Friday Finds: 6 ideias para a melhor recepção pós-evento

Publicados: 2021-08-08

Conferências de vários dias. Reuniões de networking de um dia inteiro. Simpósios de negócios. Hoje, esses eventos não terminam após os painéis habituais, perguntas e respostas, lançamentos de novos produtos e demonstrações de tecnologia.

Depois das festas e recepções pós-evento, tornou-se uma extensão comum de muitos eventos, bem como uma oportunidade para as marcas deixarem uma impressão duradoura nos participantes. Organizar reuniões pós-evento requer todas as suas habilidades de planejamento de eventos, com uma ligeira mudança nas prioridades e tarefas para diferenciar o caso do evento principal. Aqui apresentamos 6 dicas para ajudá-lo a projetar a recepção pós-festa ou pós-evento que todos desejam participar.

Como planejar uma festa pós-festa, um sucesso enorme

1. Bloqueio de locais após a festa mais cedo

Se você está planejando a recepção pós-evento de uma empresa no auge de uma feira ou conferência, lembre-se de que você é uma entre muitas empresas com a mesma ideia. É essencial começar sua pesquisa e negociações com antecedência se quiser reservar o local mais badalado perto da conferência. Explore os sites de sourcing de locais de eventos, como a rede de fornecedores da CVENT para encontrar os melhores locais próximos ao local da conferência.

Mesmo se você estiver planejando o evento principal, crie um arquivo separado em seu software de planejamento de eventos para a festa pós-festa. Os cronogramas de planejamento dos eventos serão diferentes e separar a pós-festa ajudará a manter você e sua equipe organizados. Comece a escrever e enviar suas RFPs para locais, fornecedores e empresas de entretenimento o mais rápido possível para que você possa avançar rapidamente para a finalização de contratos - com sorte, com suas principais escolhas.

O ideal é que você realize a after-party em um local separado do evento principal como uma forma de gerar burburinho, dar aos convidados uma experiência da cidade fora do centro de conferências e distingui-la como uma oferta extra-especial. Apenas não selecione um local que seja difícil de alcançar e seja claro sobre as maneiras mais fáceis de chegar lá, ou você corre o risco de não comparecer.

Há vantagens em realizar a recepção pós-evento em um espaço para eventos dentro do centro de conferências ou ao lado. Você pode direcionar a atenção do convidado para o local da festa durante a parte principal da conferência, a logística geralmente não é um problema, e se você for um planejador trabalhando em um evento maior, você pode obter uma tarifa com desconto. Se você segurá-lo dentro do local, é importante ser criativo com a decoração para diferenciar o after-party do evento principal.

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2. Faça das festas pós-evento uma zona sem pressão

Quer tenha sido um evento de um dia, uma conferência de vários dias ou um festival de cinema de uma semana, grandes eventos estão esgotando os participantes e apresentadores. Eles podem estar lançando um novo produto ou trabalhando em rede com colegas de seu setor. Simpósios de empresas podem envolver aulas consecutivas que requerem foco contínuo.

Procure tornar suas recepções pós-evento e after-party descontraídas e divertidas para os convidados. Não deve haver pressão para fazer contatos e os convidados devem assumir a liderança na socialização. (Há uma hora e um lugar para fazer networking para quebrar o gelo e atividades. Este não é um deles.) Certifique-se de que o local oferece zonas tranquilas para pessoas introvertidas para conversas discretas, além de espaços para festas mais barulhentas.

3. Ofereça excelentes exclusividades pós-evento

Você tem que dar aos seus convidados um bom motivo para aparecer quando a conferência ou reunião estiver encerrando. Como esta festa pós-festa é diferente do resto dos almoços de networking e painéis de discussão? Suas escolhas aqui irão variar de acordo com seu orçamento, é claro, mas você também pode criar o fator surpresa com um orçamento limitado. Aqui estão algumas idéias para ofertas exclusivas que as pessoas vão ficar por perto:

  • VIPs . Convide celebridades do evento principal como convidados especiais para a festa pós-festa. Os convidados vão adorar a oportunidade de dividir o pão com CEOs e celebridades do programa do evento.
  • Swag . Crie uma oferta de brinde relacionada ao evento que estará disponível apenas na after-party. Pode ser um código exclusivo para o download de uma música, um livro de autoria de um palestrante de conferência ou um coquetel de marca de marca.
  • Coquetel especial. Peça ao restaurante ou à empresa de catering para bar que crie um coquetel original para a ocasião e dê à bebida um nome relacionado à festa pós-festa.
  • Geofiltros sob demanda do Snapchat. Projete um geofiltro Snapchat para sua after-party e crie uma geocerca para o local. Mantenha a simplicidade, de acordo com o tema do seu evento, e dê a si mesmo algum tempo - a aprovação do Snapchat leva um dia útil.
  • Um tema envolvente. Embora não tenha sido uma festa pós-festa, você vai apreciar como Smirnoff foi all-in com um tema de quadrinhos para a experiência Smirnoff “Graphic” da marca. Crie um drama usando uma única cor em todo o espaço ou criando um tema teatral, como Roaring 20s, steampunk ou uma biblioteca vintage.
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4. Promova sua recepção pós-evento para criar entusiasmo

O marketing em diversos canais dá a você o “Extra! Extra!" aumentar suas necessidades de recepção pós-evento. Depois de finalizar suas ofertas de local, tempo, entretenimento e comida, sua campanha de marketing deve começar. Resuma o que torna a sua festa pós-evento especial (seja o entretenimento, a vista do telhado ou o menu de degustação do chef local) e soletre em uma fonte ousada e atraente. Aqui estão algumas ideias de marketing a serem consideradas:

  • Campanhas de email. Os componentes essenciais incluem imagens vibrantes do espaço do evento e a comunicação de como é fácil chegar ao local a partir da conferência principal. Seja específico com frases como "Caminhada de cinco minutos" ou "Dez minutos de carona".
  • Campanhas de mídia social. Não há necessidade de usar todas as plataformas, mas escolha aquelas que são populares entre seu público-alvo. O Facebook é bem conhecido por seu apelo aos baby boomers, enquanto o Snapchat e o Instagram são as plataformas das gerações Y e Z.
  • Hashtags pós-festa. Dê à sua recepção pós-evento uma hashtag reconhecível para que os participantes possam começar a compartilhar suas expectativas na corrida.
  • Geofencing. Isso só é útil para conferências e festivais de vários dias, onde muitos participantes decidirão comparecer à sua after-party durante o evento. Com geofencing, suas campanhas de mídia social promovidas só aparecerão em dispositivos móveis dentro da área designada (ou seja, dentro do centro de conferências).

5. Inclua o sabor local sempre que possível

Aquele menu degustação da fazenda para a mesa por um chef local mencionado acima se encaixaria aqui. O mesmo aconteceria com voos de uma cervejaria local. Ou uma degustação de vinhos e queijos locais. Artistas locais também são uma ótima opção.

O segredo é escolher uma oferta de comida e bebida ou entretenimento que os participantes do evento não possam levar para casa, ou pelo menos sem algum esforço. Aqui estão mais opções para explorar:

  • Quer você opte por uma banda de folk-rock acústica, um rapper ou um pianista e cantor de cabaré - os eventos com música ao vivo adquirem um caráter divertido e festivo.
  • O mesmo se aplica se você contratar um excelente mágico local, que pode fazer truques no meio da multidão, ou pintores de rosto que atendem adultos.
  • Nab Killer Po'boys para sua festa pós-festa em Nova Orleans. Os participantes do evento terão mais uma chance de aproveitar a feira local.
  • Em Chicago? Peça pizza de prato fundo para seus convidados o mais próximo possível para que ainda fique pegajosa.
  • Alugue um food truck regional favorito para recepções pós-evento realizadas em um pátio ou outro espaço ao ar livre.

6. Busque feedback face a face dos participantes

Aguarde essas pesquisas pós-evento até que o evento ou conferência realmente termine. As pessoas ainda estão gostando do evento e não vão gostar do dever de casa antes de irem embora. No entanto, os organizadores e planejadores do evento devem circular pela festa, desfrutar das conversas com os convidados e determinar como os convidados estão respondendo ao evento por meio de interações em tempo real.

Em muitos casos, seus convidados contarão espontaneamente como estão gostando da festa pós-festa - especialmente aqueles que estão tendo uma experiência positiva. Mas estar no meio disso também permite que você capte a linguagem corporal e a energia da sala. Você saberá que a recepção pós-evento está indo bem quando a conversa está fluindo e as pessoas estão sorrindo e rindo. Fique de olho na hashtag pós-festa como outra indicação de envolvimento, interesse e apreciação.

Além de sentir o sucesso do evento, esta é uma boa oportunidade para corrigir a arrogância, ou os fornecedores estão demorando muito para refrescar as bandejas de champanhe e aperitivos - problemas que você pode corrigir imediatamente.

Isso também ajudará você a fazer melhorias no planejamento pós-festa da próxima rodada.

As festas posteriores de eventos exigem tanto planejamento quanto qualquer outro evento, mas as bem-sucedidas costumam ter uma alegria de viver única. Isso os torna um prazer particular de organizar e até mesmo desfrutar de alguns, enquanto as pessoas relaxam e saboreiam o fim do caso.

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