Sabedoria de quarta-feira: como projetar um conceito de evento inesquecível

Crie um conceito de evento sobre o qual os participantes falarão durante meses, por meio de uma combinação de estratégia e criatividade. Neste artigo, veremos como fazer exatamente isso, juntamente com muitos exemplos e ideias inspiradores.

Mas, primeiro, o que é design de evento?

O design do evento é a aparência e a sensação de um evento. Coisas como decoração, layouts de local e tema, todos desempenham um papel na concepção de um evento.

E o que é estilo de evento?

O estilo do evento se refere a todos os aspectos visuais de um evento, incluindo itens como iluminação, flores e toalhas de mesa. Como você provavelmente pode imaginar, um estilista de eventos é responsável por dar vida a esses recursos. Normalmente, eles seguem a visão do designer de eventos e fazem o melhor para garantir que seu trabalho também esteja de acordo com os desejos do cliente.

As principais diferenças entre o design e o estilo do evento são que os designers de eventos se concentram na criação de uma estética geral de um evento e se concentram principalmente em ideias gerais. E um estilista de eventos, por outro lado, cria e executa os detalhes dessa visão. O trabalho deles geralmente envolve o estilo não apenas do local, mas também da comida e até mesmo dos participantes em destaque (como festas de noivas ou palestrantes convidados) ou funcionários às vezes também.

A diferença entre um tema de evento e um conceito de evento

Um tema de evento é a grande ideia por trás de todo o baile. Freqüentemente, envolve o tom geral, a estrutura e os objetivos do evento. Um conceito de evento parece semelhante, mas é distintamente único. Por definição, um conceito de evento são os detalhes e elementos do evento que constituem os aspectos práticos do próprio evento.

Por exemplo, se o designer do evento escolher fazer um tema luau, é o trabalho do estilista do evento descobrir quais atividades acontecerão, quais elementos de decoração eles vão precisar e basicamente tudo o mais que você precisa saber para realmente hospedar o evento.

Amarrar tudo junto: Os designers de eventos passam mais tempo imaginando o tema geral do evento, enquanto os estilistas de eventos se concentram no conceito do evento (ou seja, dar vida ao tema).

Como projetar um tema de evento em 4 etapas simples

Não importa o tipo de evento (corporativo, privado etc.) que você está planejando, siga cada uma dessas etapas úteis.

1. Ter metas de evento concretas e detalhadas, bem como um sistema para medir o ROI do evento.

Esta é a base a partir da qual todas as decisões sobre o tema do evento são construídas. Caso contrário, você está apenas escolhendo temas de eventos aleatórios que parecem divertidos. Em vez disso, certifique-se de que você e sua empresa ou clientes estão na mesma página sobre por que este evento é tão importante para começar.

Conferências como a MozCon têm como objetivo educar os profissionais de marketing sobre as últimas novidades em SEO, dispositivos móveis e outros tipos de publicidade digital. O evento solidifica o status da marca como especialista em marketing digital e, ao mesmo tempo, impulsiona as vendas de suas ferramentas e softwares de SEO. Para apoiar esse objetivo, o tema do evento escolhido pela MozCon é uma festa com experiência em tecnologia e alta energia (levando pelo menos um ex-participante a compará-la com andar na Space Mountain na Disney).

O tema do seu evento também deve ter uma visão clara: algo que se encaixe na marca, nos objetivos do evento e nos gostos do público, tudo ao mesmo tempo.

2. Conheça o seu público.

A melhor maneira de identificar o seu público-alvo para um evento é analisar quaisquer dados que você possa ter sobre os participantes de eventos anteriores. Pesquisas, taxas de venda de ingressos e até mesmo compartilhamentos nas redes sociais podem ajudá-lo a descobrir dicas sobre o que gostam e não gostam. Procure padrões e faça uma lista de elementos que você pode querer remixar neste novo conceito de evento.

Se você não tiver dados de participantes de eventos anteriores, pode sempre tentar:

• Analisando os principais dados demográficos de seus concorrentes
• Em busca de ideias em outros eventos do setor semelhantes
• E enviar uma pesquisa para seguidores de mídia social ou boletim informativo.

3. Reúna informações sobre seus participantes em potencial para obter uma melhor compreensão de seus interesses, gostos e objetivos pessoais.

Data é seu melhor amigo. Observe os números e padrões em todos os recursos disponíveis. Use análises da web, desempenho de vendas de ingressos e pesquisas com participantes para obter uma maior percepção dos desejos e necessidades de seu público.

Uma das últimas tendências em marketing para 2019 e além é o planejamento liderado por pessoas. Essa abordagem depende do feedback do público para determinar os orçamentos dos eventos, mensagens e até mesmo que tipo de eventos eles hospedam.

Em comparação com as velhas maneiras de pensar (ao planejar cada dólar e atividade antes do primeiro trimestre de um novo ano, levou os organizadores de eventos em todo o país à loucura durante a temporada de férias), esta ideia de seguir o fluxo e permitir que o público praticamente tome decisões para você é muito radical.

4. Escolha um local para eventos que atenda aos seus objetivos e atenda ao seu público-alvo.

O local do evento determina a maior parte da aparência e sensação do evento, tornando muito fácil restringir suas escolhas de tema. Há até uma demanda crescente por locais de eventos não tradicionais nos últimos anos. Por exemplo, se o tema do seu evento é atender aos paralegais que precisam de ajuda para construir o relacionamento da equipe, você pode considerar a escolha de uma sala de fuga ou quadra de vôlei coberta para seu local, algo que os ajude a construir relacionamentos fora do escritório.

Como projetar um conceito de evento em 3 etapas simples

Agora que esclarecemos qualquer confusão sobre todos os termos relevantes e mergulhamos no processo de design do evento, é hora de aprender as melhores práticas de criação de conceito de evento. Use essas ideias para se inspirar e impressionar seus participantes!

1. O mapa da jornada do participante

Coloque-se no lugar do seu público e considere o conceito do seu evento através dos olhos dos participantes. Ao criar um mapa da jornada do participante, você será capaz de descobrir por que os participantes se sentiriam motivados a comparecer, como eles provavelmente descobririam isso e como você poderia usar o conceito do evento para aumentar a frequência. Às vezes, tudo o que um participante em potencial precisa para clicar no botão de registro é um novo conceito de evento.

2. Escolha do Ponto Focal do Evento

Esta atração principal formará o centro de todas as suas outras idéias de conceito de evento, truques e estratégias. Depois de implementado, você já realizou mais da metade do trabalho árduo necessário para criar um conceito de evento incrível.

3. Considerar parceiros e patrocinadores

Comunique-se bem com parceiros e patrocinadores, vendo o evento de sua perspectiva e entendendo quais informações são mais relevantes para eles. Por exemplo, um patrocinador de conferência vai se preocupar mais com seus banners e sinalização do que com o fornecedor que você escolheu.

Portanto, comunique apenas as informações mais importantes e relevantes para cada parte individualmente. Concentre-se em 3-5 áreas de eventos que mais impactam as metas das partes interessadas. Em seguida, pergunte ao stakeholder quais áreas mais o interessam. Eles obterão as informações de que precisam e você garantirá que cada decisão seja tomada apenas pelas partes mais relevantes.

A melhor maneira de negociar com todas as três partes que tomam decisões (clientes, designers e partes interessadas) é chegar a um conceito de evento que:

• Ajuda a todos a alcançar seus objetivos
• Permite que cada marca se misture de forma coesa
• É único o suficiente para captar a atenção do público-alvo de todos
• Atende às expectativas estéticas de todos os envolvidos

E por último, mas não menos importante, certifique-se de verificar estas 5 perguntas a serem feitas ao criar um conceito de evento.

Agora, é hora de mergulhar de cabeça em algumas das tendências e ideias de conceito de evento mais recentes / melhores que você pode usar para tornar seu próximo projeto um grande sucesso.

6 maneiras eficazes de impressionar seus participantes com seu conceito de evento

Aqui estão algumas idéias de conceito de evento altamente eficazes que irão entreter, surpreender e encantar os participantes.

1. Locais Speakeasy

Estamos prestes a entrar na ruidosa década de 20 - de novo! Qual a melhor maneira de comemorar do que trazer de volta alguns temas super divertidos da época? Essa tendência do conceito de evento depende de ter um público aventureiro - pessoas que estão totalmente dispostas a se cadastrar e receber um endereço (e senha secreta, é claro) poucas horas antes do evento. De recepções de casamento a festas de feriado no escritório, essa ideia versátil adiciona um pouco de mistério e intriga a qualquer tipo de evento.

2. Maratonas de intelecto

Basicamente, qualquer coisa que você faria normalmente em um evento pode se transformar em uma maratona se você fizer isso por tempo suficiente! Pelo menos esse é o lema na maioria dos eventos de tecnologia, como hackathons e editathons. Mas, realmente, esse conceito pode ser aplicado a quase qualquer outro objetivo de evento.

Por exemplo, digamos que o objetivo do seu evento seja reunir uma rede de clientes com ideias semelhantes para formar uma comunidade de fãs ao longo da vida. Para fazer isso, você pode criar um athon meet-and-greet, onde todos na conferência devem se apresentar a todos os outros. E queremos dizer todos . Você pode até incorporar seu aplicativo de evento para ajudar a facilitar o processo.

3. Períodos em branco

Lembra quando mencionamos permitir que seu público tome algumas de suas decisões sobre o evento este ano? Bem, não é à toa que os períodos em branco também se tornaram tão populares. Os períodos em branco são blocos inteiros da agenda do evento que são deixados intencionalmente vazios. Os participantes podem se inscrever para participar desses blocos e, quando chegarem ao local designado, trabalharão juntos em grupos para pensar em como gostariam de passar o tempo. Os facilitadores podem ajudar a dar o pontapé de saída ou a manter as pessoas concentradas no tópico, mas na maior parte dos casos, os participantes são tão criativos quanto gostariam.

Semelhante ao período livre para adultos, eles podem interagir uns com os outros diretamente, passar o tempo como quiserem e expandir suas redes de maneiras que a maioria dos eventos não permitiria.

Por exemplo, digamos que você esteja realizando um seminário de um dia sobre liderança em vendas. Durante o período de quadro em branco, os grupos de participantes podem optar por repetir o que aprenderam até agora ou dar conselhos uns aos outros sobre quais são seus maiores pontos fracos nessa área. Ou podem participar de divertidos exercícios de construção de equipes que se baseiam em conceitos apresentados em palestras no início da tarde.

4. Somente por convite

Quer fazer com que todos os participantes do evento se sintam VIP? Em seguida, use este conceito de evento de tendência para seu próximo encontro. A ideia é simples: só podem comparecer quem recebeu o ticket dourado (ou por e-mail). É uma ótima maneira de fazer com que os poucos escolhidos se sintam especiais, maximizar as taxas de participação e fortalecer os relacionamentos com seus clientes ou parceiros de marca mais importantes.

5. Misture Negócios com Prazer

Há muito burburinho em torno de funções corporativas não tradicionais atualmente, o que explicaria por que empresas como a Wanderlust estão usando esse conceito de evento como uma desculpa para hospedar retiros de mindfulness e concertos ao vivo bem frequentados. A tendência deste evento é deixar o trabalho para trás e envolver os participantes em atividades que eles adoram fazer em seu tempo livre. Experiências de alto valor como as que Wanderlust programou são especialmente eficazes, por alguns motivos:

• Alguns profissionais não têm tempo ou capacidade para tirar férias, desfrutar de atividades de lazer ou participar de hobbies fora da vida diária normal. É por isso que esse conceito de evento seria especialmente atraente - eles podem se divertir muito enquanto ainda estão tecnicamente em uma função de trabalho.
• Os eventos centrados no lazer promovem uma saúde holística maior, podem levar a uma maior criatividade e apresentar mais oportunidades para os participantes formarem conexões duradouras.
• Eles são mais fáceis de comercializar - quem não gostaria de fazer uma viagem de caiaque ou visitar um parque temático?

6. Surpresa Pop-Ups

Mistério e intriga são um grande tema abrangente nas tendências de conceito de evento de 2019, então faz sentido por que esse tipo de experiência seria tão procurado. O benefício do bônus de hospedar um pop-up surpresa é o fato de que ele pode ser adicionado a qualquer evento que você já esteja planejando, não importa quão último minuto. E embora você não possa anunciar qual é exatamente a surpresa, você pode informar aos participantes quando e onde esse mini evento especial acontecerá.

Aqui estão algumas idéias para pop-ups surpresa que você pode incluir em seu próximo evento:

• Conheça celebridades da indústria. Os participantes do Coachella que pararam no pop-up da BMW no evento deste ano foram presenteados, conheceram e cumprimentaram o DJ Khalid.
• Viagens pela estrada da memória. A nostalgia dos anos 80 e 90 está forte (como evidenciado pelos últimos filmes de Pokémon e temporada de Stranger Things). Experiências inesperadas que trazem o público de volta a esses tempos de suas vidas podem ser uma ferramenta muito poderosa para gerar ROI de eventos. Por exemplo, a estreia do filme Where the Wild Things Are abriu uma loja surpresa com mercadorias colecionáveis ​​e fotos que trouxeram a criança para dentro de cada um de seus participantes.

Resumindo, uma experiência pop-up surpresa pode ser o fator que impressiona seu conceito para tornar o evento ainda mais especial.

Agora você está pronto para criar designs e conceitos memoráveis ​​para eventos!

Você acha que já aprendeu a criar conceitos e designs de eventos? Nesse caso, você deve aprender quais KPIs de eventos principais considerar ou como a integração de dados de eventos pode resolver seus maiores mistérios de ROI de eventos.