Quarta-feira Sabedoria: Diretrizes de Acessibilidade para Planejamento de Eventos

Todos os que chegam a um evento devem se sentir bem-vindos e podem aproveitar ao máximo o evento - seja diversão, comida, networking ou aprendizado. Garantir que os hóspedes com deficiência possam participar plenamente é uma parte importante do trabalho do planejador de eventos e é exigido por lei para eventos públicos.

O que é 'acessibilidade' e o que significa para eventos?

A Lei dos Americanos com Deficiências (ADA) § 36.203 (a) declara que " Uma acomodação pública deve oferecer bens, serviços, instalações, privilégios, vantagens e acomodações para um indivíduo com deficiência no ambiente mais integrado apropriado às necessidades do Individual. ”

As acomodações públicas - teatros, arenas, hotéis e centros de convenções, entre eles - são obrigadas a atender aos padrões da ADA. Todos os eventos públicos são legalmente obrigados a cumprir os requisitos da ADA. Para “proporcionar diversão plena e igualitária”, os locais e os organizadores devem considerar mais do que layouts de edifícios, rampas e elevadores acessíveis. Um evento verdadeiramente inclusivo também envolve um design de site acessível e processos de registro, comunicações pré-evento e uma equipe bem treinada que entende a etiqueta para deficientes físicos.

Para planejar um evento inclusivo, certifique-se de que a acessibilidade do local e as considerações de conformidade com a ADA sejam abordadas em sua lista de verificação de planejamento de eventos - e reconheça os pontos de acessibilidade adicionais para fornecer acesso justo para todos. Alguém com deficiência permanente, como um cadeirante, terá uma ideia melhor do que é necessário para uma participação significativa. Mas, alguém com uma deficiência temporária, como um membro quebrado, pode não saber como solicitar acomodações.

Você também pode observar as solicitações gerais de acomodação em seu software de planejamento de eventos, como a necessidade de um estágio temporário com uma rampa ou a possível exigência de aluguel de elevador para cadeira de rodas. Essas informações ajudam a melhorar as visitas de futuros hóspedes com deficiência, e os coordenadores de reuniões apreciam a atenção personalizada às necessidades de seus participantes.

Continue lendo para obter uma cartilha sobre os fatores mais importantes para o planejamento de um evento inclusivo e os requisitos essenciais para pessoas com várias deficiências e desafios.

A verdadeira acessibilidade começa antes do evento - e continua depois

Os eventos inclusivos começam antes de uma pessoa se registrar para comparecer ou entrar no local. Ao manter todos os convidados em mente durante a preparação do evento, você estará mais bem preparado para atender às solicitações à medida que elas chegarem, em vez de se atrapalharem no último minuto.

Prova de deficiência não é necessária

Nenhuma pessoa é obrigada a apresentar prova de sua deficiência - nem deve ser solicitada a prova. Isso inclui pessoas que solicitam acomodações, compram ingressos para assentos acessíveis, atendem com um cão-guia ou têm uma deficiência invisível.

As palavras que você escolhe são importantes

Uma pessoa não é sua deficiência. Enfatize a pessoa em vez da deficiência: ao se referir aos participantes com deficiência, use a linguagem da pessoa em primeiro lugar . Evite focar na condição; diga 'uma pessoa com deficiência', em vez de 'uma pessoa com deficiência'.

Existem exceções. Algumas pessoas com deficiência preferem a linguagem Identity-First . Isso é verdade para alguns membros da comunidade surda, que consideram a surdez parte de sua identidade. No entanto, nem todos os surdos se sentem assim - quando não tiver certeza, você pode perguntar a preferência deles.

Incluir acessibilidade no planejamento de emergência

Uma emergência não é o momento de perceber que você não incluiu todos no plano. Saiba onde estão as saídas acessíveis e certifique-se de que estão claramente marcadas como tal. Os elevadores podem não funcionar em uma emergência e as saídas podem estar congestionadas. Certifique-se de que existe um plano para evacuar todos os participantes.

Crie comunicações críticas pré-evento

Lembre os participantes de enviar solicitações de acessibilidade nas comunicações que antecedem o evento e inclua essas informações nas perguntas frequentes do site. Ofereça materiais com antecedência para que os participantes possam revisar e se preparar. Forneça detalhes sobre as opções de transporte público acessíveis mais próximas e informe aos participantes quais entradas são melhores para o acesso de cadeiras de rodas.

Certifique-se de que seu site seja acessível a todos

Um site acessível permite aos participantes o mesmo acesso às informações e inscrições do evento. Como bônus, um site acessível geralmente tem uma classificação superior em SEO porque a estrutura é mais fácil para os mecanismos de pesquisa rastrearem.

Revise as dicas abaixo para criar um site acessível e consulte as diretrizes de acessibilidade da Web ARIA (Accessible Rich Internet Applications) para obter informações detalhadas para desenvolvedores de aplicativos ou da Web.

• Certifique-se de que todo o texto do site seja fácil de ler: aumente o contraste, evite gráficos que substituam o texto e inclua descrições de texto para imagens.
• Fornece botões maiores e muito espaço entre os botões para pessoas com baixa visão ou dificuldades de mobilidade.
• Siga uma estrutura de cabeçalho lógica para auxiliar na navegação.
• Certifique-se de que o site seja acessível através do teclado e evite interação apenas com o mouse.
• Use o texto do link descritivo em vez do “Clique aqui” genérico: Adicione o hiperlink para “Faça download do seu formulário de registro”.
• Forneça legendas e transcrições de vídeo.
• Se o seu evento tiver uma compra de ingresso ou limite de tempo de registro, considere as pessoas usando dispositivos assistivos ao definir o tempo limite de compra e estenda-o.
• Ofereça uma declaração de acessibilidade clara em seu site e incentive os participantes a entrar em contato com quaisquer perguntas ou dúvidas que possam ter.
• Esqueça o CAPTCHA - o spam é frustrante, mas um CAPTCHA não é acessível para pessoas com baixa visão ou cegueira.

Permita que os participantes façam solicitações de acomodações razoáveis

Uma acomodação razoável é um ajuste ao ambiente para permitir a participação total das pessoas com deficiência. Fornecer acesso para cadeiras de rodas, remover barreiras de comunicação, oferecer assentos acessíveis e fornecer acesso igualitário devem ser as principais prioridades nos esforços da organização.

Para eventos com ingressos com assentos atribuídos, o organizador não pode solicitar comprovante de deficiência para assentos acessíveis. Os ingressos para assentos acessíveis devem ser vendidos ao mesmo tempo, pelo mesmo preço e pelos mesmos métodos dos assentos não acessíveis. As listas de ingressos também devem incluir informações sobre a localização do assento, vista e espaço físico disponível para que o participante possa determinar se o assento atende às suas necessidades.

Adicione um espaço no formulário de inscrição para permitir que os participantes façam solicitações de solicitações de assistência ou permita a opção por meio de um link no e-mail de confirmação de inscrição.

Inclua caixas de seleção para solicitações de acomodação dos participantes ou forneça uma caixa de texto para que eles indiquem suas necessidades específicas. Se o evento não exigir pré-registro, inclua uma declaração de acessibilidade e informações de contato para saber para onde direcionar os pedidos de acomodação - e responda às perguntas prontamente.

Ponto de Inclusão: Algumas pessoas têm deficiências visíveis ou usam dispositivos auxiliares - uma cadeira de rodas ou uma bengala branca, por exemplo. No entanto, algumas deficiências são invisíveis - uma pessoa pode ser deficiente sem deficiência visível ou tecnologia assistiva. As deficiências ocultas incluem, mas não estão limitadas a, dor crônica, distúrbios autoimunes, condições cognitivas e sensibilidades químicas múltiplas (MCS). Ruídos altos repentinos ou luzes piscando podem afetar um veterano com PTSD. Um lance de escadas pode ser impossível para alguém com problemas respiratórios, como asma. É importante que os planejadores permitam - e atendam - às solicitações de acomodação, para que todos os hóspedes tenham a oportunidade de participar plenamente.

Não existe um 'tamanho único' quando se trata de acessibilidade

De assentos, materiais impressos e serviços de intérprete a opções de refeições e espaços para os convidados descansarem entre as sessões, o planejamento de eventos significa criar um evento acessível a todos .

Pessoas com desafios de mobilidade

Considere mais do que cadeiras de rodas ao planejar desafios de mobilidade. Algumas pessoas com problemas de mobilidade podem usar scooters, andadores e bengalas. Outros indivíduos com dificuldades de locomoção podem não precisar de dispositivos de assistência, mas podem precisar de tempo, espaço, opções de assento ou suporte extra.

Nem todos os desafios de mobilidade são resolvidos por rampas. Uma pessoa que usa uma bengala pode ter mais facilidade para subir escadas, e elevadores portáteis podem fornecer melhor acesso para alguns indivíduos. Pessoas com artrite ou inflamação crônica podem se beneficiar de alguns minutos extras entre as sessões, pois podem precisar descansar enquanto caminham.

Preste atenção a estas áreas ao selecionar um local ou coordenar um evento:

Forneça vagas de estacionamento designadas - vagas temporárias são aceitáveis ​​se seguirem os requisitos da ADA - e garanta que o transporte público próximo inclua opções acessíveis. O acesso ao edifício deve apresentar um meio-fio cortado ou acesso nivelado da área de estacionamento, ou uma entrada acessível alternativa deve ser fornecida. Uma rampa temporária pode ser uma solução aceitável.

As entradas dos edifícios devem ser largas o suficiente para permitir a passagem de uma cadeira de rodas ou scooter. Vestíbulos de porta dupla podem não fornecer espaço suficiente para uma cadeira de rodas ou scooter navegar; a segunda porta deve ser mantida aberta se não houver pelo menos um metro entre as portas quando uma estiver em uma posição aberta. As portas giratórias não são consideradas uma rota acessível, mas as portas auxiliares adjacentes às portas giratórias podem ser deixadas destrancadas e usadas para esse fim. Catracas não são acessíveis, mas portas de serviço podem ser usadas.

Outras considerações:

• As maçanetas redondas podem ser difíceis de abrir, uma maçaneta tipo alavanca ou porta automática fornece acesso mais fácil.
• Portões, grades, tapetes, cascalho, piso solto e muito mais são perigosas para tropeçar e são difíceis de atravessar.
• Evite inclinações íngremes, opte por rampas graduais com corrimão.
• As mesas e balcões devem ser baixos o suficiente para acomodar pessoas que usam cadeiras de rodas.
• Fornece uma variedade de estilos de assentos em todo o local. Pode ser difícil para uma pessoa se levantar de um assento macio, cadeira baixa ou cadeira sem apoios de braços sólidos.
• Inclua uma refeição pré-cortada no menu e certifique-se de que ela chegue com as refeições dos outros convidados - não atrasada e morna.
• As opções de quartos acessíveis devem ser incluídas no bloco do hotel.

Ponto de inclusão: ao falar com uma pessoa em uma cadeira de rodas, sente-se em uma cadeira de forma que você fique na altura dela ou fique a uma pequena distância para que ela não precise esticar o pescoço olhando para você. Não se aproxime de alguém em uma cadeira de rodas para apertar a mão de outra pessoa ou pegar algo de uma mesa.

Participantes surdos e com deficiência auditiva

Existem vários recursos e serviços auxiliares que permitem aos participantes surdos ou com deficiência auditiva uma participação igual. A ADA exige que os organizadores forneçam auxílios ou serviços para participantes surdos e com deficiência auditiva. Essas ajudas incluem:

• Um intérprete de linguagem de sinais americana (ASL)
• Dispositivos auxiliares de escuta (ALDs)
• Serviços de legenda aberta ou fechada
• Materiais de impressão literal
• Notetakers

Os intérpretes costumam trabalhar em equipes de dois e é recomendável que você contrate uma equipe para cada surdo. Os intérpretes não improvisam ou assinam em tempo real - eles devem receber os materiais com antecedência para se prepararem. Embora o ASL inclua sinais para muitas palavras e conceitos, não existe um sinal para tudo. O acesso antecipado a slides, notas, apostilas e outros materiais - e a oportunidade de fazer perguntas sobre o material - dá ao intérprete tempo para decidir a melhor maneira de expressar terminologia desconhecida.

Nem todas as pessoas surdas usam ASL. Pessoas que nasceram com audição podem contar com outras formas de comunicação, incluindo Dispositivos Assistivos de Audição e serviços de legendagem. Dispositivos de escuta assistida também podem melhorar a experiência de indivíduos que usam um implante coclear ou aparelhos auditivos. O conteúdo de vídeo com legenda oferece uma experiência aprimorada para muitos participantes, sejam surdos ou ouvintes.

Certifique-se de que os alto-falantes e os participantes usem microfones - mesmo se eles acharem que sua voz está alta o suficiente. Lembre oradores, funcionários e voluntários de olhar para os participantes surdos quando eles falarem, o que facilita a leitura labial. Considere os anúncios feitos por um sistema de alto-falantes: Como você transmitirá essas informações aos participantes surdos ou com deficiência auditiva. A música de fundo pode ser uma distração para os participantes com deficiência auditiva.

Ponto de inclusão : lembre-se de olhar e dirigir-se ao participante individual - e não ao intérprete - enquanto conversa.

Pessoas cegas ou com baixa visão

Fornece iluminação suficiente para pessoas com deficiência visual. Produza versões em letras grandes de apostilas e siga as diretrizes para tornar a impressão mais legível da American Foundation for the Blind. Essas diretrizes incluem um tamanho de fonte mínimo de 16pt, fontes sans serif, evitando todo o texto em maiúsculas e usando papel sem brilho em vez de papel brilhante. Pessoas cegas podem solicitar materiais impressos em braille, um leitor qualificado, gravações de áudio, software de leitura de tela ou software de ampliação.

Dê instruções claras e específicas ao falar com uma pessoa cega. Em vez de dizer "A saída é ali", diga a eles que a saída está atrás deles e a 3 metros à esquerda. Em vez de dizer "Cuidado", diga "Há um bebedouro à sua direita". Se a pessoa precisar de ajuda, você pode permitir que ela pegue seu braço para liderar - mas nunca segure o dela sem permissão.

Ponto de inclusão: não se preocupe com frases comuns como “É bom ver você” ou outras frases que usam descrições visuais.

O acesso para cães-guia é obrigatório

Os locais públicos são obrigados a permitir o acesso de cães-guia. Os cães-guia não são animais de estimação; eles são treinados para ajudar uma pessoa com deficiência e são tecnicamente considerados equipamentos médicos. A ADA determina que as únicas perguntas que podem ser feitas são: (1) o cão é um animal de serviço necessário devido a uma deficiência? e (2) para que trabalho ou tarefa o cão foi treinado?

O condutor fornece todos os cuidados do cão de serviço, mas o local deverá designar uma área de alívio para o cão. Embora as políticas de proibição de animais de estimação não se apliquem a cães-guia, os animais-guia só são permitidos onde os participantes do evento são permitidos. Se os participantes não forem permitidos na cozinha, o cão de serviço e o condutor também não necessitarão de acesso. Participantes com alergias ou medo de cães não são motivo para recusar uma equipe de cães de serviço.

Ponto de Inclusão: Cães de serviço são animais de trabalho. Você não deve acariciar, alimentar ou brincar com um cão de trabalho. Se o cão estiver distraído, isso pode reduzir sua capacidade de realizar seu trabalho plenamente.

Para planejar eventos verdadeiramente inclusivos, tenha em mente todos os participantes durante a coordenação, independentemente das solicitações de acomodação recebidas. Considere designar um funcionário para coordenar as políticas e o planejamento de acessibilidade, especialmente para grandes eventos. Entre em contato com grupos e organizações com deficiência para planejar recursos e soluções e convide pessoas com deficiência para avaliar quais mudanças você deve considerar. Cada evento é uma oportunidade para melhorar em relação ao anterior, portanto, dê as boas-vindas (e aproveite) o feedback dos participantes.

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