4 proste metody śledzenia czasu podczas pracy na komputerze

Śledzenie czasu to jeden z najskuteczniejszych sposobów rejestrowania codziennych zadań. Monitorując swoje godziny, będziesz mieć lepszy wyobrażenie o tym, jak mijają Twoje dni robocze. Co więcej, wiedza o tym, jak zarządzasz swoim czasem w miejscu pracy, pomaga zobaczyć większy obraz swojej produktywności.

Jeśli masz niewielkie lub żadne doświadczenie, jeśli chodzi o czas logowania, potraktuj ten artykuł jako swoją instrukcję. Pokażemy Ci, jak śledzić czas pracy na komputerze i przeprowadzimy Cię przez główne etapy następujących metod śledzenia czasu:

• Metoda papierowa ,
• metoda arkusza kalkulacyjnego i
• dwa sposoby korzystania z oprogramowania do śledzenia czasu .

Metoda papierowa

Jeśli szukasz łatwej techniki śledzenia czasu spędzonego na komputerze/laptopie, polecamy metodę papierową. Oto, czego potrzebujesz:

• papier,
• długopis i
• stoper lub telefon komórkowy.

Teraz, zanim zaczniesz śledzić swój czas, radzimy zrobić listę aktywności na ten dzień i dodać datę. Pamiętaj, aby pomyśleć o swoich priorytetach i umieścić te zadania na początku listy. Na przykład Twoim priorytetem jest wdrożenie zmian, o które poprosił klient. Nadaj temu zadaniu nazwę – „Implementuj zmiany klienta”. Zrób to samo dla innych zadań.

Następnie wykonaj następujące kroki śledzenia czasu:

1. Rozpocznij pracę nad pierwszym zadaniem .

Następnie dodaj czas rozpoczęcia obok nazwy zadania . Powiedzmy, że jest 9 rano. Więc to jest twój czas rozpoczęcia. Pamiętaj, aby zapisać go obok nazwy zadania.

Zadanie 1: „Wdrożenie zmian klienta”

Czas rozpoczęcia: 9:00 rano

2. Włącz stoper i skup się na pracy.

3. Wyłącz stoper po zakończeniu zadania.

4. Dodaj czas zakończenia i czas całkowity. Spójrz na wyniki czasu na stoperze i zapisz je. Te wyniki pokazują, ile czasu poświęciłeś na pierwsze zadanie.

Na przykład godzinę i 20 minut. Oznacza to, że godzina zakończenia to 10:20.

Zapisz czas zakończenia i uwzględnij całkowity czas potrzebny na wykonanie zadania.

Oto jak by to wyglądało:

Zadanie 1: „Wdrożenie zmian klienta”

Czas rozpoczęcia: 9:00 rano

Godzina zakończenia: 10:20 rano

Całkowity czas: jedna godzina i 20 minut

5. Dodaj też swoje przerwy . Pamiętaj, aby zapisać czas rozpoczęcia i zakończenia każdej przerwy:

Szybka przerwa

Czas rozpoczęcia: 10:20 rano

Czas zakończenia: 10:30

Całkowity czas: 10 minut

6. Powtórz ten proces dla każdego zadania w ciągu dnia.

Chociaż metoda papierowa jest wygodna w użyciu, prawdopodobnie zgubisz niektóre ważne raporty, ponieważ są one tylko na papierze. Najlepszym sposobem uniknięcia tej sytuacji jest skanowanie śledzonej daty lub robienie jej zdjęcia raz w tygodniu.

Metoda arkusza kalkulacyjnego

Ta metoda polega na śledzeniu czasu za pomocą plików arkuszy Excel lub Google, ale także stopera.

Zalecamy rejestrowanie godzin w jednym pliku na każdy miesiąc. Na przykład, oto jak to zrobić we wrześniu:

• Otwórz plik Excel lub arkusze Google.
• Jeśli zdecydujesz się na arkusze Google: kliknij „Arkusz kalkulacyjny bez tytułu”.

Następnie zmień nazwę tego pliku, używając swojego imienia i miesiąca. Na przykład: „Dane śledzenia czasu dla września 2020 r. – David Brown”.

• Jeśli zdecydujesz się zalogować swój czas w programie Excel: przejdź do Plik, Zapisz jako, Zmień nazwę, a następnie zapisz swoje imię i miesiąc.

Kolejną praktyczną wskazówką jest logowanie się każdego dnia roboczego za pomocą osobnego arkusza. Metoda jest taka sama dla arkuszy Google i Excela:

• Dodaj nowy arkusz, klikając znak plus po lewej stronie.

• Kliknij prawym przyciskiem myszy na każdym arkuszu, aby zmienić ich nazwy. Wreszcie arkusze zostaną nazwane według dat.

Przyjrzyjmy się teraz głównym etapom śledzenia czasu podczas pracy na laptopie przy użyciu metody arkusza kalkulacyjnego:

• Wybierz odpowiedni arkusz na podstawie dzisiejszej daty.
• Kolejnym krokiem jest dodanie listy zadań. Podobnie jak w przypadku poprzedniej techniki, pomyśl o swoich codziennych priorytetach. Najważniejsze zadania muszą znajdować się na szczycie listy. Inne zadania można wykonać później. Tak powinna wyglądać ta lista:

Możesz spróbować zrobić tę listę z wyprzedzeniem. Na przykład pod koniec dnia zapisz wszystkie zadania na jutro. W ten sposób rano nie będziesz tracić cennego czasu. W takim przypadku pamiętaj, aby dodać je w jutrzejszym arkuszu.

• Zacznij pracę nad swoim pierwszym zadaniem. Poniżej swojej listy czynności możesz utworzyć nową tabelę zadań podczas ich wykonywania. Zapisz nazwę lub krótki opis zadania. W tym przypadku pierwszym zadaniem jest „Napisanie propozycji projektu”. Niezwykle przydatne jest również dodanie nazwy projektu i nazwy klienta.
• Włącz stoper i dodaj czas rozpoczęcia. Kiedy już zanotujesz czas rozpoczęcia, skup się na swojej pracy.
• Wyłącz stoper po zakończeniu zadania.
• Dodaj czas zakończenia i czas całkowity. Kiedy zapiszesz te dwa elementy, będziesz wiedział na pewno, ile czasu zajęło Ci wykonanie zadania. Oto przykład Twojego pierwszego zadania:

• Pamiętaj, aby uwzględnić swoje przerwy. Powiedzmy, że musisz zrobić sobie przerwę i zjeść lunch. Zasada jest taka sama jak w przypadku zadań: należy dodać czas rozpoczęcia, czas zakończenia i czas całkowity.

• Powtórz ten proces dla każdego zadania i każdej przerwy w ciągu dnia. Pod koniec dnia roboczego otrzymasz taką listę:

Śledzenie godzin za pomocą metody arkusza kalkulacyjnego daje jaśniejszy obraz tego, ile czasu poświęcasz na każde zadanie, konkretnym klientom i konkretnym projektom.

Oprogramowanie do śledzenia czasu

W przeciwieństwie do metody papierowej i arkusza kalkulacyjnego, oprogramowanie do śledzenia czasu zautomatyzuje cały proces monitorowania czasu. Ponadto, korzystając z oprogramowania do śledzenia czasu, możesz logować swoje godziny bezpośrednio z pulpitu podczas pracy.

Istnieje wiele sposobów rejestrowania godzin za pomocą oprogramowania do śledzenia czasu. Pokażemy dwie techniki, które są dość proste:

• śledzenie czasu z zegarem i
• śledzenie czasu ręcznie .

Wyjaśnimy dalej obie metody, ale zanim przejdziemy do tej części, wyjaśnijmy kilka szczegółów dotyczących otwierania konta Clockify. W zależności od Twojej pozycji w firmie istnieją dwie opcje:

• Jeśli jesteś menedżerem/nadzorcą, możesz utworzyć konto Clockify i będziesz administratorem obszaru roboczego. Następnie będziesz mógł dodać swój zespół, wysyłając mu zaproszenia. Dzięki temu Twoi pracownicy mogą rozpocząć śledzenie czasu w tym samym obszarze roboczym.
• Jeśli jesteś pracownikiem, otrzymasz zaproszenie od swojego przełożonego.

Po otwarciu konta możesz rozpocząć rejestrowanie godzin pracy w przeglądarce lub zainstalować aplikację komputerową. Na przykład, jeśli używasz systemu Mac OS, po prostu pobierz aplikację do śledzenia czasu na komputerze Mac.

Przyjrzyjmy się głównym krokom tych dwóch metod śledzenia czasu.

Korzystanie z timera do śledzenia czasu

Aby móc skorzystać z tej techniki, wystarczy zalogować się na swoje konto w przeglądarce.

Oto etapy monitorowania godzin za pomocą timera:

• Wybierz sekcję Śledzenie czasu po lewej stronie ekranu.

• Dodaj nazwę czynności/zadania. Zobaczysz okno z zapytaniem „Nad czym pracujesz?” na ekranie.

W tym miejscu opiszesz swoje zadanie/działanie lub dodasz prostą nazwę zadania.

• Dodaj nazwę projektu. Jeśli to zadanie należy do konkretnego projektu, pamiętaj, aby tutaj również dodać nazwę projektu.

• Dodaj tagi i stan rozliczeń. Obok przycisku Projekt znajdują się Tagi i rozliczenia.

Tagi to kategorie, które pomagają organizować śledzone zadania. Jeśli więc nazwa zadania to „Spotkanie z klientem”, dodaj tag „spotkania”. Mówiąc o statusie rozliczania, możesz wybierać między czynnościami rozliczanymi i niepłatnymi. Główną różnicą między tymi dwiema kategoriami jest to, że czynności rozliczane to te zadania, które przyczyniają się do konkretnego projektu i jego postępu. Poza tym za te zadania obciążysz swojego klienta.

• Uruchom stoper, klikając przycisk Start po rozpoczęciu pracy nad zadaniem.

W momencie, gdy klikniesz Start, zobaczysz, że licznik czasu jest aktywowany, a obok niego będzie przycisk Stop, taki jak ten:

• Zatrzymaj stoper, klikając przycisk Zatrzymaj po zakończeniu zadania.

Oto przykład śledzenia kilku zadań w ciągu dnia.

Jak widać, każde zadanie ma swoją nazwę i tag, a także ramy czasowe (czas rozpoczęcia, czas zakończenia i czas całkowity). Tylko druga czynność została tutaj oznaczona jako płatna. W prawym górnym rogu możesz zobaczyć całkowitą liczbę godzin śledzonych tego dnia. W tym przypadku jest to 5 godzin i 30 minut.

• Zawsze, gdy robisz sobie przerwę, pamiętaj, aby śledzić ją w ten sam sposób.

Czas śledzenia ręcznie

Jeśli zdecydujesz się ręcznie monitorować swój czas, pod koniec dnia dodasz godziny pracy. Pamiętaj więc, aby zapamiętać lub zapisać dokładną godzinę rozpoczęcia dnia pracy.

Jeśli chodzi o ręczne śledzenie czasu, musisz wykonać następujący zestaw działań:

• Zaloguj się do swojego konta i wybierz sekcję Śledzenie czasu.
• Dodaj nazwę czynności/zadania. Jak widać tutaj, pytanie brzmi „Nad czym pracowałeś?”.

Tak więc, po zakończeniu pierwszego zadania dnia, pamiętaj, aby je dodać. Zapisz nazwę zadania lub jego krótki opis, klikając pole z tym pytaniem.

• Następnie dodaj nazwę projektu. Wspomnieliśmy o tej części wcześniej. Możesz przypisać zadanie do konkretnego projektu.
• Dodaj tagi i stan rozliczeń. Zasada jest taka sama jak w przypadku śledzenia czasu za pomocą timera.
• Dodaj czas rozpoczęcia, czas zakończenia i datę . Zamiast używać minutnika, musisz ręcznie dodać czas rozpoczęcia i zakończenia. Poza tym wybierz aktualną datę.

• Kliknij przycisk Dodaj, aby śledzić swój czas.

• Procedura będzie taka sama dla innych zadań. Pod koniec dnia zobaczysz listę wszystkich śledzonych działań, a także inne szczegóły: nazwy projektów, stan rozliczeń, tagi i łączny śledzony czas.

Jeśli tego dnia miałeś do czynienia tylko z jednym rodzajem aktywności, wprowadzisz tylko to.

• Jeśli chodzi o Twoje przerwy w ciągu dnia , możesz je dodać w ten sam sposób.

Bez względu na wybraną metodę możesz śledzić swój czas bezpośrednio z pulpitu. Oprócz wyżej wymienionego systemu Mac OS, Clockify można używać jako narzędzia do śledzenia czasu w systemie Windows lub jako narzędzia do monitorowania czasu w systemie Linux.

Zawijanie

Jeśli nie znasz koncepcji monitorowania godzin pracy, ale chcesz się uczyć, to w porządku. Mamy nadzieję, że po przeczytaniu tego wpisu na blogu lepiej zrozumiesz metody śledzenia czasu. Poza tym jesteśmy pewni, że gdy zaczniesz śledzić czas, zdasz sobie sprawę, jak korzystny jest dla Ciebie ten nawyk. Najpierw zobaczysz, ile czasu poświęcasz na każde zadanie. Dzięki temu będziesz mieć znacznie lepszy przegląd całego dnia pracy. Na koniec dowiesz się wiele o swojej ogólnej produktywności.