Tech czwartek: krytyczne wskazówki dotyczące projektowania biura i planu miejsc dla szczęśliwszych pracowników

Opublikowany: 2021-08-08

Obecnie coraz więcej osób pracuje w domu lub w coworkingu przynajmniej przez część tygodnia. Badania wykazały, że fizyczne miejsca pracy wpływają na samopoczucie i wydajność pracowników. A wszechobecny projekt otwartego biura faktycznie ogranicza współpracę, zgodnie z badaniem przeprowadzonym w 2018 r. przez Harvard.

Projektowanie biura podlega ciągłym zmianom, a firmy zmieniają układy swoich biur, aby poprawić zadowolenie, zaangażowanie i produktywność pracowników. Czytaj dalej, aby uzyskać 5 wskazówek i wskazówek, które pomogą odświeżyć projekt biura, a także przewodnik dotyczący korzystania z oprogramowania do układania i rozmieszczania Social Tables w celu tworzenia skutecznych projektów biurowych.

1. Twórz wszechstronne układy biur, które sprzyjają społeczności i kreatywności

Na szczęście czasy boksów z wysokimi ścianami już za nami. Ale jeśli plany otwartych pięter są również problematyczne, jaki jest właściwy sposób na zaprojektowanie przyjaznej przestrzeni do pracy, która promuje skupienie i zaangażowanie?

Sięgnij po coraz popularniejsze przestrzenie coworkingowe i preferuj miejsca pracy dzięki mieszance stylów mebli i stref pracy w całej przestrzeni. Uwzględnij obszary, w których pracownicy mogą się spotykać w centralnych, ogólnodostępnych przestrzeniach przeznaczonych dla grup o różnej wielkości. Dzięki zróżnicowanym lokalizacjom członkowie zespołu mogą przeprowadzać burzę mózgów twórczych pomysłów na nadchodzący projekt, odpowiadać na pytania ze spotkania lub zmusić zespół do dotrzymania terminu.

Elementy projektu, które zbliżają pracowników, a nie rozdzielają:

  • Duże, rodzinne stoły z mieszanką ławek i krzeseł stanowią doskonałe miejsce spotkań. Umieść je na obu końcach dużego pomieszczenia, tak aby więcej niż jedna duża grupa mogła zebrać się w tym samym czasie, jeśli to konieczne.
  • Otwarta strefa odpoczynku z zaaranżowaną wyspą kuchenną, otoczona stołkami barowymi. Dołącz gniazdka elektryczne i stacje ładowania, aby ludzie mogli pracować i ładować swoje urządzenia mobilne podczas jedzenia.
  • Zbuduj bar do parzenia kawy w centralnej lokalizacji z mieszanką długich stołów i stolików kawiarnianych w pobliżu. Jest to doskonały sposób na to, aby ścieżki pracowników z różnych działów czasami się krzyżowały.
  • Uwzględnij „komfortowe” strefy pracy z kanapami i krzesłami klubowymi, które zachęcają do spędzania czasu na małych rozmowach i aktualizacjach projektów.
  • Twórz przyjazne zakątki, w których ludzie mogą pracować w pojedynkę i w razie potrzeby kontaktować się z pobliskimi współpracownikami.

Projektuj tabele miejsc w biurze, bez stresu

Rozpocznij bezpłatnie

2. Twórz układy do siedzenia, które wspierają współpracę

Badanie przeprowadzone w 2017 roku przez Massachusetts Institute of Technology wykazało, że badacze trzy razy częściej współtworzyli artykuły z osobami, które pracowały w ich najbliższym otoczeniu, niż z tymi, którzy pracowali 400 metrów dalej. Badanie to potwierdza odkrycia badacza przestrzeni roboczych i profesora MIT Thomasa Allena, który opracował „krzywą Allena” w latach 70. XX wieku. Jego badania wykazały, że ludzie pracujący blisko siebie mają tendencję do częstszego współdziałania i wspólnego rozwijania pomysłów, podczas gdy współpraca spada, gdy pracownicy oddalają się od siebie.

Tak więc, chociaż przestrzenie do współpracy są niezbędne, ważne jest również umieszczenie stanowisk pracy poszczególnych pracowników, podobnie jak koncentracja Twojej firmy lub działu. Na przykład zespoły w szybko zmieniających się branżach, takich jak marketing i technologia, muszą znajdować się blisko siebie w środowisku, które zachęca do komunikacji. Ale pozycje wymagające dużej ilości badań i edycji mogą wymagać spokojnego zakątka, w którym przerwy są nieliczne. O czym należy pamiętać podczas przydzielania miejsc biurowych:

  • Ogólnie rzecz biorąc, członkowie zespołu, którzy polegają na kreatywności i częstym przekazywaniu pomysłów, powinni siedzieć blisko siebie, aby wzmocnić współpracę. Role, które czerpią korzyści z kreatywnych klastrów, mogą obejmować zespoły badawczo-rozwojowe i marketingowe.
  • Osoby pracują na różne sposoby, pracując najbardziej produktywnie. Chociaż utrzymywanie zespołów blisko siebie jest często właściwym wyborem, zwracaj uwagę, gdy najlepsi gracze mówią, że najlepiej pracują z dala od zgiełku.
  • Rozmieszczaj swoich pracowników strategicznie. Badanie przeprowadzone przez Harvard Business School i firmę Cornerstone OnDemand zajmującą się rozwiązaniami z zakresu usług biznesowych wykazało, że wydajność i jakość pracy wzrosły, gdy ustawiono tabele miejsc siedzących w celu zebrania określonych pracowników. Badanie wykazało, że sadzanie pracowników o wysokiej produktywności/niskiej jakości pracy w pobliżu tych o niskiej produktywności/wysokiej jakości pracy poprawiło wydajność obu typów pracowników. Tymczasem badania wykazały, że idealnym rozwiązaniem jest umieszczenie przeciętnych wykonawców blisko siebie.
Układ sali konferencyjnej

Fizyczne przestrzenie robocze wpływają na samopoczucie i produktywność pracowników, a projektowanie otwartych biur faktycznie ogranicza współpracę.
Kliknij, aby tweetować

3. Stwórz przestrzenie biurowe, które wspierają dobre samopoczucie pracowników

Pracownicy spędzają w pracy około jedną trzecią swojego życia. To, jak postrzegają swoją pracę i miejsca pracy, wpływa na wydajność, utrzymanie pracowników i zdolność przyciągania najlepszych i najzdolniejszych w swojej branży. Oto, jak układ i udogodnienia mogą poprawić samopoczucie pracowników:

  • Niech stanie się światłość. Naturalne światło jest coraz ważniejsze dla pracowników. Jeśli pozwala na to przestrzeń i okna, zaprojektuj swoje miejsce pracy tak, aby jak najwięcej pracowników znajdowało się w pobliżu naturalnych źródeł światła.
  • Dodaj rośliny i zieleń w całym biurze.
  • Twórz „pokoje doładowania”, w których pracownicy mogą ucinać sobie kocie drzemki, medytować lub na krótki czas odwracać uwagę od pracy.
  • Rozważ biurka, które zmieniają się z siedzenia na stojące.
  • Oferuj różnorodne opcje siedzisk i stołów, aby promować ruch. Czasami zmiana scenerii pomaga pracownikom utrzymać produktywność.

4. Uwzględnij „ciche” i prywatne miejsca pracy, aby zwiększyć produktywność

Pracownicy potrzebują niezawodnych lokalizacji do skoncentrowanych okresów pracy. Po raz kolejny stosunek stref ciszy do przestrzeni wspólnych będzie zależał od rodzaju projektów pracowniczych. Na przykład analitycy danych, stratedzy biznesowi i pisarze potrzebują przestrzeni, w której mogą zagłębić się w swoją pracę bez przerw między sesjami burzy mózgów i spotkaniami. Tymczasem praca kierowników ds. zasobów ludzkich i kierowników projektów polega zwykle na współpracy przez cały dzień.

Wskazówki dotyczące projektowania układu biura, który zapewni pracownikom ciszę, której potrzebują:

  • Pracownicy grupowi, którzy wymagają długich okresów skupienia blisko siebie.
  • Jeśli to możliwe, zlokalizuj pracowników, którzy potrzebują ciszy, za rogiem lub w oddzielnym pomieszczeniu od przestrzeni współpracy, aby rozmowy ze współpracownikami były mniej inwazyjne.
  • Twórz dźwiękoszczelne sale do prowadzenia rozmów konferencyjnych i sprzedażowych. Biuro Google w Amsterdamie ma urocze przyczepy kempingowe wokół biura na spotkania, które nie zakłócają reszty biura.
  • Wyznacz jedną strefę komfortu (z kanapami i miękkimi krzesłami) dla pracowników, którzy potrzebują ciszy, aby mogli cieszyć się zmianą scenerii w ciągu dnia, tak jak ich bardziej współpracujący współpracownicy.

Dodatkowa wskazówka: w tym wywiadzie dla The New York Times, ekspert ds. produktywności, Cal Newport, naucz się, jak koncentrować się w pracy, naucz się „głębokiej koncentracji” poza biurkiem.

5. Pomyśl o ustawieniu siedzeń w biurze jako o płynnym, a nie stałym

Obecnie ramy czasowe na przeprojektowanie biura to lata, a nie dekady. Kilka firm co kilka miesięcy zmienia nawet układ siedzeń biurowych. Kayak wykorzystuje nowo zatrudnionych pracowników jako okazję do zmiany miejsc w biurze, podczas gdy firma Valve, firma zajmująca się grami, pozwala pracownikom przenieść się do miejsc, które najlepiej sprawdzają się przy nowych projektach z mobilnymi stacjami roboczymi na kółkach.

Chociaż biurka na kółkach nie są możliwe w każdym miejscu pracy, kadra kierownicza i kierownicy biur powinni przyjąć nastawienie „zmień to”. Kiedy lokalizacja biurek i wspólnych stołów szkodzi produktywności, porozmawiaj z pracownikami o optymalnej konfiguracji i dokonaj zmian. Zwinność jest niezbędna dla Twoich usług i Twoich pracowników — Twoja przestrzeń biurowa powinna odzwierciedlać tę wartość.

Jak zaprojektować plan miejsc do biura w 7 prostych krokach

Korzystanie z narzędzia do tworzenia planów pięter może pomóc w wyobrażeniu sobie projektów biurowych i renowacji w całej firmie — od San Francisco po Singapur. Dzięki narzędziu do układania i aranżacji miejsc siedzących możesz tworzyć projekt i wprowadzać zmiany wydajniej niż podczas szkicowania go na papierze. Za pomocą tego narzędzia można przechowywać układy wielu biur na potrzeby przyszłych przeprojektowań oraz dzielić się pomysłami i inspiracją z członkami zespołu podczas procesu projektowania.

Stwórz plan miejsc biurowych za pomocą kilku kliknięć

Rozpocznij bezpłatnie

Wykonaj poniższe czynności, aby użyć narzędzia do planowania pięter Social Tables, które pomoże Ci zaprojektować układ biura, którym z dumą możesz się podzielić ze swoim zespołem:

Krok 1: Utwórz nowe wydarzenie

Wybierz „Wydarzenia” z menu po lewej stronie, a następnie „+ Utwórz wydarzenie” w prawym górnym rogu. W przypadku przeprojektowania biura firmy w Chicago nazwij wydarzenie „Chicago Office Layout” lub podobnie. Chcesz mieć łatwy dostęp do tych plików w razie potrzeby. Dodaj datę wydarzenia, która jest zgodna z harmonogramem projektu biura lub remontu.

Krok 2: Utwórz lub prześlij układ biura

Jeśli Twoje biuro ma prosty prostokątny kształt, na początek możesz wprowadzić długość i szerokość przestrzeni. Jednak w większości przypadków będziesz chciał przesłać istniejący plan piętra biura w formacie .pdf, .jpg lub .png. Dzięki temu układ obejmuje wszystkie zakamarki, sale konferencyjne i hole wejściowe, dzięki czemu możesz maksymalnie wykorzystać przestrzeń. Kierownik biura powinien mieć układ, lub możesz skontaktować się z kierownikiem budynku, jeśli wynajmujesz powierzchnię biurową.

Krok 3: Stwórz tablicę wizyjną do projektowania biura

Użyj sekcji „Prześlij pliki”, aby utworzyć tablicę wizyjną dla projektu. Dodaj obrazy do dokumentu i prześlij dokument na wydarzenie. To doskonałe miejsce do przechowywania zdjęć mebli biurowych, które wybierasz, lub inspiracji projektowych z innych biur.

Krok 4: Utwórz listę pracowników biurowych

Utwórz listę „Uczestników” do przeprojektowania biura z pracownikami jako gośćmi. Wybierz „Pamięć” z menu po lewej stronie, a następnie wybierz „+ Nowy” w prawym górnym rogu. Następnie możesz dodać wszystkich pracowników w biurze jednocześnie za pomocą pliku CSV lub dodawać ich pojedynczo.

Skorzystaj z sekcji notatek, aby podać szczegóły, które mają wpływ na ustawienie miejsc siedzących, takie jak określenie członków zespołu projektowego, którzy potrzebują miejsca do pracy blisko siebie lub recepcjonisty, który musi znajdować się w pobliżu wejścia.

Krok 5: Zaprojektuj układ biura

To fajna część! Wybierz „Chicago Office Layout” i wybierz zdjęcie krzesła (Obiekty) z menu po lewej stronie. Poznaj opcje i pozwól, aby projekt Twojego biura nabrał kształtu, wybierając żądany obiekt, przeciągając go do układu i klikając miejsce, w którym chcesz go umieścić w przestrzeni. Wybieraj spośród prostokątnych stołów, otoman, sof, stolików kawowych, paproci i nie tylko. Możesz przenosić i przenosić w trakcie, a także zapisywać wersje, jeśli nie masz pewności co do zmian. Oto kilka dodatkowych wskazówek dotyczących procesu projektowania:

  • Zacznij od dodania schodów, drzwi i okien, a także przeszkód i stałych elementów wyposażenia w przestrzeni.
  • Wybierz kształty stołów i krzeseł najbliższe wyobrażeniom o przestrzeni.
  • Możesz też tworzyć niestandardowe obiekty.
  • Użyj obiektów „Żywność i napoje”, takich jak „Bar”, „Stacja z napojami” i „Stolik kawowy”, aby utworzyć wspólne strefy kawy, przekąsek i napojów.
  • Użyj opcji „Audio & Visual”, aby określić lokalizację gniazd elektrycznych i oświetlenia, a także ekranów projekcyjnych i telewizorów do wideokonferencji.
  • Użyj opcji „Administracja i biznes” i wybierz „Flip Chart” lub „Sztaluga”, aby oznaczyć tablice.
  • W sekcji „Meble” znajdziesz opcje „Sofa” i „Loveseat”, które idealnie nadają się do projektowania wygodnych stref do współpracy lub stref ciszy.
  • Bądź kreatywny! Wybierz „Stół do kart” w sekcji „Administracja i biznes”, aby wyznaczyć przestrzeń biurową do zabawy i gier. Dodaj zieleni do swojego biura, wybierając z menu „Rośliny”. (Zielone biura mają również pozytywny wpływ na funkcje poznawcze i dobre samopoczucie pracowników.)

Krok 6: Utwórz plan miejsc w biurze

Dopasuj pracowników do ich stanowisk pracy, wybierając „Obiekty”, a następnie wybierając trzy poziome kropki na dole menu po lewej stronie. Wybierz „Uczestnicy”, a pojawi się lista nazwisk pracowników, które utworzyłeś wcześniej. Wybierz nazwę, a następnie kliknij biurko, na którym będą siedzieć.

Krok 7: Udostępnij układ biura i tabelę miejsc

Kreator planów pięter Social Table ułatwia wysyłanie układu biura do decydentów i członków zespołu. Aby udostępnić projekt, utwórz plik PDF, który można udostępnić, korzystając z ikony PDF w prawym górnym rogu w „Układzie Chicago Office”.

Udostępnienie układu jest szczególnie pomocne, gdy projektujesz biuro w innym stanie, a nawet kraju. Pracownicy, którzy na co dzień pracują w przestrzeni, mogą zauważyć problemy z projektem lub ustawieniem miejsc siedzących, których nie jesteś świadomy z daleka. Jest to również pomocny sposób na wzbudzenie emocji związanych z ulepszonym układem biura.

Gotowy do łatwego zaprojektowania (i przeprojektowania) biur swojej firmy? Poznaj możliwości dzięki oprogramowaniu do układania wydarzeń Social Tables.

Ożyw lepsze siedzenia biurowe

Ucz się więcej

Szukasz więcej informacji na temat projektu aranżacji biura?

Jak zaprojektować układ biura?

Przed zakupem mebli zalecamy zaopatrzenie się w rozplanowanie przestrzeni biurowej. Następnie określ kilka opcji dla typów mebli biurowych, które chcesz, i użyj narzędzia do układania online, aby zobaczyć, jak różne opcje będą pasować do przestrzeni.