Co to jest faktura cykliczna? + Jak skonfigurować je dla łatwych pieniędzy

Jednym z największych wyzwań przy prowadzeniu biznesu jest stworzenie efektywnego systemu płatności. Po fakturach zwykle następują niekończące się dalsze wiadomości e-mail i telefony do klientów. Dla małych firm, którym brakuje bezpieczeństwa gotówki i ogromnych zasobów, każda opóźniona płatność może być niepokojąca.

A gdyby istniał sposób na zautomatyzowanie całego procesu fakturowania i wcześniejsze obciążenie firmy w sposób korzystny dla obu stron? Tutaj w grę wchodzi cykliczna faktura.

Pozwala stworzyć system, w którym faktura jest wysyłana do klienta w regularnych odstępach czasu. Są one zwykle powiązane z ich kartami kredytowymi za ustaloną kwotę, co pomaga obu stronom zachować kontrolę nad płatnościami.

W tym przewodniku przyjrzymy się niektórym zaletom faktury cyklicznej oraz sposobom konfiguracji systemu rozliczeniowego. Sprawdzimy też, czy system jest odpowiedni dla Twojej firmy. Zanurzmy się!

Co to jest faktura cykliczna?

Faktura cykliczna to faktura, która jest automatycznie wysyłana do Twoich klientów w regularnych odstępach czasu. Zawierają one te same dane do faktury i są idealne dla firm, które oferują te same usługi w regularnych odstępach czasu.

Pomaga stworzyć wydajny system, który regularnie wystawia rachunki klientom, bez konieczności przypominania i ręcznego wysyłania faktury.

Firmy, które zwykle korzystają z faktur cyklicznych, to wypożyczalnie, usługi abonamentowe, firmy marketingowe i konsultanci. Jednak nie ogranicza się to tylko do tych branż. Każda firma, która oferuje niewielkie lub żadne zmiany w swoich usługach, może skonfigurować faktury cykliczne w celu usprawnienia procesu rozliczeniowego.

Potrzebujesz więcej klientów?

Uzyskaj więcej pracy jako freelancer dzięki naszej BEZPŁATNEJ książce: 10 nowych klientów w 30 dni . Wpisz swój adres e-mail poniżej, a wszystko jest twoje.

Pobierz teraz

Na przykład, jeśli jesteś właścicielem małej agencji SEO, możesz zaoferować swoim klientom stały pakiet marketingowy. Pakiet prawdopodobnie będzie miał standardową wycenę miesięcznie. Zamiast co miesiąc wystawiać rachunek z tymi samymi szczegółami, możesz po prostu skorzystać z faktury cyklicznej, na której wystawiane są rachunki Twoich klientów.

Firma może korzystać z faktury cyklicznej po uzyskaniu zgody klienta na regularne obciążanie regularną kwotą. Opłata jest następnie naliczana do dnia wygaśnięcia umowy lub gdy klient zdecyduje się na zmianę procesu rozliczeniowego.

Faktury cykliczne są często zautomatyzowane i zależą od oprogramowania, które wykonuje pracę za Ciebie. Po prostu ustaw szablon z danymi klienta i usiądź wygodnie. Możesz wybrać automatyczne wysyłanie faktury co miesiąc lub dokonywanie zmian w przypadku jednorazowych zleceń, zanim trafi ona do klienta.

Faktura cykliczna różni się od faktury standardowej na dwa sposoby:

Po pierwsze , szczegóły standardowej faktury różnią się w zależności od usługi. Każda faktura standardowa jest inna i jest wystawiana po wykonaniu usługi.

Po drugie , większość szczegółów faktury cyklicznej jest ustalana z wyprzedzeniem i opiera się na pakiecie, na którym klient się zeruje. Jednak dane do standardowej faktury są wypełniane po wykonaniu usługi. W niektórych przypadkach klient może nawet poprosić o korekty na fakturze.

Faktura cykliczna to podstawa każdej małej firmy, która oferuje usługi pakietowe w regularnych odstępach czasu. W następnej sekcji przyjrzymy się niektórym zaletom korzystania z tego systemu rozliczeniowego.

Korzyści z używania faktury cyklicznej

Faktura cykliczna pomaga usprawnić proces księgowy. Przyjrzyjmy się niektórym zaletom korzystania z tego systemu.

1. Poprawia przepływ środków pieniężnych

Faktura cykliczna zapewnia dochód w regularnych odstępach czasu. Twoje przepływy pieniężne są stale zwiększane co miesiąc, aby pomóc Ci pokryć koszty i wydatki z powodu powtarzających się przychodów.

Znajomość ilości pieniędzy, które wpłyną, pomaga również w dokładnych prognozach przepływów pieniężnych. Nie oznacza to, że powtarzające się faktury powinny być jedyną podstawą prognozy przepływów pieniężnych. Pomoże Ci jednak dowiedzieć się, ile pieniędzy możesz bankować każdego miesiąca.

Po ustaleniu, ile możesz zarobić co miesiąc, planowanie wydatków również staje się łatwiejsze do opanowania. Gwarantowany miesięczny dochód może pomóc w podejmowaniu świadomych decyzji biznesowych, gdzie i jak planować wydatki.

2. Przyspiesz swoje płatności

Jedną z największych przeszkód dla małych firm jest terminowe otrzymywanie płatności. Faktura cykliczna może pomóc Ci przebić się przez niekończące się e-maile i dalsze działania. Ponieważ większość płatności cyklicznych jest ustalana z wyprzedzeniem, klient ma lepsze pojęcie o terminie płatności i może lepiej zaplanować.

Wysyłając faktury w regularnych odstępach czasu, możesz zachęcić do rutyny płatności. Gdy klienci wiedzą, kiedy mają zapłacić, może to pomóc im lepiej zaplanować harmonogramy płatności.

Po ustaleniu rutyny prawdopodobnie będzie mniej nieodebranych płatności. Pomaga uniknąć niezręcznych działań następczych i oszczędza czas. Dla klienta nie musi on pamiętać o dokonywaniu płatności i unikać opłat za opóźnienia. Zwycięski!

Oprócz tego niektóre faktury cykliczne umożliwiają również powiązanie z kartą kredytową klienta. Dzięki temu proces płatności będzie wygodniejszy dla obu stron.

3. Oszczędza czas

Faktura cykliczna pozwala zaoszczędzić czas na dwa główne sposoby. Po pierwsze, spędzasz mniej czasu na pogoni za płatnościami. Po drugie, pomaga to uniknąć tworzenia faktury od zera co miesiąc.

Niezależnie od tego, czy ustawisz automatyczne wysyłanie rachunków, czy zmienisz wersję roboczą, pomagasz uniknąć powielania wysiłków. Pomaga także uwolnić zasoby na inne działania.

Chociaż tworzenie nowej faktury co miesiąc nie jest czasochłonne, opodatkowuje Twoje zasoby. To prawda, zwłaszcza w przypadku małych firm, które dysponują ograniczonymi zasobami. Czas można lepiej wykorzystać na inne funkcje, takie jak marketing i sprzedaż.

4. Rób mniej błędów

Za każdym razem, gdy tworzysz fakturę, ryzykujesz popełnieniem błędu. Stworzenie zautomatyzowanego systemu fakturowania pomaga popełniać mniej błędów.

Skorzystaj z oprogramowania do faktur online, aby utworzyć szablon faktury, ustawić harmonogram i w razie potrzeby wprowadzić zmiany. Pomaga stworzyć zautomatyzowany proces, w którym nie ma miejsca na błędy ludzkie.

Możesz przejrzeć wszelkie zmiany, jeśli zamówienie ulegnie zmianie, ale główna faktura pozostaje niezmieniona. Oznacza to mniej błędów i koniec z powielaniem pracy.

5. Popraw relacje z klientami

Z biegiem czasu terminowe faktury i mniej kontroli płatności przekładają się na lepsze relacje z Twoim klientem. Kontynuacja płatności może być niezręczna, zwłaszcza w przypadku klientów długoterminowych.

Skonfigurowanie faktury cyklicznej pomaga Tobie i klientowi lepiej zarządzać harmonogramami płatności. Łącząc kartę kredytową ze swoimi systemami płatności, masz pewność płatności. Pomaga skupić się na rezultatach, a nie na pogoni za płatnościami.

Pomaga również klientowi postrzegać Cię jako część ich rozszerzonego zespołu, a nie dostawcę ad hoc. Fakturując w regularnych odstępach czasu, stajesz się częścią ich budżetu i stajesz się naturalnym przedłużeniem ich procesu planowania.

6. Integracje i wiele opcji bram

Większość oprogramowania rozliczeniowego umożliwia również integrację z innymi systemami, takimi jak platformy zarządzania relacjami z klientami, systemy księgowe i bramki płatności.

Pozwalają one na pełny przegląd dokumentacji każdego klienta i promują przejrzystość. Pozwala Twojemu zespołowi mieć lepszy obraz klientów i promuje współpracę.

Oprogramowanie do rozliczania cyklicznego umożliwia również wybór spośród wielu opcji płatności. W przypadku awarii jednej bramy klienci zawsze mogą wybrać inny tryb płatności. Daje im elastyczność i pozwala zabezpieczyć się przed wszelkimi usterkami i awariami w jednym systemie płatności.

Spójność i dokładność powtarzającego się urządzenia może pomóc w stworzeniu płynnego harmonogramu płatności. Jest to korzystne zarówno dla klienta, jak i dla Ciebie, ponieważ oszczędza czas i ogranicza niepotrzebne działania następcze.

W następnej sekcji przyjrzymy się, jak skonfigurować system faktur cyklicznych dla swojej pracy.

Jak ustawić fakturę cykliczną?

Aby ustawić fakturę cykliczną, musisz najpierw utworzyć fakturę w swoim oprogramowaniu. Chociaż dokładne kroki będą zależeć od wybranego oprogramowania, podstawy pozostają takie same.

Weźmy przykład FreshBooks. Pierwszym krokiem jest utworzenie faktury, którą następnie można przekonwertować na szablon faktury cyklicznej (obrazek poniżej).

Aby utworzyć fakturę cykliczną, wykonaj następujące czynności:

1. Wybierz datę

Po utworzeniu faktury należy ustawić datę i częstotliwość faktury. Pod harmonogramem cyklicznym wybierz kolejną datę wystawienia, kiedy zostanie wygenerowana pierwsza faktura.

Termin jest zwykle ostatnim lub początkiem miesiąca, w zależności od umowy. Następnie wpisz, jak często chcesz generować fakturę. Możesz wybierać spośród opcji rocznych, miesięcznych lub tygodniowych. Pozwala również ustawić niestandardowy zakres, jak co sześć tygodni.

Następnie ustaw liczbę potrzebnych faktur. Będzie to zależeć od długości Twojej umowy i wahać się od nieskończonej liczby (dłuższe umowy) do x liczby faktur (mniejsze projekty).

2. Wstaw zsumowaną pracę

Po ustaleniu daty dodaj pracę, która ma zostać obciążona klientem. Tutaj możesz dodać uwagi, spóźnione opłaty lub inne warunki istotne dla klienta.

Oprogramowanie rozliczeniowe umożliwia również automatyczne dodawanie wszystkich prac i wydatków, które są powiązane z tym konkretnym klientem. Podczas konfigurowania faktury cyklicznej kliknij przycisk „Dodaj linię”, a następnie wybierz „importuj nierozliczone czasy i wydatki” (obrazek poniżej).

Tutaj możesz wybrać jedną z trzech opcji - wszystkie nierozliczone czasy i wydatki, tylko nierozliczone czasy lub tylko nierozliczone wydatki. Ustaw okres dla tych wydatków, a oprogramowanie automatycznie będzie śledzić wszystkie wydatki i czas na wygenerowanie faktury.

3. Uwzględnij całkowitą należność

Następnie uwzględnij sumę należną klientowi. Ostateczna kwota będzie obejmować wszystkie wydatki i czas prześledzony w danym okresie.

Tutaj możesz również dodać dodatkową opłatę lub wykonaną pracę. Kwota rachunku pojawi się w szablonie faktury cyklicznej, jak pokazano na powyższym obrazku.

4. Dodaj klienta, którego dotyczy i ustaw na cykliczny

Aby rozpocząć wystawianie faktury cyklicznej, dodaj klienta. W opcjach dostawy wybierz „wysyłaj faktury automatycznie” lub „utwórz szkice faktur i wyślij ręcznie”. Druga opcja dotyczy tych faktur, które mogą wymagać dodania dodatkowej pracy lub czasu spędzonego nad projektem w określonym przedziale czasu.

Ustaw fakturę na cykliczną. Możesz łatwo przeglądać szablony faktur cyklicznych (jak pokazano na powyższym obrazku).

Po naprawieniu szablonu faktury cyklicznej usiądź wygodnie i pozwól, aby oprogramowanie się tym zajęło. Chociaż większość programów oferuje szeroką gamę usług, niektóre najlepsze praktyki mogą pomóc w maksymalnym wykorzystaniu tego systemu rozliczeniowego.

W następnej sekcji przyjrzymy się kilku wskazówkom, o których należy pamiętać podczas projektowania systemu fakturowania cyklicznego.

Najlepsze praktyki dotyczące faktur cyklicznych

Większość powtarzających się programów ma już wdrożone standardowe środki, które pomagają stworzyć skuteczny system. Jednak niektóre aspekty, takie jak kiedy wystawiać rachunek i jak najlepiej chronić swoje płatności, mogą pomóc w stworzeniu hermetycznego systemu płatności i stworzeniu przejrzystego systemu, który przyniesie korzyści zarówno Tobie, jak i klientowi.

Wykorzystaj w pełni oprogramowanie, pamiętając o kilku wskazówkach. Pomogą Ci one jeszcze bardziej usprawnić cykl rozliczeniowy.

1. Termin wystawienia faktury

Firmy mają różne cykle płatności – podczas gdy niektórzy wolą początek miesiąca, inni często płacą swoim pracownikom i dostawcom pod koniec miesiąca. Upewnij się, że dostosowujesz cykl rozliczeniowy do standardu obowiązującego w Twojej okolicy.

Ponieważ faktury cykliczne mają na celu ustalenie zdrowej rutyny płatności, planowanie płatności zgodnie z ich naturalnym schematem płatności pomoże Twojej firmie. Klient prawdopodobnie będzie postrzegał Cię jako przedłużenie swoich płatności wewnętrznych.

2. Zawsze otrzymuj pisemne potwierdzenie rozliczeń cyklicznych

Fakturowanie cykliczne wykorzystuje informacje o karcie kredytowej klienta i inne dane. Oprócz tego upewnij się, że masz również pisemną zgodę klienta na regularne rozliczanie go.

Chociaż Twoja główna umowa może obejmować czas trwania rozliczeń, posiadanie pisemnej umowy na wykorzystanie ich informacji finansowych to świetny sposób na uniknięcie późniejszych sporów.

Powinna również zawierać informację o tym, kiedy i na jaki okres wypłacisz pieniądze oraz o uzgodnionej płatności.

3. Pracuj jednorazowo w ramach umowy

Faktury cykliczne są zwykle używane w przypadku pakietów zbiorczych, ale czasami możesz również wykonać jednorazowe zlecenia dla klienta w danym miesiącu.

Upewnij się, że uwzględniłeś to w swojej pisemnej umowie. Należy wziąć pod uwagę dwie rzeczy. Po pierwsze, czy będziesz korzystać z tej samej metody płatności. Po drugie, czy jednorazowa praca będzie rozliczana razem z usługami subskrypcji.

Czy faktura cykliczna jest skonfigurowana dla Twojej firmy?

Niezależnie od tego, czy jesteś platformą e-commerce, czy firmą programistyczną, system faktur cyklicznych jest odpowiedni dla wszystkich firm. Jest to prawdopodobnie najlepsze rozwiązanie dla firm, które świadczą regularne usługi.

To świetny sposób na zautomatyzowanie i przyspieszenie procesu płatności, z korzyścią zarówno dla Ciebie, jak i dla klienta. Pomaga im zaplanować wydatki i ustalić harmonogram płatności klienta, pomagając im uniknąć opłat za opóźnienia i innych opłat.

Oto niektóre rodzaje działalności, które mogą odnieść znaczne korzyści z systemu rozliczeń cyklicznych:

• Firmy świadczące comiesięczne usługi, takie jak agencja marketingu cyfrowego ze stałą liczbą postów lub docelowych treści.
• Firmy zajmujące się comiesięcznym utrzymaniem ruchu, które oferują wsparcie, takie jak utrzymanie oprogramowania i maszyn.
• Firmy oferujące comiesięczne szkolenia lub warsztaty edukacyjne. Są to zwykle stała liczba sesji wykonywanych w regularnych odstępach czasu.
• Firmy programistyczne, które oferują usługi lub pakiety oparte na subskrypcji za opłatą licencyjną lub abonamentem miesięcznym.

Najlepszą częścią faktur cyklicznych jest to, że jest elastyczny i może być dostosowany do Twoich potrzeb. Na przykład, jeśli prowadzisz działalność sezonową lub wstrzymujesz usługi dla klienta, po prostu wstrzymaj cykliczną fakturę i uruchom ją ponownie po powrocie.

Niezależnie od tego, czy jesteś freelancerem, czy małą firmą, system rozliczeń cyklicznych to świetny sposób na wyrobienie sobie zdrowego nawyku płatniczego. Nie tylko zabezpiecza Twoje płatności, ale także pomaga w regularnym wystawianiu faktur. Wysyłanie cyklicznej wiadomości e-mail w tym samym czasie, co cykliczną fakturę jest łatwe, jeśli chcesz powiadomić klientów o ich płatności.

W zamknięciu

System rozliczeń cyklicznych to świetny sposób na uniknięcie pokonywania płatności i tworzenia zdrowej rutyny płatniczej. Pomaga zaoszczędzić czas, popełniać mniej błędów i zapewnia zdrowy przepływ gotówki dla Twojej firmy.

Pomaga klientowi zaplanować wydatki, a dzięki mniejszej liczbie wezwań do zapłaty prowadzi do lepszej współpracy z Tobą. Ponieważ system wymaga wstępnej autoryzacji płatności, zapewnia również pewność płatności.

W zależności od oprogramowania możesz utworzyć harmonogram fakturowania. Po prostu utwórz szablon i pozwól oprogramowaniu uzupełnić szczegóły. Następnie automatycznie wyśle ​​rachunek do klientów jak w zegarku.

Upewnij się, że uzyskałeś pisemną zgodę na wykorzystanie danych finansowych klienta. Zaplanowanie harmonogramu fakturowania wokół ich cykli płatności również pomaga w stworzeniu efektywnego systemu. Więc na co czekasz? Skonfiguruj swój system już dziś!

Podtrzymuj konwersację...

Ponad 10 000 z nas prowadzi codzienne rozmowy w naszej bezpłatnej grupie na Facebooku i bardzo chcielibyśmy Cię tam zobaczyć. Dołącz do nas!

Jimmy Rodriguez jest dyrektorem operacyjnym Shift4Shop, całkowicie bezpłatnego rozwiązania e-commerce klasy korporacyjnej. Zajmuje się pomaganiem sprzedawcom internetowym odnieść sukces w Internecie, opracowując strategie marketingu cyfrowego i zoptymalizowane doświadczenia zakupowe, które zwiększają konwersje i poprawiają wyniki biznesowe.
Przeczytaj więcej od Jimmy'ego.