7 coisas que você precisa para ter uma equipe de marketing de conteúdo produtiva (e feliz)

Eu adoro falar e ficar filosófico sobre produtividade. Saber como trabalhamos é essencial se quisermos criar aquele conteúdo ressonante que ansiamos - e sentir que estamos fazendo uma diferença positiva.

Mas percebi recentemente que penso muito na minha produtividade individual em vez da produtividade da equipe. Claro, trabalhar junto como uma equipe é ridiculamente importante - e é uma das razões pelas quais estou interessado em marketing Agile.

Embora os “truques” individuais continuem a ser úteis, o que sua equipe precisa para ter certeza de que está trabalhando da melhor maneira possível?

A lista abaixo é uma mistura de ferramentas específicas, bem como de coisas mais intangíveis que você precisa ter para que sua equipe possa se concentrar na criação do trabalho, em vez do processo por trás do trabalho. Sei que tecnologias estão faltando nesta lista, mas essas ferramentas de colaboração e fluxo de trabalho serão extremamente úteis quando você tiver sua equipe e processos.

Seu porque

Observe como tudo começa com por quê? É verdade. E, neste caso, o por que é sua estratégia básica para saber por que está fazendo o trabalho que está fazendo e como vai medir se está funcionando - ou não.

Embora uma estratégia possa ser detalhada, sua equipe precisa de consenso sobre pelo menos estas três coisas:

• Quem estamos educando / ajudando? (Observação: eu não disse "segmentação", pois sua meta deve ajudar. Criar uma persona é uma maneira de fazer isso.)
• Como podemos ajudá-los de uma forma que ninguém mais pode? (Esta é a inclinação do seu conteúdo.)
• Como saberemos se fomos bem-sucedidos? (Essas são as metas de negócios de sua estratégia.) Observação: você também precisa entender como irá medir o sucesso e relatar para sua equipe.

DICA DE BÔNUS: Se você precisar de um pouco mais de inspiração ou de ajuda para descobrir o porquê, confira este videoclipe de Michael Jr., um de nossos palestrantes principais no Content Marketing World do ano passado. Ainda penso em seu ato - e em nossa conversa de acompanhamento - meses depois. (Sério, este clipe vale cinco minutos.)

Fluxos de trabalho documentados

As equipes bem-sucedidas não apenas documentam sua estratégia de marketing de conteúdo, mas também documentam seus fluxos de trabalho. Se você não está familiarizado com fluxos de trabalho, eles são o processo que seu conteúdo segue e as pessoas necessárias para sua criação e produção.

Se você está constantemente perguntando “quem está fazendo o quê”, “o que faço a seguir” ou “por que está demorando tanto”, é provável que você precise se aprofundar em seu fluxo de trabalho.

Raechel Duplain tem um artigo fabuloso sobre como fazer exatamente isso. Isso pode parecer árduo, mas o plano de cinco etapas de Raechel orienta você durante o processo.

DICA DE BÔNUS: Uma vez que seu fluxo de trabalho é conhecido, você pode avaliar o processo para ver onde está perdendo tempo. Brian Watson tem um ótimo guia sobre como revisar seu processo editorial para que você possa descobrir onde estão os gargalos - então você pode passar um tempo onde realmente importa. Como Brian explica:

Focar no gargalo permite que você trabalhe na melhoria dos processos de produção onde a melhoria é mais necessária. Qualquer foco em uma tarefa sem gargalo trará apenas uma melhoria marginal ou nenhum resultado para o sistema geral. Na verdade, é provável que crie mais desperdício. Dedicar um tempo para identificar e eliminar seu gargalo é a chave para aumentar e atingir seus objetivos de produção de conteúdo.

E, se você descobrir que é o gargalo, verifique esta postagem de acompanhamento em que Brian compartilha um estudo de caso de como ele trabalhou com um leitor do CMI que estava tendo esse mesmo problema.

Uma compreensão compartilhada das histórias que você deseja contar

Você já teve aquelas conversas com seus colegas de equipe em que faz um brainstorm sobre um determinado conteúdo? Vocês pensam que estão todos na mesma página, mas realmente, todos vocês estão pensando em algo um pouco diferente? Se sim, tenho certeza de que você pode se identificar com esta imagem:

Fonte da imagem: Mapeamento de histórias de usuários de Jeff Patton

Como você chega a um lugar onde todos estão na mesma página?

Fonte da imagem: Mapeamento de histórias de usuários de Jeff Patton

Minha ferramenta favorita para fazer isso é a história do usuário, que finalmente entendi depois de participar do workshop ICC de Andrea Fryrear sobre marketing ágil. Sim, as histórias de usuário são algo em que as equipes Agile dependem muito, mas são úteis para qualquer tipo de equipe de criação de conteúdo.

Abaixo está um exemplo de uma história de usuário - e eu recomendo fortemente que você leia a postagem inteira de Andrea para aprender sobre essa ferramenta útil. Mas, em resumo, as histórias de usuário são uma forma de documentar suas ideias de conteúdo para que todos se aproximem desse entendimento compartilhado. E, então, melhor ainda, você pode priorizar essas histórias e eliminá-las uma de cada vez.

DICA DE BÔNUS: Outro conceito Agile que eu acho útil é o conteúdo mínimo viável. Esta foi outra ferramenta que usei durante o workshop ICC, mas é uma maneira de você descobrir que tipo de conteúdo pode criar testando uma ideia com seu público antes de investir muito tempo.

Proprietários de problemas

Você já quis gritar porque alguém em sua equipe - ou não relacionado a ela - tem apenas mais uma mudança (e talvez seja uma grande)? Eva Jackson sugere designar um proprietário do problema para cada projeto. Esta é a pessoa que não é apenas responsável pela peça, mas também quem tem a palavra final.

As possibilidades são (digo por experiência própria), você tem pelo menos um punhado de projetos que cruzam pessoas - ou equipes - e ninguém sabe quem é o dono do quê. Eva tem uma solução elegante:

Se sua equipe não tiver certeza de quem tem a palavra final em seus projetos de conteúdo, sente-se com seu departamento e faça uma pergunta surpreendentemente simples, mas desafiadora: Quem é o dono do quê? Responder a essa pergunta - e registrar suas respostas para que todos vejam - criará uma responsabilidade incomensurável.

DICA DE BÔNUS: Eva também sugere focar em problemas em vez de resultados. Isso significa que a equipe tem uma visão mais holística do que está tentando realizar - qual é o propósito de seu trabalho (veja as seções acima sobre o porquê e as histórias de usuário) ou qual problema eles estão tentando resolver (como aumentando o número do tipo certo de assinantes).

As entregas não fazem parte da conversa até que o propósito seja definido. E ter um dono do problema ajuda a levar adiante esses projetos interdepartamentais.

3 palavras

Um exercício que gosto de usar para colocar as pessoas na mesma página é definir as três palavras que você deseja que seu editorial englobe. Como muitos de nossos espaços estão lotados, definir essas três palavras ajuda a diferenciar sua marca ao decidir como você quer dizer algo.

Por exemplo, para CMI, pensamos sobre estas três palavras:

• Acessível (fácil de entender; sem pretensão)
• Autoritativo (conteúdo baseado em recomendações que foram testadas; estatísticas verificadas pelos fatos)
• Implementável (cada peça inclui pelo menos uma ação clara que os leitores podem realizar para fazer seu trabalho melhor)

Assim como sua missão editorial, essas três palavras servem como uma lente para garantir que sua marca seja retratada de forma consistente.

(Se você quiser estudar pessoas que têm vozes excelentes, verifique Ann Handley e Doug Kessler e a equipe da Velocity Partners. Eu não apenas leio seus blogs pelo que dizem, mas estudo como eles dizem.)

DICA DE BÔNUS: Suas três palavras são apenas um elemento de que você precisa, mas a maioria das equipes deve ter um guia de estilo. Isso é especialmente importante à medida que sua equipe cresce ou se você está trabalhando com várias pessoas - e deseja que seus leitores e compradores tenham uma experiência consistente com sua marca. (E quem não quer isso?)

Sasha Laferte detalha os fundamentos para um guia de estilo - e oferece vários exemplos.

Limites

OK, agora estamos passando do tangível para o prático estratégico, mas acho que esses dois últimos elementos são tão importantes quanto os outros.

A colaboração é uma coisa boa? Sua resposta imediata é provável - é claro! Mas, como Deborah Holstein escreve (citando o artigo The Collaboration Curse no The Economist), há uma desvantagem:

As distrações de um ambiente onde as equipes são estimuladas a contribuir com tudo deixam pouco tempo para o pensamento crítico que pode fazer uma diferença real para o sucesso de uma organização.

Se você estiver liderando uma equipe, dê um bom exemplo e não responda e-mails o dia todo (e noite) - e nem sempre coloque as necessidades de sua equipe em primeiro lugar (estremeço um pouco quando digo isso). Mas viver na sua caixa de entrada e no telefone não é bom para ninguém. Pode ser difícil para outras pessoas se desconectarem se não virem o líder da equipe fazendo isso.

Só porque você pode estar disponível, não significa que deveria estar. Uma maneira de obter um silêncio muito merecido e necessário é definir o horário de expediente. Esta é uma abordagem que peguei emprestada de Cal Newport, autor de Deep Work. Esta não é apenas uma ótima abordagem para um indivíduo, mas também é muito útil para uma equipe. Em vez de pensar em qualquer horário fora da reunião como não programado, agora bloqueio blocos de tempo para escrever ou criar apresentações. Não me coloco automaticamente à disposição - e incentivo outras pessoas da minha equipe a fazer o mesmo.

DICA DE BÔNUS: Outra maneira de desligar as distrações é estabelecer prioridades e realmente focar no que a equipe concordou ser mais importante.

Uma maneira de economizar tempo (em projetos estúpidos) é dizer não à maioria das solicitações ad hoc que surgem. Em 30 hábitos de equipes de conteúdo altamente produtivo, Heather Hurst sugere definir regras para que a equipe lide apenas com um determinado número de solicitações ad hoc por vez - e deixe todos na equipe saberem qual é esse limite.

Outra ideia vem de Marcus Varner, que compartilha a Matriz de Eisenhower. Essa abordagem ajuda a categorizar as tarefas em quatro grupos:

• Importante e urgente
• Importante e menos urgente
• Menos importante e urgente
• Menos importante e menos urgente

Como explica Marcus, “a ideia é priorizar com cuidado para que você gaste o máximo de tempo possível em tarefas importantes (obviamente as importantes-urgentes primeiro), sem se prender muito a tarefas urgentes que não são importantes - e especialmente , para parar de perder tempo com tarefas que não são urgentes nem importantes. ”

Check-ins

Relatórios de status - snoozer. Embora os relatórios de status possam parecer uma tarefa desnecessária, eles são essenciais para garantir que sua equipe continue a progredir no que você decidiu trabalhar. Os relatórios de status não precisam ser onerosos. Um relatório simples mantém seu valor em destaque e permite que outras pessoas da equipe colham os benefícios do que está funcionando bem.

Como mencionei recentemente, envio uma atualização mensal para a equipe CMI ... exceto por alguns meses em que não o fiz. Para minha surpresa, as pessoas da equipe perguntaram onde estavam os relatórios. Segui perguntando por que esses relatórios são úteis e depois simplifiquei meu formato para que fosse mais fácil para mim criar e as pessoas recebessem o que queriam.

Conclusão

É com vocês, titãs das equipes. Que outras coisas você acha que qualquer equipe de marketing de conteúdo precisa para trabalhar de forma eficaz?

Uma equipe que aprende e joga junta permanece unida - e não há lugar melhor para fazer isso do que no Content Marketing World. As melhores mudanças acontecem quando equipes inteiras comparecem, então pergunte sobre nossos descontos para grupos. Você também pode assistir a uma apresentação de Michele sobre como criar sua equipe de marketing de conteúdo definitiva. Registre-se hoje e use o código BLOG100 para obter $ 100 de desconto no registro principal.

Imagem da capa por Joseph Kalinowski / Content Marketing Institute