Wskazówki Wtorek: 27 kreatywnych sposobów na zaimponowanie VIP-om wydarzenia

Opublikowany: 2021-08-08

Doświadczeni organizatorzy wydarzeń wiedzą, że VIP-y są często traktowane w specjalny sposób, a poprzeczka dla wspaniałych wrażeń jest dość wysoka. Dobrą wiadomością jest to, że istnieje wiele kreatywnych sposobów na zaimponowanie VIP-om wydarzenia i zarządzanie nimi, a wszystko to w ramach swojego budżetu. Tutaj omawiamy niektóre prezenty VIP, doświadczenia i pomysły marketingowe, które zainspirują Twoje następne wydarzenie.

Poznaj pomysły na zarządzanie VIP

Od zameldowania po kontynuację, omówiliśmy każdy etap harmonogramu wydarzenia z tymi pomysłami, aby zaimponować VIP-om na każdym kroku.

1. Zafunduj VIP-om prywatną usługę concierge.

Jeśli chodzi o usługi konsjerża VIP na imprezach, możliwości są nieograniczone. Od ręcznego dostarczania dodatkowych gadżetów na imprezę przed dniem otwarcia po rezerwowanie kortów tenisowych na zabawę po imprezie, naprawdę nie ma ograniczeń co do tego, co możesz zaoferować VIP-om.

2. Oferuj bezpłatne przechowywanie na miejscu przedmiotów osobistych.

Być może będziesz musiał zatrudnić dodatkowy personel imprezy, aby odprawić rzeczy i mieć oko na rzeczy. Ale tak długo, jak masz miejsce na zorganizowanie wszystkiego i narzędzi (zamek do drzwi, bilety z odrywanymi odcinkami i wieszakami), ta wskazówka powinna sprawić, że całe wydarzenie będzie wygodniejsze i wygodniejsze dla VIP-ów.

3. Zorganizuj salon spa.

Istnieje wiele mobilnych usług spa (takich jak ta), które pojawią się, kiedy i gdzie im powiesz, a następnie zajmą się resztą. Lub, jeśli masz na myśli konkretny salon lub markę, zawsze możesz skontaktować się z nimi w sprawie partnerstwa. Ta opcja sprawdza się najlepiej w przypadku wydarzeń lokalnych, gdzie istnieje większa szansa, że ​​goście, którzy skorzystali z usług, będą nadal obecni po zakończeniu wydarzenia, aby ponownie cieszyć się swoim biznesem.

4. Rozdaj przenośne ładowarki do urządzeń elektronicznych.

Jeśli chcesz dać coś prostego z brandingiem wydarzenia, rozważ użycie konfigurowalnego power banku. Lub jeśli chcesz zaoferować coś bardziej wyjątkowego (i niemarkowego), rozważ rozdanie jednej z tych najlepszych przenośnych ładowarek swoim VIP-om wydarzenia.

5. Wypożycz strąki na drzemkę.

Firmy takie jak Google i NASA już promują drzemkę mocną w swoich biurowych kapsułach do spania. Dlaczego nie zafundować swoim VIPom tego samego luksusu? Chociaż wynajem może obniżyć budżet imprezy, możesz również spróbować zorganizować dedykowany cichy pokój z matami podłogowymi, przyciemnionym oświetleniem i dyfuzorem olejków eterycznych.

Stwórz niezapomniane wrażenia VIP

Rozpocznij bezpłatnie

6. Dodaj kupony na masaż lub twarz do swoich torebek z gadżetami.

Jeśli chcesz dołączyć kartę upominkową do spa jako prezent do domu, możesz kupić je zbiorczo w witrynie GiftCards.com. Jeśli masz szczególnie obszerną listę gości, spróbuj dać im jeden lub dwa luksusowe kosmetyki do twarzy lub ciała w rozmiarze podróżnym.

7. Stwórz całkowicie oddzielne wydarzenie tylko dla VIP-ów.

Kolacje networkingowe przed pokazem, prywatne spotkania jeden na jednego z prelegentami na wydarzeniu i koktajle po wydarzeniu to świetne sposoby na dodanie jeszcze jednego wyjątkowego doświadczenia dla swoich cenionych gości.

8. Stwórz dla nich grupę networkingową w mediach społecznościowych.

Skorzystaj z LinkedIn lub dowolnej platformy mediów społecznościowych, z której już korzystają Twoi odbiorcy, aby założyć prywatną grupę tylko na zaproszenie. Zachęcaj do znaczących interakcji i dostarczaj ekskluzywne, związane z branżą treści, takie jak bezpłatne e-booki na gorące tematy lub specjalne transmisje na żywo z wpływowymi osobami z branży.

9. Zatrudnij prywatnego kucharza lub barmana do strefy wypoczynku VIP.

Niech podadzą pyszne smakołyki, zaproponują szybki pokaz gotowania i wmieszają się w tłum. Nie musisz podawać pełnego posiłku, ale upewnij się, że zaplanowałeś menu, które uzupełnia lub uwydatnia inne opcje jedzenia i napojów podczas głównego wydarzenia.

10. Rozdaj bilety na najbardziej wyczekiwaną atrakcję głównego wydarzenia.

Po sfinalizowaniu harmonogramu wydarzeń powinno być jasne, które z głównych wydarzeń cieszy się największym zainteresowaniem. Zaprezentuj VIP-om wydarzenia bezpłatne bilety i najlepsze miejsca w domu. Niech zostaną później, aby przeprowadzić prywatną sesję pytań i odpowiedzi z prezenterem.

11. Zorganizuj bezpłatną opiekę dzienną z zajęciami rzemieślniczymi dla dzieci i przekąskami.

Eksperci sugerują, że imprezy firmowe mające na celu objęcie opieką nad dziećmi powinny gwarantować, że reszta wydarzenia odzwierciedla wartości przyjazne rodzinie. Zatrudnij również certyfikowanych pracowników CPR i pierwszej pomocy, oferuj tematyczne doświadczenia, takie jak Piraci lub Karnawał, i zapewnij wiele zorganizowanych zajęć, takich jak lekcje tańca i czas na film.

12. Zapewnij wyłączny dostęp do publikowania treści wideo z wydarzeń.

Filmy, takie jak podsumowania wykładów, najważniejsze informacje na temat stoisk targowych i nigdy wcześniej nie widziane wywiady z prelegentami, można wysłać w wiadomości e-mail z podziękowaniami po wydarzeniu do VIP-ów.

13. Poproś sponsorów o pomoc w ulepszaniu doświadczeń uczestników VIP.

Niezależnie od tego, czy chodzi o sfinansowanie garści biletów VIP dla dodatkowych gości specjalnych, oferowanie niektórych swoich produktów w torbach z prezentami VIP, czy finansowanie miejsc w strefach wypoczynkowych, Twoi sponsorzy mogą zyskać dodatkową ekspozycję w tym tłumie o wysokim ROI.

14. Stwórz wymowny wykład lub specjalne wydarzenie dla gości.

Kto nie lubi wielkiego tajnego wydarzenia? Zafunduj VIP-om tajemniczą imprezę lub przeżyj wydarzenie, o którym tylko oni będą wiedzieć. Upewnij się, że odbywa się na miejscu w sprytnie ukrytym miejscu lub w odległości spaceru od głównego wydarzenia. W ten sposób nawet najbardziej zajęci wśród Twoich VIP-ów będą mieli o jedną przeszkodę mniej do uczestnictwa.

15. Daj popularnym prelegentom i prezenterom z branży dostęp do udogodnień VIP.

Czy Twoi VIP-y chcą mieszać się i spotykać z wyróżnionymi wykładowcami? Czy jest lepszy sposób na tworzenie organicznych okazji do networkingu, zapraszając ich do wzięcia udziału w udogodnieniach VIP! Działa to szczególnie dobrze, jeśli masz dedykowany salon, bar, a nawet po prostu strefę odrzutu z ładowarkami urządzeń i Wi-Fi.

16. Usprawnij proces sprawdzania zdarzeń, aby uzyskać więcej wejść płynów.

Po przybyciu gości skorzystaj z aplikacji do odprawy lub rozwiązania z zakresu obsługi wydarzeń, aby przyspieszyć i dokładniejszy proces wjazdu. Upewnij się, że przydzieleni fotografowie zrobią zdjęcie VIP, aby mogli być łatwo zidentyfikowani przez personel imprezy w ciągu dnia. Upewnij się również, że aplikacja do odprawy oferuje powiadomienia, które powiadomią Ciebie i Twój zespół o tym, kto przyjeżdża i kiedy wejdzie przez drzwi.

17. Rozpocznij biuletyn VIP, który zawiera ekskluzywne wyprzedaże biletów na wydarzenia, bezpłatne aktualizacje i bonusowe prezenty.

Jeśli Twoi odbiorcy już dobrze reagują na marketing biuletynów e-mailowych, zwiększ poziom dzięki dedykowanej wersji, która jest przeznaczona dla subskrybentów premium.

18. Zorganizuj mini stylizację włosów rano w dniu imprezy.

Załóż stację glamour wraz z profesjonalnymi stylistami i oferuj szybkie suszenie dla pań i przycinanie brody dla mężczyzn. Poczucie świeżości i najlepszy wygląd natychmiast wprawi VIPów w świetny nastrój i nada ton reszcie ich wrażeń z imprezy. Lub przynajmniej zapewnij jednorazowe narzędzia do stylizacji włosów w łazienkach, aby goście mogli w razie potrzeby wykonać własne drobne poprawki.

19. Automatycznie weź udział w losowaniu luksusowych nagród dla wszystkich VIP-ów.

Upewnij się tylko, że pamiętasz, aby się z nimi komunikować, informując o tym, w co zostali wprowadzeni, o wartości samego wpisu i o tym, w jaki sposób zostaną powiadomieni, jeśli ich nazwisko zostanie narysowane. A jeśli wygrają, upewnij się, że proces odbioru nagrody jest tak prosty, jak to tylko możliwe, wysyłając je do domu lub oferując coś, co można przenieść cyfrowo.

20. Umów się na zajęcia dodatkowe, warsztaty lub wycieczkę po okolicy.

Czy ktoś ma lekcję salsy, pokaz ceramiki, a może piesze wycieczki kulinarne? Jeśli masz uczestników wydarzenia, którzy przyjeżdżają spoza miasta, naprawdę docenią możliwość zrobienia sobie przerwy w pracy z czymś darmowym i zabawnym.

21. Zaplanuj jeden na jeden czas między VIP-ami wydarzenia i wpływowymi osobami z branży.

Wspomnieliśmy już o kilku sposobach na zrobienie tego. Ale jeśli masz dużo gości i mało czasu, spróbuj zorganizować wydarzenie w stylu szybkiego spotkania, w którym influencerzy siedzą przy stołach, a VIP-y mają szansę obracać się po pokoju w dziesięciominutowych odstępach.

22. Zaoferuj im darmowy upgrade VIP na przyszłoroczne wydarzenie, jeśli kupią bilety wstępu teraz.

Rozpocznij swoją super wczesną wyprzedaż, dając im możliwość ponownego zarezerwowania tego samego pakietu już teraz. Z tegorocznymi wspaniałymi doświadczeniami świeżo w pamięci, wartość będzie niepodważalna. Bezpiecznie przechowuj dane karty w oprogramowaniu do sprzedaży wydarzeń, aby przyspieszyć proces realizacji transakcji.

23. Zapewnij wyraźne oznakowanie miejsca i trasy, aby VIP-y zawsze wiedzieli, co się dzieje i dokąd się udać.

Ten często pomijany szczegół zwykle służy jako pierwsze wrażenie na VIP-ach wydarzenia, więc upewnij się, że Twoje wskazówki są duże, jasne i łatwe do zauważenia, jeśli goście nie wiedzą, czego szukają. Jeśli Twoje miejsce jest szczególnie duże, możesz nawet zaoferować wózek golfowy lub eskortę spacerową, aby zabrać je z głównego wejścia do strefy VIP.

24. Spersonalizuj torby swag z odręcznie napisaną kartką z podziękowaniami i wiadomością specjalnie dla nich.

Chcesz mieć pewność, że Twoi VIP-y czują się doceniani nie tylko za to, co mogą wnieść finansowo, dlatego prosta wskazówka, taka jak ta, jest w rzeczywistości dość potężna. W samej notatce odnieś się do ich historii ze swoją marką, do wszystkiego, co osobiście wspomnieli o wydarzeniu Tobie lub w mediach społecznościowych, i zanotuj wszelkie osobiste cele wydarzenia, które podzielili, oraz sposób, w jaki Twoje działania VIP pomogą im osiągnąć to.

25. Serwuj specjalne posiłki dla VIP-ów.

I upewnij się, że każdy ma swoje preferencje menu i ograniczenia dietetyczne dobrze udokumentowane w systemie takim jak tabele społecznościowe, który pomoże zapewnić catering i serwery wydarzeń na tej samej stronie bez utraty rytmu.

26. Oferuj wyskakujące profesjonalne doświadczenie headshot.

Wyślij VIP-om do domu z nowym zdjęciem na LinkedIn lub stronie firmowej. Zatrudnij profesjonalnego fotografa i wypożycz lub zapewnij solidne, uniwersalne tło, takie jak teksturowana biel, jasnoszara lub sztuczna cegła. Możesz nawet dołączyć logo wydarzenia – po prostu upewnij się, że znajduje się w części ramki, którą VIP-y mogą później wyciąć, jeśli zechcą.

27. Daj VIP-om specjalne miejsca parkingowe i strefy wspólnych przejazdów.

Jedną z rzeczy o VIP-ach, o których musisz wiedzieć, jest to, że wygoda jest premią, którą wszyscy mogą docenić. Skoordynuj z lokalną usługą taksówkową lub działem korporacyjnym najpopularniejszych aplikacji do wspólnych przejazdów w okolicy, aby uzyskać odpowiednie oznakowanie, zdobyć kilka grupowych kodów rabatowych i upewnić się, że wiedzą, że Twoje wydarzenie będzie wymagało większej liczby kierowców na drodze niż zwykle.

Traktuj swoich gości VIP wyjątkowo wyjątkowo dzięki jeszcze większej liczbie pomysłów na wydarzenia!

Skorzystaj z jednej z tych nowych platform mediów społecznościowych, aby zaangażować swoich gości przed wydarzeniem lub po nim. Lub znajdź więcej sposobów na zarządzanie wydarzeniami z udziałem celebrytów podczas naszego nadchodzącego webinaru. A jeśli networking jest główną atrakcją dla Twoich VIP-ów, pamiętaj, aby uwzględnić również kilka z tych wskazówek.

Zaskocz VIP-ów spersonalizowanym doświadczeniem, bez stresu

Zacznij teraz