Jak zwiększyć produktywność w wysoce współpracującej zdalnej przestrzeni roboczej

Jeśli kupisz coś za pośrednictwem naszych linków, możemy zarobić pieniądze od naszych partnerów stowarzyszonych. Ucz się więcej.

W erze cyfrowej, w której miejsca pracy są zdominowane przez milenialsów i ich żądny wędrówek sposób myślenia, termin „współpraca” nabiera nowych znaczeń.

Zapewne zdajesz sobie sprawę, że freelancer i praca zdalna to rosnący trend wśród milenialsów. Chociaż wspaniale jest móc współpracować z odległych (nawet egzotycznych) miejsc rozsianych po całym świecie, współpracując przez Internet, choć jeśli nie jest to zrobione prawidłowo, produktywność może mieć żniwo.

W dzisiejszych czasach Six Sigma i Kanban menedżerowie (i pracodawcy w ogóle) bardzo poważnie traktują produktywność. A dlaczego nie mieliby? Konkurencja między przedsiębiorstwami i firmami w każdej branży jest dziś śmieszna. Co więcej, w dzisiejszych czasach zarówno pracodawcy, jak i pracownicy mają tendencję do nadawania „równowadze między pracą a życiem prywatnym” bardzo wysokiego priorytetu. Tak więc pracodawcy z pewnością chcieliby jak najlepiej wykorzystać swoich pracowników i zoptymalizować ich wydajność do absolutnego maksimum.

Wydajność w tradycyjnych miejscach pracy była funkcją wielu różnorodnych czynników, takich jak:

• Projekt biurka: Biurko pracownika jest jego podstawową przestrzenią do pracy i powinno być starannie zaprojektowane, w sposób ułatwiający komunikację i zapewniający pewną prywatność. Sztuką jest znalezienie odpowiedniej równowagi między nimi.
• Środowisko biurowe: Ogólny projekt biura również odgrywa ważną rolę w wydajności pracownika. Wpływa to nie tylko na prostą ergonomię i może mieć głęboki wpływ na ogólny stan zdrowia i samopoczucie pracownika. Dlatego posiadanie odpowiedniego oświetlenia, wentylacji i klimatyzacji jest tak samo ważne, jak posiadanie dobrze zaprojektowanych sal konferencyjnych, korytarzy i salonów.
• Personalizacja: Uważa się, że personalizacja przestrzeni może zwiększyć Twoje emocjonalne połączenie z pracą. Małe, nie zaśmiecające miejsca przedmioty osobiste, takie jak zabawki na biurko, ramki na zdjęcia itp., mogą sprawić, że pracownik poczuje się lepiej w domu i poprawi koncentrację, zwiększając w ten sposób produktywność.
• Kultura pracy: Tworzenie pozytywnej kultury firmy jest bezpośrednio związane z poziomem produktywności pracowników. Jest to po prostu niezaprzeczalny fakt, ale wciąż jest często pomijany przez duże korporacje. Pozytywna kultura pracy to taka, która sprzyja poczuciu przynależności wśród pracowników, zachęca ich do robienia częstych przerw na doładowanie i promuje otwartą współpracę między różnymi zespołami.
• Narzędzia programowe: Jakość narzędzi programowych (i ogólnie zasobów) dostępnych dla pracowników jest krytycznym czynnikiem wpływającym na ich poziom produktywności i wydajności.

To tylko niektóre z wielu czynników, które wpływają na produktywność pracowników pracujących w zwykłym biurze firmowym.

Jednak gdy mówimy o zdalnej przestrzeni roboczej, takiej jak biuro w domu lub dom na plaży na Bahamach, to pracownik jest szefem projektu biurka i środowiska pracy. Przestrzeń robocza byłaby wówczas (domyślnie) spersonalizowana i zoptymalizowana zgodnie z ich upodobaniami, dzięki czemu nie pozostają one już kontrolowanymi czynnikami wpływającymi na ich produktywność. W rzeczywistości badanie przeprowadzone przez University of Minnesota z 2017 roku sugeruje, że „kreatywni geniusze” wolą zagracone, ruchliwe miejsce pracy.

Oczywiście zawsze istnieją wskazówki i taktyki, które pomogą zaprojektować idealne domowe biuro, które jest wygodne, a jednocześnie poważne.

Ale to, co nadal pozostaje takie samo, to oprogramowanie używane przez pracowników do wykonywania rzeczywistych zadań. Zazwyczaj narzędzia programowe są ustandaryzowane w całej firmie, dlatego pracodawca nadal odgrywa ważną rolę w wpływaniu na produktywność pracowników w tym zakresie.

Mówiąc prościej, zwiększenie produktywności w wysoce współpracującym, wirtualnym obszarze roboczym telepracowników sprowadza się do wyboru oprogramowania przez firmę. Jednak dla doświadczonych technologicznie milenialsów oprogramowanie to coś więcej niż tylko narzędzie do wykonania zadania. Tak jak projektowanie wysoce produktywnej fizycznej przestrzeni roboczej – architektura, projektowanie wnętrz, projektowanie konstrukcji itp. – wymaga wielu przemyśleń, tak samo jest w przypadku wirtualnej przestrzeni roboczej.

Stworzenie oprogramowania, które zapewnia doskonałe wrażenia użytkownika (UX), a co za tym idzie, zwiększa produktywność, wymaga dużej kreatywności i myślenia projektowego. Co więcej, oprogramowanie ze wspaniałym interfejsem użytkownika (UI) motywuje pracowników do robienia więcej.

Rzućmy więc okiem na niektóre narzędzia do zdalnej współpracy, które naprawdę wyróżniają się z tłumu, jeśli chodzi o zwiększenie produktywności dzięki znakomitemu interfejsowi użytkownika/UX. Jako bonus wymienione narzędzia będą przyjazne dla kieszeni, ale nie będą obniżać jakości.

Narzędzia do zdalnej współpracy

Narzędzia do szybkiej i ostrej komunikacji

Chociaż przesyłanie e-maili w tę i z powrotem służy celom komunikacji, istnieją niezliczone narzędzia i aplikacje (bezpłatne i płatne), które oferują kompleksowe usługi komunikacyjne: połączenia głosowe, połączenia wideo, udostępnianie ekranu i wiadomości błyskawiczne przez Internet . Ale tylko garstka z nich jest godna uwagi i faktycznie zwiększa produktywność zamiast zwiększać kłopoty.

Jak już zapewne zgadłeś, Slack rządzi tutaj na listach przebojów. Dzięki konkurencyjnym cenom i atrakcyjnemu bezpłatnemu planowi ze wszystkimi funkcjami, których możesz potrzebować, nic dziwnego, że Slack jest globalnym punktem odniesienia dla komunikatorów internetowych.

Popularne alternatywy jakości to Google Hangouts i Skype, które posiadają wszystkie funkcje, ale wydają się nieco gorsze od Slacka pod względem interfejsu i intuicyjności.

Narzędzia do wspólnego zarządzania zadaniami

Bycie na tej samej stronie może być wyzwaniem, zwłaszcza gdy Ty i Twoi koledzy jesteście oddaleni o tysiące mil. Na szczęście istnieją aplikacje, które pomagają usprawnić pracę, śledzić postępy oraz promować produktywność i odpowiedzialność w zespole.

Asana jest jedną z godnych uwagi, ponieważ nie przytłacza Cię mnóstwem zaawansowanych funkcji, a po prostu oferuje wszystkie podstawy – tworzenie kalendarzy, przypisywanie zadań i ustalanie priorytetów – w starannie zaprojektowanym pakiecie. Trello to świetna alternatywa, która przyjmuje podejście Kanban do zarządzania projektami, z intuicyjnymi tablicami i kartami typu „przeciągnij i upuść”.

Oba są bardzo przystępne cenowo, a darmowy plan Trello jest więcej niż wystarczający dla startupów i małych firm.

Narzędzia do wspólnej dokumentacji

Żadna firma ani firma nie istnieje bez dokumentacji. Chociaż dokumentacja może być żmudna, dobry interfejs użytkownika może sprawić, że wszystko stanie się interesujące i przyspieszyć.