Motivação de segunda-feira: como criar um calendário de eventos incrível

Sem saber como tornar seu calendário de eventos melhor do que nunca? Aqui estão algumas dicas e truques sobre coisas como fazer qualquer evento sazonalmente apropriado, maneiras de preencher lacunas no calendário e as melhores ferramentas para criar um calendário de eventos incrível.

Seu modelo de evento corporativo: quais eventos lançar e quando

Veja como reunir as pessoas durante todo o ano, entendendo como fazer qualquer tipo de evento funcionar para a temporada.

Eventos Corporativos Sazonais

Existem alguns temas e estilos de eventos que só podem ser usados ​​na época certa do ano. Conforme os trimestres aumentam ou diminuem, organizar um evento para celebrar seus funcionários, ajudá-los a relaxar ou colocá-los todos na mesma página novamente pode ser muito útil para o sucesso a longo prazo. Aqui estão algumas idéias inspiradoras para cada temporada importante.

1. Eventos de inverno :

Para a maior parte dos Estados Unidos, o clima frio vai dominar sua escolha de locais de eventos e atividades. A menos que você esteja disposto a alugar muitos aquecedores externos, provavelmente precisará manter as coisas dentro de casa na maior parte do tempo. Além disso, você terá que considerar as restrições de viagem - 60.000 voos são cancelados a cada ano nos Estados Unidos devido a temperaturas congelantes e nevascas. Portanto, os meses de inverno podem ser o momento ideal para se concentrar no público local e eventos centrados no funcionário.

Celebrações de feriados, definição de metas de ano novo e eventos de caridade são perfeitos para o inverno. Se você tem um jantar de gala ou arrecadação de fundos que pretende oferecer, agora é a hora de fazê-lo. Além disso, adicione pelo menos um agradecimento ao funcionário (como uma festa no escritório, almoço com bufê ou passeio relacionado ao inverno) ao seu calendário durante esta temporada.

Experimente um ou mais dos seguintes:

• Organize uma festa para ver as luzes do feriado em seu jardim botânico local ou parque.
• Organize um dia de voluntariado (coisas como ajudar a limpar a neve para idosos ou servir comida em abrigos para desabrigados são atividades bastante populares).
• Convide um especialista em definição de metas e produtividade para fazer um seminário com sua equipe para o ano novo.
• Agende reuniões iniciais no início do primeiro trimestre para motivar e inspirar todos os departamentos.
• Aqui estão alguns temas de eventos de inverno inspiradores para explorar.

Uma nota sobre feriados - há feriados realmente divertidos e peculiares durante todo o ano que você também pode transformar em eventos. Confira esta lista de eventos não tradicionais de escritório de férias para ter ainda mais ideias.

2. Eventos de primavera :

Pancadas de chuva, mais luz do dia e flores brotando tornam esta estação realmente especial e podem inspirar muitos eventos divertidos para o seu calendário. Nesta época do ano, profissionais de todas as indústrias são remotivados pelo clima mais quente para continuar a perseguir as metas que estabeleceram no início do ano. O que torna os eventos que educam, treinam e permitem muita criatividade especialmente eficazes nesta época do ano.

Espalhe algumas dessas ideias em seu calendário de eventos:

• Uma festa de beisebol onde você reúne times para jogar ou apenas assistir ao passatempo favorito da América juntos. Certifique-se de servir bastante cachorro-quente, pipoca e cerveja.
• Reúna sua equipe para ajudar a plantar árvores em sua comunidade.
• Agende eventos de lançamento de novos produtos, recursos de produtos ou designs.
• Organize um sarau com coquetéis para que seus clientes VIP e executivos de conta se misturem e se misturem.
• Aqui estão alguns grandes temas de eventos de primavera para festas e eventos.

3. Eventos de verão :

O verão tem tudo a ver com reuniões de alta energia, atividades ao ar livre e conhecer novas pessoas. O que torna os eventos de networking e os horários sociais os preenchimentos perfeitos do calendário durante esses meses quentes. E certifique-se de pegar aquela lista de locais de eventos ao ar livre que você está morrendo de vontade de experimentar porque agora é a hora de usá-los.

Adicione um pouco de sol ao seu calendário com estas sugestões:

• Churrascos e churrascos para comemorar as vitórias dos times são sempre uma ótima ideia nesta época do ano.
• Reúna novos talentos com eventos de recrutamento e eventos sociais de sorvete que visam atrair recém-formados.
• Retiros podem servir como mini férias produtivas para sua equipe, então considere adicionar uma escapadela de fim de semana que mistura trabalho e lazer.
• Aqui estão alguns temas de eventos de verão para experimentar em sua próxima festa.

4. Eventos de queda :

Os dias estão ficando mais curtos novamente e todos estão fazendo aquele último esforço para cumprir as cotas e objetivos de final de ano antes que a temporada de férias chegue. Portanto, se o verão não foi sua primeira escolha para a construção de carreira e eventos educacionais, certifique-se de agendá-los agora. Concentre-se novamente em atividades orientadas para a ação e tópicos para esses eventos, mas não tenha medo de acrescentar alguns planos divertidos também.

Outra coisa excelente sobre a parte do outono de seu calendário de eventos é que você pode hospedar eventos grandes e de alto impacto, como conferências ou feiras de negócios, já que as famílias estão de volta das férias de verão e viajar a trabalho torna-se muito mais viável novamente.

Seus eventos de outono provavelmente devem incluir um destes:

• Algo relacionado ao Halloween e / ou ao Dia de Ação de Graças, já que esses feriados não denominacionais são mais acessíveis a grandes públicos e oferecem muitas oportunidades de diversão.
• Reuniões de gratidão para funcionários corporativos que merecem um pouco mais de reconhecimento são ótimas para a temporada.
• Aproveite as vantagens do futebol estar em alta no Super Bowl ou em festas com temas esportivos.
• Dê uma olhada nestes grandes temas de outono para eventos.

Como adaptar seu evento a qualquer época do ano para preencher seu calendário

Quando você hospeda um evento é importante. Não faz sentido organizar uma reunião inicial pouco antes dos feriados, quando muitos funcionários tirarão folga para atividades familiares, férias e até mesmo alguns dias de licença médica. Veja como adaptar seu evento à época do ano:

• Incorpore cores sazonais (como neons para o verão e tons mais escuros para o inverno) em todos os elementos de decoração de seus eventos.
• Escolha um tema inspirado sazonalmente apropriado (como nas idéias sugeridas acima).
• Adicione produtos sazonais aos seus menus de alimentos e bebidas, como frutas vermelhas no verão ou abóboras no outono.
• Tenha em mente o conforto dos seus convidados ao escolher um local. Por exemplo, durante o inverno, você precisará de um espaço para eventos que tenha bastante armazenamento para casacos, caso contrário, os convidados terão que empilhá-los nos cantos ou carregá-los a noite toda.

Qual dia da semana é o melhor para o seu evento?

Não é surpreendente que os eventos de segunda-feira geralmente tenham as taxas de comparecimento mais baixas. Organizar um evento logo no início da semana quase nunca é uma boa ideia, porque a maioria das pessoas está apenas começando a trabalhar novamente após o fim de semana e prefere ir para casa depois. Mas não se preocupe - você ainda pode hospedar eventos durante a semana, se preferir. As terças-feiras são consideradas as melhores para eventos corporativos ou educacionais, enquanto as quintas-feiras são os novos sábados para a hospedagem de eventos. Eventos de baixa energia focados em formação de equipes, networking ou simplesmente diversão são - você provavelmente pode adivinhar - os melhores para as noites de sexta-feira e fins de semana.

Oito fatores críticos a serem considerados ao projetar seu modelo de calendário de eventos

Esses pontos-chave irão prepará-lo para o sucesso durante todo o ano.

1. Espaço de manobra para percalços na linha do tempo do evento. Considere o uso de um gráfico de Gantt para visualizar melhor seu calendário de eventos como um todo.
2. Colaboração de marketing e vendas durante todo o ciclo de vida de cada evento. Alinhar toda a sua equipe é fácil quando todos estão na mesma página - apenas certifique-se de criar módulos de verificação regular na reunião ou de responsabilidade para manter todos pontuais e pontuais.
3. Atribua com precisão o tempo para as atividades pré e pós-evento. Quer saber até que ponto você deve agendar um tempo dedicado ao planejamento do evento antes ou depois que ele realmente acontecer? Especialistas dizem que o número mágico para eventos corporativos é geralmente de 6 meses.
4. Mapeie as promoções de eventos e comunicações relacionadas. Você precisa de tempo para estratégia, criação e distribuição de conteúdo. Planeje começar com cerca de 90-180 dias antes de cada evento individual.
5. Adicionar tíquetes e metas de registro. Isso o ajudará a controlar os números à medida que avança e a prever números de ROI de eventos mais precisos.  
6. Inclua tempo para recuperar o atraso se as metas não forem cumpridas. Mas não entre em pânico - existem várias táticas de última hora para aumentar o comparecimento.
7. Considere as datas para lançamentos de preços de ingressos em camadas. Isso é especialmente importante se você estiver planejando tantos eventos que seus cronogramas se sobreponham.
8. Certifique-se de que cada evento listado tenha um nome, um resumo escrito em 125 palavras ou menos e tags pesquisáveis. Os colaboradores devem sempre ser capazes de encontrar os principais detalhes do evento de forma rápida e fácil.

Use uma ferramenta útil de criação de calendário de eventos

Software de calendário de eventos da Cvent uma excelente solução tudo-em-um para profissionais de marketing de eventos corporativos que precisam trabalhar com uma variedade de departamentos, expectativas e objetivos para criar um calendário de eventos que todos irão adorar. Claro que você pode fazer uma agenda de eventos através do Google, mas softwares como o Cvent's (ou outras marcas líderes em planejamento de eventos) oferecem os seguintes benefícios:

• Opções de pesquisa flexíveis para participantes de eventos que podem querer ver eventos de grupos em um determinado período de tempo.
• Compartilhamento de link para eventos internos para quando o registro não for necessário.
• Enviando e-mails em massa para os participantes em potencial sobre todos os eventos ao mesmo tempo, em vez de cada evento individualmente.
• Sincronização de calendário com um clique.
• Identidade visual personalizável que faz com que seus calendários de eventos tenham uma ótima aparência e funcionem como uma ferramenta de marketing eficaz.

Agora você está pronto para criar um calendário de eventos empolgante!

Quando se trata de projetar, preencher e gerenciar seu calendário de eventos, saber dicas como as compartilhadas acima é a chave para o sucesso. Você também pode estar interessado em aprender mais sobre como planejar um cronograma de eventos de longo prazo, fazer um calendário de marketing de eventos eficaz ou planejamento móvel de eventos.

Dicas rápidas sobre como criar um calendário de eventos: