13 zdalnych firm udostępnia swoje ulubione narzędzia do współpracy [Expert Roundup]
Opublikowany: 2020-12-16W ostatnich latach w wielu branżach rośnie liczba pracy zdalnej. Ma wiele zalet: wygodę, oszczędność czasu i pieniędzy, zwiększenie produktywności, większą koncentrację i elastyczność. Dla 65% pracowników praca w domu to powód, by jeszcze bardziej polubić swoją pracę. Według badania FlexJobs praca zdalna jest najbardziej poszukiwanym rodzajem elastycznej organizacji pracy (80%), a zaraz za nim plasuje się elastyczny harmonogram (71%).
Jednak dla właścicieli firm w 2020 roku przestawienie firmy w tryb zdalny - całkowicie lub częściowo - może stać się strategią przetrwania z jeszcze więcej powodów. Teraz to nie tylko sprytny sposób na obniżanie kosztów, uruchamianie międzynarodowych operacji, współpraca z zagranicznymi partnerami. Praca zdalna to także sposób na dostosowanie się i zapewnienie zespołowi dystansu społecznego wymaganego do radzenia sobie z globalną pandemią.
Na szczęście istnieje wystarczająco dużo narzędzi i platform, które umożliwiają płynne operacje online i komunikację związaną z pracą. Kiedy zarządzasz pracownikami zdalnymi, ważne jest, aby wiedzieć, jakich narzędzi zwiększających produktywność i narzędzi do współpracy online używać oraz w jaki sposób pomogą Ci one zarządzać Twoją firmą z dowolnego miejsca.
Poprosiliśmy 13 zdalnych firm o udostępnienie ulubionych narzędzi do współpracy, które możesz rozważyć w swojej firmie.
Jonathan Holloway, bez egzaminu
Jako firma działająca w 100% zdalnie, w dużym stopniu polegamy na pakiecie produktów Google do współpracy. Arkusze Google i dokumenty Google są dla nas ogromne. Ich pakiet ma wszystko, czego potrzebujemy, od czatu wideo, przez rozmowy konferencyjne, po udostępnianie plików i współpracę nad dokumentami.
W przeszłości próbowaliśmy innych produktów, takich jak Slack, Trello i Airtable. Odkryliśmy, że najłatwiej jest mieć jedno miejsce dla wszystkich naszych potrzeb, zamiast zarządzać kilkoma różnymi usługami.
Działamy na rynku od 2013 roku, aw 2015 roku w pełni zdalnie. Jesteśmy brokerem w zakresie cyfrowych ubezpieczeń na życie. Okazało się to łatwiejsze dla wyższych sprzedawców zdalnych, ponieważ staraliśmy się znaleźć wykwalifikowany talent w naszym regionie. Od tego czasu zdecydowaliśmy, że wymaganie od ludzi przychodzenia do biura nie jest konieczne. Jest to profit nr 1, który możesz zapewnić pracownikom.
Jonathan Holloway
Jonathan jest współzałożycielem No Exam, firmy zajmującej się cyfrowymi ubezpieczeniami na życie.
Katie Horgan, asystentka udzielająca
Nieustannie myślimy o sposobach łączenia się z naszymi zdalnymi pracownikami. Nasze dwa najlepsze narzędzia to Slack i Google Hangouts, ponieważ każde z nich służy do innego celu.
Używamy dedykowanych kanałów Slack do wysyłania wiadomości błyskawicznych do naszych pilotów, do których zapraszamy całą firmę.
Do czatów wideo używamy Google Hangouts, gdy tylko jest to możliwe.
Katie Horgan
Katie jest współzałożycielką i wiceprezesem ds. Rozwoju biznesu w programie Certified B Corp i programie nagród za zakupy GivingAssistant.org. Specjalizuje się w identyfikowaniu, rozwijaniu i wprowadzaniu nowych pomysłów na rynek.
Greg Mercer, skaut dżungli
Do zeszłego roku byliśmy zespołem całkowicie zdalnym i nawet teraz tylko około połowa zespołu pracuje w biurach (w Austin, Vancouver i Shenzhen).
Jako zespół intensywnie wykorzystujemy Slack , Zoom , Airtable i Dysk Google . Używamy Slacka do naszej szybkiej i codziennej komunikacji, a także do świętowania urodzin, osiągnięć lub przypadkowych przekomarzania się. Używamy Zoom do wszelkich spotkań, które mamy. Airtable służy do śledzenia zadań indywidualnych i zespołowych oraz postępów w realizacji określonego projektu. W przypadku udostępniania plików Dysk Google jest dla nas najłatwiejszy do udostępniania i współpracy jednocześnie, co często robimy jako zespół.
Greg Mercer
Greg jest założycielem i CEO Jungle Scout. Greg zaczynał jako sprzedawca na Amazonie i szybko zdał sobie sprawę, jak trudne jest badanie produktów, więc założył Jungle Scout, oprogramowanie do badania produktów, które pomaga innym sprzedawcom Amazon rozpocząć i rozwijać ich firmy.
Rhiannon Payne, Sea Foam Media
W celu zapewnienia płynności wewnętrznych procesów biznesowych i sprzedażowych korzystamy z następujących narzędzi:
- Trello (zarządzanie projektami i zadaniami)
- Slack (komunikacja wewnętrzna)
- Telegram (komunikacja z klientem zewnętrznym)
- Dokumenty Google
- Qwilr (propozycje klientów)
- HelloSign (kontrakty)
- MailChimp (kampanie e-mailowe)
Trello jest tutaj prawdziwym MVP, ponieważ pozwala nam zachować elastyczność i skalowalność, ponieważ jest tak prosty, ale wysoce konfigurowalny. Mój kierownik projektu i ja spędziliśmy dużo czasu w ciągu ostatniego roku na testowaniu A / B różnych strategii optymalnego wykorzystania Trello. Teraz nasze procesy są dobrze dopasowane, ale zawsze jesteśmy otwarci na nowe pomysły dotyczące optymalizacji rzeczy dalej.
Dostosowałem również tablice Trello specjalnie, aby pomóc mi w zarządzaniu naszym lejkiem sprzedaży, ponieważ stale pojawia się wiele nowych potencjalnych klientów i możliwości współpracy. Pomaga również fakt, że Trello jest darmowy, a ponieważ już wydajemy dużo na inne narzędzia, takie jak Premium Slack, miesięczne oszczędności mają duży wpływ.
Dla kogoś, kto dopiero zaczyna korzystać z Trello, czasami może on onieśmielać, ponieważ * jest * tak konfigurowalny. Polecam obejrzenie filmów instruktażowych na YouTube, jak rozpocząć konfigurowanie tablic, list, kart i list kontrolnych dla swojego zespołu. Możesz także używać tablic tylko po to, aby pozbyć się swoich kreatywnych pomysłów i przechowywać listy osobistych zadań do wykonania!
Rhiannon Payne
Od 2012 roku buduję i zarządzam zdalnymi, rozproszonymi zespołami do 50 osób. To moja pasja, obecnie piszę książkę o The New Distributed Workforce, która ma się ukazać 1 czerwca. W zeszłym roku wypowiadałem się na ten temat na konferencjach w Amsterdamie i San Francisco, aw tym roku będę prowadził wykłady / panele na ten temat w ONZ, SF i Wielkiej Brytanii.
David Alexander, Mazepress
Jako twórca stron internetowych i marketer cyfrowy współpracujący z zespołem freelancerów i klientów na całym świecie, ważne jest, abyśmy korzystali z narzędzi do współpracy, aby zapewnić, że nasza praca może być wykonywana tak wydajnie, jak to tylko możliwe.
Naszym preferowanym narzędziem jest Asana , ze względu na przyjazny dla użytkownika interfejs użytkownika i łatwość, z jaką umożliwia on wdrażanie nowych współpracowników i klientów.
Asana zapewnia wszystkie niezbędne funkcje, takie jak zarządzanie zadaniami, kalendarze, listy kontrolne, które możemy ponownie wykorzystać i raportowanie postępów, ale jest również rozszerzalne, dzięki czemu możemy dostosować przepływ pracy, aby zawierał niestandardowe pola, zależności zadań i inne funkcje, które są często wymagane od nas pracować najlepiej jak potrafimy.
Liczba firm, z którymi mam kontakt, które nadal polegają na wewnętrznych e-mailach jako głównym sposobie komunikacji w zespole, jest zdumiewająca i jest to coś, co nieustannie wskazuję jako fundamentalną nieefektywność, którą należy naprawić.
Odpowiedź? Używać narzędzi do zarządzania projektami i współpracy, aby umożliwić bardziej szczegółową rozmowę na temat konkretnych szczegółów, a nie rozwlekłe e-maile, w których szczegóły często giną.
Istnieje wiele świetnych narzędzi, ale dla nas Asana zaznacza wszystkie pola, ale używamy również integracji, takich jak Dysk Google , Evernote i inne usługi zewnętrzne, które mogą współpracować z Asaną.
David Alexander
David jest marketerem cyfrowym i „internetowym facetem”, który ma za sobą ponad dekadę pomagania MŚP i osobom prywatnym w korzystaniu z technologii nie tylko w celu przetrwania, ale także rozwoju w nowym cyfrowym ekosystemie. Dokumentuje również swoje eksperymenty, niepowodzenia i ciekawe narzędzia w Mazepress. To totalny nerd, który zaczął programować w wieku 13 lat, ale prawdę mówiąc, zdecydowanie woli sztukę. David był także zwolennikiem kryptowalut, decentralizacji i technologii blockchain.
Greg Dorban, Ledger Bennett
Ledger Bennett to wielokrotnie nagradzana, międzynarodowa agencja marketingowa B2B obsługująca globalne przedsiębiorstwa i firmy zajmujące się skalowaniem. Zbudowaliśmy kulturę pracy zdalnej i współpracy, aby pomóc nam zapewnić lepszą obsługę Twoich klientów. Dzięki czterem lokalizacjom (2 w Wielkiej Brytanii i 2 w USA), oprócz pracy w biurach klientów, lokalizacjach zdalnych i pracy z domu, będziemy regularnie zatrudniać 50% pracowników w poszczególnych lokalizacjach danego dnia.
Jednym z największych wyzwań, jakie napotkaliśmy, jest pobudzenie współpracy, specjalistyczny wkład we właściwym czasie i widoczność dla wszystkich interesariuszy projektu. Ponieważ jest to firma usługowa, a nie standardowe produkty, jest to potęgowane przez różnice czasu w różnych lokalizacjach wynoszące 8 godzin.
Używamy wielu narzędzi, które nam w tym pomagają. Wewnętrznie używamy Asany do przydzielania zadań i Synergist do planowania wydajności. Używamy również połączenia Slack , WhatsApp i Skype (niezależnie od tego, czego używa nasz klient), aby usprawnić współpracę, nie tylko wewnętrzną, ale i zewnętrzną z klientami.
Jednak zdecydowanie najważniejszą częścią są nasze zasady dotyczące obowiązkowych kamer wideo podczas wszystkich rozmów. Ciągle jesteśmy w grupach Skype'a i prowadzimy rozmowy wideo, nawet pozostawianie wideo poczty głosowej jest krótkie. Ta bezpośrednia widoczność jest nie tylko ważna dla budowania naszej kultury jako jednego zespołu firmy, niezależnie od lokalizacji, ale pomaga skuteczniej komunikować niuanse tego, co próbujemy osiągnąć.
Ogólnym plusem jest szybsza realizacja pracy dzięki efektywnemu podwójnemu dniowi pracy, zapewniającemu prawie 24-godzinny zasięg i szerszy tygiel doświadczenia i wiedzy, niż można to osiągnąć w jednym miejscu.
Greg Dorban
Greg Dorban ze stażysty stał się właścicielem firmy w międzynarodowej agencji marketingowej w ciągu nieco ponad 5 lat. Kieruje strategią w Ledger Bennett i jest aktywnym inwestorem w start-upy, nieruchomości i nowe technologie.
Natalie Athanasiadis, Ormi Media
Naszym ulubionym narzędziem jest wszystko, co mieści się pod parasolem G Suite . Mamy ekspertów współpracujących przy projektach w wielu strefach czasowych, więc utrzymanie porządku jest kluczem do naszej wydajności.
Używamy arkuszy Google do zarządzania projektami i kampaniami, zadań do przydzielania działań zespołowi, używamy Hangouts do współpracy i nadrabiania zaległości. Jest to zdecydowanie najlepsze narzędzie, z którego korzystamy, a ponieważ to wszystko pod jednym parasolem, nie mamy otwartych 100 różnych zakładek i narzędzi. Możemy zrobić wszystko z poziomu naszej karty e-mail i dowolnych arkuszy kalkulacyjnych kampanii.
Natalie Athanasiadis
Natalie jest właścicielem i szefem ds. Rozwoju w Ormi Media. Jest marketerem cyfrowym i specjalistą ds. SEO współpracującym z firmami na całym świecie.
Crisantos Hajibrahim, Prodoscore
Prodoscore to całkowicie „wirtualna” firma, zatrudniająca pracowników w całych Stanach Zjednoczonych. Jak możesz sobie wyobrazić, narzędzia do współpracy są dla nas bardzo ważne, aby zachować łączność i być na bieżąco we wszystkich istotnych sprawach.
Wybraliśmy G Suite Google jako nasz pakiet do współpracy, który bardzo dobrze się sprawdził. Jest przystępny cenowo, profesjonalny i łatwy w użyciu - skalowalny, ponieważ musimy spełniać wszystkie nasze wymagania komunikacyjne. Najlepsze jest to, że nigdy nie musimy się martwić o utratę dokumentów lub ich szybkie znalezienie, nawet jeśli autorem był ktoś inny.
Crisantos Hajibrahim
Jako wysoce zmotywowany, doświadczony technologicznie innowator, przedsiębiorca i wizjoner, Crisantos założył dwie firmy działające w chmurze i często występuje na imprezach branżowych.
Ollie Smith, Expert Pewnie
Jako firma całkowicie zdalna, a nasz zespół jest rozproszony po całym świecie, potrzebujemy świetnych narzędzi do współpracy online, które pozwolą nam funkcjonować jako efektywny zespół. Moim wyróżnikiem musi być aplikacja Slack . To fantastyczne narzędzie pomaga nam:
- Zachęcanie do współpracy - eliminuje wiele barier, które tradycyjnie stanowiły przeszkody dla przejrzystości i współpracy. Jako założyciel i dyrektor generalny daje mi wgląd w to, co myśli mój zespół, nie ingerując jednocześnie w ich role.
- Zmniejszył ruch internetowy o połowę - Slack eliminuje większość operacji tam iz powrotem, które wypełniały moją skrzynkę odbiorczą.
- Pozwoliło mi to uprościć proces „jeden na jeden” - umożliwia łatwe organizowanie spotkań „jeden na jeden” i stanowi historyczny zapis każdej rozmowy z dowolnym członkiem zespołu.
Ollie Smith
Moja przygoda z przedsiębiorczością rozpoczęła się w wieku 18 lat od pożyczki z Prince Charles Trust for Young Entrepreneurs. Od tamtego czasu z sukcesem zarządzam moją obecną firmą przez ostatnie 8 lat.
Amber Hinds, Road Warrior Creative
Narzędziem nr 1, które pozwala naszemu zespołowi efektywnie współpracować, jest bez wątpienia Basecamp . Wzdrygam się na myśl o dniach, zanim wprowadziliśmy narzędzie do zarządzania projektami do naszych procesów i bałbym się wracać do nich.
Basecamp jest scentralizowanym centrum całej naszej komunikacji, zarówno wewnętrznej, jak i z klientami, i przechowuje wszystko udokumentowane i zapisane w kalendarzu - zapewnia nam harmonogram i organizację oraz jest tak przydatne, że mój partner i ja nawet dzielimy się projektem Basecamp, aby zarządzać naszymi osobistymi życie!
Dwa inne narzędzia, które są przydatne dla naszego zespołu zdalnego, to G Suite , który umożliwia łatwą współpracę nad dokumentami w czasie rzeczywistym, oraz Zoom , w którym prowadzimy bezpośrednie spotkania zespołu i klientów.
Oprócz tych narzędzi stworzyliśmy również i stale dodajemy do wewnętrznej bazy wiedzy / instrukcji obsługi pracowników, zbudowanej jako chroniona hasłem witryna WordPress. Dokumentowanie procesów i standardów było kluczowe dla naszego sukcesu i zminimalizowania czasu rozruchu, gdy nowy pracownik wchodzi na pokład.
Ponieważ nie mamy luksusu pozwalania nowym pracownikom na śledzenie współpracowników w pierwszych dniach ich pracy, posiadanie dobrze udokumentowanych procesów jest niezbędne do płynnego pozyskiwania nowych członków zespołu. Wiele osób może nie zdawać sobie sprawy, że WordPress może być używany w intranetach lub innych niepublicznych witrynach internetowych, ale jest to świetne narzędzie do wszelkiego rodzaju zastosowań i było idealne dla naszych potrzeb, gdy tworzyliśmy naszą instrukcję obsługi.
Amber Hinds
Jestem dyrektorem kreatywnym i dyrektorem generalnym Road Warrior Creative, agencji marketingu cyfrowego, która specjalizuje się w markach żywności i organizacjach społecznych.
Hamna Amjad, Ridester
Będąc zespołem zdalnym, używamy wielu narzędzi do współpracy, aby zapewnić, że wszyscy członkowie naszego zespołu są na tej samej stronie i wszystko jest zgodne z agendą naszej firmy. Nasze najczęściej używane narzędzia to Dokumenty Google do dokumentacji, Slack do komunikacji i Dysk Google do udostępniania plików. Ale ostatnio zaczęliśmy korzystać z Trello i cieszymy się, że pomogło nam ono zarządzać naszym przepływem pracy, usprawnić naszą współpracę i zwiększyć produktywność.
Używamy tablic, list i kart Trello do organizowania i ustalania priorytetów naszych projektów. Możesz tworzyć listy rzeczy do zrobienia, delegować zadania i przekazywać opinie innym. Pomogło nam to wyeliminować wiele przesyłanych tam e-maili, oszczędzając czas na skupieniu się na ważniejszych sprawach. Na tablicy bez trudu możemy zobaczyć nad jakim projektem ktoś pracuje i jaki jest jego postęp. To pomaga nam być na bieżąco i wydajniej pracować. Ponadto Trello można zintegrować z naszymi innymi ulubionymi narzędziami, takimi jak Dysk Google, Slack i Evernote, co jest ogromnym plusem.
Hamna Amjad
Jestem menedżerem społeczności w firmie Ridester, która odwiedza co miesiąc 0,65 miliona osób. Ridester był wymieniany w kilku czołowych publikacjach, w tym Entrepreneur, Inc, Forbes, Reader's Digest. Ridester to firma zdalna, której wszyscy pracownicy pracują zdalnie z wielu krajów.
Siddhartha Gupta, Mercer-Mettl
- Workplace by Facebook
Z pomocą Workplace by Facebook oddziela Cię od członków zespołu tylko odległość, a nie produktywność i zaangażowanie. Często zdalni pracownicy tracą jakieś fajne zajęcia, ale dzięki płynnym funkcjom i procesom z obsługą sztucznej inteligencji wszystko wygląda bardzo łatwo. Korzystanie z miejsca pracy jest przyjemne, ale równie ekscytujące, jak każda platforma mediów społecznościowych.
Otrzymujesz ciągłe aktualizacje w swoim portalu z wiadomościami, możesz rozpocząć wideo na żywo w dowolnym momencie, prowadzić spotkania wideo i korzystać z komunikatorów internetowych - wszystko na wszystkich urządzeniach - czy to na telefonie komórkowym, laptopie czy tablecie. Jako dodatek możesz również naprawić inne narzędzia, takie jak Office 365 i śledzić różne problemy w podróży.
WhatsApp jest często ignorowany ze względu na status jednego z profesjonalnych wybawców. Jest niedoceniany, ale jego wszechobecność i dostępność sprawia, że jest jednym z najbardziej lubianych i zależnych od narzędzi na całym świecie - możesz tworzyć grupy robocze do różnych projektów, wysyłać wiadomości do ludzi o postępach w pracy, udostępniać zdjęcia i filmy, a także odbywać spotkania wideo. To najprostsze narzędzie, które bardzo pomaga ludziom w ich zawodowym przedsięwzięciu i zaangażowaniu.
- Asana
Jeśli Twoje życie zawodowe jest w dużym stopniu uzależnione od pracy zespołowej - raportowania do menedżera lub masz ludzi podległych Tobie - i potrzebujesz od nich ciągłych aktualizacji podczas pracy zdalnej - Asana jest właśnie dla Ciebie odpowiednim narzędziem. Ma wiele zastosowań w twoich przedsięwzięciach zawodowych, ponieważ możesz łatwo sprawdzić, co się dzieje, ile projektów zostało ukończonych, kto nadal oczekuje z ich strony na przesłanie pracy, a nawet załączać i sprawdzać różne załączniki, takie jak dokumenty, grafiki i filmy. wszystko za jednym zamachem.
Siddhartha Gupta
Siddhartha Gupta jest dyrektorem generalnym Mercer-Mettl, firmy zajmującej się technologią HR i wiodącej firmy zajmującej się pomiarem talentów, która umożliwia firmom podejmowanie precyzyjnych decyzji dotyczących pracowników w rekrutacji, zarządzaniu i szkoleniach w różnych branżach.
William Lipovsky, Finanse pierwszego kwartału
W First Quarter Finance naszym ulubionym narzędziem do współpracy online jest Slack . Nasz w pełni zdalny zespół badaczy, pisarzy i redaktorów stale korzysta ze Slacka zarówno do współpracy, jak i komunikacji. Redaktorzy mogą udostępniać informacje i wymieniać się pomysłami między sobą oraz z naszymi autorami, wysyłając wersję roboczą przez kilka rund edycji. Jako zespół możemy omawiać kwestie, takie jak przewodnik po stylu lub zmiany w polityce, ze wszystkimi, którzy mają równe szanse na podzielenie się swoimi uwagami - coś, co może nie być możliwe w przypadku gęsto zaludnionej wideokonferencji lub połączenia głosowego.
Jako narzędzie komunikacji, Slack jest integralną częścią naszego codziennego przepływu pracy, a korzyści płynące ze Slacka dla zdalnej organizacji są oczywiste. Kiedy zespół jest rozproszony po całym świecie, nie możemy wpadać do swoich biur ani gromadzić się w sali konferencyjnej, aby dzielić się informacjami. Slack pozwala nam szybko i skutecznie rozwiązywać wszelkie problemy lub pytania, indywidualnie lub w grupie. Nie ma szybszego sposobu, aby upewnić się, że nasi pracownicy są na bieżąco z nowymi zasadami lub projektami, niż wysłanie wiadomości Slack do wszystkich, którzy muszą zostać powiadomieni.
Williama Lipowskiego
William Lipovsky zaczął inwestować na giełdzie w wieku 10 lat. Kiedy ukończył college w wieku 21 lat, wypisał czek na spłatę pożyczki w wysokości 16 500 dolarów. William jest właścicielem First Quarter Finance, wiodącej witryny informacyjnej dla konsumentów.
Proszę bardzo - najpopularniejsze narzędzia do współpracy online udostępniane zdalnym firmom, z którymi rozmawialiśmy. Jakich narzędzi do współpracy online używasz do prowadzenia firmy? Dajcie nam znać w komentarzach poniżej!