Motivação de segunda-feira: As 14 melhores dicas de rotina diária para planejadores de eventos

Publicados: 2021-08-08

A popularidade crescente de sites como o My Morning Routine (que, a propósito, está repleto de ótimos exemplos que você também pode usar como inspiração) prova que cada vez mais profissionais estão procurando maneiras de sistematizar o sucesso. Ou, pelo menos, comece ou termine seus dias de uma forma que os prepare para o que está por vir. As ideias listadas abaixo foram criadas para atender às preocupações que a maioria dos planejadores de eventos tem em seu dia a dia.

14 melhores rotinas diárias para planejadores de eventos

Os hábitos são importantes para o sucesso profissional de longo prazo como planejador de eventos porque trabalhos de alto estresse geralmente exigem uma quantidade de dedicação, foco e comprometimento que a maioria das outras áreas da vida não exige. As rotinas abaixo foram escolhidas com base em sua praticidade, custo acessível e relevância, seja qual for o benefício que você deseja obter ao máximo.

Rotinas matinais que planejadores de eventos devem usar para se organizar e se concentrar

1. Se você deseja melhorar sua saúde física

Pronto para seguir os passos de Steve Jobs, Tony Robbins e Oprah? Em seguida, dê uma olhada nessas atividades matinais surpreendentemente simples que todos eles usaram.

  • Faça alguns exercícios leves. Caminhar, cuidar do jardim e até cozinhar contam como formas aceitáveis ​​de exercícios leves, um hábito que os Centros para Controle e Prevenção de Doenças fazem bem ao coração em qualquer idade.
  • Alongue seu corpo. Experimente um (ou todos os dez) desses excelentes alongamentos de bom dia para aumentar a energia.
  • Beba algo além de café. As bebidas matinais mais saudáveis ​​incluem chá de hortelã fresca (feito com água quente e folhas de hortelã orgânicas frescas) e caldo de osso.

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2. Se você deseja melhorar sua saúde mental

A maioria dos planejadores de eventos busca ativamente novas maneiras de reduzir o estresse, lidar melhor com as mudanças e se sentir mais no controle. Esses hábitos saudáveis ​​o ajudarão a fazer tudo isso e muito mais.

  • Medite para clarear sua cabeça. Se você é novo na meditação, tente praticá-la por 2 minutos e aumente em intervalos de 5 minutos todas as semanas até atingir seu objetivo.
  • Tenha algum tempo “Eu”. Os escandinavos chamam isso de gokotta, que significa acordar bem cedo e ouvir o canto dos pássaros. É um conceito que os americanos adotaram em resposta à nossa cultura tóxica de "sempre ligado". Não importa o que você faça durante esse período, desde que isso o faça feliz e não esteja relacionado ao trabalho.
  • Reveja seus valores essenciais. Os valores essenciais (que podem incluir coisas como filantropia e comunidade) são ferramentas fantásticas de tomada de decisão. Ter de 1 a 3 valores essenciais principais pode ajudá-lo a descobrir o que fazer, não importa o quão estressante ou desoladora a situação pareça. Leia-os todas as manhãs para se lembrar deles enquanto faz seus negócios.

3. Se você deseja dominar sua lista de tarefas

Você sabia que trabalhar mais de 40 horas por semana pode diminuir drasticamente sua produtividade com o tempo? Use essas táticas para permanecer resiliente quando estiver mergulhado nos joelhos no planejamento de eventos.

  • Programe seu dia em intervalos de 30 minutos. Ou se 30 minutos não parece funcionar para você, tente um destes 5 métodos de agendamento diário para promover melhor concentração e produtividade.
  • Elimine quaisquer distrações possíveis. Três maneiras rápidas e fáceis de fazer isso agora incluem desligar o telefone (atualize seu correio de voz para que os clientes saibam que você retornará a chamada após um horário específico no final do dia), instalar um aplicativo de bloqueio de distração gratuito e - se você não precisa da Internet para o que está fazendo - desconectando temporariamente o computador do WiFi.
  • Reveja seus objetivos gerais para a semana, o mês e toda a sua carreira. Use uma ferramenta digital de definição de metas como esta ou um ótimo diário (como este guia de produtividade que transforma seus objetivos em uma busca de heróis, completo com belas ilustrações e muitos dragões).

4. Se você tem muito o que fazer

Gerenciamento de tempo tem tudo a ver com ser realista sobre sua energia, quanto tempo as coisas realmente levam e se o seu plano será executado com perfeição ou não (dica: não será, então esteja preparado).

  • Delegue ou apague pelo menos duas tarefas de sua lista. Se já está na sua lista de tarefas há mais de um mês, provavelmente não era tão urgente ou importante.
  • Reprogramar reuniões não urgentes ou prazos auto-impostos. Esta é a maneira mais educada de expressar seu e-mail se você precisar reagendar um compromisso.
  • Faça alguns exercícios de respiração. O Google oferece uma versão de 1 minuto simples, mas eficaz.

5. Se for a semana ou o dia do seu evento

Não importa o tipo de evento que você esteja realizando, esses itens de rotina ajudarão a evitar possíveis problemas e a prepará-lo mais.

  • Faça uma verificação rápida com as principais partes interessadas e parceiros. Envie a todos eles uma mensagem em grupo para que saibam que você está animado com o dia de hoje e como eles podem entrar em contato com você ou sua equipe, se necessário.
  • Obtenha sua mentalidade certa. Concentre-se no que está dando certo, agora no que está errado, escrevendo uma lista de gratidão focada em eventos.
  • Revise ou atualize sua lista de verificação de planejamento de eventos. Limpe os itens antigos, faça um balanço do que ainda precisa ser feito e atualize os principais interessados ​​se algo estiver errado.
Guia: como criar uma lista de verificação de planejamento de evento

Rotinas diárias de home office Planejamento de eventos que proprietários de negócios adotam para maximizar a produtividade

1. Se você precisar construir sua lista de clientes

Tempo e paciência são essenciais, então seja consistente com essas dicas e você estará lotado em nenhum momento!

  • Reveja as manchetes mais recentes em seus 3 principais blogs de planejamento de eventos favoritos. Comece com qualquer um deles.
  • Conecte-se com 5 novos clientes em potencial em seu setor no LinkedIn. Enquanto você está nisso, certifique-se de ingressar nesses grupos para formar relacionamentos orgânicos antes de enviar essa solicitação.
  • E-mail frio para 2 clientes em potencial de planejamento de eventos. Ou adquira o hábito de fazer qualquer uma dessas estratégias para conseguir clientes corporativos.

2. Se você continua sendo interrompido

As interrupções de trabalho podem custar em média até 6 horas produtivas por dia .

  • Bloqueie o horário de trabalho em sua agenda pública. Enquanto você está nisso, considere usar uma dessas dicas de bloqueio de tempo de calendário.
  • Coloque seu telefone no tempo limite. Se puder, coloque-o em uma gaveta em outro cômodo inteiramente para que, se tiver vontade de pegá-lo, você tenha tempo de repensar essa decisão ao se aproximar para pegá-lo.
  • Considere ir a um espaço de coworking. Veja como escolher o melhor.

3. Se você atrasa os prazos frequentemente

Todos nós já passamos por isso. Mas se isso se tornou um hábito seu, aqui estão algumas maneiras de consertá-lo o mais rápido possível.

  • Atualize seus clientes e participantes do evento sobre o seu progresso. Se você já usa um software de evento, enviar uma atualização rápida ou dar a eles acesso ao cronograma de eventos de longo prazo ajudará a criar confiança.
  • Limpe o seu calendário. Os planejadores de eventos são perfeccionistas por natureza, então certifique-se de reduzir as tarefas que não precisam ser altamente detalhadas ou elimine aquelas que não são necessárias para cumprir o prazo de hoje ou amanhã.
  • Gaste 5 minutos limpando seu espaço de trabalho físico e digital. Este guia especializado o ajudará a limpar sua tecnologia como um profissional.

4. Se você tiver uma reunião pessoal

Cliente novo, cliente antigo, não importa. Esses ótimos hábitos o ajudarão a prepará-lo mesmo nos dias mais ocupados.

  • Revise todos os e-mails e mensagens anteriores entre vocês dois. Uma rápida olhada nas linhas de assunto deve lembrá-lo de tudo o que você precisa saber a respeito de quem eles são, o que você discutiu antes e o que você deve esperar na reunião de hoje.
  • Prepare qualquer papelada relevante, como contratos. Coloque cada uma dessas 6 cláusulas em seu modelo para cobrir todas as suas bases.
  • Agende um tempo depois para fazer um auto check-in e acompanhar os materiais prometidos (ou apenas para dizer obrigado). Se você mencionou o agendamento de outra reunião ou se eles disseram que entrariam em contato com você no futuro, adicione um lembrete ao seu calendário se não receber uma resposta dentro de uma semana ou assim.

5. Se você estiver fazendo malabarismos com planejamento de eventos e outra carreira

Muitos planejadores de eventos iniciantes começam seus negócios enquanto ainda estão fazendo a transição de seus empregos de sobrevivência ou antigas carreiras. Aqui estão algumas dicas de rotina diária de planejamento de eventos para ajudá-lo a conciliar tudo.

  • Planeje sua programação com pelo menos uma semana de antecedência. Comece com os itens não negociáveis, lembre-se de incluir alguns intervalos de trabalho e (depois de se afastar um pouco do rascunho) revise tudo para ter certeza de que parece realista.
  • Verifique com um amigo próximo ou membro da família. É a chave para o gerenciamento do estresse. É melhor passar um tempo pessoalmente, mas uma videochamada também é ótima.
  • Faça um lanche saudável e beba um copo d'água. Parece bastante óbvio, mas é uma das primeiras coisas a desaparecer quando você começa a ficar sobrecarregado. Confira essas outras dicas sobre como trabalhar em dois empregos sem perder a cabeça.

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Rotinas noturnas que planejadores de eventos devem implementar para desacelerar e reagrupar

1. Se você deseja melhorar suas habilidades de gerenciamento de tempo

Um grama de prevenção!

  • Reveja como foi o dia de hoje e como você gostaria que fosse. Você pode se surpreender com o que aprenderá sobre si mesmo, seus hábitos e sua saúde, tudo isso com esse pequeno hábito de 5 minutos. Veja como fazer isso ficar quando você tentar adicioná-lo à rotina pela primeira vez.
  • Escreva sua programação para amanhã. Aqui está um guia passo a passo para uma programação mais eficaz.
  • Visualize a conclusão de todas as tarefas do dia seguinte. Aqui estão 7 maneiras criativas de fazer isso.

2. Se você deseja aprender e crescer mais em sua carreira

Todo planejador de eventos deseja entrar no próximo nível. Tempo e consistência são essenciais.

  • Leia um artigo ou assista a um novo vídeo sobre planejamento de eventos. Comece com esta grande lista de vídeos de planejamento de eventos.  
  • Convide um planejador de eventos experiente para uma xícara de café (ou uma conversa telefônica de 15 minutos). Faça-lhes uma pergunta sobre seu trabalho em um evento específico, como começaram ou o que diriam a seus eu mais jovens sobre o planejamento de eventos.
  • Reveja e critique seu próprio trabalho de planejamento de eventos naquele dia. Não é tão cringy quanto parece. Se você tiver dificuldade em examinar honestamente seu próprio desempenho, peça a um colega de confiança que o ajude a repassar o que você fez para ver se há espaço para melhorias.

3. Se você tem objetivos gerais, está trabalhando

Quando se trata de mais do que apenas receber o próximo pagamento, você deve considerar o longo prazo.

  • Crie ou revise suas metas para o ano, trimestre e mês. Veja como definir metas para sua carreira de planejamento de eventos como um todo.
  • Escreva afirmações positivas associadas ao seu objetivo. Jack Canfield tem alguns que você pode adaptar para atender às suas necessidades.
  • Concentre-se em como é incrível já ter alcançado seu objetivo. Essa tática popularizada pelo movimento da Lei da Atração também afeta seu comportamento, tornando mais provável que você seja bem-sucedido.

4. Se você tende a adormecer uma ou duas vezes pela manhã

Tecnicamente, essa ação interrompe seu sono REM, mas, novamente, Arianna Huffington nos contou como ela não teve sucesso até começar a priorizar o sono.

  • Faça as malas e o almoço. Sim, assim como quando você estava na escola. Essas idéias de lancheira para adultos são saborosas, saudáveis ​​e acessíveis.
  • Conecte todos os produtos eletrônicos relacionados à sua empresa para carregar. Isso inclui a câmera que você usa para streaming ao vivo, seu tablet, telefone, smart watch e bateria portátil de backup.
  • Use um gatilho de relaxamento. Isso o ajudará a adormecer mais rápido. Use qualquer um deles para obter um sono de melhor qualidade.

Você está a apenas um hábito de criar a experiência de trabalho que sempre quis!

Agora é hora de avançar em seu próximo calendário de eventos, atualizar suas ferramentas de comunicação de eventos e aprender algumas novas maneiras de evitar o esgotamento.

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