Gerenciamento de projetos de agências: como gerenciar as tarefas de "mais uma coisa"
Publicados: 2021-07-14Antes de tentar eliminar seus problemas com software, experimente esses métodos de gerenciamento de projetos de agências para maximizar a produtividade e melhorar o relacionamento com o cliente
Se você é um profissional de agência e sente que está constantemente lutando, não está sozinho. Era uma vez, os clientes solicitaram alterações em uma campanha ou iniciativa em uma base semanal ou mensal. Agora, eles podem enviar um ping para você quanto a alterações por meio de mensagem instantânea e esperar que você o faça "instantaneamente". Mais do que nunca, você precisa de uma estratégia de gerenciamento de projeto de agência estabelecida para priorizar e rastrear cada relacionamento - e isso é apenas higiene básica no cenário digital de hoje.
Quer seja uma sexta-feira à noite, quando você está saindo pela porta, ou uma agitada manhã de segunda-feira, quando cada segundo foi cuidadosamente alocado, há um potencial infinito para "apenas mais uma coisa". Mas, como você lida quando "uma" coisa se torna dez - cada uma de extrema importância para o seu cliente, naturalmente. Sim, existem soluções de software, mas antes mesmo de dar esse passo, existem abordagens que precisam ser implementadas, como descreveremos no blog a seguir.
Certamente, em um ano de rápida adoção digital, mudanças nas formas de trabalho, força de trabalho e adaptação infinita de planos e estratégias, as expectativas colocadas sobre os profissionais de marketing são maiores do que nunca. O Smart Insights ajuda os profissionais de marketing a planejarem de maneira mais inteligente e eficiente para realizar o trabalho rapidamente e maximizar seus resultados!
Ainda assim, não importa o quão ocupado você esteja ou quantos clientes você tenha, você não quer dar a uma marca um motivo para considerar a mudança de sua funcionalidade internamente. Acha que não poderia acontecer com você? Há apenas cinco anos, a Verizon tinha um rebanho de mais de 46 agências parceiras, mas desde então mudou de tática e trouxe grande parte de suas necessidades criativas e narrativas de marca para dentro de casa. A razão para essa decisão falta de gerenciamento de projetos da agência.
Nosso modelo de plano de marketing digital para startups, pequenas e médias empresas, disponível com o Business Starter Membership, irá ajudá-lo a planejar e otimizar o marketing da sua agência.
Baixe nosso recurso de negócios - modelo de plano de marketing digital para startups, pequenas e médias empresas
Este modelo tem como objetivo ajudá-lo a criar rapidamente uma estratégia digital prática do 'mundo real' que permite revisar todas as atividades de marketing digital disponíveis para pequenas empresas.
Acesse o modelo de plano de marketing digital para startups, pequenas e médias empresas
Tempo de agência e gerenciamento de projeto 101
Para muitos profissionais da agência, dar aos clientes essa sensação de controle significa operar à sua disposição. Você pode dizer a si mesmo que está prestando um excelente atendimento ao cliente, que está oferecendo um tempo de resposta incrível ou que tem orgulho de trabalhar na agência mais acessível do setor. Mas, na realidade, você está se esgotando.
Os funcionários da agência estão trabalhando muito e sentindo a pressão dos mercados apertados e da migração de trabalho de volta para as marcas. Como resultado, a rotatividade é alta e o equilíbrio entre vida pessoal e profissional é praticamente inexistente. Você não está sozinho, uma pesquisa da National Alliance on Mental Health mostra que as doenças mentais podem custar à economia dos EUA US $ 193,2 bilhões em ganhos anuais perdidos. Claramente, o gerenciamento adequado de projetos da agência pode beneficiar tanto a agência quanto o cliente.
Existem tantas consequências negativas para equipes com falta de tempo. Do ponto de vista do treinamento, o tempo de desenvolvimento profissional do funcionário passa despercebido quando o recurso está baixo. Embora isso não seja um desastre em uma semana agitada única, se isso se tornar a norma, você perderá os benefícios de longo prazo do desenvolvimento profissional:
- Desempenho - funcionários altamente engajados podem melhorar o desempenho dos negócios em até 30% e são mais propensos a exceder as expectativas de desempenho
- Retenção - maior envolvimento reduz a tentação de os funcionários saírem
- Receita - o engajamento dos funcionários melhora a defesa, aumentando as oportunidades de gerar receita enquanto aumenta e mantém o perfil da marca
Desenvolvendo os membros da sua equipe com o Smart Insights
Parte do kit de ferramentas de gerenciamento de equipes de marketing digital
Aprenda a desenvolver um plano de ação para aprimorar as habilidades de marketing de sua equipe
Saber maisMarketing como deveria ser
O marketing é simultaneamente criativo e analítico. Requer um foco incrível e a habilidade de alternar rápida e eficientemente entre uma variedade de tarefas. Adicionar “mais uma coisa” ao prato de um comerciante parece inofensivo do ponto de vista limitado do cliente, mas a realidade é que pode atrapalhar a execução de campanhas ou inviabilizar o processo de teste.
O teste é muito importante em marketing porque é assim que você otimiza. Você não pode ter uma melhoria constante, a menos que tenha a capacidade de testar A / B, formular hipóteses e experimentar de uma forma que se assemelhe (se não espelhe) ao método científico. Se você está constantemente adicionando novas variáveis, nunca poderá produzir resultados confiáveis que informem campanhas futuras e promovam o gerenciamento de seu projeto.
Otimização de conversão
Parte da estratégia de marketing digital e kit de ferramentas de planejamento
Aprenda sobre os princípios e melhores práticas para a criação de um teste AB simples e um programa CRO mais amplo
Saber maisComo um profissional de agência, você sempre estará lidando com as demandas de vários clientes e projetos simultâneos, mas é vital que você aprenda a ignorar o barulho e se concentrar em realizar uma tarefa por vez. Ao remover uma fonte de interrupções constantes e dizer não a “mais uma coisa”, você está, na verdade, fazendo um trabalho melhor ao atender a todos os seus clientes na função que eles o contrataram para desempenhar.
Como melhorar a gestão do seu projeto
Quando o foco e as conversas iniciais não são fáceis, as agências inevitavelmente buscam um software para resolver seus problemas. Algumas dessas ferramentas podem ser eficazes, mas é importante reconhecer que o software nunca é a única resposta. O objetivo de uma ferramenta de gerenciamento de projetos é reduzir a variabilidade e simplificar os fluxos de trabalho, mas a ferramenta errada pode criar trabalho em vez de removê-lo.
Antes de começar a considerar uma solução de software, aqui estão cinco maneiras de melhorar as práticas de gerenciamento de projetos de sua agência de marketing e maximizar a produtividade:
1. Reduzir reuniões
As reuniões são incrivelmente caras e gastam muito tempo valioso dos funcionários. Uma reunião cara a cara com um colega de trabalho é ótimo, mas conseguir 15 pessoas na sala para se reunir por algumas horas pode aumentar rapidamente. Quando você está planejando algo como uma campanha de marketing em profundidade, não precisa que todos se encontrem ao mesmo tempo. Faça com que o guru da mídia social se reúna com seu estrategista de conteúdo individualmente para elaborar uma estratégia social e, em seguida, aborde a linha de pessoal-chave que está contribuindo para a campanha. Essa abordagem é muito mais eficiente do que ter todo o grupo desenvolvendo a iniciativa ao mesmo tempo e na mesma sala.
2. Utilize uma planilha automática diária
Se você e seus colegas estão gastando o início de cada dia planejando o que precisam realizar, estão perdendo um tempo valioso que se acumula rapidamente ao longo de semanas e meses. As fichas automáticas diárias mostram o que está em jogo para cada membro de sua equipe, e essa visão coletiva reduz o potencial de trabalho duplicado e mantém os canais de comunicação abertos.
3. Implementar relatórios automáticos de progresso de campanha
É vital acompanhar as tarefas e marcos da campanha para obter uma medida precisa do progresso de uma iniciativa. A combinação de relatórios de andamento de campanha com hot sheet diários permite total transparência, tanto dentro da agência quanto para clientes curiosos que desejam uma visão geral. Relatórios de progresso regulares também permitem que você reaja rapidamente quando uma iniciativa decola - ou falha.
4. Confie em um sistema de entrada para solicitações do cliente
Preso na idade das trevas com uma conta de e-mail compartilhada? Abandonar um método ineficiente para um sistema padronizado criado para atender às solicitações de entrada do cliente vai economizar muito tempo. Não importa o que você decida usar, certifique-se de que todos em sua agência recebam treinamento adequado para colocar a nova solução em prática. Se alguns outliers continuarem a depender do sistema antigo, isso prejudicará qualquer progresso que você esperava realizar.
5. Corte os custos que não contribuem para um trabalho de alta qualidade
O trabalho de marketing e agência geralmente envolve colaboração entre campanhas e iniciativas, e é fácil esquecer o alto valor do tempo da agência. Muitas vezes é muito mais barato utilizar um freelancer por meio de uma rede como a Upwork para tarefas simples que não exigem um conhecimento profundo do cliente. Por exemplo, se você precisar retocar um gráfico ou revisar uma cópia, considere se aventurar fora da organização para permitir que seus colegas usem seu tempo para um trabalho mais difícil e especializado com o cliente.
O estado da agência de gerenciamento e planejamento de projetos em 2021
Com tantos clientes e campanhas competindo por seu tempo e atenção, profissionais de agências e profissionais de marketing como você estão buscando qualquer linha de vida de gerenciamento de projetos que puderem. Antes de tentar eliminar seus problemas com software, experimente esses métodos de gerenciamento de projetos de agências para maximizar a produtividade e melhorar o relacionamento com os clientes.