Sete desafios que as equipes virtuais enfrentam agora
Publicados: 2020-12-16As equipes virtuais fornecem uma porcentagem substancial da força de trabalho nas empresas de TI atualmente e estão rapidamente se tornando uma parte integrante do cenário global de negócios. Como qualquer modelo de negócios emergente, as equipes virtuais apresentam vários desafios para a contratação de empresas que exigem uma mudança nas estratégias de gestão.
Uma comunicação clara é essencial durante as transações comerciais e é uma forma de construir relacionamentos sólidos com o cliente. No entanto, isso também pode representar desafios na gestão de equipes virtuais offshore com orientação cultural e linguística diferente, a menos que as diretrizes de comunicação sejam definidas com antecedência para lidar com a disparidade.
Aqui estão os sete maiores desafios que as equipes virtuais estão enfrentando agora.
1. Idioma e diferenças culturais
As equipes remotas vêm de diferentes cantos do mundo e trazem consigo suas origens culturais e orientação. As perspectivas culturais das pessoas influenciam muito seus estilos de trabalho e ética.
Isso pode criar mal-entendidos ou conflitos ao trabalhar juntos em uma configuração multicultural, como uma equipe virtual offshore que precisa colaborar com o grupo interno.
A hierarquia nas operações da equipe também pode enfrentar ventos contrários devido aos diferentes entendimentos de autoridade entre as culturas, levando a possíveis ressentimentos e afetando negativamente a produtividade.
As mulheres ainda enfrentam obstáculos ao liderar equipes. Homens de algumas culturas podem se ressentir de receber instruções de líderes ou gerentes de equipes femininas. Além disso, há o problema da linguagem. O inglês pode ser uma língua comercial comum, mas culturas diferentes o usam de maneira diferente.
Como lidar com questões interculturais?
Para gerenciar sua equipe virtual multicultural com eficiência, invista em algum treinamento intercultural após o recrutamento. Deixe que todos entendam os traços culturais do outro, mesmo que superficialmente, para permitir a união da equipe.
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O treinamento também ajudará os líderes de equipe a administrar os membros individuais com respeito, ao mesmo tempo em que acomodam as diferenças culturais. Defina diretrizes para gerenciar as expectativas de desempenho, canais de comunicação e um mecanismo claro de resolução de conflitos para promover o espírito de equipe.
Crie um site de comunicação interna ou um canal de bate-papo no qual os membros da equipe possam postar suas opiniões ou perguntas. Quanto mais diversificados forem, melhor terão um desempenho se devidamente ligados
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2. Ferramentas irrelevantes e lacunas de tecnologia
Um grande número de funcionários remotos traz para o sistema igualmente muitas novas ferramentas que representam o desafio de proteção de dados para a equipe de TI interna. Às vezes, funcionários obsoletos e virtuais sem a aprovação de TI podem usar ferramentas potencialmente prejudiciais no sistema, pois tudo o que importa é ter seu trabalho concluído.
O uso de várias ferramentas e aplicativos sem controle interno pode sobrecarregar qualquer empresa de TI, e alguns passam despercebidos e representam uma ameaça aos dados confidenciais. Isso pode não ser deliberado, mas uma consequência das lacunas de tecnologia em todo o mundo.
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Como abordar ferramentas e tecnologias?
Para combater essa ameaça potencial e, ao mesmo tempo, facilitar seus funcionários remotos, estabeleça diretrizes sobre o uso de ferramentas e aplicativos no sistema da empresa. Possivelmente permitir que os membros seniores da equipe aprovem qualquer ferramenta ou aplicativo que um trabalhador remoto possa escolher usar antes de fazê-lo.
Dessa forma, sua empresa pode mapear um sistema de segurança rígido e que ela pode controlar totalmente através de acesso centralizado e gerenciamento de identidade para melhor segurança.
Você também pode querer investir em ferramentas e hardware e fornecê-los às suas equipes virtuais para obter consistência na estrutura do sistema. Por meio de um acordo de empréstimo com os trabalhadores, a empresa pode fornecer as ferramentas certas a um custo baixo.
3. Diferentes fusos horários e tempos de resposta
Trabalhar em vários fusos horários dificulta muito a colaboração constante, necessária ao trabalhar como uma equipe em um projeto. A equipe virtual pode estar separada da sede por até sete horas, o que significa que haverá momentos em que um grupo estará trabalhando e o outro na cama.
Isso complica as reuniões de consulta necessárias para avaliação e direção do progresso. A comunicação em tempo real que é vital para o gerenciamento de projetos pode não ser eficaz e mensagens críticas são recebidas várias horas depois com a possibilidade de serem esquecidas.
Lidando com o problema de fuso horário
Como as tendências de marketing de pequenas empresas tendem para a presença baseada na web, é importante aprender a lidar com fusos horários em todos os momentos. Para manter fluxos de trabalho eficientes entre sua equipe remota e o escritório em casa, você deve ajustar o horário comercial e, se possível, introduzir um acordo de turno.
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Encontre um horário conveniente do dia em que todas as equipes devem convergir online para um engajamento conjunto em tempo real. Comunique cronogramas e prazos a todos os membros da equipe e forneça canais abertos que eles podem usar para esclarecimentos ou envios.
Com essa estrutura, cada trabalhador desempenhará sua parte em um bom momento, independentemente de seu fuso horário. Também é importante ter pelo menos uma pessoa online 24 horas por dia, 7 dias por semana no escritório em casa para fornecer suporte quando necessário.
4. Falta de confiança
A desconfiança é prejudicial em qualquer ambiente de trabalho, seja virtual ou físico. Ele coloca os trabalhadores uns contra os outros em vez de trabalharem juntos para o objetivo comum. Em um ambiente virtual, isso pode surgir de equívocos sobre aqueles que você não pode ver fisicamente e que você pode julgar em sua opinião como inferiores.
Isso pode ser consequência de diferenças culturais ou simplesmente pensar que você poderia ter feito um trabalho melhor do que o de alguém de fora. O proprietário do projeto também pode desenvolver desconfiança, especialmente quando gasta dinheiro com uma força de trabalho que ele ou ela não tem controle prático.
Como criar confiança
A confiança nos negócios não pode ser superestimada e pode ajudar a melhorar a produtividade da equipe, além de manter as equipes virtuais unidas. Como proprietário de um projeto, planeje visitas para interagir com suas equipes terceirizadas para eliminar qualquer sentimento de desconfiança.
Essas visitas são igualmente críticas quando o seu projeto é de desenvolvimento web, pois as discussões individuais podem ajudar sua equipe a entender melhor o conceito e as expectativas. Você também avaliará as despesas do projeto em primeira mão e deixará de lado quaisquer temores de uso indevido.
Defina uma declaração de missão clara, estabeleça ferramentas transparentes de gerenciamento de tarefas e incentive a colaboração em direção a um objetivo comum. Isso fará com que você ganhe a confiança da geração do milênio, que constitui a maior parte da força de trabalho de TI.
5. Baixa Produtividade
As equipes virtuais que trabalham em locais remotos tendem a relaxar ou simplesmente adiar as tarefas por falta de supervisão. O ambiente liberal pode levar à preguiça e ao mau uso do tempo sem planejamento orientado. Os trabalhadores também podem ultrapassar os requisitos do projeto ou se perder em tarefas não atribuídas a eles e, no processo, sofrer esgotamento e frustrações.
Tudo isso afeta negativamente a produtividade em termos de prazos perdidos e tarefas incompletas. A falta de supervisão no local é um desafio para a produtividade se os trabalhadores remotos não forem devidamente orientados.
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Dicas para apoiar a produtividade
Para melhorar a produtividade em equipes virtuais, certifique-se de que as tarefas sejam claramente definidas com metas, prazos e expectativas estabelecidas. Por mais que você mostre respeito pela privacidade deles, exija check-ins regulares para avaliar o progresso e a responsabilidade.
Para pagamentos baseados em horas faturáveis, você pode usar ferramentas de controle de tempo para manter o controle sobre suas equipes remotas. O controle do tempo também o ajudará a estabelecer prazos para tarefas semelhantes no futuro. Para maior eficiência, peça aos funcionários que observem os horários regulares em seus fusos horários para evitar esgotamento.
Os check-ins de grupo programados não só ajudarão a fornecer o status geral do progresso, mas também encorajarão aqueles que estão atrasados a se atualizarem. Isso mantém cada membro ciente de seu papel e define claramente o que se espera dele.
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6. Restrições de orçamento
O orçamento é uma restrição séria ao terceirizar seus projetos de desenvolvimento de software. Ao lidar com seu escritório em casa, as coisas são fáceis de controlar. Qualquer hardware, software ou ferramenta que você adquira permanece propriedade da empresa para ser usado no escritório.
Quando os funcionários saem, os que entram podem usar o mesmo equipamento sem a necessidade de novos suprimentos. As equipes virtuais têm um ativo constante que as empresas buscam: o talento. No entanto, esses trabalhadores podem não ter ferramentas vitais para executar o projeto e cabe ao proprietário equipá-los para eficiência. Isso pode ser um desafio para ambos e uma saída é necessária.
Equilibrando restrições e oportunidades
Se você está lidando com talentos técnicos individuais, pode ter que ir além e comprar o equipamento necessário para eles em termos mutuamente aceitáveis. Você pode incluir uma cláusula de empréstimo em seu contrato para facilitar a compra dessas ferramentas em condições de reembolso mais favoráveis.
Com esse arranjo, você pode influenciar as especificações de tudo o que eles compram para compatibilidade com seu sistema. Como alternativa, se isso for caro, você pode terceirizar empresas de serviços de tecnologia que recrutam e facilitam esses trabalhadores em centros de tecnologia. Isso também vem com a vantagem de serviços de gerenciamento que podem deixá-lo livre para se concentrar em outros aspectos do seu negócio.
7. Desafios de distração
Equipes virtuais independentes que trabalham em vários lugares enfrentam o desafio de distrações que interferem no desempenho. Amigos que param para um bate-papo ou para levá-lo para sair podem atrapalhar sua agenda de trabalho.
Família dentro de casa ou ruídos externos podem ser uma distração contínua e isso pode afetar seu processo de pensamento, afetando sua criatividade. Criar um bom site, software ou qualquer produto relacionado a TI leva tempo e concentração e requer um ambiente propício.
Auxiliar os funcionários a lidar com seu meio ambiente
Você pode querer descobrir se o local de trabalho pretendido para seu talento em tecnologia é propício para um trabalho eficiente, oportuno e de qualidade. Converse com um possível trabalhador remoto para chegar a um acordo sobre os padrões que você espera e as diretrizes para o projeto.
Se ele ou ela expressar preocupação com a adequação de seu ambiente de trabalho, discuta para ver a melhor forma de ajudar em prol da eficiência.
Impressionar o talento técnico que, apesar de trabalhar remotamente, ele deve levar o projeto a sério, observando a disciplina como se estivesse em um escritório. Os padrões que você definir devem ser projetados para impor disciplina durante o projeto.
Conclusão
O trabalho remoto não é uma forma descontraída de trabalho casual, como muitos podem supor, mas uma profissão séria de alto talento. Isso acarreta grande responsabilidade e estresse na mesma medida. A administração do tempo e a autodisciplina são muito importantes para quem aspira trabalhar em equipes virtuais e determinar seu sucesso ou fracasso.
Tiffany Harper
Autor Convidado