprawdzony system analizy produktywności usprawnia etykę pracy ludzi. Wiedząc, że ich praca jest odpowiednio oceniana i nagradzana, są bardziej skłonni czuć się spełnieni i zmotywowani do cięższej pracy.

Większa satysfakcja z pracy przekłada się na mniejszy stres i mniejszą rotację firmy.

3. Bardziej wykwalifikowani pracownicy

Jak wspomniano wcześniej, wyniki pomiarów produktywności mogą w odpowiednim czasie wskazać luki w przepływie pracy i dokładnie zidentyfikować ich przyczynę. Chociaż wiele z nich może być czynnikami, które są poza twoją kontrolą (sprawy rodzinne, problemy finansowe, zdrowie psychiczne lub fizyczne itp.), tym, których widzisz i kontrolujesz, brakuje umiejętności lub wskazówek.

Możesz to naprawić, organizując odpowiednie szkolenia, doskonaląc określone umiejętności, dostarczając materiały do ​​czytania lub mentorów, aby pomóc wypełnić luki w wiedzy.

4. Bardziej zmotywowani pracownicy

Mierzenie produktywności oznacza, że ​​możesz częściej oceniać swoich pracowników. To okazja do przypomnienia im o kierunku firmy i poznania ich roli w tym kierunku. W ten sposób pomagasz im w tworzeniu profesjonalnych ideałów i celów, które mogą być zgodne z celami firmy.

Dzięki temu czują się mniej jak trybik w maszynie, a bardziej jak integralna część obrazu.

Wreszcie, trener produktywności i autor Strefy produktywności, Penny Zenker, przedstawia argumenty za określeniem, co uważasz za produktywność i jak ta wiedza może stworzyć lub złamać plan poprawy produktywności. W tym wywiadzie opowiada o zarządzaniu energią, o tym, dlaczego krótsze terminy mogą być lepsze i jak metody wydajności muszą być dostosowane do każdej osoby.

Podsumowując

Pomiar produktywności to temat, który obejmuje tak wiele różnych możliwości. W tym artykule chcieliśmy pokazać, jak wiele jest w nim aspektów. I chociaż formuły i metryki mogą wydawać się skomplikowane, główna idea pozostaje niezwykle prosta: produktywność = wydajność / wkład.

Jednak z opublikowanych badań, artykułów i opinii ekspertów możemy wywnioskować, że poleganie tylko na danych może zaszkodzić twojej analizie. Aby uzyskać pełny obraz produktywności jednej osoby, musisz mieć jakąś formę danych wejściowych od osoby do osoby i informacji zwrotnych od innych pracowników.

Ponieważ ostatecznie na produktywność wpływa wiele czynników. A które z nich zdecydujesz się wziąć pod uwagę, zależy od własnych ideałów i celów Twojej firmy. Mamy nadzieję, że ten artykuł dostarczył przydatnego wglądu w ogólne (i bardziej szczegółowe) zasady pomiaru produktywności. Powodzenia!