Jak działa dobra łączność w zespole

Połączone zespoły to potężna siła napędowa każdej firmy. W rzeczywistości nie jest to aż tak trudne do osiągnięcia, choć wymaga trochę pracy i zaradności. Przede wszystkim wymaga dużo zrozumienia, w jaki sposób współpracownicy łączą się ze sobą, co to oznacza dla firmy i jak menedżerowie mogą pomóc w tworzeniu dobrych i trwałych połączeń.

W tym artykule omówimy kilka punktów:

• Czym jest łączność zespołowa;
• Jakie są korzyści z łączenia zespołów;
• Jak kapitał ludzki i kapitał społeczny wpływają na łączność oraz
• Praktyczne porady dotyczące lepszej łączności.

O łączności zespołu

Dobrze połączone zespoły mogą być kluczem do sukcesu. Jednak w miarę jak praca zdalna i zespoły rozproszone zyskują na popularności, jedyne połączenie, na którym się skupiliśmy, obraca się wokół tego, z którego narzędzia komunikacyjnego powinny korzystać nasze firmy. Oczywiście kanały komunikacji są ważne, ale wydaje się, że skupiliśmy się na zapewnieniu odpowiednich narzędzi, a następnie umożliwieniu pracownikom „naturalnego” poszukiwania się nawzajem.

Jak się okazuje, tak naprawdę potrzebują niewielkiej pomocy swoich menedżerów i kierowników zespołów.

Działy i agencje HR od dawna szukają odpowiedzi na temat tego, co sprawia, że ​​zespoły łączą się ze sobą i jak osiągnąć spójną sieć wiedzy i umiejętności, która popchnie firmę do przodu. Niektórzy ludzie lepiej współpracują ze sobą, inni powodują więcej tarć, a wszelkie informacje i wiedza są przekazywane, wydaje się być bardzo selektywne i pomiędzy niepowiązanymi klikami pracowników.

To znacznie utrudnia postęp i potencjalnie kosztuje Cię niezbędny rozwój.

Dlaczego warto pracować nad tworzeniem dobrych relacji w zespole?

Pod powierzchnią kryje się wiele korzyści. Przyjrzyjmy się, jak dzisiaj wygląda siła robocza i powody, dla których duże korporacje starają się do tego przystosować.

Nowoczesne miejsce pracy to sieć zespołów

W artykule dla magazynu Forbes Josh Bersin pisał o „sieciach zespołów”, stosunkowo nowym fenomenie wywodzącym się z cyfrowego miejsca pracy. Omówił, jak dziś firmy działają w zespołach, a nie w hierarchii działów.

Podaje przykład Ubera . Kierownictwo firmy nie angażuje się w każdy stan i miasto w najdrobniejszych szczegółach. W każdym mieście mają menedżerów, którzy tworzą sieci agencji marketingowych, liderów operacyjnych, lokalnych partnerów biznesowych i tak dalej. Każda sieć zarządzania działa niezależnie, ale komunikuje się i udostępnia informacje innym.

Firmy IT działają w bardzo podobny sposób. Każdy dział jest równie ważny i żaden z nich nie jest nad drugim.

Bersin uważa, że ​​właśnie to spowodowało zakłócenie w sposobie organizacji pracy. Bez władzy, jaką daje stanowisko, pyta, jak usprawnić ludzi i sprawić, by słuchali się nawzajem, rozmawiali i dzielili się zbiorowymi zasobami?

Sekret tkwi w tworzeniu tych sieci zespołów. Zespoły połączone w sposób, który sprawia, że ​​są produktywni i wydajni, a jednocześnie pomagają w rozwoju osobistym.

Korzyści z łączności zespołowej

Co w ogóle oznacza „dobra” łączność?

Czy dzieje się tak, gdy ludzie w zespołach i między zespołami mają dobrą chemię, dzięki czemu wykonują więcej pracy?

Czy to zwiększona wydajność, lepsza komunikacja w biurze, czy coś zupełnie innego?

Chcielibyśmy argumentować, że dobre kontakty wywyższają zarówno tych, którzy są związani, jak i firmę, dla której pracują. Firma czerpie korzyści z:

• bardziej usprawniona komunikacja;
• Innowacja;
• Szybsze, bardziej kreatywne rozwiązywanie problemów;
• Poprawiona koordynacja zespołu;
• Mniej zmarnowanego czasu;
• Zwiększona ogólna satysfakcja z pracy;
• Mniej obrotów.

Podczas gdy pracownicy:

• Zdobądź nowe umiejętności;
• Poprawić umiejętności komunikacyjne/przywódcze;
• Mieć większą satysfakcję z pracy;
• Masz szansę na awans zawodowy;
• Mniejsze prawdopodobieństwo wypalenia;
• Możliwość nawiązania nowych znajomości poza pracą.

Krótko mówiąc, aby wiedzieć, że połączenie między dwoma pracownikami lub zespołami ma potencjał, należy zaznaczyć trzy pola:

• Przynosi to korzyści zaangażowanym stronom
• Pomaga menedżerom usprawnić i koordynować
• Przynosi wartość firmie

Pomiń którykolwiek z trzech, a połączenie nie może być postrzegane jako „dobre”.

Ale zanim zaczniesz łączyć zespoły, chcesz się upewnić, że same zespoły działają poprawnie. W przeciwnym razie rozpadają się, zanim zaczniesz je łączyć. Oto kilka wskazówek dotyczących rozwoju i utrzymania zespołu:

• 5 etapów rozwoju grupy
• Jak tworzyć i promować pracę zespołową w miejscu pracy
• Zarządzanie wirtualnymi zespołami
• Zarządzanie wielokulturowymi zespołami

Zobaczmy teraz, co możesz zrobić, aby powiązania z zespołem miały znaczenie.

Co sprawia, że ​​połączone zespoły działają

W tej sekcji omówimy kluczowe aspekty dobrej łączności w zespole oraz sposoby wykorzystania tej wiedzy w praktyce.

Kapitał społeczny i kapitał ludzki

Aby wiedzieć, jak łączyć swoje zespoły w wartościowy, korzystny sposób, musimy zrozumieć znaczenie kapitału ludzkiego i kapitału społecznego .

Kapitał ludzki to wartość ekonomiczna, jaką pracownik wnosi do stołu swoimi umiejętnościami, wiedzą i wykształceniem. Zatrudniamy i promujemy ludzi w oparciu o ich kapitał ludzki. Z myślą o tej wartości przypisujemy im projekty, zadania i klientów. Wreszcie menedżerowie inwestują w kapitał ludzki, dostarczając książki, materiały, wysyłając pracowników na konferencje, kursy i tak dalej.

Ale jako wartość kapitał ludzki jest tylko jedną częścią równania. Znając zestawy umiejętności, mocne i słabe strony swoich pracowników, możesz podjąć bardziej świadomą decyzję, kto będzie drugą częścią równania.

Kapitał społeczny to wartość wniesiona przez powiązanych pracowników. Ich wspólna skuteczność, łączenie zasobów, umiejętności i wiedzy. W firmie pozytywny kapitał społeczny tworzy efektywne zespoły: komunikują się lepiej i wyraźniej, dzielą te same wartości, metody i cele itp.

Tak więc, aby uzyskać dobry kapitał społeczny, musisz mieć doświadczone, wykwalifikowane osoby połączone w najbardziej kompatybilny sposób.

Kiedy kapitał społeczny i ludzki współpracują ze sobą

Można bardzo wyraźnie uzasadnić naszą argumentację dotyczącą kapitału ludzkiego i społecznego jako dwóch filarów.

W swoim artykule zatytułowanym Managing the Connected Organization ekspert ds. sieci organizacyjnych Valdis E. Krebs wymienił kilka prostych przykładów.

1. Dla kierowników projektów kapitał społeczny jest integralną częścią poprawy ich efektywności w projekcie. Dzięki lepszej sieci wewnątrz i na zewnątrz firmy są w stanie zebrać wystarczającą wiedzę, aby szybciej wykonać pracę lub łatwiej rozwiązywać problemy. Dla każdej instancji swojego projektu mają do wyboru pulę wiedzy.
2. W przypadku zespołów bezpośrednie lub pośrednie połączenie z różnymi zespołami projektowymi może zapewnić im informacje lub umiejętności, których potrzebują. Dobre powiązania w zespole tworzą bazę wiedzy, która działa w jednym konkretnym obszarze. Jednak połączenia z innymi zespołami (bezpośrednio lub pośrednio) dadzą zespołom możliwość przekazywania tej wiedzy, przyjmowania nowych umiejętności i szybszego dotarcia do informacji.

Krebs dodaje jednak, że w większości przypadków organizacje mają bardzo słabe sieci. Kiedy ludzie zaczynają pracować nad projektami, tworzą silne więzi i zwiększają kapitał społeczny – ale do własnego zespołu. Połączenia z innymi zespołami projektowymi są znacznie słabsze, jeśli w ogóle istnieją. Konkluduje, że staje się to smutną rzeczywistością, w której zespoły nie są świadome tego, jak wiele pomocy i zasobów jest na wyciągnięcie ręki.

Pracownik zwykle ma jedno lub dwa połączenia bezpośrednie oraz ich połączenie bezpośrednie (pośrednie). Im więcej połączeń poza tym, tym bardziej zanikają. Na przykład John z działu obsługi klienta słyszał o Annie Peterson z zespołu projektowego, ale nie będzie wiedział ani nie przejmował się jej projektem lub umiejętnościami.

Czy to oznacza, że ​​każdy członek zespołu powinien być zaznajomiony z każdym innym członkiem innego zespołu i wiedzieć, czego dotyczą jego projekty?

Nie, a oto dlaczego.

Jakość a ilość

W tym samym artykule Krebs twierdzi, że nawet jeśli powiązania między zespołami mogą słabnąć, nie ma powodu, aby wymuszać silne powiązania między wszystkimi . Mniejsza liczba połączeń bezpośrednich i niektóre połączenia pośrednie są znacznie lepsze i łatwiejsze w obsłudze.

Poniższy obrazek ilustruje punkt Krebsa.

Źródło: Valdis E. Krebs

Grafika przedstawia sieć powiązań między zespołami w projekcie.

Możemy pomyśleć, że zespół F lub zespół Q mają najlepsze kontakty i największy kapitał społeczny, ponieważ mają dostęp do zasobów pięciu innych zespołów. Jednak te pięć bezpośrednich połączeń powoduje, że są one przeciążone zasobami. Jak?

Drużyna F ma bezpośrednie powiązania z drużynami A, B, C, D, E, F i N. Mają jedno pośrednie połączenie z drużyną O. Jeśli chcą uzyskać informacje od zespołu T…. cóż, widzisz, gdzie robi się bałagan.

W rzeczywistości drużyna O jest w najlepszej sytuacji, mając tylko trzy bezpośrednie połączenia. Ponieważ prowadzą ich do zasobów większości innych zespołów w zaledwie dwóch krokach, gdzie zespół F potrzebuje czterech, pięciu lub więcej. Ale z drugiej strony potrzebują więcej kroków, aby dotrzeć do zespołu T. Tak więc sama sieć jest znowu niedoskonała.

Możesz spróbować sam: które zespoły muszą być połączone, aby potrzebowały mniej kroków do puli zasobów?

Czego uczy nas sieć połączeń?

Ponownie dochodzimy do wniosku, że mniej wysokiej jakości połączeń bezpośrednich i kilka połączeń pośrednich prowadzi do bardziej wydajnych sieci. Oznacza to wspieranie współpracy i kojarzenia pracowników, których umiejętności nie są takie same, ale wzajemnie się uzupełniają.

A jeśli zastanawiasz się, w jaki sposób najdalsze niebezpośrednie połączenia docierają do zasobów innych, zwykle jest to za pośrednictwem wiadomości e-mail z prezentacjami lub raportami lub wcześniejszymi doświadczeniami klienta/klienta.

Nawet coś tak prostego, jak rozmowy o chłodziarce do wody, działają – pracownik potencjalnie podzieli się udaną strategią zespołu, którą jego rozmówca (połączenie pośrednie) będzie w stanie przypomnieć i wdrożyć w swoim zespole w potrzebie.

Jak łączyć ludzi lub poprawiać istniejącą łączność

I tak, aby stworzyć znaczące powiązania, które sprawią, że firmy i ich pracownicy będą się rozwijać, będziesz musiał wprowadzić zmiany. Żaden krok nie jest zbyt mały, jeśli chodzi o tworzenie funkcjonalnych sieci.

Oto lista nakazów i zakazów, które przydadzą się niezależnie od wielkości firmy lub branży, w której działasz.

DOS

• PRACUJ z istniejącymi połączeniami

Dowiedz się, kto już z kim pracuje lub do jakich grup należy. Krebs i jego współpracownicy sformułowali doskonałą ankietę, która dokładnie to bada.

Źródło: OrgNet.com

Ankieta taka jak ta ujawni istniejące wcześniej powiązania i da wyobrażenie o tym, jak zespoły pracują w tej chwili.

• Przeanalizuj swoją obecną organizację pod kątem słabych punktów lub brakujących linków

Na podstawie ankiety możesz zidentyfikować obszary wiedzy, które są niewykorzystane lub luki w komunikacji. Prowadzi to do procesu tworzenia złożonego obrazu wzajemnych powiązań Twoich zespołów i tego, jak można je ulepszyć. W zależności od wielkości firmy, a także samej branży, wyniki mogą być bardzo różne.

• Sprawdzaj, ponownie analizuj i dostosowuj sieć

Śledź uważnie połączenia w miarę upływu czasu. Jeśli to możliwe, przeprowadź wzajemne oceny, takie jak ta powyżej, lub przypisz ocenę wydajności. Są szanse, że pomimo całego wysiłku Twoja pierwsza sieć połączeń zespołu będzie daleka od ideału. Ale praktyka czyni to doskonałym.

• PODKREŚLAJ znaczenie przejrzystości

Oczywiście, gdy pracownicy dzielą się informacjami o swoich projektach, będą świadomi tego, co dzieje się w całej firmie. Jednak zawsze dobrze jest skonfigurować system, w którym ludzie mogą swobodnie sprawdzać, nad czym pracują inne zespoły, bez konieczności bezpośredniego kontaktu ze swoimi współpracownikami. Ewidencja czasu pracy zespołów projektowych to jeden prosty i łatwy sposób ustanowienia prostego systemu. Członkowie zespołu nie tylko zobaczą, jak daleko jest od projektu, ale inne zespoły będą mogły dowiedzieć się, nad czym pracują ich współpracownicy.

Przykład grafiku w Clockify

• NALEŻY usprawnić kanały komunikacji

A propos komunikacji – zapewnij swoim pracownikom wszystkie możliwe kanały, których mogą potrzebować. Wspomnieliśmy, że połączenia pośrednie komunikują się głównie za pośrednictwem e-maili, dzielenia się projektami i doświadczeniami za pośrednictwem technologii, a nie bezpośredniego transferu wiedzy.

Podobnie sesje burzy mózgów i spotkania powinny być zgodne z harmonogramem i ramami czasowymi. Jeśli zaangażowane w nie osoby mają dobre kontakty, nie powinno to stanowić problemu.

• Spróbuj wyeliminować lub przynajmniej zmniejszyć niepewność

To sprowadza nas z powrotem do kapitału ludzkiego: kiedy ludzie wiedzą, w jaki sposób ich umiejętności wpływają na zespół i firmę, kiedy wiedzą, jakie są cele i wartości, łatwiej nawiążą dobre relacje. Zespoły powinny wiedzieć o celach firmy, wartościach, misji i dokąd zmierza w ciągu najbliższych pięciu lat. Niejasność prowadzi do braku kierunku.

• NAGRAJ wysiłki na rzecz dzielenia się umiejętnościami i wiedzą

Nie ma lepszego sposobu na wspieranie pracowników łączących się ze sobą niż poprzez docenianie i nagradzanie dobrych praktyk. Chwal ich indywidualnie i publicznie, gdy dzielą się umiejętnościami i przekazują wiedzę. Organizuj uroczyste spotkania lub przerwy na nieformalne spotkania, gdy tylko dobrze wykonasz zadanie.

• NALEŻY uważać, gdy zmieniasz pracowników między zespołami

Nawet jeśli łączysz zespoły w określony sposób, nie oznacza to, że tak pozostaną. Niektóre projekty mogą wymagać również transferów pracowników, awansów. A kiedy zdecydujesz się przenieść kogoś z jednego zespołu do drugiego, spójrz, jak może to wpłynąć na całą sieć. Mogą występować nakładania się, które mogą zwiększyć łączność, ale mogą również tworzyć się nowe luki.

• Współpracuj z działem kadr nad poprawą łączności i sieci

Najlepiej byłoby zmienić sposób, w jaki Twój dział HR i rekrutacja zatrudnia nowych pracowników. Oprócz szukania najlepszych, zbadaj, jak łączą się z innymi, zapytaj o wcześniejsze doświadczenia. Jeśli chodzi o obecnie zatrudnionych, dział HR i menedżerowie powinni przez cały czas pracować ramię w ramię.

NIE TYLKO

• Nie łącz zbyt wielu zespołów

Wiele połączeń pośrednich z kilkoma połączeniami bezpośrednimi działa lepiej, ponieważ połączenia bezpośrednie mogą dostarczać solidnych informacji i wskazywać na inne połączenia pośrednie. Zbyt wiele bezpośrednich połączeń powoduje przepełnienie informacji.

• Nie zmuszaj ludzi do wspólnej pracy

Chociaż łączność jest ważna, zwłaszcza w dzisiejszych czasach, gdy rośnie zapotrzebowanie na pracę zdalną, nie należy jej „na siłę” zasilać. Te połączenia muszą być tak naturalne, jak to tylko możliwe, a także zależą od chemii pracowników. Kim są jako ludzie, nie tylko na podstawie ich umiejętności.

• Nie trać uwagi na indywidualne korzyści

Cała idea kapitału społecznego, jaką niosą ze sobą dobre powiązania między zespołami, polega na tym, że jednostki w nich również odnoszą korzyści. Jeśli ktoś straci to z oczu, ryzykuje postrzeganie swoich pracowników jako aktywów, a nie ludzi. Połącz ich ze sobą w taki sposób, aby współpraca przyniosła korzyści również ich osobistemu rozwojowi.

• Nie polegaj na bazach wiedzy

Ponieważ transfer wiedzy odbywa się głównie między połączeniami bezpośrednimi, dwa odległe połączenia pośrednie zwykle opierają się na bazach wiedzy, aby uzyskać informacje. To nowoczesne rozwiązanie ery cyfrowej, szczególnie dla dużych firm. Jednak bazy wiedzy mogą stać się nieaktualne, źle zredagowane, a nawet zaniedbane lub zapomniane.

Inwestowanie w łączność i płynność wymiany informacji przyniesie więcej korzyści niż przechowywanie tych informacji w stałym archiwum.

• Nie skupiaj się tylko na najlepszych wykonawcach

Gdy zauważysz, że określony klaster połączeń (lub sieć) nie działa, pracuj nad znalezieniem rozwiązania, a nie „duszeniem go w zarodku”. Niektórzy ludzie szybciej się dostosują, łatwiej nawiążą kontakty. I chociaż jest to godne pochwały, zbyt częste robienie tego może powodować niepewność innych. Skup się na całej sieci i zachowaj czujność.

• Nie przechowuj żadnych informacji

Dobra łączność również opiera się na zaufaniu. Kiedy wszystkie informacje są dostępne i nie ma wrażenia, że ​​„coś się dzieje za zamkniętymi drzwiami”, wątpliwości jest mniej. Mniej plotek biurowych i narastanie nieufności.

Podsumowując

Łączność zespołu to coś więcej niż tylko zapewnienie odpowiednich kanałów komunikacji i baz wiedzy. To coś więcej niż utworzenie dwóch zespołów nad projektem, zapewnienie im wystarczającej ilości zasobów, rzucenie kostką, aby sprawdzić, czy dają dobre wyniki. Łączność zespołów zaczyna się od zrozumienia przez menedżerów, jak działa kapitał ludzki i społeczny, zwłaszcza w nowoczesnym miejscu pracy. Działamy w cyfrowym świecie, który nagradza innowacyjność, zaradność i kreatywność, czego nie można już osiągnąć poprzez hierarchiczny podział władzy. Dyrektorzy generalni, menedżerowie i działy HR muszą tworzyć złożone sieci zespołów, które wzajemnie się uzupełniają, wspierają i uczą się od siebie nawzajem. Ponieważ, jeśli jednostka rozwija się w środowisku pracy, to samo dzieje się z firmą.