Quinta-feira técnica: 22 maneiras criativas de usar diagramas de eventos

Publicados: 2021-08-08

Você está usando ferramentas de ponta, como software de diagrama de eventos, para tornar seu evento o melhor possível? Caso contrário, você deve deixar esta ferramenta incrível medir, ajustar e sintetizar o layout do seu próximo evento para você.

O software de diagramação de eventos também pode dar vida ao seu evento, maximizar o espaço do local e ajudá-lo a impressionar as partes interessadas no evento (entre outras coisas). Dê uma olhada nessas maneiras criativas de usar o software de diagramação de eventos, bem como nas dicas que o ajudarão a aproveitar ao máximo todos os seus recursos.

Descubra idéias e dicas de software para diagramas de eventos para obter melhores resultados

1. Concentre-se na criação de ambiente por meio de layouts estratégicos.

O layout de um evento pode definir o tom para a impressão geral do evento sobre seus participantes e envolvimento. Coloque estrategicamente os hóspedes, comida e entretenimento próximos uns dos outros para criar a atmosfera desejada. Para eventos menores e mais íntimos, opte por centralizar a comida e os convidados, deixando o entretenimento para uma parede designada. Para eventos maiores e mais vibrantes, tente criar espaço para se misturar empurrando as mesas de serviço um pouco mais para fora do centro e brincando com o espaço restante como áreas para vários artistas ou alto-falantes.

2. Coloque food trucks em seu festival ao ar livre.

Reservar food trucks para um evento adiciona uma sensação de entusiasmo e curiosidade. O software de diagramação de eventos pode ajudá-lo a determinar a maneira mais eficiente de organizar suas grandes configurações e considerar as linhas que podem se formar em suas janelas. Também pode ajudá-lo a planejar o espaço para tendas, assentos e banheiros.

3. Use diagramas para coordenar com eventos pop-up de marca.

Eventos pop-up de marca oferecem tempo limitado para causar um grande impacto! Diminua o tempo que você gasta configurando e aumente a duração do seu evento, tendo o layout do evento finalizado antes de começar. Esta ferramenta de software pode até levar em conta objetos personalizados, eliminando qualquer suposição de medição.

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4. Dimensione seu processo de diagramação de eventos com modelos profissionais.

Os modelos economizarão seu tempo, eliminando a necessidade de criar todas as plantas do zero.

Duplique suas melhores ideias para outros eventos nos mesmos locais (ou similares) para acelerar seu processo de planejamento com layouts testados e comprovados. As ferramentas de modelo no software de diagramação de eventos também oferecem a capacidade de transferir certos aspectos do processo para sua equipe, uma vez que os blocos de construção já estarão no lugar.

5. Use diagramas de eventos para abrir espaço para artistas, castelos infláveis ​​e mesas de bolo e presentes em uma festa de aniversário.

Os diagramas de eventos o ajudarão a determinar o posicionamento perfeito para essas áreas muito diferentes de planejamento de festas. O software também pode ajudá-lo a planejar suas necessidades adicionais, como assentos, saídas de incêndio, estágios temporários e cabos elétricos.

6. Elabore dois diagramas de eventos diferentes; um para o seu público e outro para o seu fotógrafo.

Seu público e seu fotógrafo têm objetivos muito diferentes ao participar de seu evento. Faz sentido criar dois diagramas diferentes com ambas as necessidades em mente. Concentre-se em fatores como o fluxo do tráfego de pedestres para o público (mesmo nos menores espaços) e as melhores áreas de iluminação para o fotógrafo, tudo ao mesmo tempo.

7. Imprima seu diagrama de evento e compartilhe-o com sua equipe de configuração.

A equipe de configuração do evento depende de sua orientação para realizar o trabalho com sucesso e rapidez. Dê a todos um visual do plano de preparação do evento para que possam consultá-lo se necessário. Ser capaz de ver o plano pode diminuir a quantidade de perguntas que eles têm para você, o que libera mais do seu tempo para outros detalhes importantes de última hora.

8. Use diagramas de eventos para conquistar patrocinadores corporativos.

Mostrar aos patrocinadores potenciais seus diagramas de eventos os ajudará a visualizar o plano. Com uma referência mais concreta do plano do evento, os patrocinadores poderão ver o quanto valerá a pena o investimento. Por exemplo, o diagrama pode demonstrar os diferentes pontos de contato dos participantes do evento disponíveis para fins de marketing, bem como sugestões de atualização para grandes peças de marketing presenciais em que eles também podem querer investir.

9. Torne seu diagrama de evento disponível para download para fornecedores para que eles possam planejar coisas como carregamento, exibição de buffet e decoração.

Seus fornecedores têm muito a planejar quando se trata de materiais e equipe. Ficar na mesma página com o software de diagramação de eventos ajuda a responder suas perguntas básicas, agilizar seus esforços e ficar fora do caminho uns dos outros na hora de configurar.

10. Comunique-se melhor com os clientes usando representações 3D que criam expectativas mais precisas.

As representações em 3D darão vida ao layout do evento. Isso pode ajudá-lo a demonstrar aos clientes exatamente como fatores como mesas, cadeiras e entretenimento se encaixam no local. Quando tudo estiver configurado, não haverá surpresas para os envolvidos, o que também significa que não haverá necessidade de ajustes de última hora.

11. Use diagramas de eventos para maximizar o tamanho dos estandes de feiras.

O objetivo das feiras de negócios é capturar o maior número possível de leads o mais rápido possível, cativando-os com todos os itens que você consegue encaixar estrategicamente em um pequeno espaço. A criação de um diagrama do layout do estande pode ajudá-lo a otimizar o espaço que você tem e priorizar o que é configurado ou preparado para os participantes.

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12. Enfatize a segurança com projetos em conformidade com o código de incêndio que registram a capacidade, as saídas e as escadas.

Projetar um evento seguro deve ser sua prioridade. O software de diagramação de eventos pode ajudá-lo a imaginar onde estão essas rotas e planejar qualquer evacuação de emergência. Também é ótimo para encontrar caminhos para pedestres mais diretos e confortáveis ​​para idosos ou deficientes em sua lista de convidados.

13. Use diagramas de eventos para organizar áreas de fotos e troféus da cerimônia de premiação.

Dependendo do mobiliário e da configuração do espaço, pode ser difícil imaginar como todos os objetos podem caber em um local sem fazer com que pareça lotado. Felizmente, o software de diagramação de eventos permite que você crie objetos personalizados, para que possa projetar exatamente como esses troféus, prêmios e áreas de fotos se encaixarão. As medidas exatas ajudam a garantir que você ainda tenha espaço suficiente para fotos na frente dos monitores, sem interromper o fluxo de tráfego.

14. Mantenha todas as suas anotações e comunicações relevantes para cada diagrama em um lugar onde todos possam acessá-lo.

Os sistemas de organização baseados em nuvem, como os oferecidos por programas de software de diagramação de eventos de alta qualidade, são colaborativos. Eles ajudam a garantir que todas as partes interessadas do evento possam acessar as informações de que precisam sempre que necessário. Além disso, é um processo tão tranquilo que seus clientes e patrocinadores de eventos ficarão definitivamente impressionados com a facilidade de trabalhar com você.

15. Use diagramas de eventos para melhorar o layout de seu escritório.

O software de diagrama de eventos pode ser usado para aumentar a produtividade, o fluxo e o design geral do seu escritório. E quando você é capaz de tomar decisões antes mesmo de pedir suas peças, você também eliminará dores de cabeça desnecessárias ao mover móveis repetidamente até estar satisfeito.

16. Faça o seu diagrama de eventos dobrar como uma lista de verificação de configuração de sala para líderes de equipe.

Se você ainda não implementou listas de verificação em seu processo de planejamento, deve começar! Os diagramas de eventos podem servir a um propósito duplo de mostrar o layout do evento para as partes interessadas, bem como fornecer um visual de tudo o que é necessário para que isso aconteça.

17. Use o software de diagramação de eventos para garantir a precisão em qualquer tamanho de espaço.

O uso de um software de diagrama de eventos ajuda a eliminar tarefas como medir repetidamente o espaço ou a mobília. Os diagramas 3D são um recurso de software de diagramas de eventos particularmente exclusivo que fornecerá uma imagem realista do seu espaço e de tudo nele, para que você possa ajustar as peças sem ter que fazer nenhuma matemática extra.

18. Use os diagramas de eventos para encontrar o melhor posicionamento da mesa do buffet.

Existem muitas opções de layout de mesa de buffet que você pode escolher para o seu evento. Não gaste horas movendo mesas, olhando para sua criação e fazendo ajustes - deixe o programa fazer o trabalho pesado com trilhas para caminhada, equipamentos de jantar e réplicas de cadeiras que você pode mover.

19. Identifique seus diagramas de eventos com as cores, fontes e posicionamentos de logotipo corretos.

Trate os diagramas de eventos como uma extensão de sua marca. A equipe de criação, os fornecedores e os patrocinadores em potencial estarão assistindo, portanto, aproveite a oportunidade para mostrar seu negócio e causar uma impressão duradoura. Os clientes em potencial também apreciarão a sensação de que seu evento é único, então dê a eles um tratamento real, demonstrando sua individualidade no layout do evento.

20. Use diagramas de eventos para vender pontos do mercado de feriados.

Em feiras de feriados e outras feiras de artesanato, o sucesso dos vendedores dependerá da localização do estande. Demonstre aos interessados ​​exatamente onde eles estarão localizados para que você possa avaliá-los sobre a proximidade de comida ou outras atrações. Você também pode demonstrar onde seu estande está em comparação com seus concorrentes para obter valor adicional. Ter um diagrama detalhado pode permitir que você cobre mais por cabines de alto tráfego, como aquelas na entrada, já que os fornecedores em potencial serão capazes de ver o valor dessas vagas em comparação com outras.

21. Combine seu diagrama de eventos com extras importantes, como listas de convidados, preferências de refeição e notas de catering.

Mantenha todas as suas notas juntas em um sistema pesquisável para garantir que nenhum detalhe seja perdido, não importa o quão pequeno seja. Como mencionamos antes, um sistema baseado em nuvem será benéfico de várias maneiras, especialmente quando se trata de permitir que os membros de sua equipe tenham acesso à versão mais atualizada do plano o tempo todo.

22. Use os diagramas de eventos para organizar os assentos da reunião de classe.

Ao planejar os assentos para uma reunião de classe, há mais com que se preocupar do que apenas o número de participantes. Você também terá que considerar assentos acessíveis ou espaço para cadeiras de rodas para aqueles que têm dificuldade de se locomover. Na extremidade oposta do espectro, você pode precisar levar em conta o espaço para cadeiras altas ou carrinhos para crianças pequenas. O software de diagramação de eventos o ajudará a enfrentar todos esses desafios (e mais alguns) com seus objetos personalizados.

Layout da sala de reunião

Agora você está pronto para melhorar cada evento com ideias fáceis de software de diagramação!

Você sabia que também pode usar móveis modulares para eventos para atualizar o diagrama da reunião? Ou que você tem muitas ótimas ideias de iluminação para eventos e inspiração de catering sazonal acessível na ponta dos seus dedos?

Combine o conhecimento nestes artigos para dominar todo o seu evento, não importa o tipo de ocasião que você está planejando! Em seguida, comece a dar vida ao seu evento com um software de diagramação.

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