Crie ordem em suas tarefas diárias de trabalho com estas 10 dicas fáceis

Publicados: 2021-11-04

Organizar nossa programação diária de trabalho vai além de criar horários mais rígidos e cumpri-los militantemente. Existem inúmeros fatores (incluindo distrações) que podem nos confundir, não importa o quão disciplinados tentemos ser. Já era hora de pararmos de tentar usar uma fórmula que vimos repetidamente e de olharmos para ela como algo subjetivo. Para realmente aprender a organizar as tarefas diárias, precisamos encontrar uma abordagem feita sob medida para nós.

Fizemos o nosso melhor para pesquisar dez dicas que irão guiá-lo para encontrar o método que melhor se adapta a você. Isso significa aprender como priorizar, como lidar com o fracasso e como valorizar seu tempo.

Projeto e ordem de tarefa capa 1

Índice:

  1. Crie um pedido que se adapte a VOCÊ
  2. Seja realista e estabeleça metas realistas
  3. Aceite o fracasso como parte do processo de aprendizagem
  4. Ajuste sua agenda ao tempo que você tem
  5. Aprenda a priorização
  6. Preveja distrações
  7. Esvazie sua cabeça
  8. Meça apenas o que importa
  9. Rastrear progresso
  10. Introduzir mudanças gradualmente

Dica nº 1: crie um pedido adequado a VOCÊ

O primeiro e mais absoluto é conhecer a si mesmo.

Não adianta seguir instruções cegamente ou usar modelos e planos pré-elaborados por treinadores de produtividade e esperar resultados estelares. Só porque trabalharam para eles não significa que funcionará para você.

Se você é do tipo que luta com tarefas complexas pela manhã, mas consegue realizá-las com facilidade à tarde, não se force a uma rotina de “madrugador”. Em vez disso, planeje suas tarefas diárias em torno de seu relógio biológico.

O Dr. Stefan Volk, da University of Sydney Business School, é um dos muitos pesquisadores que exploram as intrincadas conexões entre a produtividade do escritório e o relógio biológico. Ele afirma que o ritmo do nosso corpo tem vários altos e baixos ao longo do dia, mas apenas um período de pico de produtividade. Se você trabalha fora do seu cronótipo, não há programação no mundo que o tornará mais produtivo. Por exemplo:

  • Tipos matutinos podem cair na armadilha de fazer tarefas servis no seu estado mais alerta - e-mails, ligações, reuniões, revisões, etc.
  • Os tipos noturnos se obrigam a realizar tarefas grandes e intensivas o mais rápido possível, porque é um conceito errôneo de longa data que as manhãs são para trabalhos pesados. Eles acabam cansados ​​e sem foco, e naturalmente - culpam a si mesmos quando o trabalho é feito de maneira descuidada.

E talvez o mais famoso defensor do cronótipo, o Dr. Michael Breus, aconselha você a conhecer primeiro o seu tipo, para aproveitar ao máximo o seu dia de trabalho.

Dica nº 2: seja realista e estabeleça metas realistas

Todos cometemos o mesmo erro de superestimar nossa dedicação.

Quantas vezes você já ouviu alguém dizer que está parando com o açúcar, apenas para vê-lo comprar uma barra de chocolate apenas três dias depois? E quando questionada sobre isso, a pessoa fica na defensiva, se sente derrotada e afirma que desistiu ou que vai começar de novo na semana que vem. E assim o ciclo se repete.

Todo treinador de produtividade que se preze dirá que metas específicas e tarefas facilmente digeríveis são o caminho a percorrer. Por exemplo:

Ao invés de:

Escreva um rascunho de 5 páginas até amanhã ;

Tente usar:

8h - 10h Pesquise o tópico

11h - 13h Escreva as duas primeiras páginas

13h15 - 15h Escreva as duas páginas seguintes

15h30 - 16h30 Escreva a última página.

A diferença é clara. O primeiro exemplo mostra como a maioria de nós anota tarefas em nosso horário de trabalho: sabemos o que precisamos fazer e quando. Deixamos os detalhes para se resolverem, o que acaba resultando em uma programação confusa e desorganizada.

Mas, se dividirmos as tarefas maiores por seus componentes, imediatamente introduzimos a ordem. O ato por si só nos faz calcular quanto tempo cada etapa exigirá, o que é uma informação inestimável.

Ao longo desse cálculo, você pode perceber, por exemplo, que não terá tempo para uma tarefa que planejou fazer. Então, imediatamente, você pode delegar ou mudar para amanhã. Mas, se você tivesse usado o primeiro método, provavelmente perceberia que não há tempo para essa tarefa apenas quando fosse tarde demais para delegá-la ou adiá-la.

Alguns outros exemplos:

planos realistas-irrealistas

Dica nº 3: aceite o fracasso como parte do processo de aprendizagem

Permanecendo na mesma faixa que com o conselho anterior - mantenha suas expectativas baixas.

Esperar por uma mudança drástica o mais rápido possível é falhar desde o início. Em vez disso, tenha em mente o seguinte:

  • A primeira semana será você discutindo com o cronograma, fazendo as mudanças necessárias;
  • O final da primeira semana analisará seu progresso (sucessos e fracassos), e alterará a programação para a próxima semana;
  • Na segunda semana, você trabalhará de acordo com um cronograma revisado;
  • O final da segunda semana será novamente analisando o progresso, etc.
  • A terceira semana verá ainda mais melhorias, e as principais mudanças se solidificarão.

E assim vai de semana para semana. Toda vez, você verá novos locais para melhorias. Novos problemas irão surgir, situações inesperadas que afetam sua agenda (questões pessoais, tarefas de outras pessoas, dias de descanso, prazos perdidos, etc).

Portanto, comece a ser mais tolerante consigo mesmo e com sua programação. Normalize a falha. Do contrário, você interpretará cada erro como um sinal de que não está progredindo, quando é o contrário.

Dica nº 4: ajuste sua programação ao tempo que você tem

Ao contrário da crença popular, você não deve procurar maneiras de fazer “mais tempo durante o dia”.

Todos nós temos 24 horas, nem mais, nem menos. Burnout é o resultado direto de pessoas trabalhando até os ossos, pensando que cronogramas rígidos e disciplinados e automação infinita de pequenas tarefas irão de alguma forma dar a elas mais tempo.

O que você quer fazer é aprender a priorizar. Porque mesmo que todos nós tenhamos as mesmas horas do dia para um determinado número de tarefas, nem todas elas são criadas iguais.

Alguns serão mais importantes do que outros, enquanto alguns podem ser eliminados completamente.

E para adotar adequadamente essa mentalidade, você terá que tentar nosso próximo conselho.

Dica nº 5: aprenda a priorização

Um dos métodos de priorização de maior sucesso é a Matriz de Eisenhower.

É uma estrutura usada para determinar quais tarefas são as mais importantes para atingir seus objetivos e quais retardam seu progresso.

Com a Matriz de Eisenhower, você classifica suas tarefas com base em quatro critérios:

  • Urgente e importante - faça imediatamente (chamadas de emergência, incêndio, ferimentos, etc.)
  • Urgente, mas sem importância - delegar a alguém (marcar reuniões, pagar contas, tarefas domésticas, etc.)
  • Importante, mas não urgente - faça isso mais tarde (objetivos de longo prazo)
  • Sem importância e não urgente - eliminar (atividades que causam perda de tempo)

A priorização de tarefas segue este esquema simples:

eisenhower-tasks
Este gráfico e muito mais podem ser encontrados em nosso guia detalhado passo a passo sobre como usar a Matriz de Eisenhower para organizar suas tarefas diárias.

Depois de saber quais são suas prioridades, fica mais fácil fazer uma programação ordenada. Combinado com o conhecimento de seus níveis de energia ao longo do dia, você poderá definir as tarefas de maior prioridade durante os momentos em que é mais produtivo.

Dica 6: preveja distrações

Freqüentemente, discutimos diferentes maneiras de lidar com distrações. Mas, desta vez, gostaríamos de destacar a importância de conhecer e prever as distrações antes que elas ocorram.

Existem muitas ocorrências do dia-a-dia que você sabe que farão parte do seu dia. A melhor maneira de eliminá-los para que não afetem sua agenda de trabalho é se preparar para eles mais cedo.

Alguns exemplos:

  • Quem trabalha em casa pode encontrar problemas em que, por exemplo, algo precisa ser consertado (eletricidade do encanamento), mas a agenda lotada deixa pouco ou nenhum tempo para estar com o reparador. Você pode se preparar para a distração pedindo-lhes que venham em um momento em que você tiver tarefas menos importantes ou peça a um amigo ou membro da família que os veja em vez de você.
  • Algumas pessoas são solicitadas a reservar um tempo de seu dia de trabalho para supervisionar os estagiários. Uma forma de se preparar para a distração é dar ao aluno dois intervalos de tempo no dia para perguntas. Durante o dia, eles reúnem perguntas enquanto trabalham e, quando chega a hora de um encontro, podem fazer perguntas sobre quaisquer problemas. Dessa forma, você não será puxado pela manga durante os horários de pico de trabalho e o trainee terá tempo para encontrar uma solução por conta própria.
  • Se você estiver realizando uma reunião em um dia particularmente agitado e não puder delegá-la, você pode encurtá-la fazendo um FAQ no final. Antecipar as dúvidas mais comuns e respondê-las imediatamente. Em seguida, você pode agendar outra reunião mais curta no dia seguinte para qualquer problema não resolvido.

Tudo se resume a saber seu horário de trabalho para cada dia subsequente. Cada tarefa tem uma distração potencial associada a ela, portanto, preparar com antecedência pode ser mais útil do que preveni-la no local.

Dica # 7: esvazie sua cabeça

Já no tópico de distrações, devemos discutir o quanto nosso cérebro as ama, mesmo que causem grande infelicidade, conforme pesquisado por Killingsworth e Gilbert. O mesmo artigo discute como um grande número dos pesquisados ​​confirmou a especulação de que divagações e distrações resultam em tristeza, nervosismo e sentimento de inadequação.

Além de silenciar todas as suas notificações, uma coisa útil a fazer é manter uma caneta e papel ao seu lado o tempo todo. Se sua mente começar a divagar no planejamento do almoço de amanhã ou na reunião de café com um amigo, pegue essa caneta e anote-a imediatamente. Escreva ideias para o almoço ou possíveis tópicos de bate-papo para o encontro no café.

Porque enquanto esses pensamentos permanecerem em sua cabeça, eles continuarão flutuando lá, voltando de vez em quando para afastá-lo do trabalho.

O mesmo vale para lembrar algo que você precisa comprar na loja, um e-mail que você tem que enviar, uma pessoa com quem você precisa entrar em contato ou um artigo para ler ... Não pule imediatamente para fazer aquela coisa menor - escreva e guarde para mais tarde.

Caso contrário, seu cérebro se acostuma com você atendendo a cada pequeno alarme que ele dispara. Antes que você perceba, você já gastou uma hora em tarefas servis que não têm nenhum propósito naquele dia.

Dica nº 8: avalie apenas o que importa

Talvez você já tenha ouvido o ditado: “O que é medido é gerenciado”.

Mas você sabia que foi provado que está errado? E até atribuído à pessoa errada?

Adoramos usar rastreadores de tempo para organizar nossos calendários de trabalho. Eles nos fornecem informações detalhadas sobre onde nosso tempo foi, como foi nosso dia e quais áreas precisam ser melhoradas. Eles ajudam a cobrar os clientes corretamente e até mesmo fazem relatórios para rastrear o progresso à medida que nos organizamos.

No entanto, na jornada de fazer listas de tarefas diárias melhores, pode-se ficar tentado a anotar cada pequena coisa que acontece. Cada intervalo de 5 minutos, cada chamada telefônica, limpeza da caixa de entrada, intervalo para o café, etc. Nesses casos, medir cada intervalo não tornará você melhor na organização.

As coisas mais importantes que você deve monitorar são as tarefas que importam. Aqueles que afetam seus planos de longo prazo.

Agora temos que controlar as pausas quando percebemos que a perda de tempo está se tornando um problema em nossa agenda de trabalho. Mas para todos os outros fins e propósitos, saber quanto tempo você gastou em uma ligação telefônica com o encanador dificilmente vai melhorar seu fluxo de trabalho diário.

Esteja atento às atividades que realmente precisam de rastreamento, porque nem todo o seu tempo pesa da mesma forma.

Dica n ° 9: acompanhe o progresso

Para que uma mudança permanente ocorra (e permaneça), você precisa se sentir motivado para continuar. E o melhor motivador é, sem dúvida, ver o quão longe você chegou. Está em nosso sangue, não podemos evitar - é por isso que amamos essas fotos antes e depois de exercícios físicos e estilo de vida.

O progresso nos mantém empurrando porque podemos ver que houve uma mudança para melhor. O esforço não parece fútil.

O mesmo vale para nossa produtividade. Na comunidade de artistas digitais, havia uma tendência breve em que alguém preenchia uma escala desenhada no papel toda vez que desenhava algo que queria melhorar. E no final de uma semana, duas semanas ou um mês, eles terão preenchido a planilha de progresso.

Muitos desenvolvedores, da mesma forma, gamificaram o rastreamento do progresso. Existem vários aplicativos que o ajudam a seguir seus hábitos diários e fornecem um relatório após um período de tempo especificado.

Investir em um aplicativo de rastreamento de progresso (ou simplesmente observar todos os dias que você conseguiu controlar sua programação) terá um efeito positivo em sua motivação.

Aqui no Clockify, compilamos uma lista de 29 melhores práticas de rastreamento de tempo que detalham o que você pode ou deve rastrear para medir o progresso com precisão.

Dica nº 10: introduza as mudanças gradualmente

Quaisquer mudanças que você decidir adotar, certifique-se de fazê-las gradualmente e estendê-las por um período de tempo. Lembre-se da discussão sobre como definir metas e expectativas realistas para si mesmo e como é fácil ficar sobrecarregado.

Comece com um hábito que você deseja experimentar. Por exemplo, apenas durante a primeira semana, você pode incorporar um dos seguintes:

  • mude todas as suas tarefas mais exigentes antes das 10h00 e das 14h00, antes do almoço;
  • reduza sua lista de afazeres para 5-10 tarefas diárias;
  • classifique suas prioridades e ajuste a programação de acordo com isso, etc.

Qualquer um desses seria um bom começo para sua mudança de produtividade. No entanto, fazer os três ao mesmo tempo é uma sobrecarga. Porque se você se concentrar em uma única mudança, é mais fácil rastrear e avaliar se ela realmente faz uma mudança positiva ou não. Além disso, é mais fácil ficar motivado quando há menos coisas nas quais prestar atenção.

O takeaway

Melhorar a organização das tarefas de trabalho pode vir rapidamente, mas o domínio da habilidade demora um pouco. O importante a lembrar é encontrar uma estrutura ou um método que se adapte especificamente a você. E se isso significa que você precisa passar por semanas de tentativa e erro, então é uma coisa boa, porque permite o descarte rápido de abordagens que não funcionam. Em vez de se apegar obstinadamente a eles, pensando que o problema é você , você pode tentar outros, até encontrar o perfeito.

Portanto, o melhor conselho é dar uma chance a essas dicas e usá-las como um guia para encontrar o método certo e tornar sua vida profissional infinitamente mais fácil.