Wskazówki Wtorek: 27 najlepszych trików pozwalających zaoszczędzić czas na planowanie wydarzeń

Jak ulepszyć planowanie wydarzeń? Oczywiście z kilkoma świetnymi poradami i trikami dotyczącymi planowania wydarzeń! Zebraliśmy 27 najbardziej kreatywnych i skutecznych strategii produktywności znanych współczesnym planistom wydarzeń na tej liście pomysłów, które zaskoczą, zainspirują i ostatecznie poinformują o procesie wydarzenia.

Poznaj nowe tajemnice planowania wydarzeń, które pozwalają zaoszczędzić czas

1. Mieć zasady dotyczące wydarzeń last minute lub zmian w kontrakcie.

Chociaż istnieje wiele sposobów radzenia sobie ze zmianami zdarzeń w ostatniej chwili, zapobieganie jest kluczowe. Dlatego w umowie upewnij się, że zawierasz zasady określające, co się stanie, gdy znaczące zmiany nastąpią po 1-3 miesiącach, po 1-4 tygodniach i po upływie 1 tygodnia. Upewnij się również, że Twój zakres pracy jest również pisany na piśmie.

2. Przetestuj nowych pracowników na mniejszych imprezach.

Praca z obsługą eventu to umiejętność sama w sobie. Nie zatrudniaj nowych pracowników na najważniejsze wydarzenia, dopóki przynajmniej raz nie zobaczysz, jak mogą sobie radzić na mniejszych, mniej intensywnych wydarzeniach.

3. Wysyłaj memy przypominające o terminie do partnerów, sponsorów i zespołów.

Memy mają naukowo udowodniony wpływ na ludzki mózg . Tak więc, mimo że wszyscy potajemnie nienawidzą twoich przyjaznych e-maili z przypomnieniem, dodanie memu może pomóc w uruchomieniu ośrodków tworzących pamięć w naszych mózgach (ponieważ z definicji mem przypisuje znaczenie bezsensownemu obrazowi) i pomóc uczestnikom poczuć większe poczucie wspólnoty, w (lub przynajmniej mogą rozpoznać) prawie plemienne dzielenie się, które doprowadziło do tego, że poznali ten konkretny kawałek mikroinformacji.

4. Spraw, aby sprzedawcy wydarzeń płacili za spóźnione opłaty.

Nic tak nie rozpala ognia pod osobą, jak wyrzucenie dobrych pieniędzy. Ustaw swoich dostawców wydarzeń z tymi samymi parametrami i liczbami opłat za spóźnienie, których używasz u swoich klientów (wysokość opłaty nie ma znaczenia; samo istnienie powinno wystarczyć, aby wzbudzić strach w ich sercach).

5. Używaj chatbotów do komunikowania się z uczestnikami wydarzenia.

Użyj chatbotów przed wydarzeniem, aby ustalić głos i ton marki wydarzenia, zapewnić obsługę klienta i zbierać dane o swoich odbiorcach za pomocą ankiet lub ankiet.

6. Twórz filmy szkoleniowe dla personelu wydarzenia.

W tygodniu poprzedzającym wydarzenie wyślij link do zestawu filmów chronionych hasłem, który personel może przejrzeć (a najlepiej wypytać), który przygotowuje ich do tego wielkiego dnia. Oto kilka pomysłów na wykorzystanie filmów szkoleniowych dla pracowników, które można zastosować bezpośrednio do wydarzenia.

7. Umieść wszystkie kanały mediów społecznościowych na jednej platformie.

Narzędzia, takie jak Buffer, HootSuite i Everypost, konsolidują wiele kanałów w jednym pulpicie nawigacyjnym, dzięki czemu możesz mieć widok z lotu ptaka na to, jakie treści dystrybuujesz i jak reagują na nie odbiorcy, bez przełączania się między pół tuzinem witryn.

8. Uzyskaj kompleksowe narzędzie do zarządzania zdarzeniami.

Najlepsze opcje oprogramowania do zarządzania wydarzeniami powinny pomóc w realizacji zadań, takich jak: budowanie budżetu, wyszukiwanie miejsc na wydarzenia, projektowanie planu lub układu pomieszczeń, współpraca z kluczowymi interesariuszami i pomoc w promocji samego wydarzenia.

9. Skonfiguruj SMS-y z komputera.

Konieczność jednoczesnego monitorowania wiadomości e-mail na pulpicie i wiadomości w telefonie jest naprawdę rozpraszająca, więc zamiast tego spróbuj trzymać je wszystkie w jednym miejscu. Jeśli masz już komputer Mac, prawdopodobnie możesz użyć iMessage. Ale jeśli masz komputer PC lub komunikujesz się z kimś, kto nie ma telefonu Apple, postępuj zgodnie z tymi instrukcjami.

10. Scentralizuj komunikację wydarzeń.

Przeciętna osoba spędza 28% całego dnia pracy na wysyłaniu i odpowiadaniu na e-maile. Zaoszczędź sobie i całemu zespołowi tyle czasu, wdrażając jedno rozwiązanie usług obsługi zdarzeń, w którym wszyscy możecie udostępniać dokumenty, konsolidować wątki wiadomości i otrzymywać aktualizacje w czasie rzeczywistym o statusach projektów bez otwierania skrzynki odbiorczej.

11. Niech oprogramowanie do analizy twarzy przeprowadzi dla Ciebie badania rynkowe.

Rozpoznawanie twarzy może być wykorzystywane do ograniczenia liczby ręcznych meldunków gości na wydarzeniach, zwiększenia bezpieczeństwa imprezy, tworzenia map ciepła programowania i uporządkowanego gromadzenia nowych potencjalnych klientów.

12. Uporządkuj swoją listę rzeczy do zrobienia według pilności i ważności.

Ta przydatna grafika, nazywana Matrycą Eisenhowera, może pomóc uporządkować listę zadań do wykonania i najpierw zająć się tylko najważniejszymi zadaniami (tj. tymi, które są zarówno pilne, jak i ważne).

13. Przypisz świadomego łamacza remisów w firmie.

Spory między interesariuszami wydarzeń pojawiają się od czasu do czasu, ale praca nad tymi rozwiązaniami może zająć większą część osi czasu, którą zaplanowałeś. Upewnij się, że wyznaczony lider decyzyjny zna wszystkie szczegóły sytuacji, może bezstronnie obserwować obie strony i jest dobry pod presją.

14. Stwórz bardzo szczegółowy harmonogram dnia pracy.

Zaplanuj działania za pomocą 15-minutowych bloków, pamiętaj o planowaniu przerw, grupowaniu podobnych zadań w te same porcje czasu.

15. Odrzuć przerwy, blokując czas pracy solo w swoim publicznym kalendarzu.

Blokowanie czasu w ten sposób pomaga upewnić się, że inni członkowie zespołu szanują Twoje granice, gdy Ty wykonujesz zadanie.

16. Uzyskaj zamówienie, terminy i wymagania dotyczące dokumentów od każdego z dostawców kopii zapasowych.

Jeśli coś pójdzie nie tak z twoimi dostawcami, prawdopodobnie będzie to problem w ostatniej chwili. Miej więc co najmniej 3 opcje tworzenia kopii zapasowych ze wszystkimi istotnymi szczegółami dostępnymi w segregatorze planowania wydarzeń dla każdego rodzaju dostawcy, którego będzie potrzebować Twoje wydarzenie.

17. Przeprowadź przegląd przepływu pracy.

Śledzenie tego, co robisz na co dzień, może prowadzić do lepszej równowagi między życiem zawodowym a prywatnym, ale może również pomóc zidentyfikować słabości w bieżącym procesie. Na przykład może być konieczne delegowanie większej liczby zadań administracyjnych lub prowadzenie krótszych spotkań.

18. Konsekwentnie dodawaj do listy potencjalnych prelegentów i prezenterów na przyszłe wydarzenia.

Zbierz nazwiska osób, które mają wpływ na Twoją branżę, są świetnymi wykładowcami lub wyraziły zainteresowanie pracą z Twoją marką publicznie. Kiedy przyjdzie czas na rezerwację prelegentów, nie będziesz musiał spędzać godzin na przekopywaniu się przez LinkedIn i listę kontaktów, aby znaleźć kogokolwiek – po prostu zapoznaj się z listą!

19. Wizualizuj, jak usprawniłbyś swój proces, gdyby Twój obecny harmonogram został podwojony.

To wspaniałe ćwiczenie psychologiczne zmusza cię do zastanowienia się, w jaki sposób w sytuacji o największej presji, jaką można sobie wyobrazić, możesz poradzić sobie i przezwyciężyć wyzwania związane z planowaniem, które wiążą się z całkowitym obciążeniem pracą. To najlepszy sposób na pokonanie Prawa Parkinsona.

20. Zrób listę oczekiwań i zadań, za które będą odpowiedzialni wszyscy wolontariusze z Twojego wydarzenia (i podziel się z nimi z wyprzedzeniem).

W dniu wydarzenia odpowiadanie na pytania i mikrozarządzanie wolontariuszami wydarzenia jest zbyt czasochłonne. Dodatkowo docenią, że przygotowujesz się do nich (to jeden z najlepszych sposobów na uszczęśliwienie wolontariuszy).

21. Zautomatyzuj proces zgłaszania się na wydarzenie.

Przyspiesz proces, wybierając świetną aplikację do odprawy na wydarzenie. Poszukaj przyjaznych dla użytkownika funkcji, które jeszcze bardziej skrócą czas potrzebny na przeszkolenie personelu eventowego w zakresie korzystania z programu, jeśli chcesz zwiększyć wydajność.

22. Udostępnij ekrany pulpitu swojemu telefonowi.

Narzędzia takie jak Chrome to Mobile ułatwiają synchronizację wszystkich otwartych kart z jednego urządzenia na drugie, co jest przydatne, gdy jesteś w drodze na spotkanie, podróżujesz do lub z miejsca, lub po prostu musisz je zapisać poszczególne strony do późniejszego przeglądania.

23. Porozmawiaj z prelegentami i organizuj prezentacje za pośrednictwem jednej platformy współpracy.

Używanie poczty e-mail do odpowiadania na pytania prelegentów, zatwierdzanie konspektów i gromadzenie zdjęć lub biografii nie jest wydajne, dlatego najlepiej jest użyć jednego narzędzia, które łączy wszystkie głośniki w jeden cyfrowy obszar, który możesz nadzorować.

24. Użyj narzędzia do tworzenia witryn do rejestracji wydarzeń, zamiast budować od podstaw.

Co więcej, korzystanie z konfigurowalnego rozwiązania ułatwi zbieranie informacji o widowni, utrzymanie wysokiego poziomu bezpieczeństwa, ulepszenie strategii wydarzeń i zapewni więcej niż wystarczającą oszczędność czasu, aby w pełni dopełnić nowy plan produktywności.

25. Dodaj skaner QR do swojej aplikacji eventowej.

Korzystanie z kodów QR dla wydarzeń ułatwi odprawę osób i pomoże Twoim stoiskom lub sponsorom prowadzić wartościowe, generujące leady działania związane z wydarzeniami, nie wymagając żadnych dodatkowych wymagań dotyczących harmonogramu.

26. Użyj szablonów do tworzenia ankiet i ankiet dotyczących wydarzeń.

Połącz aplikację ankiety mobilnej z pytaniami ankietowymi dotyczącymi uczestników, sponsorów lub interesariuszy.

27. Miej narzędzie do sortowania wiadomości e-mail, aby nadać priorytet skrzynce odbiorczej.

Jeśli masz Gmaila, wypróbuj narzędzia takie jak Sortd. Pomagają przekształcić skrzynkę odbiorczą w listę rzeczy do zrobienia, używając dostosowywanych kolumn do organizowania zadań na podstawie wiadomości e-mail. Jeśli korzystasz z innego dostawcy poczty e-mail, poszukaj rozszerzenia, które pozwoli Ci wyjść poza podstawowe kodowanie kolorami, aby zapewnić faktycznie przydatną pomoc organizacyjną.

Jeszcze więcej tajemnic planowania wydarzeń

Jeśli chcesz znaleźć jeszcze więcej sposobów na zwiększenie produktywności jako planista wydarzeń, spróbuj przeczytać, jak radzić sobie z typowymi problemami i rozwiązaniami, zanim się pojawią. Możesz także zaoszczędzić czas, korzystając z tej dostosowywalnej listy kontrolnej wydarzeń lub odświeżyć swoje umiejętności komunikacji e-mail przed rozpoczęciem kolejnego dużego projektu, aby stworzyć dobrze zaokrąglony plan produktywności.