4 maneiras de escalar sua agência sem problemas

Aumentar o tamanho do seu negócio não é brincadeira.
Isso é bem conhecido no mundo das startups e da tecnologia, agora que os problemas de escala da indústria são cobertos pelas notícias convencionais. Caso em questão: a cobertura da mídia sobre a interrupção do Facebook e Instagram no mês passado durou dias a mais do que a interrupção em si.
Mas dimensionar uma agência digital pode ser ainda mais difícil do que dimensionar os produtos que seus clientes criam.
Quando você está desenvolvendo um negócio baseado em serviços, há mais peças envolvidas em seu mecanismo de crescimento do que em produtos. Chame-o de um carro mais complexo.

Você não está apenas aperfeiçoando um produto e encontrando maneiras de vender mais. Com cada cliente que você assume e projeto que você inicia, seus fluxos de trabalho para monitoramento e relatórios e talvez até mesmo a estrutura da equipe precisam mudar.
Especialmente quando você atinge o estágio de crescimento e as coisas começam a mudar ... muito rápido, muito furioso. (Sinto muito, essa piada estava me chamando.)
Então, como você pode começar a pisar no acelerador do motor de crescimento de sua agência de marketing sem o medo de dirigir o carro inteiro contra uma parede de tijolos?
Para manter suas dores de crescimento o mais pequenas e controláveis ​​possível, certifique-se de manter o seguinte em mente ...

1. Resolva um problema específico

Dizer “sim” a qualquer coisa que você possa fazer é uma ótima maneira de conseguir seus primeiros clientes. Monitorando? Certo! Gerenciamento de mídia social? Certo! Alcance do influenciador? Você ficaria feliz em!
Porém, quanto mais sua agência cresce, mais coisas você precisa dizer “não”. Isso mesmo, amigos! Estamos falando sobre nichos.
São necessários muitos recursos para tentar ser tudo para todos.
Tentando escalar dessa forma, você precisaria construir uma equipe de funcionários que são todos “meh” em tudo ou trabalhar com muitos especialistas especializados, caso em que você precisaria de mais pessoas e teria menos trabalho para cada um eles.
Nenhuma das opções parece muito atraente, não é?
Mas não se assuste com a ideia de criar um nicho para sua agência. Não precisa ser a tarefa enfadonha que você está imaginando.
Limitar não significa que você precisa apenas fornecer um único serviço e fazer a mesma coisa específica para cada cliente, dia após dia, continuamente.
Por exemplo, você não precisa restringir seu posicionamento de "agência de marketing digital" a "agência de histórias do Instagram", ou de "agência de marketing móvel" a "agência de anúncios do Twitter" (embora eu tenha certeza de que há muitos de clientes que procuram isso).
Significa apenas que você está escolhendo um problema para resolver, mesmo que esteja abordando-o de vários ângulos.
Portanto, você pode optar por ir de todo o marketing digital ao foco no conteúdo de mídia social. Seus clientes-alvo desejam focar seu marketing de conteúdo em mídia social orgânica e blogs. O trabalho da sua agência é resolver esse problema, o que exigirá uma variedade de estratégias e atividades, dependendo de seus objetivos e público.

Fonte da imagem: self
Além de ir muito longe, certifique-se de não pensar muito pequeno. Em vez de pensar em fornecer serviços, observe os problemas maiores que você resolve para seus clientes. Isso pode mostrar maneiras de dimensionar que nem envolvem novos clientes!
Por exemplo, Checkdomain começou como um registrador de domínio. Mas assim que começaram a considerar o problema maior com o qual estavam ajudando seus clientes (lançar um negócio online), eles encontraram serviços adicionais para oferecer aos clientes existentes. Eles agora ajudam seus clientes a registrar domínios, construir sites, criptografá-los e otimizá-los para mecanismos de pesquisa.
A diferença entre resolver um problema com várias atividades e oferecer tudo e mais alguma coisa, é que seus serviços ainda são organizados em uma jornada natural do cliente, o que ajuda os processos a se formarem organicamente.

2. Crie processos antes de precisar deles

Outro item essencial para o dimensionamento são processos claros e organizados para tudo, especialmente atividades voltadas para o cliente, como relatórios.
Parte da razão pela qual oferecer tudo e qualquer coisa é tão ineficaz é porque isso não permite que sua equipe encontre um ritmo. Eles acabam fazendo coisas diferentes todos os dias, tentando constantemente aprender novas habilidades e software com base no que os clientes estão pedindo.
Se você deseja dimensionar sua agência sem problemas, suas equipes precisam ser capazes de encontrar o foco e o fluxo. Você pode ajudá-los com isso definindo e documentando os processos importantes em sua agência.


Desde a integração de novos clientes até o rastreamento dos resultados de suas campanhas de marketing, quanto mais repetitivo e sistematizado você puder fazer o processo passo a passo, mais fácil será para sua equipe concluir com frequência crescente conforme você escala.
Facilite ao máximo as coisas para que sua equipe atenda bem os clientes. Este é um dos principais segredos para escalar e aumentar a produtividade de sua equipe sem estressá-la no processo.
Ferramentas amigáveis ​​para agências irão ajudá-lo com isso. Por exemplo, o Mention sempre facilita o compartilhamento de relatórios e dados de monitoramento importantes com os clientes. As ferramentas de automação de marketing também permitem que você crie modelos de funis de e-mail proprietários e campanhas de marketing para usar com vários clientes.
Ou sua agência oferece web design, crie bibliotecas compartilhadas de elementos de design que sua equipe pode extrair e personalizar por projeto. Com o construtor de sites Duda, esse tipo de biblioteca de design é fácil de configurar, atualizar e compartilhar internamente.

Mas um dos maiores erros com sistemas e processos é esperar até que seja tarde demais para criá-los. Se você esperar para definir ou escrever um processo até ter vários clientes ao mesmo tempo que precisam dele, provavelmente já esperou até que os funcionários ficassem estressados ​​e seus clientes confusos.
Ninguém quer isso, então quanto mais cedo você esclarecer as coisas com todos, melhor. Coloque informações sobre o seu processo no seu site e nas informações de integração do seu cliente. Carregue as etapas em uma ferramenta de gerenciamento de projeto como o Process Street para sua equipe seguir.

3. Controle o tempo e a produtividade

Aperfeiçoar o posicionamento e os processos da agência deixará sua agência pronta para escalar como um todo. No nível individual, uma etapa importante a seguir é implementar o acompanhamento do tempo e do projeto.
Sim, “tempo é dinheiro” pode ser um dos piores clichês de negócios que existem. Quer dizer, é muito ruim. Mas ainda é um fato nas empresas baseadas em serviços.
E para dimensionar sua agência rapidamente, você precisa ter uma ideia muito clara de para onde estão indo os recursos e a energia. Acompanhar o tempo e os projetos lhe dará isso.

Uma ferramenta como o Toggl o ajudará a controlar o tempo para planejar com mais precisão os cronogramas do projeto, definir taxas ou retenções de projeto e garantir que o trabalho esteja ocorrendo no ritmo. Tudo isso é essencial para assumir mais trabalho, projetos maiores ou qualquer outro método de dimensionamento por aí.

4. Saiba quando recuar

Finalmente, à medida que sua agência cresce, seu próprio papel como líder mudará e evoluirá. Essa pode ser uma das mudanças mais difíceis de lidar, já que está tudo na sua cabeça, mas também é uma das mais importantes. Enquanto você está construindo uma máquina de marketing escalável, é necessário que alguém a conduza.
Esse é o seu trabalho, não estratégia de marketing, vendas ou gerenciamento de contas.
Sua função, e a de qualquer gerente ou líder de equipe, precisa mudar de "executor" para gerenciar e liderar "executores". Isso requer mais gerenciamento de projetos, orientação e ensino do que atividades como design de sites ou criação de conteúdo.
É algo com o qual você pode não estar acostumado, mas quando for difícil, lembre-se disso: você pode ajudar muito mais clientes no longo prazo, ensinando sua equipe a atendê-los.
Em vez de microgerenciar os relacionamentos com os clientes, mostre-lhes como você se comunica com os clientes e os coloca no circuito. Reserve um tempo para ensinar à sua equipe uma nova tática ou estratégia para usar com os clientes, em vez de fazer o trabalho você mesmo.
Porque quanto mais rápido você conseguir sair do seu próprio caminho, mais rápido o verdadeiro dimensionamento pode realmente começar.

Prepare seu motor

Você está pronto para uma agência que se expande de forma rápida e consistente? Coloque seu posicionamento e processos em ordem, depois dê um passo para trás e deixe-o funcionar.
Vroom vroom!
Precisa de ajuda para melhorar e dimensionar os resultados da sua agência? Inscreva-se no Dia de Otimização da Agência!