Marketing wydarzeń wirtualnych: jak treść generuje buzzy i leady

Pandemia utorowała drogę do tego, by wirtualne wydarzenia stały się głównym nurtem, a sukces, jaki osiągnęli w jednym z najtrudniejszych czasów w najnowszej historii, wskazuje, że są tu na stałe. Nawet jeśli w końcu uda nam się wrócić do życia biurowego w jakiejś formie, nadal istnieje presja, aby zręcznie poruszać się w wyłaniającym się świecie konferencji online, wirtualnych stoisk i wydarzeń transmitowanych na żywo.

Jak zatem podejść do marketingu wirtualnych wydarzeń, aby zebrać zapisy, zmaksymalizować frekwencję na żywo, zebrać wysokiej jakości leady i stworzyć wartościowe treści wizualne do zaangażowania po wydarzeniu? Oto kilka sposobów na generowanie szumu i przyciągnięcie większej liczby klientów do wydarzeń online.

1. Uzyskaj wszystkich prezenterów na tej samej stronie

Proces selekcji i tworzenia treści rozpoczyna się na długo przed ogłoszeniem publicznie swojego wirtualnego wydarzenia. Pamiętaj o treści na etapie planowania programu: na przykład kontaktując się z potencjalnymi prezenterami, zbieraj profesjonalne zdjęcia głowy i biografie od wszystkich, którzy zgadzają się na udział. Mogą one stać się częścią Twoich podstawowych materiałów marketingowych, czy to na dedykowanej stronie docelowej, w postach społecznościowych czy materiałach do pobrania, które zdecydujesz się dołączyć (więcej na ten temat później).

Spraw, aby udostępnianie społecznościowe i promocja wydarzeń były wymogiem dla prelegentów i sponsorów, a także upewnij się, że każdy, kto zdecyduje się na prezentację na żywo, ma niezawodne połączenie i wysokiej jakości mikrofon. Badanie marketerów B2B przeprowadzone przez Markletic wykazało, że złe połączenia były największym źródłem irytacji dla uczestników wirtualnych wydarzeń, a następnie słabe mikrofony.

W przypadku większych wydarzeń niektórzy prezenterzy nieuchronnie poczują się bardziej komfortowo, nagrywając swoje sesje z wyprzedzeniem. W porządku; po prostu upewnij się, że wszyscy korzystają z preferowanego oprogramowania wideo i poinformuj ich, że nadal będą musieli być tam na żywo, aby odpowiadać na pytania i kontaktować się z widzami, aby zapewnić lepsze wrażenia podczas wydarzenia.

Niezależnie od tego, czy przemawiają na żywo, czy w nagranym wideo, zalecamy wszystkim prezenterom:

• Noś profesjonalny, nie rozpraszający uwagę strój

• Miej czyste tło

• Używaj dobrego oświetlenia

• Pokaż całą twarz

• Ćwicz, ćwicz, ćwicz

Poświęcając czas na umieszczenie wszystkich prelegentów na tej samej stronie ze sprzętem, konfiguracją i najlepszymi praktykami dotyczącymi wideo z dużym wyprzedzeniem, zwiększysz swoje szanse na zorganizowanie niezwykłego wydarzenia ze świetnymi treściami do wykorzystania w przyszłych promocjach.

2. Tworzenie inspirujących wizualizacji i doświadczeń

Niezależnie od celu i odbiorców wydarzenia, musisz wybrać i opracować niezapomniane wizualizacje marketingowe dla swojego wirtualnego wydarzenia. Bez profesjonalnych fotografów i kamerzystów, którzy mogliby uchwycić uczestników oglądających wydarzenia na żywo, proces ten może nie być tak intuicyjny.

Atrybucja obrazu: IMEX

W przypadku wydarzeń wewnątrz firmy, takich jak wirtualne happy hours, które mają na celu zaangażowanie pracowników i budowanie zespołu, rozważ urozmaicenie wydarzeń z wykonawcami, takimi jak muzycy, magicy lub mówcy motywacyjni. Następnie dołącz ich zdjęcia i filmy do wiadomości e-mail pracowników, aby wzbudzić zainteresowanie. Nawet artyści latte i improwizatorzy pojawiają się na wirtualnych imprezach firmowych, dodając nieoczekiwane niespodzianki, które utrzymują uwagę i zaangażowanie uczestników. Nie bój się pozwolić swoim wirtualnym planistom wydarzeń wykazać się kreatywnością.

W przypadku dużych konferencji wirtualnych inne inspirujące pomysły dotyczące treści wizualnych obejmują:

• Wirtualne fotobudki

• Wirtualne ściany graffiti

• Cyfrowe nagrody za ukończenie sesji

• Markowe wirtualne mozaiki

• Wirtualna sala wystawiennicza dla sponsorów

• Niestandardowe awatary dla uczestników

• Immersyjne środowiska wirtualne 3D

• Wirtualne wycieczki 360 stopni

Chociaż te wizualizacje mogą wydawać się skomplikowane do wdrożenia oprócz sesji wideo na żywo i nagranych wcześniej, istnieje szereg platform wirtualnych wydarzeń, które pomagają firmom budować wirtualne stoiska, organizować wydarzenia hybrydowe i generować zaangażowanie na nowe, innowacyjne sposoby. Bizzabo, ON24, Intrado, Intellum, Kaltura i Hopin należą do najpopularniejszych platform do obsługi dużych wirtualnych wydarzeń; każdy ma zalety i wady w zależności od wielkości imprezy, budżetu i konkretnych problemów. Nie będziesz potrzebować bardzo rozbudowanego rozwiązania do jednorazowych webinariów lub webcastów, a w rzeczywistości możesz już mieć jedno rozwiązanie do strumieniowania mniejszych wydarzeń online. Rozważ jednak zapoznanie się z tymi zasobami, jeśli planujesz duże wydarzenie z licznymi sesjami, prezenterami i sponsorami.

Na koniec pamiętaj, aby w miarę możliwości robić zrzuty ekranu z uczestnikami sesji wirtualnej, ponieważ te obrazy mogą zostać wykorzystane do zaprezentowania sukcesu wydarzenia i zaakcentowania materiałów marketingowych po wydarzeniu i przyszłych promocji wydarzeń.

Uznanie obrazu: Cottonbro

3. Utrwalaj marketing wydarzeń wirtualnych na każdym etapie

Niezależnie od tego, czy promujesz webinar prezentujący nową funkcję produktu, webcast przedstawiający historię sukcesu klienta, wewnętrzny dzień budowania zespołu, czy ogromną konferencję online zamiast flagowego wydarzenia firmowego, wydarzenie będzie miało cztery różne fazy marketingowe :

• Początek

• Rozpęd

• Wydarzenie

• Ogłosić wydarzenie

Pierwsze kroki: uruchomienie

Według tego samego badania marketerów B2B przeprowadzonego w 2020 r. przez Markletic, większość zespołów potrzebuje od trzech do sześciu tygodni na wypromowanie małych wirtualnych wydarzeń; Osiągnięcie celów rejestracji w przypadku dużych konferencji wirtualnych zajmuje zwykle ponad sześć tygodni. Ten wstępny okres obejmuje zarówno fazę startu, jak i rozwoju, w których każdy możliwy zasób zostanie wykorzystany do rozpowszechniania informacji o Twoim wydarzeniu.

Zacznij wewnętrznie ze swoim zespołem marketingowym. Na przykład, miej je:

• Pisz posty na blogu

• Nagrywaj filmy

• Opracuj kampanię e-mailową

• Zbuduj stronę docelową (lub strony)

• Twórz kampanie w mediach społecznościowych z niestandardowymi hashtagami wydarzeń

• Wyślij oficjalny komunikat prasowy

Poczta pantoflowa może być kolejnym zaskakująco skutecznym sposobem na zwiększenie frekwencji. Niech Twój zespół sprzedaży dotrze do potencjalnych klientów i potencjalnych klientów, z którymi nawiązał relacje. Wysyłaj także wewnętrzne wiadomości e-mail — zarówno ogłoszenia, jak i przypomnienia — zachęcając pracowników do rozmawiania ze swoimi kontaktami o nadchodzących wirtualnych wydarzeniach. Możesz nawet oferować zachęty i bonusy, aby zachęcić ich do działania.

Następnie upewnij się, że Twoi sponsorzy wykonują swoją część, publikując w mediach społecznościowych. (Zachęć swoich pracowników do robienia tego samego — poprzez oferowanie partnerskim możliwości zarabiania unikalnymi kodami promocyjnymi, jeśli to możliwe). Twoi sponsorzy mogą zyskać wszystko, promując wydarzenie, w którym będą uczestniczyć, więc zachęcaj ich do wysyłania e-maili do swoich pracowników i prowadzi do budowania jak największej świadomości.

Rozbuduj to dzięki e-mailowi ​​i społecznościom

Według raportu porównawczego 2020 Intrado dla webcastów i wydarzeń wirtualnych, poczta e-mail generuje więcej rejestracji na wydarzenia wirtualne niż jakiekolwiek inne medium. Mając to na uwadze, zaprojektuj własne promocyjne sekwencje e-maili, aby zawierały różne punkty styku z każdym segmentem. Rozważ wysłanie przynajmniej kilku e-maili, w tym:

• Ogłoszenie z zapisem daty

• Kuszące aktualizacje programu

• Profile prezentowanych mówców

• Przypomnienia:

  • Tydzień przed wydarzeniem

  • Dzień przed wydarzeniem

  • Poranek wydarzenia

Kontynuuj rejestrację i zaangażowanie przed wydarzeniem za pomocą różnych postów na kontach mediów społecznościowych Twojej firmy, sponsorów i pracowników, gdy zbliża się wydarzenie.

Pamiętaj, aby wprowadzać na rynek podczas wydarzenia

Podczas trwania wydarzenia kontynuuj publikowanie w mediach społecznościowych, aby przyciągnąć więcej potencjalnych uczestników. Podświetl obrazy prezentera i połącz się z dedykowanymi stronami docelowymi sesji w tweetach, które wspominają o rozpoczęciu sesji.

Oprócz publikowania na żywo, udostępniaj zrzuty ekranu z wcześniejszych sesji, aby pochwalić się podekscytowanymi uczestnikami i przyciągnąć w ciągu dnia nowych widzów, którzy mogliby to przegapić. Podaj wskazówki dotyczące mówców niespodzianek, aby drażnić i zachęcać świat mediów społecznościowych. I oczywiście zawsze używaj niestandardowych hashtagów.

Zachowaj tempo po wydarzeniu

Kontynuuj komunikację z uczestnikami za pośrednictwem poczty e-mail z ankietami i ankietami po wydarzeniu, aby zebrać opinie na temat przyszłych wydarzeń. Następnie rozwiąż wszelkie problemy na przyszłość — może to oznaczać modernizację sprzętu, wypróbowanie nowej platformy wirtualnej imprezy, zamianę na innego hosta lub dodanie większej liczby wirtualnych stoisk do następnego wydarzenia.

Połącz się z osobami, które zapisały się na wydarzenie, które przegapiły wydarzenie na żywo, korzystając z e-maili zawierających linki do nagrań na żądanie. Aby upewnić się, że oferujesz nową wartość, dodaj trochę treści podsumowujących, aby poinformować ich, co przegapili na żywo. Ponadto publikuj zrzuty ekranu z uczestnikami i zabawnymi niespodziankami z wydarzenia w mediach społecznościowych, aby pochwalić się sukcesem programu i zachęcić obserwatorów do wzięcia udziału w następnym wydarzeniu na żywo.

4. Stwórz środowisko do odkrywania wysokiej jakości leadów

Generowanie najlepszych i najbardziej dochodowych leadów polega na tworzeniu możliwości zaangażowania. Przygotuj się na pytania i odpowiedzi, ankiety, rozmowy między prezenterami i uczestnikami oraz inne chwile organiczne. Najlepsi potencjalni klienci mają tendencję do większego angażowania się w wirtualne wydarzenia, więc stwarzają możliwości rzeczywistego uczestnictwa uczestników. Marketing i sprzedaż mogą opierać się na systemie punktacji leadów, który opiera się na ukończeniu różnych części dużego programu, udziale w webinarze lub czacie webcast lub dyskusji, lub zakończeniu dowolnego grywalizowanego aspektu wydarzenia.

Raport porównawczy Intrado 2020 odnotował wzrost zaangażowania z roku na rok od 2019 do 2020 roku, z roku na rok odnotowano głośny wzrost zaangażowania, na co wskazuje ogromny wzrost liczby:

• Pytania zadawane w webcastach (278%)

• Transmisje internetowe z sesjami pytań i odpowiedzi (264%)

• Wiadomości na czacie w webcastach (334%)

• Transmisje internetowe zawierające materiały informacyjne (204%)

• Pobrane materiały (198%)

Te statystyki pokazują ogromny sukces wirtualnych wydarzeń podczas pandemii i wskazują, że uczestnicy pragną bardziej interaktywnych wydarzeń firmowych. Spodziewaj się zmiany trendów w kierunku grywalizacji i włączenia zasobów do druku, które pozwalają gościom czuć się bardziej fizycznie obecnymi, nawet z daleka.

Im więcej uwagi zespoły poświęcą zapewnieniu, że treści są nie tylko wysokiej jakości, ale reprezentują różne wirtualne formaty, tym bardziej angażujący będzie ich marketing. Wzbudzenie zainteresowania odbiorców — i utrzymanie go — w całym okresie promocyjnym wirtualnego wydarzenia wywiera trwałe wrażenie na obecnych i przyszłych uczestnikach, przekształcając ich w szczęśliwszych pracowników lub lepszej jakości leady.

Chcesz uzyskać więcej informacji na temat wirtualnych wydarzeń marketingowych w 2021 r. i później? Zapoznaj się z artykułem „7 strategii dotyczących treści na wynos w świecie po COVID” w Standardzie treści .

Autorstwo wyróżnionego obrazu: Julia M. Cameron