Motivação de segunda-feira: 24 tendências e dicas de planejamento de eventos corporativos para impulsionar o ROI

Publicados: 2021-08-08

Planejadores experientes conhecem todas as melhores práticas para eventos corporativos, mas, depois de um tempo, o desafio passa a ser se destacar na multidão. Como você pode tornar sua conferência, ativação de marca ou outro evento corporativo diferente em um mar de sósias? E, ainda mais importante, como você pode surpreender e encantar os participantes ao mesmo tempo em que maximiza o ROI do seu evento?

Para responder a essas perguntas, veremos como você pode usar algumas das tendências mais recentes do setor de maneiras novas e inovadoras. E forneça uma lista de verificação infalível de eventos corporativos com alguns itens essenciais que tendem a sair de foco.

10 tendências interessantes de planejamento de eventos corporativos

Aqui estão as tendências mundiais e como você pode usar essas ideias para elevar o seu evento corporativo.

associações de planejamento de eventos

1. Promova a prevenção do burnout tanto para você quanto para os convidados da convenção.

Burnout causa mais de 60% das ausências relacionadas ao trabalho. Essa doença invisível não afeta apenas as vendas de ingressos, mas também não foi abordada - até agora. Use o marketing de promoção de eventos para educar futuros participantes sobre a seriedade do problema e as etapas para manter hábitos saudáveis ​​antes, durante e depois da convenção ou seminário.

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2. Verifique se o local da feira teve sua qualidade do ar interno testada recentemente.

O ar que respiramos desempenha um grande papel em nossa saúde e produtividade, portanto, certifique-se de adicionar essa etapa da lista de verificação, muitas vezes esquecida, à inspeção do local. Se você preferir não perguntar a eles sobre testes recentes, você pode fazer uma avaliação por conta própria.

  1. Ande pelo local com os olhos fechados e observe o que você pode cheirar.
  2. Procure por sinais gerais de limpeza (por exemplo, mofo no banheiro é um grande indicador de manutenção deficiente).
  3. Pergunte sobre a frequência com que as áreas acarpetadas são limpas em profundidade.
  4. E, finalmente, dê uma olhada dentro de um dos armários de custódia - se você vir produtos químicos armazenados perto de sistemas de ventilação, você deve considerar locais alternativos.

3. Adicione reconhecimento facial ou fotos ao seu processo de check-in.

Garanta que seu evento corporativo tenha uma experiência personalizada. Os aplicativos de check-in podem ajudá-lo a causar uma ótima primeira impressão assim que os hóspedes entrarem pela porta. Use um aplicativo para notificar os fotógrafos quando convidados importantes chegarem para que fotos rápidas possam ser tiradas ou para notificar o serviço de bufê para trazer uma prova de aperitivos imediatamente.

4. Forneça assistentes de robôs para seus convidados ADA.

Independentemente do seu orçamento, há muitas maneiras de tornar seu evento ainda mais incrível para os convidados da ADA simplesmente alugando seu próprio robô para ajudar em tarefas como painéis de co-moderação, tradução de vários idiomas e assistência de texto para fala, entre outras coisas.

5. Use assistentes de voz para fornecer recomendações personalizadas para participantes em eventos de lançamento de produtos.

Esta loja de vinhos de Nova York pediu à Alexa para dar recomendações personalizadas de uísque aos convidados do evento. Mesmo que as vendas de mercadorias não sejam uma parte importante do seu próximo evento, existem muitas maneiras inteligentes de usar assistentes de voz para eventos relacionados a negócios.

6. Incorpore uma sessão gratuita por telefone em sua agenda de eventos.

Todos nós sabemos que o tempo excessivo de tela é prejudicial para nossa saúde física e mental, então fique à frente da curva adicionando pelo menos uma atividade em que os dispositivos precisam ser desligados e guardados.

7. Use mesas de jantar comunitárias para evitar a atomização em eventos corporativos.

A ascensão do indivíduo tornou a socialização, o networking e o trabalho em equipe mais desafiadores em eventos corporativos. Embora você não seja capaz de derrotar esse fenômeno cultural com apenas um seminário, você pode usar a alimentação social para ajudar a conectar sua comunidade de eventos. E certifique-se de usar uma ferramenta de disposição dos assentos para ajudar a organizar o seu layout.

8. Analise a diversidade de sua lista de participantes do evento no meio da venda de ingressos.

Eventos e campanhas de marketing agora estão testemunhando o impacto do consumismo pós-demográfico, onde os participantes em potencial estão mais preocupados com a inclusão do que se cercar de colegas com ideias semelhantes. Se você notar que suas vendas de ingressos estão se inclinando fortemente para um grupo do que para outro, certifique-se de ajustar sua estratégia de marketing e adicionar participantes em potencial que se beneficiariam com a experiência, mas ainda não aceitaram a necessidade de comprar um ingresso.

9. Substitua a sala VIP da convenção por uma biblioteca.

Siga os passos de grandes marcas como Lululemon e adicione um espaço de propina de biblioteca para o seu evento. Ele incentiva a comunidade, adiciona um toque acolhedor a salas de convenção estéreis e oferece uma experiência verdadeiramente relaxante para os participantes do evento.

10. Adicione postos de saúde mental às instalações de primeiros socorros do seu evento.

À medida que os pontos de vista da sociedade sobre a saúde mental se transformam, o mesmo deve acontecer com nossos eventos. Coordene com seu local para ver se eles têm um psicólogo licenciado disponível para fornecer serviços em seu próximo evento corporativo.

Agora que destacamos algumas tendências que você pode adicionar à sua lista de verificação de eventos, vamos falar sobre maneiras de maximizar seu ROI enquanto estamos nisso.

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Aproveite ao máximo seu evento com essas ideias criativas.

Tendências de planejamento de eventos corporativos

1. Crie uma lista de meios de comunicação convidados para convidados de feiras de negócios.

Os estandes e fornecedores apreciarão muito a oportunidade de se preparar adequadamente. E seus participantes regulares também podem querer fazer contatos com representantes de outlet para seus próprios esforços de marketing futuros.

2. Promova seu próprio guia original para design de estandes de feiras para iniciantes.

Torne este conteúdo de alto valor fechado e colete endereços de e-mail adicionais que você pode usar para marketing de eventos.

3. Faça do compartilhamento de dados um benefício para as marcas que hospedam estandes em seu evento.

As oportunidades são ótimas, mas a percepção do comportamento do portador de ingressos e das atividades esgotadas ajudará os participantes a criar estandes ainda melhores no próximo ano. No entanto, certifique-se de que o compartilhamento de dados do evento é compatível com GDPR.

4. Incorpore cabines fotográficas em sua estratégia de funil de entrada.

Simplesmente peça aos participantes que preencham uma rápida pesquisa que os categorizará como leads enquanto estiverem na fila.

5. Forneça experiências de eventos com curadoria e personalizados para VIPs.

A curadoria de uma ótima experiência de evento envolve entender quais são as expectativas do seu público e, em seguida, encontrar uma maneira de fornecer algo que seja de maior valor, mais conveniente ou super memorável.

6. Co-hospede estrategicamente uma afterparty com uma marca gratuita.

Quer o seu evento seja de um dia ou uma semana, certifique-se de oferecer atividades pós-evento para aqueles que têm voos posteriores, querem comemorar com suas equipes e podem estar interessados ​​em um último grito.

7. Adicione uma ferramenta de monitoramento de mídia social à sua estratégia de promoção de eventos.

Depois de saber onde as palavras-chave e frases do evento aparecem com mais frequência online, você pode eliminar qualquer item de marketing da lista de verificação de evento não relacionado e concentrar seu tempo e recursos onde seu público tem mais probabilidade de encontrá-lo.

8. Incluir áreas práticas de demonstração de produtos.

Se você ou os apresentadores do evento oferecem um produto físico, dê a eles um espaço designado para hospedar demonstrações educacionais e dê aos participantes do evento acesso exclusivo para experimentarem antes de comprar.

9. Adicione uma opção digital para participantes virtuais.

Transmissões ao vivo, notas de aula para download e grupos de bate-papo dedicados ajudam a trazer participantes externos para a experiência.

E, finalmente, aqui estão alguns itens que você pode ter acidentalmente deixado de fora da sua lista de verificação atual!

Guia: como criar uma lista de verificação de planejamento de evento

5 itens da lista de verificação de planejamento de eventos corporativos mais comumente negligenciados

Você fez sua lista, agora verifique-a duas vezes com estes lembretes amigáveis.

1. Comunique as alergias aos hóspedes e as restrições à dieta.

Ferramentas como Social Tables ajudam a manter você, suas preferências de convidados, seus servidores e seus fornecedores atualizados sobre as restrições relacionadas a alimentos ou bebidas em uma plataforma centralizada e fácil de usar.

2. Crie listas de backup de emergência para fornecedores e funcionários.

Cancelamentos de última hora, itens perdidos e auxiliares ausentes não são um problema, desde que você tenha 2-3 contatos de backup para cada cenário possível. Certifique-se de verificar a política de contrato de última hora de cada fornecedor e informá-los de que fizeram sua lista de backup apenas para garantir. Você pode até imprimir ou salvar PDFs de todos os documentos de que precisa para trabalhar, caso seja necessário.

3. Verifique três vezes as instruções comuns do aplicativo de navegação.

Certifique-se de que o Waze, o Apple Maps e o Google Maps ofereçam organicamente a rota melhor e mais conveniente de seus hotéis designados até o local do evento principal. Isso é especialmente importante para áreas rurais onde estradas secundárias ou atalhos usados ​​pelos habitantes locais não são usados ​​nas opções de rota sugeridas. Se eles não corresponderem, certifique-se de comunicar suas sugestões e configurar a sinalização adequada.

4. Atribuir estacionamento ao fornecedor.

Vans de catering, equipes de limpeza e montagens de estandes precisam de um espaço para descarregar, mas quando terminarem de descarregar, para onde devem ir? Use sinalização e mapas claros para direcionar o tráfego do vendedor e manter as vagas de estacionamento premium disponíveis para VIPs e alto-falantes.

5. Faça um passo a passo final do local como se você fosse um participante.

Coisas como sinalização, temperatura e limpeza ficarão mais aparentes ao olhar para o espaço do ponto de vista deles.

Agora você está totalmente preparado para levar o planejamento de seu evento corporativo para o próximo nível!

Em seguida, confira ainda mais dicas de planejamento de eventos corporativos, veja os temas de eventos corporativos e descubra ainda mais maneiras de superar os KPIs de seus eventos. Ou verifique o software de planejamento de eventos corporativos que poupará seu tempo.

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