Popraw swoją księgowość, używając numerów SKU

Twoja księgowość i śledzenie finansów mają kluczowe znaczenie dla ogólnej kondycji Twojej firmy. Jednak onieśmielające jest obliczenie samej liczby zmiennych, które odgrywają rolę w określaniu twoich finansów. Wszystko, od bankierów, z którymi współpracujesz, po pracowników, których zatrudniasz, wpływa na rentowność. A najmniejszy błąd księgowy może znacząco wpłynąć na Twoje wyniki.

Tworzenie i regularne używanie numerów SKU to jedno z najlepszych narzędzi, jakie Twoja mała firma lub poboczna działalność może wykorzystać do poprawy księgowości (i rentowności).

SKU vs. UPC vs. numery seryjne

Numery SKU mogą nie wydawać się zbyt interesujące lub bardzo istotne dla Twojej księgowości. Kiedy jednak zobaczysz, jak głęboko są one zintegrowane z Twoją działalnością biznesową, dostrzeżesz ich wartość.

Najpierw musisz wiedzieć, co definiuje numer SKU. SKU oznacza „jednostkę magazynową”. Jest to kod składający się z liter i cyfr i ma zwykle od sześciu do ośmiu znaków. Liczby te służą do śledzenia zapasów. Są one intensywnie używane zarówno w oprogramowaniu do zarządzania zapasami i punktach sprzedaży (PoS), jak i oprogramowaniu księgowym.

W tym momencie możesz być zdezorientowany tym, jak numery SKU różnią się od kodów UPC (uniwersalne kody produktów) lub numerów seryjnych. Kody UPC to 12-cyfrowe liczby, które biegną u dołu kodów kreskowych na różnych produktach. UPC są, jak sama nazwa wskazuje, uniwersalne i nie mogą być unikalne dla żadnego sklepu. Innymi słowy, dwie firmy sprzedające te same produkty będą miały ten sam kod UPC dla danego produktu, ale prawdopodobnie będą miały dwa różne SKU.

Numery seryjne są unikalne dla każdego produktu. Są one zwykle używane do elektroniki i innych dużych przedmiotów. Jeśli Twój sklep sprzedaje 20 laptopów tej samej marki i modelu, wszystkie będą miały te same kody UPC i SKU. Ale każdy z tych 20 laptopów będzie miał odrębny numer seryjny.

Korzyści dla procesu księgowego

Dlaczego więc numery SKU są dobre dla księgowości Twojej firmy?

• Śledzenie strat

  Na początek jednostki SKU są jednym z najlepszych zasobów do śledzenia strat. Ponieważ każdy numer SKU umożliwia śledzenie produktów przychodzących oraz szybkie i łatwe śledzenie ich podczas podróży do klientów, łatwo jest określić, gdzie i jak znikają Twoje produkty.

• Decyzje inwentaryzacyjne

  Błędy w zarządzaniu zapasami to jedna z trzech największych przyczyn utraty zysków w firmach detalicznych. Jednak jednostki SKU znacznie ułatwiają śledzenie zapasów w każdej z Twoich lokalizacji. Staje się to krytyczne, im więcej produktów musisz śledzić i im więcej masz lokalizacji. Dzięki dokładnym numerom zapasów w w dużej mierze zautomatyzowanym procesie, Twój zespół będzie w stanie podejmować mądrzejsze decyzje dotyczące zapasów. Utracisz mniej produktów, będziesz mieć bardziej niezawodne zapasy w każdej ze swoich lokalizacji i będziesz mniej prawdopodobne, że wykonasz złe wezwanie do rozwoju.

• Poszczególne lokalizacje przedmiotów

  Księgowość może również określać zaawansowane statystyki na podstawie lokalizacji różnych przedmiotów. Na przykład mogą zobaczyć, które sklepy zamawiają największe ilości każdego produktu i określić, gdzie większość produktów jest tracona. Jako dodatkowy bonus, kierownikom magazynu i magazynierom będzie znacznie łatwiej śledzić poszczególne pozycje. Może to znacznie zwiększyć szybkość i rentowność.

• Dokładność raportowania

  Wiesz, jak ważna jest dokładność raportów, a jednostki SKU mogą sprawić, że te raporty będą znacznie dokładniejsze. Ponieważ będziesz regularnie skanować swoje przedmioty podczas całej operacji, z unikalnymi numerami dla każdego przedmiotu, nie będziesz musiał się martwić o wprowadzające w błąd lub błędne informacje. Pomaga to w tworzeniu bardziej spójnych i wiarygodnych prognoz przychodów. Ponadto umożliwia podejmowanie mądrzejszych decyzji księgowych.

• Obsługa klienta i marketing

  Chociaż nie jest to bezpośrednio związane z księgowością, należy również zwrócić uwagę na zalety jednostek SKU w zakresie marketingu, sprzedaży i obsługi klienta. SKU mogą pomóc Ci dowiedzieć się, które produkty są kupowane najczęściej (i w jaki sposób). Informacje te mogą być wykorzystywane do tworzenia ukierunkowanych reklam. Mogą również poprawić nasze doświadczenie w sklepie, ponieważ będziesz mógł szybciej znajdować produkty w sklepie lub zamawiać je we właściwych lokalizacjach.

Tworzenie numerów SKU

Możesz generować SKU w dowolny sposób; nie ma podstawowych ograniczeń dotyczących używanego formatowania ani liczby znaków, które mają zostać uwzględnione. Decydując się na format, należy wziąć pod uwagę aplikację, dla której używasz numerów SKU. Na przykład, jeśli uważasz, że kasjerzy będą musieli zapisać kody SKU w pamięci, dobrym pomysłem jest, aby były krótkie, łatwe do odczytania i łatwe do zapamiętania. Ale jeśli pracujesz głównie w magazynach i masz wiele różnych produktów, dłuższe numery SKU mogą być korzystne.

Gdy już zdecydujesz się na długość, wybierz format, który pozwoli Ci osadzić pewien poziom znaczenia w każdej sekcji kodu SKU. Możesz podzielić swój kod na trzy sekcje — początek, środek i koniec — i powiązać każdą z tych sekcji z innym elementem znaczenia. Na przykład pierwsze dwie cyfry mogą reprezentować szeroką kategorię elementu, drugie trzy cyfry reprezentują określoną kategorię elementu, a ostatnia grupa cyfr reprezentuje pewien rodzaj kolejności sekwencyjnej.

Istnieje wiele różnych zadań i oznaczeń, które możesz rozważyć, w tym:

• Przypisanie sklepu i lokalizacja. Śledź, które produkty należą do którego sklepu lub lokalizacji lub działu, w którym są przechowywane.
• Identyfikator podkategorii. Możesz także tworzyć grupy liczb, które identyfikują podkategorię. Mogą to być „owoce” lub „warzywa” w kategorii „artykuły spożywcze”.
• Identyfikator odmiany. Ostatni zestaw cyfr lub liter powinien wykorzystywać subtelne różnice między różnymi produktami, takie jak kolor, rozmiar lub rodzaj przedmiotu.

Różne wskazówki dotyczące SKU

Aby w pełni wykorzystać swoje numery SKU, wypróbuj te wskazówki:

• Możesz ponownie użyć kodów SKU.

  Zdrowy rozsądek może podpowiedzieć, że gdy użyjesz określonego numeru SKU, nigdy nie będziesz mógł go ponownie użyć. W końcu mają to być unikalne identyfikatory. Tak długo, jak odczekasz kilka lat między pozycjami w obiegu, powinieneś być w stanie używać starych numerów SKU dla nowych produktów. Jedyny problem, jaki możesz napotkać, to klienci zwracający kilkuletnie produkty, których nie ma już w Twojej bazie danych.

• Rozpocznij SKU od liter i zdecydowanie nie od zera.

  Podczas przypisywania numerów SKU dobrze jest zacząć je od liter. Pomoże to Twojemu zespołowi księgowemu łatwiej je wybrać w arkuszu kalkulacyjnym, który prawdopodobnie jest pełen innych liczb. Przy okazji upewnij się, że numery SKU nie zaczynają się od zera. Dzieje się tak, ponieważ niektóre aplikacje i oprogramowanie błędnie interpretują zero jako „nic”, co powoduje błędy.

• Pracuj od szerokiego do szczegółowego.

  Początek numeru SKU powinien być najszerszą kategorią najwyższego poziomu. Kolejne sekcje liczb powinny stopniowo działać, aby stać się bardziej szczegółowe. Ostatecznie skutkuje to najbardziej konkretną, najwęższą kategorią, jaką możesz zakwalifikować.

• Unikaj liter, które wyglądają jak cyfry.

  Możesz automatycznie skanować niektóre SKU. Księgowi muszą wprowadzać inne osoby ręcznie lub przeglądać je w arkuszach kalkulacyjnych. W związku z tym możesz zmniejszyć liczbę błędów, unikając liter, które wyglądają jak cyfry. Na przykład litera „I” wygląda jak liczba „1”, a litera „O” wygląda jak liczba „0”.

• Unikaj używania numerów producenta.

  Aby to uprościć, możesz użyć numerów producenta — lub ich elementu — jako własnych. Jednak nie ma wielu korzyści z tej strategii. Pamiętaj, że numery SKU powinny być unikalne dla każdej firmy. Dlatego duplikowanie jednostek SKU z innej firmy może być mylące.

• Nie pakuj znaczenia do swoich kodów SKU.

  Chociaż dobrym pomysłem jest nadanie znaczenia niektórym sekcjom numerów SKU — na przykład używanie „GRC” dla „artykułów spożywczych” — to złym pomysłem jest przeciążanie jednostek SKU znaczeniem. To często powoduje, że kody SKU mają zbyt wiele cyfr. Powoduje to większe zamieszanie dla personelu księgowego.

• Skróć kody SKU do ręcznego wprowadzania.

  Jeśli zamierzasz ręcznie wprowadzać kody SKU, spróbuj zminimalizować liczbę używanych znaków. Im krótszy ciąg znaków w SKU, tym łatwiej będzie go zapamiętać i mniej czasu zajmie wejście. Zaoszczędzi to Twojemu zespołowi mnóstwo czasu i kłopotów.

Używanie numerów SKU do kontrolowania finansów firmy to jedna z najlepszych decyzji, jakie możesz podjąć dla swojej marki, zwłaszcza jeśli masz szeroką gamę produktów do śledzenia w różnych lokalizacjach. Skonfigurowanie systemu zdolnego do ich skanowania, śledzenia i analizowania wymaga czasu. Jednak wysiłek jest tego warty.

Opublikowane ponownie za zgodą. Oryginał tutaj

Zdjęcie: Due.com