Como hospedar um evento vencedor de transmissão ao vivo em 2021

De acordo com um relatório de julho de 2020 da Grand View Research, os eventos virtuais devem crescer quase dez vezes na próxima década. Em 2030, o setor deve atingir US $ 774 bilhões.

Claramente, há muito potencial inexplorado no espaço de eventos virtuais. Mas organizar um evento de transmissão ao vivo envolvente e bem-sucedido é mais fácil de falar do que fazer. Porque? Por um lado, os elementos e táticas que funcionam bem em um evento físico não se traduzem necessariamente no espaço virtual. Por outro lado, como todos sabemos, a tecnologia tende a falhar bem quando mais precisamos.

Isso deixa as empresas com um desafio único neste ano: como você pode se destacar em eventos virtuais e posicionar sua marca à frente da curva antes que o setor realmente exploda?

Mostraremos o que aprendemos neste artigo, mas aqui vai uma dica sobre a lição principal: não tenha medo de trazer reforços para complementar seus pontos fracos. Quer isso signifique contratar uma produtora para assumir o processo de streaming, trazer talentos profissionais para dirigir o show ou trabalhar com um planejador de eventos para gerenciar todos os pequenos detalhes, não há vergonha em entregar as rédeas aos especialistas.

Dito isso, aqui está nossa análise dos elementos essenciais de um evento vencedor de transmissão ao vivo.

1. Software

Em primeiro lugar, é importante escolher a plataforma certa para hospedar seu evento. O zoom tende a ser o padrão para muitas marcas atualmente, mas não é sua única opção. Confira alternativas como BlueJeans, GoToMeeting, Crowdcast ou qualquer outra plataforma construída para hospedar grandes públicos virtuais ao vivo.

Ao restringir suas opções de software, certifique-se de entender suas necessidades específicas. Se você espera cerca de 50 participantes em seu evento virtual, não precisa necessariamente da plataforma projetada para milhares. Por outro lado, se você tiver milhares de participantes, precisará se concentrar em plataformas que possam lidar com um evento nessa escala.

Certifique-se também de esclarecer quantos palestrantes ou painelistas você precisará acomodar, quais regiões geográficas sua plataforma precisará oferecer suporte (dependendo de onde os participantes estão localizados) e quaisquer outras limitações que podem atrapalhar seu evento se você escolher um plataforma incompatível.

Por último, certifique-se de que você realmente entende como usar a plataforma que você escolher - ou traga um especialista. Ter a ferramenta de software perfeita é inútil se você não souber como utilizá-la com sucesso.

2. Tripulação

A seguir, vamos falar sobre a tripulação. Esta é uma área em que os negócios tendem a dar errado com grandes eventos ao vivo. Embora uma abordagem DIY possa funcionar bem para um evento pequeno e casual (como um webinar mensal, por exemplo), se você quiser hospedar um evento virtual incrível, é uma boa ideia deixar o valor da produção para os profissionais.

Recomendamos começar com um produtor de transmissão ao vivo e um operador de som para garantir o básico e, a partir daí, avaliar se você precisa de outros membros da equipe para obter apoio.

Outro benefício aqui é que os profissionais têm menos probabilidade de serem prejudicados por dificuldades técnicas ou desafios inesperados no meio do caminho. Se a contratação de alguns membros da tripulação significa a diferença entre um evento que ocorre sem problemas e um evento repleto de dificuldades técnicas, achamos que a decisão é clara.

3. Engrenagem

A próxima consideração é o seu equipamento. Se você contratar uma equipe para ajudar, eles provavelmente poderão aconselhá-lo sobre o equipamento necessário para que o evento ocorra sem problemas. Se for esse o caso, certifique-se de não desconsiderar suas recomendações sem discuti-las primeiro.

Por exemplo, você pode querer escolher um microfone específico que seu amigo recomendou, mas se sua equipe se especializar em um dispositivo diferente ou usar outro equipamento que seja compatível apenas com alguns microfones, você estará arruinando todo o processo de produção se for desonesto em seu escolha. A comunicação clara com a tripulação é crítica e recomendamos adiar o julgamento deles sempre que possível.

Ao montar seu equipamento, lembre-se de fazer planos alternativos se algo der errado. Se uma câmera ou microfone falhar, qual é a próxima melhor alternativa? Se sua internet cair, o que acontecerá com o stream?

Recomendamos fazer uma lista de todos os itens essenciais necessários para que o seu evento corra bem e fazer um plano de contingência para cada um deles. Entenda o que você terá que fazer no momento se algo falhar e o que isso significará para o seu público. Afinal, nada destrói um evento de transmissão ao vivo como dificuldades técnicas ou vídeo ou áudio de baixa qualidade.

4. Talento

Isso pode ou não se aplicar aos seus planos de evento, mas é importante mencionar caso você planeje ter um anfitrião, convidados ou palestrantes especiais ou outras aparições durante o evento. Em seu processo de planejamento, seja muito claro sobre quem estará na tela a qualquer momento, como será a visualização para o público (por exemplo, você mostrará um conjunto de slides e o rosto da pessoa, apenas o rosto da pessoa, ou apenas a apresentação de slides com a pessoa preenchendo a narração?), e qual mensagem cada pessoa precisa transmitir.

Se você está trazendo talentos externos para o evento, certifique-se de informá-los primeiro sobre sua marca, o propósito do evento e o tom que você está buscando (por exemplo, sério, alegre, engraçado, etc.). É importante que cada pessoa que será apresentada ao longo do stream compreenda o papel que desempenham no quadro geral e como é uma aparência de sucesso em sua mente.

Se você estiver apresentando talentos que não estarão sintonizados em sua localização física, certifique-se de que as sugestões acima sobre a tripulação e o equipamento também sejam elaboradas para cada participante. Não presuma que as webcams de todos os laptops serão suficientes - você pode precisar fornecer uma câmera, microfone ou iluminação suplementar para alcançar a mesma qualidade que fornecerá no local principal.

5. Preparação

Por fim, prepare seu evento de transmissão ao vivo tanto quanto você faria para um evento presencial. É fácil esquecer que você ainda está se conectando com pessoas reais por meio da tela, e a experiência que está proporcionando afeta a forma como elas perceberão sua marca a longo prazo. Só porque não é um evento presencial, não significa que você deva rebaixar seus padrões.

Na prática, isso significa que você deve ter uma agenda para o evento, escrever um roteiro para qualquer comentário escrito, preparar recursos visuais ou apresentações com antecedência, mapear os detalhes da produção e fazer pelo menos um ensaio completo (embora dois ou três o façam ser melhor) para detectar quaisquer pontos difíceis e resolver quaisquer dificuldades técnicas remanescentes.

Não podemos expressar o suficiente que a diferença entre um evento de transmissão ao vivo medíocre e um evento de transmissão ao vivo excepcional normalmente se resume ao nível de profissionalismo. O público pode dizer quando você está ligando e quando você realmente tomou medidas para garantir que está proporcionando uma experiência de qualidade. Você quer estar no último grupo - confie em nós.

Esperamos que essas dicas o preparem para o sucesso ao preparar seu próximo evento de transmissão ao vivo, não importa o quão grande ou pequeno seja. E temos boas notícias: quanto melhor você ficar em hospedar eventos virtuais de alta qualidade agora, mais bem preparado estará para se destacar à medida que a indústria de eventos virtuais cresce.