Motivação de segunda-feira: planejamento de eventos, modelos e dicas que realmente funcionam

Pronto para usar o e-mail para empilhar sua lista de planejamento de eventos com clientes incríveis que têm orçamentos ainda mais incríveis? Essas dicas e exemplos para planejadores de eventos experientes devem lhe dar uma visão melhor sobre como construir relacionamentos, ganhar contratos e fazer networking online.

20 Dicas de práticas recomendadas para e-mail de planejamento de eventos

Use essas estratégias para maximizar as taxas de abertura e resposta na primeira tentativa e evitar que seu endereço de e-mail comercial de planejamento de eventos seja rotulado como spam.

Dica rápida antes de começarmos: notou como dissemos endereço de e-mail, não conta? Mesmo se você informar o nome da empresa de planejamento de eventos para outro provedor, ainda terá problemas para enviar uma mensagem para seus contatos normais do dia a dia e - Deus nos livre - para seus clientes existentes. Mas contanto que você tome as precauções listadas aqui, você ficará bem.

1. Aqueça sua conta criando mensagens totalmente exclusivas para os primeiros 10-20 e-mails.

Do contrário, você corre o risco de ter sua conta de e-mail sinalizada como spam. No entanto, você ainda pode economizar tempo usando um modelo para cada um. Apenas certifique-se de que cada frase que você escreve no modelo seja inteiramente exclusiva para o destinatário e que você varie a hora do dia em que envia cada uma.

2. Evite o filtro de spam aumentando lentamente a quantidade de e-mails de saída que você envia ao longo do tempo.

Contas com comportamento incomum (como enviar dezenas de e-mails todos os dias ao mesmo tempo) são fechadas rapidamente. Manter o seu provedor de e-mail feliz é começar enviando apenas um ou dois e-mails por dia, todos os dias. Aumente em duas ou três mensagens por dia, a cada duas semanas, até atingir seu objetivo.

3. Sempre inclua um link para seu calendário digital para que os clientes em potencial possam marcar um encontro direto com você.

Se você ainda não tem um que ame, experimente qualquer um desses aplicativos de agendamento de consultas altamente avaliados.

4. As linhas de assunto do email devem ser sempre coloquiais e ter menos de 10 palavras.

A qualidade da linha de assunto determina se seu e-mail será aberto ou descartado. Breves, doces e pessoais ajudam a tranquilizar o leitor de que você é uma pessoa e não um programa de computador.

5. Use ferramentas de prospecção de e-mail para evitar muitos retornos.

Se você enviar muitos e-mails que voltam (por qualquer motivo), seu endereço de e-mail também pode ser banido. Portanto, execute cada contato por meio de um aplicativo como VoilaNorbert ou Hunter.io antes de clicar em enviar. Eles podem até sugerir outro endereço mais atualizado.

6. Não se preocupe com a hora do dia para enviar e-mail - concentre-se em ser consistente.

Sim, você terá mais sorte em entrar em contato com alguém e obter uma resposta se enviar um e-mail na terça de manhã ou na quarta à tarde. Mas os dados relativos a essas reivindicações não levam em conta os hábitos de agendamento de profissões individuais, variações por setor ou a faixa etária média do destinatário. Portanto, torne a divulgação um hábito, não importa quando você tiver que fazê-lo.

7. Planeje fazer um acompanhamento pelo menos uma vez para cada mensagem enviada.

E, se você estiver se sentindo mais ambicioso, uma campanha de gotejamento seria ainda melhor.

8. Use três frases ou menos em seu e-mail introdutório oficial.

Isso é especialmente verdadeiro se você estiver tentando entrar em contato com clientes corporativos ocupados que podem apenas passar os olhos na mensagem. Se você suspeitar que eles podem estar com pressa, certifique-se de colocar em negrito o título “planejador de eventos” e o CTA para ajudar a destacá-lo.

9. Adicione uma assinatura de e-mail profissional com seus detalhes comerciais e link de portfólio.

O Wisestamp oferece uma versão gratuita que parece ótima e pode ser personalizada. Inclua sua foto, endereço de e-mail, número de telefone e um link para seu site.

10. Para o seu CTA, peça aos destinatários que organizem uma reunião exploratória.

O objetivo do seu e-mail deve ser chamar a atenção deles, ver se eles precisam de você e (presumindo que precisem) passar para a próxima etapa mais cedo ou mais tarde.

11. Espelhe o tom e o estilo da cópia do site da empresa de cada destinatário em sua própria mensagem.

É uma técnica de vendas popular que ajuda a pessoa com quem você está falando a se relacionar com você porque parece que você está literalmente falando a língua.

12. Procure criar um diálogo, não um discurso de vendas.

A melhor maneira de fazer isso é começar com uma introdução de frase única (quem você é, o que você faz, por que você pensou em se conectar) e seguir com uma pergunta específica. Por exemplo, perguntar a eles se precisam de alguém para planejar seus eventos é muito geral, mas perguntar se eles precisam de um planejador de eventos experiente para criar uma estratégia para o roadshow anual do próximo ano prova que você está interessado em mais do que apenas angariar novos negócios em qualquer lugar que você pode encontrá-lo.

13. Certifique-se de que o texto soa coloquial e verdadeiro.

Agora não é hora de ser excessivamente formal ou educado. Se você abordasse essa pessoa em seu escritório, o que diria a ela? Use isso para determinar como escrever o corpo da mensagem.

14. Configure os Alertas do Google para acompanhar as pessoas para as quais você enviou e-mails.

Mesmo se você não obtiver uma resposta imediata, pode construir relacionamentos com o tempo, parabenizando-os por promoções, novos fundos de investimento ou próximos lançamentos de produtos assim que forem anunciados.

15. Se você for enviar um link, certifique-se de que esteja incorporado.

Parece mais profissional e menos provável de ser sinalizado.

16. Pule a mala direta e digite manualmente os nomes ou detalhes em sua mensagem.

A formatação desordenada deixa um gosto ruim na boca de todos. Não arrisque queimar um cliente potencial de planejamento de eventos só porque você não teve tempo de digitar “Sarah”.

17. Certifique-se de que o que você está oferecendo é realmente relevante para a empresa ou indivíduo.

Reserve cinco minutos para revisar o calendário de eventos da empresa para o ano. Ou, se você está focado em eventos privados, verifique suas redes sociais com antecedência para dar uma cara ao nome.

18. Crie uma proposta de página de destino personalizada para cada destinatário.

Isso pode servir como seu link incorporado. A página de destino facilita o rastreamento da eficácia de seus e-mails e fornece detalhes adicionais adaptados às necessidades deles.

19. Use um software de análise de e-mail para rastrear as taxas de cliques para linhas de assunto e links.

Essas ferramentas de rastreamento de e-mail matadoras para planejadores de eventos irão ajudá-lo a melhorar sua estratégia imediatamente.

20. Espalhe algum conhecimento específico do setor que mostre ao seu cliente em potencial que você realmente entende o negócio dele.

Referencie seu principal concorrente, um evento popular em seu setor, um blog ou postagem em mídia social que publicaram recentemente ou um influenciador de nicho que vocês dois seguem no LinkedIn para dar um toque ainda mais pessoal à sua mensagem.

5 modelos de e-mail específicos e como usá-los

Sua abordagem deve sempre ser baseada no relacionamento que você tem com o destinatário. Mas não importa o quão bem vocês se conheçam (se o conhecerem), existem muitas maneiras de fazer seus negócios.

1. Você nunca conheceu essa pessoa e ela não tem ideia de quem você é

Olá [primeiro nome],

Meu nome é [Seu nome], sou um planejador de eventos experiente especializado em [tipo de evento ou nicho de evento mais relevante para o destinatário]. Eu [olhei seu site / vi seu discurso nesta conferência / alguma outra maneira pela qual você os conhece perifericamente] - você ou [Nome da marca, se aplicável] precisa de ajuda para planejar [tipo de evento] em breve?

Em caso afirmativo, siga este link para agendar uma ligação rápida de 5 minutos comigo esta semana ou na próxima para continuar a conversa.

Muito obrigado,

[Seu nome]

Por que funciona:

Explica quem você é, o que faz, como os conhece (mesmo sem realmente "conhecê-los"), por que você está enviando e-mails especificamente e quais os próximos passos necessários para fazer a bola rolar.

Coisas a considerar:

• Se você tem uma conexão pessoal com a marca (você usou o produto deles, o vídeo viral deles fez o seu dia, você gosta do estilo deles), use isso como seu “como você os conhece”.
• Se você estiver enviando uma mensagem para um cliente de evento privado, concentre-se em quem o indicou e especificamente por que você o ama (talvez seja seu vizinho para quem você adora acenar um alô ou um amigo que faz os melhores muffins de banana) para unir os dois imediatamente o portão.

2. Você se conheceu de passagem em um evento profissional

Ei [primeiro nome],

Não tenho certeza se você se lembra de mim de [Evento], mas sou [Nome], o proprietário da [Nome da Empresa de Planejamento de Eventos]. Você mencionou [referir-se à conversa] - você ainda precisa de ajuda com isso?

Se sim, adoraria me conectar em breve. Use o link em minha assinatura para agendar um horário que funcione melhor para você.

Saúde,

[Seu nome]

Por que funciona:

Referir-se a uma informação específica sobre seu último encontro irá ajudá-los a se lembrar de você. E mesmo que não o façam, ainda é uma boa maneira de provar que você realmente os conheceu e não está tentando nenhuma tática furtiva com eles.

Coisas a considerar:

• Certifique-se de que a foto em sua assinatura de e-mail e perfil de conta estejam atualizados para que você possa reconhecê-la. A menos que você tenha mudado muito sua aparência desde que se conheceu. Nesse caso, certifique-se de usar uma foto que se pareça com a que você inicialmente trocou um aperto de mão.
• Se sua primeira conversa foi mais sobre vida pessoal do que profissional, vá em frente e continue acompanhando o jogo de futebol do filho ou a recente adoção do animal de estimação. Em seguida, deixe-os saber que você está entrando em contato com eles para falar sobre os serviços de planejamento de eventos.

3. Você tem admirado o trabalho deles de longe

Olá [primeiro nome],

Sou um grande fã do seu trabalho para [Nome da empresa]. Eu amo as [coisas que você ama] e como você [detalhes específicos sobre o trabalho deles que prova que você realmente sabe disso e - se você puder trabalhar com isso - mostre um pouco de conhecimento da indústria].

Você está procurando um planejador de eventos experiente para se juntar à equipe em breve? Se sim, adoraria a oportunidade de colaborar! Por favor, deixe-me saber de qualquer maneira.

Obrigado pelo seu tempo,

[Seu primeiro nome]

Por que funciona:

Bajulação vazia é socialmente desaprovada, mas um elogio focado no laser apoiado por uma demonstração de seu conhecimento avançado neste nicho específico é o domínio do email frio de nível profissional.

Coisas a considerar:

• Este modelo é ideal para pessoas que tomam as decisões de contratação para o departamento de marketing ou eventos.
• Só use essa abordagem se você realmente quiser dizer o que está dizendo.

4. Você tem alguém em comum

Ei [primeiro nome],

Sou um [amigo próximo / colega de trabalho / tipo de relacionamento] de [nome da pessoa]. Eles mencionaram que você estava procurando um planejador de eventos experiente para o seu próximo [tipo de evento] e disseram que deveríamos nos conectar. Se você estiver interessado, fique à vontade para agendar uma ligação rápida comigo aqui.

Obrigado de qualquer maneira,

[Seu primeiro nome]

Por que funciona:

As referências boca a boca são o recurso número um mais lucrativo para freelancers, portanto, essa abordagem simples tem uma alta probabilidade de sucesso. Começar com a forma como vocês estão conectados dá o tom e, como aparecerá na visualização do e-mail, evite que sua mensagem seja descartada se eles não reconhecerem o endereço.

Coisas a considerar:

• Você também pode fazer referência a conexões mútuas em sites como LinkedIn ou Facebook.
• Mesmo que você não tenha uma única pessoa em comum (no mundo físico ou digital), use interesses comuns, hobbies ou cidades natais - praticamente qualquer coisa que você possa ter em comum servirá.

5. Você já trabalhou com eles antes, mas já faz um tempo

Olá [primeiro nome],

Lembra de mim de [como vocês se conhecem]? Espero que você tenha passado bem [período de tempo desde a última vez em que falou]. Agora que tenho mais experiência como planejador de eventos, estou procurando expandir meu portfólio e encontrar maneiras de ajudar as pessoas de quem gosto a atingir suas metas de marketing / vendas.

Se você tiver algum evento programado em que eu possa ajudá-lo (ou mesmo se você quiser apenas atualizá-lo), adoraria me encontrar para um café ou conversar por telefone nesta semana ou na próxima!

Falamos em breve,

[Primeiro nome]

Por que funciona:

Este modelo mantém o leitor focado no relacionamento, equilibrando tópicos pessoais com profissionais.

Coisas a considerar:

• Aborde essa comunicação pensando em como você pode servir melhor a essa pessoa e não pode errar.
• Estender a mão para alguém com quem você perdeu contato pode ser um pouco estressante, mas essa pessoa pode ficar genuinamente surpresa e feliz em ouvir você, então definitivamente vale a pena tentar.

Você domina a arte de divulgação por e-mail para planejadores de eventos!

Se você ainda está descobrindo se é hora de diversificar e expandir seu negócio de planejamento de eventos, certifique-se de continuar coletando referências conforme você avança e talvez até mesmo mergulhe em algumas táticas de marketing de parceria estratégica enquanto decide o que fazer a seguir.