Wskazówki dotyczące webinarów: Twój najlepszy przewodnik po organizacji wspaniałego wydarzenia

Świetnym sposobem dla agencji i małych przedsiębiorstw, aby pozycjonować się jako liderzy myśli i prezentować wydarzenia dla krajowych i potencjalnie globalnych odbiorców przy niższych kosztach, jest zorganizowanie seminarium internetowego.

W rzeczywistości popularność platform webinarowych gwałtownie wzrosła podczas pandemii, ponieważ firmy starają się wirtualnie organizować pokazy objazdowe i wydarzenia osobiste. Według najnowszego raportu ON24 Webinar Benchmarks, webinaria w 2020 roku wzrosły o 162 procent, a frekwencja wzrosła prawie czterokrotnie do ponad 60 milionów osób. Odbiorcy zaangażowani w 61 milionów godzin treści, co oznacza wzrost o prawie 300 procent

Ten przewodnik zawiera wyczerpujący opis zalet i wad webinariów, niektóre z najlepszych platform webinarowych do wykorzystania oraz wskazówki, jak zorganizować ciekawe wydarzenie.

Spis treści

• Zalety i wady webinarów
• Wskazówka nr 1 - Znajdź interesujący temat
• Wskazówka nr 2 - Zbadaj i wypróbuj najlepsze platformy
• Wskazówka #3 – Znajdź pełnych pasji prezenterów
• Wskazówka #4 – Zaplanuj to w dogodnym dla uczestników czasie
• Wskazówka nr 5 - Zaplanuj i przećwicz przed wielkim dniem
• Wskazówka #6 - Promuj ją z dużym wyprzedzeniem
• Wskazówka 7 - Przeprowadź dyskusję, ale bądź elastyczny
• Wskazówka 8 - Wyślij powtórkę i dalsze kontakty
• Wniosek

Zalety i wady webinarów

Mimo że prowadzenie webinarów online nie daje możliwości zderzenia okularów z klientami i potencjalnymi klientami twarzą w twarz, może pomóc Twojej agencji przyciągnąć potencjalnych klientów i zbudować świetne relacje. Poniżej przedstawiamy sześć sprawdzonych powodów, dla których warto włączyć webinary do swojej strategii marketingowej.

Plusy:

1. Uczestnicy webinaru są zazwyczaj liderami. Od 20 do 40 procent zewnętrznych uczestników webinarów staje się kwalifikowanymi leadami.
2. Webinaria napędzają sprzedaż. Oprócz wskaźników generowania leadów nawet 5 procent uczestników webinarów staje się płacącymi klientami.
3. Webinaria są wciągające. Według MakeSocialMediaSell webinaria przyciągają uwagę 40 procent widzów.
4. Webinaria budują autorytet. Jeśli Twoja firma ma wystarczająco dużo informacji, aby zorganizować godzinne webinarium na dowolny temat, prawdopodobnie jesteś autorytetem w swojej branży, a webinarium pomoże Ci to potwierdzić.
5. Webinaria mogą przyspieszyć cykle sprzedaży. Prospekty w trakcie podejmowania decyzji o zakupie można szybciej przepchnąć przez lejek sprzedażowy z informacyjno-edukacyjnym webinarium.
6. Webinaria są stosunkowo tanie. To prezentacja bez potrzeby audytorium czy sali konferencyjnej.

Chociaż możliwości generowania leadów i konwersji wydają się atrakcyjne, ważne jest, aby pamiętać, że webinaria powinny być przede wszystkim postrzegane jako ćwiczenie edukacyjne lub ćwiczenie przywództwa myślowego. Według Ashley Stahl, założycielki agencji brandingowej CAKE Publishing, webinaria, które są czystymi flogami produktowymi, są dla uczestników przełomem.

„Jednym z największych błędów, jakie popełniają klienci, jest zbytnie skupianie się na sprzedaży końcowej, a niewystarczająca na treści” – napisała w artykule Forbesa.

Większość rejestrujących, którzy biorą udział w webinariach, robi to, ponieważ temat wzbudził ich zainteresowanie. Wykorzystują te wydarzenia, aby ocenić Twoją wiedzę i zbudować zaufanie do Twojej marki, zanim zdecydują, czy kupić od Ciebie. Czysta prezentacja sprzedażowa podczas webinaru może zniechęcić potencjalnych klientów do zaangażowania się z Tobą.

Na przykład Twoja agencja może specjalizować się w optymalizacji pod kątem wyszukiwarek lub SEO. Ramowanie tematu webinaru i nadrzędna dyskusja na temat „Strategii SEO dla małych firm” może być bardziej interesujące dla potencjalnego klienta niż „Dlaczego powinieneś płacić nam za bycie Twoją agencją SEO”. Potencjalni klienci stają się „gorącymi leadami” i znacznie chętniej skontaktują się z Tobą lub będą otwarci na kontakt, jeśli uzyskają praktyczne spostrzeżenia z treści Twojego webinaru.

Pomijając wybór tematu i struktury webinaru, istnieje kilka czynników, które mogą negatywnie wpłynąć na wydarzenie.

Cons:

1. Spadek frekwencji. O ile nie pobierasz opłaty od uczestników webinaru, nie ma zachęty do gwarantowanej obecności. W rzeczywistości szacuje się, że tylko połowa osób, które zarejestrują się na webinary, faktycznie uczestniczy. Większość firm organizuje seminaria internetowe za darmo, ponieważ z punktu widzenia klienta nie ma zachęty do płacenia za nie, ponieważ brakuje im blichtru, przepychu i wymyślnego cateringu, zwykle kojarzonego z wydarzeniami osobistymi. Koszt usługi webinarowej jest równoważony przez możliwości generowania leadów i możliwość dostarczenia wydarzenia do szerokiego grona odbiorców.
2. Problemy techniczne. Sesje wirtualne zawsze niosą ze sobą ryzyko awarii technologii.
3. Interakcja i rozpraszanie uwagi. Zaangażowanie w osobiste wydarzenie nie może być łatwo zreplikowane online. Wirtualne prezentacje są bardziej pasywne i mniej dynamiczne niż tętniące życiem sale pełne ludzi. Prezentacje na żywo często stwarzają również okazję do większej interakcji z publicznością. Bez tego samego poziomu stymulacji sesje wirtualne będą podatne na rozpraszanie uwagi.

Aby być uczciwym, te same zagrożenia mogą występować w wydarzeniach na żywo i można je złagodzić dzięki wskazówkom dotyczącym webinarów przedstawionych w następnej sekcji.

Jak stworzyć niesamowite wydarzenie

Wskazówka do webinaru nr 1 – Znajdź interesujący temat

Krok pierwszy to temat Twojego webinaru. Wybierając temat, chcesz zidentyfikować coś, o czym uczestnicy chcą dowiedzieć się więcej, i zmapować to z powrotem do Twojego produktu lub usługi. Stahl zaleca zachowanie korka sprzedażowego do końca, po tym, jak zapewnisz uczestnikom wartość i edukację.

„Nie rozmawiaj o swoim produkcie do samego końca prezentacji. Sprzedaj to za wcześnie, a Twoi widzowie prawdopodobnie doznają tych odrażających wibracji sprzedażowych, których wszyscy nie lubimy. To powiedziawszy, nie ma nic złego w wymienianiu nazwy produktu kilka razy podczas prezentacji. Zapewnij z góry świetne treści. Sprzedawaj na samym końcu – mówi. Temat na czas może zwiększyć zainteresowanie, zwłaszcza jeśli dotyczy czegoś pilnego, wymagającego natychmiastowej uwagi lub mającego charakter taktyczny i nakazowy.

Inne uwagi obejmują:

• Oferowanie uczestnikom jakiegoś rodzaju promocji lub gratisów
• Rozważ kilka webinariów, jeśli jest to ważny temat, który wymaga dyskusji dłużej niż godzinę

Porada webinarowa nr 2 – Zbadaj i wypróbuj najlepsze platformy

Jako osoba, która prowadził setki webinariów w ciągu ostatnich 10 lat, Hailey Friedman, współzałożyciel Growth Marketing Pro, wie, jak rozpoznać czerwone flagi przy wyborze dostawcy platformy webinarowej.

„Uruchom w drugą stronę, jeśli widzisz narzędzie do webinarów, które wiąże się z mylącymi plikami do pobrania i rozszerzeniami, słabą obsługą klienta, problemami technicznymi z dźwiękiem i obrazem oraz nadmiernie skomplikowanymi pulpitami nawigacyjnymi. Po prostu nie warto zajmować się tymi problemami. Ty i Twoi uczestnicy zasługujecie na coś lepszego”, mówi.

Rozważając platformę, Friedman sugeruje przyjrzenie się kilku ważnym czynnikom:

• Czy widzowie muszą pobrać wtyczkę?
• Ilu uczestników może przebywać w pokoju?
• Czy platforma obsługuje wielu prezenterów?
• Czy wysyła przypomnienia e-mail do rejestrujących się?
• Czy oprogramowanie do webinarów jest przeznaczone do webinarów na żywo, webinarów na żądanie, czy może obu?
• Czy są jakieś inne przydatne funkcje, takie jak czat na żywo i ankiety, w które publiczność może się zaangażować?

Friedman przetestował 23 najbardziej znane platformy webinarowe . Poniżej przedstawiamy najważniejsze wnioski z jej badań.

Demio - Demio reklamuje się jako prosty webinar bez pobierania dla odbiorców, który pozwala gospodarzom na umieszczanie ich marki i logo w materiałach dotyczących wydarzeń.

„To narzędzie jest świetne dla początkujących i dla tych, którzy czują się niekomfortowo z niezgrabnymi interfejsami i licznymi ustawieniami związanymi z niektórymi platformami webinarowymi. Z drugiej strony profesjonalni marketerzy i zapracowani użytkownicy korporacyjni docenią jego rozbudowane narzędzia automatyzacji”, mówi Friedman.

Plusy:

• W pełni oparty na przeglądarce (bez oprogramowania do pobrania)
• Webinaria na żywo i zautomatyzowane na żądanie
• Konfiguracja zajmuje kilka minut
• Nowoczesne i konfigurowalne: możesz dodać swoje logo, aby pasowało do Twojej marki
• Automatyczne e-maile z przypomnieniem o zaplanowanych wydarzeniach
• Możliwość wysłania nagrania z webinaru do wszystkich rejestrujących się po wydarzeniu

Cons:

• Hostowanie ponad 50 uczestników na żywo wymaga uaktualnienia

Ceny demo:

• Dwutygodniowy bezpłatny okres próbny
• Plan Startowy: 34 USD/miesiąc za pokój dla 50 osób
• Plan rozwoju: 69 USD miesięcznie za 150-osobową salę dla uczestników i spersonalizowaną markę
• Biznesplan: 163 USD miesięcznie za salę dla 500 osób i czterech gospodarzy

Google Hangouts — Hangouts to bezpłatne oprogramowanie Google współpracujące z YouTube. Przeznaczony jest dla małych grup do 30 osób. Aby przeprowadzić webinarium w Google Hangouts, potrzebujesz własnego kanału na YouTube i zainstalowanej przeglądarki Chrome.

„Hangouty Google+ są bardzo popularne w świecie korporacji, ponieważ udostępniają przydatne funkcje zapraszania członków. Co więcej, kilka osób może przemawiać podczas jednego wydarzenia, a webinarium można łatwo udostępnić po jego zakończeniu” – mówi Friedman.

Plusy:

• Może gościć 30 osób za darmo
• Webinar jest automatycznie nagrywany i przesyłany na Twój kanał YouTube
• Możliwe jest transmitowanie webinaru za pośrednictwem YouTube, aby pomieścić większą publiczność

Cons:

• Uczestnicy muszą mieć konto Google, aby aktywnie uczestniczyć w wydarzeniu (np. mieć możliwość zadawania pytań)
• Trudne do przechwytywania potencjalnych klientów, ponieważ nie ma funkcji, która pozwalałaby uczestnikom zarejestrować swoje dane, aby uzyskać dostęp do wydarzenia

Ceny Hangouta:

• Całkowicie za darmo

A co z Zoomem?

Podczas gdy Zoom stał się powszechnie znany podczas pandemii, nie wyróżniał się jako najlepszy wybór dla Frediman, zajmując 10 miejsce na jej liście.

„Ograniczeniem Zoom jest to, że chociaż oferuje podstawowe funkcje za darmo, Twoje spotkania mogą trwać krócej niż 40 minut, jeśli liczba uczestników jest mniejsza niż 100. Dzieje się tak, ponieważ Zoom jest stworzony dla dużych firm, które zamierzają wydać duże pieniądze za technologia wideokonferencji”, mówi.

Plusy:

• Jednoczesne udostępnianie ekranu dla kilku uczestników
• Bezpłatne udostępnianie pulpitu i aplikacji
• Działa na wszystkich platformach i urządzeniach
• Rejestruje całe wydarzenie, w tym pytania zadawane przez uczestników za pośrednictwem czatu i filmy z wielu prelegentów

Cons:

• Nawigacja po interfejsie może być myląca
• Sprzęt Zoom po prostu nie działa dobrze

Powiększ ceny:

• Bezpłatne webinaria dla maksymalnie 100 uczestników trwające maksymalnie 40 minut
• Płatne plany zaczynają się od 14,99 USD miesięcznie i obejmują nieograniczony czas trwania spotkań z maksymalnie 100 uczestnikami.

Porada dotycząca webinaru nr 3 – Znajdź pełnych pasji prezenterów

Wspaniałą rzeczą w prowadzeniu webinarów, w porównaniu z prezentacją na osobistym wydarzeniu, jest to, że wydarzenia wirtualne są zwykle o wiele bardziej swobodne. Nie oznacza to, że nie musisz utrzymywać zainteresowania uczestników, ale nie musisz też być światowej klasy formalnym prezenterem, aby przeprowadzić świetną sesję. Możesz nawet ujść na sucho, używając skryptów i innych zasobów informacyjnych, które mogą Ci pomóc.

Prezenter powinien być:

• Ekspert merytoryczny i/lub produktowy
• Kompetentny mówca
• Naprawdę zainteresowany robieniem tego

Najlepszą praktyką jest również posiadanie energicznego i sympatycznego gospodarza lub moderatora. Ten typ osoby może otwierać wydarzenie, witać prelegentów, zarządzać i zadawać pytania w imieniu uczestników oraz zapewniać zaangażowanie publiczności, aby eksperci merytoryczni mogli skupić się przede wszystkim na swojej prezentacji bez rozpraszania uwagi.

Czwarta wskazówka dotycząca webinaru – zaplanuj go w dogodnym dla uczestników czasie

Rezerwując termin webinaru, należy wziąć pod uwagę ważne kwestie, aby zapewnić optymalną frekwencję:

• Dzień tygodnia. Należy unikać poniedziałków i piątków, ponieważ większość ludzi albo przyspiesza, albo zwalnia w tych dniach.
• Pora dnia. Poranne poranki są zazwyczaj dużo bardziej gorączkowe dla ludzi biznesu, więc od 13 do 15 czasu wschodniego jest powszechnie uważane za najlepsze okno na rezerwację webinaru w Ameryce Północnej.

Porada dotycząca webinaru nr 5 – Zaplanuj i przećwicz przed wielkim dniem

Jest kilka rzeczy, o których warto pamiętać podczas planowania webinaru:

• Zastanów się, gdzie zorganizować webinarium. Czynniki, które należy wziąć pod uwagę, obejmują znalezienie cichej przestrzeni z dobrym oświetleniem i schludnym, wolnym od rozpraszania tłem dla widzów. Jeśli znalezienie atrakcyjnego wizualnie obszaru jest trudne, możesz użyć wirtualnego tła, jeśli Twoja platforma webinarowa to oferuje.
• Większość webinariów trwa godzinę - 45 minut na prezentację i 15 minut na pytania. Jednak coraz większą popularnością cieszą się wydarzenia 30-minutowe (20 na prezentację i 10 na pytania). Bądź otwarty na mieszanie podejść i formatów, aby określić, co jest najlepsze dla Twoich odbiorców.
• Mówienie do każdego slajdu przez jedną do dwóch minut jest dobrą zasadą podczas tworzenia prezentacji.
• Powtórz najważniejsze punkty. Powiedz im raz, powiedz im ponownie i powiedz im po raz trzeci.
• Twój format powinien brzmieć: przedstawić wartość, zapewnić głęboką eksplorację tematu, przedstawić swój produkt z miękką sprzedażą, a następnie podsumować.
• Rozmawiaj z klientami, a nie ponad nimi. Twój język powinien być prosty i łatwy do zrozumienia.
• Przewiduj pytania i przygotuj często zadawane pytania (FAQ) w oparciu o Twój temat. Jeśli webinar dotyczy produktu, zachowaj listę pytań dotyczących Twojego produktu, które zadawali klienci.

Cory Northcutt, dyrektor generalny Northcutt Enterprise SEO, mówi, że najlepsze webinaria są dynamiczne i angażują publiczność. Sugeruje: „Nie czytaj ze scenariusza ani ze slajdów; użyj konspektu. I mów spontanicznie. Zapraszaj pytania i odpowiadaj na nie. Znajdź czas na pytania podczas webinaru, a nie tylko na jego zakończenie. Spraw, aby Twoje slajdy były atrakcyjne wizualnie i zawierały informacje; długie listy wypunktowań nie są interesujące. Co najważniejsze: używaj porządnego mikrofonu.”

Gdy już przejrzysz tę listę, utworzysz slajdy, zaplanujesz webinar, przećwiczysz je i porozmawiasz z uczestnikami, powinieneś być gotowy do dostarczenia.

Porada webinarowa nr 6 – Promuj ją z dużym wyprzedzeniem

Poniżej znajdują się rzeczy, które należy wziąć pod uwagę podczas marketingu podczas webinaru.

Obowiązkowe rzeczy:

• Strona docelowa rejestracji
• Organiczne posty w mediach społecznościowych promujące sesję
• Marketing e-mailowy w celu zaproszenia znanych potencjalnych klientów do rejestracji
• Zezwalaj rejestrującym na wstępne przesyłanie pytań

Kluczową wskazówką od Stahl jest reklamowanie webinaru z tygodniowym wyprzedzeniem. „Nie zaczynaj reklamy dzień wcześniej. Polecam zacząć się reklamować z co najmniej miesięcznym wyprzedzeniem, jeśli nie więcej. Będziesz chciał wysyłać przypomnienia w miarę zbliżania się wydarzenia, w tym e-mail z przypomnieniem dzień wcześniej i dzień. Polecam również odliczanie w mediach społecznościowych” – mówi.

Opcjonalne działania promocyjne do rozważenia obejmują:

• Płatne reklamy kierowane na potencjalnych klientów i inne rynki zewnętrzne
• E-maile obejmujące cały klient, aby reklamować webinarium
• Angażowanie sponsorów jako taktyka marketingowa na duże sesje
• Tworzenie filmu promocyjnego
• Wyskakujące okienka promocyjne na Twojej stronie
• Dalsze wiadomości e-mail w celu zebrania opinii i zaangażowania uczestników

Wskazówka nr 7 do webinaru – Przeprowadź dyskusję, ale bądź elastyczny

Teraz nadszedł czas na zaprezentowanie swoich treści. Rozważ wykonanie następujących czynności:

• Wyślij e-mail z przypomnieniem w ostatniej chwili na godzinę lub dwie przed rozpoczęciem webinaru.
• Bądź elastyczny, ponieważ niektóre pytania odbiorców mogą zmienić kierunek rozmowy. Kontroluj to, wybierając pytania, na które chcesz odpowiedzieć na żywo. Jeśli temat jest konkretny, te pytania najlepiej zadać w trybie offline.
• Mów powoli i pewnie, aby słuchacze łatwo Cię zrozumieli.
• Użyj myszki, aby podświetlić elementy na slajdach, które mają zobaczyć widzowie.
• Upewnij się, że prowadzisz prezentację w środowisku wolnym od rozpraszania uwagi.

Porada webinarowa nr 8 – Wyślij powtórkę i dalsze kontakty

Jeśli nie odtwarzasz treści webinaru i nie prowadzisz jego kontynuacji, być może tracisz możliwości marketingowe, które można zebrać z już utworzonych treści.

Oto pomysły na promocję postów na Twój webinar:

• Wyślij nagranie sesji i slajd. Nie wszyscy, którzy się zarejestrują, wezmą udział w webinarze, więc wysłanie e-maila uzupełniającego zawierającego treść to świetny sposób na zaangażowanie potencjalnych klientów, którzy mogli nie dotrzeć do sesji na żywo.
• Opublikuj wideo z webinaru online. Opublikowanie swojego webinaru na markowym kanale YouTube to świetny sposób na uzyskanie dodatkowej przyczepności i pozycji w aktualnych wynikach wyszukiwania w YouTube.
• Użyj slajdów do tworzenia talii sprzedaży. Jeśli Twój webinar koncentruje się na produkcie, rozważ przekształcenie niektórych treści w materiały promocyjne.
• Poproś o opinię. Krótka ankieta dla uczestników to świetny sposób, aby dowiedzieć się, które części webinaru najbardziej podobały się publiczności i gdzie może być miejsce na ulepszenia.

Wniosek

Wraz z postępem technologicznym związanym z COVID, webinaria online prawdopodobnie pozostaną popularne. Wiele firm zdaje sobie teraz sprawę, że mogą dostarczać angażujące wydarzenia za ułamek kosztów sesji osobistych.

W rzeczywistości Daheb z ON24 mówi, że prawie wszyscy marketerzy wymieniają prowadzenie webinarów jako kluczową część swoich strategii, nawet w erze po pandemii. „Zaangażowanie cyfrowe umożliwia zespołom marketingu i sprzedaży dotarcie do większej liczby osób i spędzenie większej ilości czasu z potencjalnymi i potencjalnymi klientami” – mówi.

Chociaż przygotowanie strategii webinaru wymaga czasu i wysiłku, korzyścią jest to, że po zorganizowaniu jednego webinaru, kolejne wydarzenia stają się łatwe do odtworzenia. A korzyści w zakresie zaufania do marki, potencjalnych klientów i statystyk odbiorców wciąż rosną.