Como criar modelos personalizados no Microsoft Excel?

O Microsoft Excel é um dos aplicativos de processamento de dados mais populares para usuários do Windows. Até você pode usá-lo no Mac em vez do aplicativo Numbers da Apple. Às vezes, pode ser necessário preparar frequentemente a mesma planilha do Excel com diferentes conjuntos de dados. Nesse caso, o Excel permite que você crie um modelo e reutilize em vez de criar um novo arquivo a cada vez. Neste artigo, explicaremos como criar um modelo personalizado no Microsoft Excel e economizar tempo.

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Por que criar um modelo no Excel?

Dependendo da sua necessidade, existem muitos motivos para fazer uso de modelos no Excel.

• Os professores podem criar um modelo de folha de notas do aluno e reutilizar o mesmo modelo para preencher marcas durante diferentes exames.
• Os vendedores podem criar um modelo para controlar seus clientes e receita.
• As pequenas empresas podem manter modelos de faturas, pagamentos, estoque, etc.

Muitos usuários copiam, colam a pasta de trabalho anterior e modificam os dados quando desejam reutilizar o mesmo modelo. Isso pode facilmente levar a erros ou confusão ao processar uma grande quantidade de dados. Portanto, você pode criar um modelo vazio ou esqueleto com fórmulas e usá-lo sem erros. Além disso, você também pode usar modelos para criar documentação ou tutoriais que deseja mostrar na planilha do Excel em vez do documento do Microsoft Word.

Modelos no Microsoft Excel

Neste artigo, discutiremos o aplicativo Microsoft Excel que vem como parte da assinatura do Microsoft 365. No entanto, você pode seguir o processo semelhante ao usar o aplicativo Excel independente. Quer você use Windows ou Mac, o Excel oferece duas maneiras de usar modelos:

1. Baixe e use modelos predefinidos da Microsoft
2. Crie o seu modelo personalizado
3. Use modelos online no Excel

1. Usando modelos predefinidos da Microsoft

A assinatura do Microsoft 365 vem com um grande número de modelos embutidos. Recomendamos o uso desses modelos, pois eles podem economizar muito tempo.

• Abra o Microsoft Excel e quando estiver no modo de exibição de backstage, você verá alguns modelos disponíveis na seção “Novo”.

• Se você não estiver vendo os modelos, clique na guia “Página inicial” e, em seguida, clique no botão “Nova pasta de trabalho em branco”. Isso irá expandir essa seção e mostrar todos os modelos disponíveis.

• Clique em qualquer modelo para obter mais detalhes sobre ele. Se você gostar do modelo, clique no botão “Criar” para iniciar o download do modelo para o seu computador. Por exemplo, na imagem abaixo iremos baixar o template “Tutorial de fórmulas”.

• Após o download bem-sucedido, o modelo será aberto e você poderá começar a editar o conteúdo.

• Como você pode ver, o template contém várias planilhas com um belo conteúdo. A criação de tal conteúdo pode levar semanas para os usuários e o uso desses modelos pode economizar esse tempo.
• A guia “Home” mostrará apenas alguns itens, como modelos previamente baixados ou usados. Você pode clicar no link “Mais modelos” mostrado abaixo dos modelos ou ir para a guia “Novo” para ver os modelos adicionais disponíveis para download.

• Novamente, a lista não contém todos os modelos e você pode usar a caixa de pesquisa para encontrar seus modelos favoritos da Microsoft. Por exemplo, pesquise “calendário” para ver mais de cinquenta modelos diferentes que não são mostrados antes.

• Você pode baixar qualquer modelo de calendário e atualizar o conteúdo usando fórmulas embutidas. Por exemplo, depois de baixar o “Calendário de fases da lua”, ele irá sugerir-lhe alguma ajuda para mudar o ano. Você pode alterar qualquer ano entre 2017 e 2030 e obter as fases da lua atualizadas de acordo com a lógica de cálculo na planilha “Dados das fases da lua”.

• Portanto, você pode simplesmente alterar o ano e reutilizar o modelo sem fazer nenhuma alteração nos dados. Da mesma forma, você pode baixar modelos de fatura, orçamento e planejamento pessoal e reutilizá-los para economizar muito tempo.
• Depois de fazer as alterações, salve o arquivo no computador local ou no OneDrive. Você pode salvar o arquivo no formato normal de pasta de trabalho do Excel (.xlsx) ou no formato de modelo do Excel (.xltx). Recomendamos salvar no formato de modelo do Excel para que você possa reutilizá-lo quando necessário, sem fazer download novamente da Microsoft.

Nota: Você pode visualizar os modelos acessando os menus “Arquivo> Página inicial” ou “Arquivo> Novo” quando estiver trabalhando com um arquivo Excel. Além disso, se você não estiver salvando o arquivo de modelo baixado ou não estiver fazendo alterações no modelo, sempre que precisar baixá-lo para visualizar o conteúdo. Não será armazenado em seu computador.

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2. Criação de modelos personalizados no Excel

Embora os modelos predefinidos sejam úteis, você também pode criar um modelo personalizado de acordo com sua necessidade. Esta será uma tarefa única e você pode reutilizar o modelo sempre que necessário. Isso é recomendado quando você tem um guia de estilo próprio para sua empresa, para usar fontes e estilos personalizados que não fazem parte dos modelos padrão.

• Abra uma planilha do Excel em branco e crie seu próprio modelo. Como alternativa, você também pode modificar quaisquer modelos existentes da Microsoft. Vamos criar um modelo de fatura da empresa conforme mostrado abaixo.

• Depois que seu modelo estiver pronto, vá em “Arquivo> Salvar” ou “Arquivo> Salvar como” e escolha a opção “Navegar” para abrir a caixa de diálogo “Salvar como”.

• Clique no menu suspenso “Salvar como tipo” e selecione a opção “Modelo Excel”.

• Forneça um nome de arquivo (usamos o nome do arquivo como “Fatura Simples”) e salve seu arquivo como Modelo Excel que terá a extensão .XLTX.
• O local padrão para salvar o modelo do Excel é C: \ Usuários \ <nome de usuário> \ Documentos \ Modelos personalizados do Office. Recomendamos não alterar este local para que você possa ver todos os modelos salvos quando necessário em um só lugar.

3. Usando modelos online do Excel

Você pode clicar no botão “Modelos no Office.com” na caixa de diálogo “Inserir” para ir ao site oficial do Office. Como alternativa, você pode abrir o site do Office diretamente no Edge para visualizar todos os modelos online do Office.

Faça login em sua conta da Microsoft usada para adquirir a assinatura e baixe qualquer modelo de sua preferência.

Após o download bem-sucedido, você verá uma notificação mostrando o nome do arquivo com a extensão .xltx.

Clique no ícone da pasta para abrir a pasta do arquivo baixado. Como alternativa, você pode abrir o Explorador de Arquivos e localizar o arquivo baixado por conta própria. Deve aparecer com o tipo “Microsoft Excel Template”. Você também pode baixar o arquivo de modelo .XLTX de qualquer outro site de terceiros confiável.

Vamos renomear o nome do arquivo como “Timeline Template” para que seja fácil de entender ao ver o nome do arquivo. Agora, copie o arquivo de modelo e cole-o na pasta “ C: \ Usuários \ <nome de usuário> \ Documentos \ Modelos personalizados do Office” . Deve ser parecido com o mostrado abaixo no Explorador de Arquivos.

Reutilizando Modelos no Microsoft Excel

Existem duas maneiras de usar o arquivo de modelo do Excel.

Criação de cópias de modelos

É como você criou um arquivo de modelo copiado dos modelos da Microsoft. Você pode reutilizar os modelos personalizados ou da Microsoft e salvá-los como um novo arquivo do Excel.

• Quando você abre o aplicativo Excel, ele mostra uma nova guia “Pessoal” contendo todos os seus modelos salvos.

• Abra seu arquivo de modelo e comece a editar o conteúdo.
• Por fim, salve-o como um novo arquivo Excel e envie por e-mail ou compartilhe com seus colegas.

Inserindo Modelos em Outro Arquivo Excel

Às vezes, você também pode precisar inserir um modelo dentro de outro arquivo do Excel como uma nova planilha.

• Abra o arquivo Excel que deseja inserir no seu modelo.
• Clique com o botão direito em qualquer uma das guias da planilha que aparecem na parte inferior do arquivo e selecione a opção “Inserir”.

• Na guia “Geral”, você pode encontrar todos os seus modelos do Excel, tanto personalizados criados quanto baixados e modificados dos modelos da Microsoft. Na tela abaixo, você pode ver nosso modelo personalizado de “Fatura simples” e “Fases da lua” baixados da seção de modelos da Microsoft.
• Selecione o modelo a ser visualizado no painel direito e clique no botão “OK” e insira-o em seu arquivo como uma nova planilha.

• O nome da folha será o mesmo que você usou no arquivo de modelo.
• A caixa de diálogo de inserção também contém uma guia “Soluções de planilha”. Ele possui alguns modelos padrão para extrato de faturamento, monitor de pressão arterial, relatório de vendas, etc. que você pode inserir em seu arquivo.

Nota: O aplicativo Excel mostra os arquivos de modelo “pessoais” disponíveis na pasta C: \ Usuários \ <nome de usuário> \ Documentos \ Modelos personalizados do Office . Este é o motivo pelo qual você deve salvar todos os seus modelos nesta pasta para que seja fácil acessá-los. No entanto, às vezes você não verá os modelos carregados manualmente dentro da pasta (em nosso caso, você não vê o arquivo “Modelo de cronograma”) ”. Neste caso, você deve abrir o modelo como um novo arquivo e copiar e colar a planilha em outro arquivo.