Como planejamos dois eventos virtuais + Apostila de planejamento de evento gratuito

Organizar uma conferência virtual é uma fera por si só. Exige amplo planejamento, várias planilhas e muitos testes para garantir que a tecnologia não falhe no dia do evento.

Como muitas outras organizações, tivemos que transformar nosso evento presencial chamado ACCESS em um evento virtual este ano. Realizamos duas conferências, ambas focadas em abordar os desafios de ambientes virtuais e acessibilidade.

Nosso objetivo com o ACCESS é divulgar a acessibilidade digital e fornecer aos profissionais as ferramentas e conexões para prosperar em um ambiente digital.

Hoje, estamos revelando como executamos o ACCESS para ajudá-lo a planejar seu próximo evento virtual.

Pessoalmente vs. Virtual: Qual tem um ROI mais alto?

Existem muitos indicadores chave de desempenho (KPIs) que você pode usar para medir o sucesso de seus eventos. No 3Play, medimos com base no registro, atendimento, novos clientes e feedback dos participantes.

Para eventos virtuais, também olhamos para o engajamento durante o evento e pós-evento.

Registro e Presença

Nada supera o tamanho do registro como um evento virtual. Em comparação com nossos eventos presenciais, tivemos 10 vezes mais inscritos de mais de 100 países (normalmente, ficamos entusiasmados se alguém viaja de fora do estado para participar de nosso humilde evento presencial).

Também vimos um aumento de 77% nas inscrições desde nosso primeiro evento virtual em maio até nosso evento de outono. Mais da metade dos registrantes eram leads completamente novos.

Atribuímos esse aumento de registrantes ao seguinte:

• Presença gratuita : para os inscritos, não há risco de se inscrever em um evento gratuito. Para nós, o nosso objetivo é divulgar a mensagem da acessibilidade e continuar a construir a marca ACCESS.
• Ambiente Virtual : Simplificando, um ambiente virtual oferece às pessoas acesso mais fácil ao conteúdo e maior flexibilidade para participar.
• Conteúdo relevante : certificamo-nos de que os tópicos abordados abordam os desafios que as pessoas estão enfrentando no momento.
• Estratégia de promoção : o e-mail era nossa forma de comunicação predominante. No entanto, também postamos sobre o evento em fóruns relevantes nas redes sociais e usamos promoção paga no Instagram.
• Reconhecimento do evento : Nosso evento de primavera foi um sucesso, o que acreditamos impulsionou o boca a boca para o nosso segundo evento.
• Promoção do site : criamos um pop-up do site e adicionamos um botão para se inscrever no evento em nossa página inicial. Isso aumentou a conscientização do evento e os números de registro.
• Promoção do Palestrante : Fornecemos links rastreáveis ​​aos palestrantes para promover o evento e os marcamos em todas as postagens sociais. Isso também ajudou a atrair registrantes.

Como aumentamos nossa taxa de frequência

Aumentar nossa taxa de participação era a principal meta para nosso segundo evento virtual.

Usando e-mail, Slack e brindes diários, fomos capazes de aumentar nossa taxa de participação em 22% para o nosso evento de outono.

Horário flexível

Fizemos questão de acomodar todos os fusos horários e oferecer amplos intervalos entre as sessões. Com um evento virtual, você está competindo com outras reuniões, trabalho e distrações da Internet; distribuir sua programação garante que as pessoas possam planejar o evento.

Programamos de duas a três sessões por dia e oferecemos intervalos de 30 a 60 minutos entre elas. Nossa primeira sessão sempre foi às 11 horas, horário do leste dos EUA, o que nos permitiu acomodar participantes na Europa. À tarde, oferecemos sessões das 14h00 (horário do leste) e das 15h30 às 16h30 (horário do leste dos EUA).

Para permitir maior flexibilidade na programação e evitar o cansaço do Zoom, distribuímos o evento por 3 dias. Também tentamos manter a mesma programação ao longo de cada dia.

Adicionar ao calendário e e-mails diários

Duas semanas antes do evento, permitimos que os participantes começassem a adicionar sessões a seus calendários pessoais. Também enviamos e-mails de lembrete uma semana antes do evento.

Além disso, disponibilizamos e-mails diários com a programação completa e um link que ia direto para a sala Zoom.

Sessões ao vivo e sob demanda

A maioria de nossas sessões foi ao vivo e muitos de nossos palestrantes aproveitaram ao máximo. Incentivamos a participação em todas as sessões por meio do chat do Zoom e alocamos de 10 a 15 minutos para perguntas e respostas ao final de cada sessão.

Também oferecemos mini sessões sob demanda, que os participantes podiam acessar entre as sessões.

Além disso, certificamo-nos de gravar todas as sessões.

Prêmios diários e questionários

Os participantes que participaram das sessões ao vivo foram escolhidos aleatoriamente para ganhar cartões-presente da Amazon. Comunicamos a competição nos nossos emails diários.

Também criamos questionários diários que cobriram materiais das sessões ao vivo.

Promoção do canal Slack

Dentro do canal ACCESS Slack, integramos uma extensão Zoom para permitir que os participantes entrem diretamente quando uma sessão estiver prestes a acontecer. Fizemos questão de usar a tag @here para notificar todos no canal.

Nossa Estratégia de Engajamento

Se você é um planejador de eventos, provavelmente está familiarizado com a dificuldade de promover uma comunidade em um ambiente virtual - não é o mesmo que em um evento presencial. O networking é um grande atrativo para a participação no evento, então precisamos ser criativos.

Para promover um ambiente de rede “semelhante”, criamos um canal Slack específico para eventos, onde postamos perguntas, distribuímos brindes, tínhamos canais para tópicos específicos e fizemos perguntas e respostas pós-sessão com palestrantes. Fizemos questão de promover o canal em todos os e-mails e sessões ao vivo.

No entanto, essa não foi uma solução mágica. Nem todos os participantes aderiram e houve momentos em que não tivemos compromisso. O que faríamos de diferente? Encontrar uma solução que integre a plataforma do evento e o canal de rede, acreditamos, aumentará drasticamente o engajamento, já que os participantes não precisam baixar um software separado ou sair do hub do evento.

Nós convertemos novos clientes?

Realizar qualquer evento, seja presencial ou virtual, é uma tarefa gigantesca. O esforço valeu a pena? Absolutamente!

Não só fomos capazes de espalhar a mensagem de acessibilidade e enfrentar os desafios, mas também fomos capazes de adicionar novos 3Playas à nossa comunidade.

32% dos nossos inscritos eram “recém-adquiridos” e, menos de um mês desde o evento, adicionamos 96 novos clientes.

Vamos conversar sobre dinheiro: quanto custa um evento virtual?

Em comparação com um evento presencial, os eventos virtuais são muito mais baratos. Concedido, não investimos em uma plataforma, embora seja algo que consideraríamos à medida que o evento cresce. Também já tínhamos uma conta Pro-Zoom devido aos nossos webinars mensais.

Nossa conta cobria taxas de palestrante, prêmios de participantes, presentes de palestrante, pesquisa paga (no Instagram) e legendagem ao vivo (usamos uma solução humana para máxima precisão).

No geral, gastamos 12x menos do que em nossos eventos presenciais.

Feedback do participante

Os participantes tiveram a oportunidade de fornecer feedback durante o evento por meio de questionários diários e em uma pesquisa pós-evento.

Aqui está o que os membros do público mais gostaram:

• Formato: “Eu adorei como foi espalhado por vários dias e horários, me permitiu encaixar as sessões dentro do meu horário de trabalho.
• Conteúdo sob demanda e ao vivo: “Eu gostava de ter as sessões sob demanda para desfrutar entre as sessões ao vivo.”
• Sessão e palestrantes: “Eu aprecio como as sessões acomodaram todos os níveis de especialistas.

Outra grande vitória foi fornecer os slides com antecedência. Essa não é apenas uma boa prática de acessibilidade, mas também permite que os participantes façam anotações. Além disso, asseguramos o envio de todos os links conforme foram sendo citados na apresentação.

Quando questionados sobre onde poderíamos melhorar o evento, os participantes observaram que gostariam de ter uma área para se conectar com fornecedores de acessibilidade, ter sessões práticas para se familiarizar com a plataforma e recursos do Zoom e receber certificados de participação.

3 lições aprendidas em nosso segundo evento virtual

Se você está pensando em hospedar sua própria conferência virtual, esperamos que essas lições aprendidas ajudem a tornar seu planejamento um pouco mais fácil.

1. Não presuma que todos estão familiarizados com as plataformas que você está usando : embora Zoom, Slack e WordPress sejam ferramentas populares da Internet, nem todo mundo está familiarizado com seu funcionamento. Fornecemos um vídeo de visão geral da plataforma Slack, mas não abordamos o Zoom ou como navegar no site do evento. Para eventos futuros, gostaríamos de oferecer tutoriais sobre todas as ferramentas, para que os participantes possam se sentir confiantes e preparados para aproveitar ao máximo sua experiência.
2. Inclua patrocinadores ou faça parceria com fornecedores relevantes : muitas pessoas participam de conferências pessoalmente para descobrir novos fornecedores que podem ajudá-los a resolver seus desafios. As conferências virtuais não deveriam ser diferentes. Como aprendemos na pesquisa com participantes, as pessoas querem descobrir novos fornecedores.
3. Encontre uma maneira de se destacar : Há muita competição agora no espaço virtual de eventos, como você pode tornar seu evento diferente? Nosso segundo evento foi estruturado para ser um curso abrangente sobre acessibilidade de vídeo - e abraçamos a linguagem do “curso”. Em vez de palestrantes, tínhamos instrutores. A agenda foi chamada de cronograma do curso. Também fornecemos questionários diários e certificados de conclusão mediante solicitação. Acreditamos que isso contribuiu significativamente para o valor do evento e nos ajudou a construir uma agenda forte com palestrantes incríveis.

ACESSO 2021

Já estamos planejando nosso próximo evento em fevereiro e esperamos que você possa se juntar a nós!

Se você não pôde comparecer a nenhum de nossos eventos, confira nosso evento ACCESS at Home em maio, que teve como foco a acessibilidade em um ambiente virtual, e nosso curso ACCESS Fall, que teve como foco a acessibilidade por vídeo.

Que lições você aprendeu com o planejamento de suas conferências virtuais? Deixe-nos saber nos comentários!