6 Lembretes de etiqueta de zoom para sua próxima reunião

Publicados: 2021-01-15

Pode ser um novo ano, mas dezenas de milhões de americanos ainda estarão trabalhando remotamente em 2021.

E, como todos podemos imaginar, isso significa mais reuniões no Zoom , Google Hangouts e outros softwares de videoconferência.

Embora sua equipe provavelmente tenha passado horas (e horas) junta em ligações com o Zoom em 2020, há um aspecto da videoconferência que pode ter ficado de lado quando a força de trabalho se ajustou a esse novo padrão - a etiqueta do Zoom.

Nesta postagem, descreveremos alguns componentes cruciais da etiqueta do Zoom para que você possa comparecer às reuniões este ano da maneira mais preparada, educada e profissional possível.

O que é a Etiqueta do Zoom?

A etiqueta do zoom é manter a compostura e o comportamento profissionais durante uma chamada de zoom ou videoconferência. Como as reuniões do Zoom podem ser substancialmente diferentes das reuniões presenciais, há um conjunto adicional de expectativas que devemos seguir para nos apresentarmos da melhor forma aos nossos colegas.

Dica nº 1: feche os outros aplicativos

utensílios de escrita

Durante as reuniões presenciais, é esperado que fechemos nossos laptops, a menos que estejamos compartilhando conteúdo na tela com os participantes ou fazendo anotações. No entanto, com as reuniões do Zoom, fechar seu laptop é uma impossibilidade.

No entanto, para não se distrair e garantir que você está dando atenção total à reunião, a próxima melhor coisa a fazer é fechar todas as outras janelas e aplicativos além do Zoom (a menos que você esteja fazendo uma apresentação ou fazendo anotações). Isso significa que você deve encerrar o Slack, minimizar sua caixa de entrada de e-mail e encerrar todos os aplicativos de mensagens abertos. Como fariam em reuniões presenciais, suas mensagens estarão esperando por você depois.

Dica profissional: se você está preocupado com os colegas de trabalho pensando que você está longe do computador durante o dia de trabalho, tente integrar o Google Agenda ao Slack para definir automaticamente o seu status como ausente e avisar aos colegas que você está em uma reunião.

Dica nº 2: desligue o segundo monitor

Monitores duplos são um hack de eficiência perfeito, pois podem aumentar a produtividade em até 30% .

No entanto, eles são menos do que ideais quando se trata de focar em reuniões do Zoom.

Quando o segundo monitor está ligado, é muito tentador verificar seu e-mail (ou - sejamos honestos - Twitter) e perder o foco na reunião. Para replicar a experiência de uma reunião pessoal e aumentar seu foco no palestrante ou na discussão em questão, desconecte o laptop do segundo monitor. Caso contrário, seus olhos podem ficar tentados a desviar-se para o lado, permitindo que os outros participantes saibam que você não está nem um pouco interessado no assunto em questão.

webcam com mulher na tela

Dica nº 3: mantenha sua câmera ligada

Uma das muitas vantagens de trabalhar remotamente é se estressar menos com a aparência apresentável - especialmente quando durante as reuniões do Zoom, a privacidade está a um clique de distância com o botão “Câmera desligada”.

No entanto, seja uma reunião com toda a empresa ou uma conversa individual com seu gerente, desligar a câmera nem sempre dá a melhor impressão. Por exemplo:

  • Os colegas de trabalho podem perceber que você está mental ou fisicamente ausente de uma grande reunião de equipe, pois não há como verificar sua presença ou engajamento.
  • Pode parecer impessoal - especialmente se você estiver em um ambiente individual ou em um pequeno grupo - já que seus colegas de trabalho ainda contam com linguagem corporal e expressões faciais limitadas que são capazes de observar por meio de sua câmera. Lembre-se de que essas reuniões são as únicas ocasiões em que muitos vêem seus colegas de trabalho, portanto, não limite o tempo já limitado com você.
  • Isso representa um obstáculo de acessibilidade para quem lê lábios - e embora a leitura labial no Zoom não seja perfeita como está , manter a câmera ligada pode esclarecer alguns equívocos ou mal-entendidos, já que as pessoas podem ver o que você está dizendo.

Dica nº 4: desligue o microfone quando não estiver falando

Aquele cachorro, criança ou sereia ao fundo pode ser um verdadeiro assassino do humor durante uma reunião de negócios séria.

Embora essas interrupções sejam inevitáveis ​​no trabalho remoto, limitá-las é a etiqueta básica do Zoom - e elas podem ser limitadas simplesmente silenciando quando você não estiver falando em uma reunião de equipe.

Silenciar a si mesmo não apenas reduz essas interrupções, como também é útil para aqueles que têm dificuldade para ouvir claramente o alto-falante. Considere aqueles que estão fazendo obras ou obras na estrada do lado de fora de suas janelas, ou aqueles que têm problemas de audição e têm dificuldade para entender as palavras de um locutor, mesmo sem os ruídos de fundo que distraem. Com distrações adicionais, uma reunião Zoom torna-se ainda mais difícil.

Dica Profissional: Dica nº 5: respeite os horários de início e término da reunião

relógio

No escritório, é fácil lembrar quando a reunião termina quando a pessoa que está esperando pela sala de conferências bate à porta.

No Zoom, não é tão simples. Embora ninguém esteja esperando impacientemente que você termine a discussão para usar o número de ID da sua reunião, há uma chance de que as pessoas na sua reunião tenham outro Zoom para pular logo após aquele em que você está.

Por isso, respeite os horários de início e término e fale quando alguém não estiver fazendo isso. Um simples “desculpe interromper, mas acabamos dois minutos - podemos nos reagrupar esta tarde quando estivermos todos livres de novo?” poderia salvar alguém uma enorme dor de cabeça.

not Dica Profissional: não Se você estiver tendo uma discussão rica e importante que gostaria de continuar, simplesmente pergunte aos participantes se eles têm tempo para bater um papo por mais 5 a 10 minutos antes de presumir que sim.

Dica # 6: use legendas ativas

Computador

Uma última parte da etiqueta do Zoom é benéfica para aqueles que precisam de um nível extra de clareza durante a reunião - legendagem automática ao vivo .

Quer ajudem um pouco a focar na reunião ou façam com que alguém com dificuldade de ouvir possa entender o que está sendo dito, as legendas tornam as reuniões Zoom mais acessíveis.

O processo de configuração também é simples - explicamos o processo de configuração das legendas de reunião do Zoom nesta postagem do blog .

Lembre-se da sua etiqueta

As reuniões e videoconferências do Zoom estão unindo essa força de trabalho remota de uma forma que mantém viva a cultura do local de trabalho e as amizades no escritório - mas isso só pode acontecer se nos lembrarmos de seguir essas regras simples, mas essenciais de etiqueta do Zoom.

Na próxima vez que você fizer uma videochamada, certifique-se de seguir estes seis lembretes para uma melhor experiência do Zoom para você e seus colegas de trabalho.

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