Diferenças entre o gerenciamento de funcionários internos e remotos

Uma das principais vantagens de trabalhar no local é passar tempo com seus colegas de trabalho, conhecendo-se e aprendendo mais sobre seus hábitos de trabalho. Para líderes de equipe, essa configuração permite que eles gerenciem seus funcionários com facilidade. No entanto, esse não será o caso ao liderar uma equipe remota.

Quando confrontados com mudanças específicas no ambiente de trabalho, os líderes teriam que modificar a maneira como trabalham. Por exemplo, quando os gerentes precisam mudar para liderar uma equipe remota, em vez de uma equipe de escritório. De acordo com uma pesquisa recente da empresa de treinamento VitalSmarts, 20% dos líderes estão despreparados ou muito despreparados para liderar sua equipe de teletrabalho.

Esses dois ambientes de trabalho geralmente incluem um conjunto diversificado de regras. Neste artigo, vamos nos aprofundar neste tópico esclarecendo:

• a diferença entre um modelo interno e um remoto,
• a diferença entre gerenciar funcionários internos e remotos, e
• dicas para gerenciar com eficácia uma equipe remota.

A diferença entre um modelo interno e um remoto

Antes de começarmos a explorar as diferenças entre o gerenciamento de equipes internas e remotas, vamos primeiro definir essas duas categorias de ambientes de trabalho.

Um modelo de equipe interna

Um modelo interno é aquele em que os funcionários são responsáveis ​​apenas pelas atividades e projetos da organização em que trabalham . Nesse caso, os trabalhadores alinham seu trabalho aos objetivos e valores da empresa.

Os benefícios da contratação de funcionários internos são:

• A propriedade intelectual é segura.

Em todas as empresas, existem alguns dados confidenciais sobre operações comerciais, clientes, etc. Se essas informações forem divulgadas, isso afetará a reputação da empresa. No entanto, essas situações de risco são menos prováveis ​​de acontecer quando os proprietários de empresas empregam trabalhadores internos.

• Comunicação consistente dentro da organização.

Ser capaz de se comunicar cara a cara pode fortalecer o relacionamento entre funcionários e gerentes. Além disso, compartilhar o mesmo ambiente de trabalho pode tornar o processo de treinamento muito mais fácil sempre que houver novos funcionários.

• Melhor responsabilidade.

Ao decidir se contratam funcionários internos ou remotos, muitos proprietários de empresas optam por equipes de escritório, porque um modelo interno muitas vezes garante um maior nível de responsabilidade do funcionário.

Por outro lado, existem algumas desvantagens de um modelo interno também:

• Tendo custos indiretos.

Se optarem por contratar uma equipe interna, os empregadores deverão pagar despesas adicionais obrigatórias. Ao fazer estimativas de custos dos funcionários, os empregadores também terão que incluir despesas gerais. Os custos indiretos consistem em pagamentos, como custos de construção e equipamentos.

• A contratação exige mais tempo e esforço do que a contratação de funcionários remotos.

Uma vez que os trabalhadores internos são contratados por um período longo, os empregadores se esforçarão para encontrar os candidatos mais adequados. Portanto, esse processo às vezes leva mais tempo. Portanto, a contratação de uma equipe interna não seria uma opção para projetos urgentes.

• Encontrar candidatos adequados é limitado.

Ao empregar trabalhadores remotos, os proprietários de negócios podem considerar candidatos de todo o mundo, desde que atendam a critérios pré-determinados. Mas, quando se trata de uma equipe interna, os empregadores teriam que encontrar alguém da mesma cidade ou do mesmo país.

Um modelo de equipe remota

Além de empregar uma equipe interna, os empregadores podem optar por contratar trabalhadores remotos. Um modelo de equipe remota é um tipo de terceirização. Nesse caso, as empresas optam por recrutar funcionários remotos para criar uma equipe remota ou distribuída.

As principais vantagens de ter uma equipe remota são:

• Contratação de talentos em todo o mundo.

Como os funcionários remotos trabalham à distância, os empregadores podem escolher os candidatos mais adequados de todo o mundo.

• Empregar pessoas pelo preço certo.

Para obter benefícios de custo de recursos mais baixos, as empresas podem contratar recursos de países de Nível 2 e Nível 3. Enquanto os países mais ricos pertencem à categoria Tier 1, Tier 2 são países com uma renda média por pessoa mais baixa. Já para a categoria Tier 3, trata-se de países em desenvolvimento com baixo poder aquisitivo.

• Menos despesas por funcionário.

Quando há uma equipe remota, os empregadores não são obrigados a cobrir seguro saúde, despesas de viagem e outros custos. Assim, haverá menos custos por trabalhador. Além disso, como os funcionários trabalham à distância, não será necessário um escritório, portanto, não haverá custos indiretos.

No entanto, existem algumas desvantagens de contratar uma equipe remota:

• Falta de comunicação face a face.

Os funcionários remotos não têm escolha a não ser se comunicarem por e-mail, bate-papo e videoconferência. Sem comunicação pessoal, muitas pessoas podem se sentir isoladas de seus colegas de trabalho. E o isolamento é um dos desafios mais comuns que os trabalhadores remotos enfrentam.

Além disso, empregadores e gerentes devem liderar a equipe da mesma forma, o que requer mais tempo e esforço. Embora a equipe experiente não tenha problemas de comunicação, ter uma abordagem face a face é essencial durante o processo de treinamento.

• Gerenciamento de fuso horário

Se os funcionários vêm de diversos cantos do mundo, a diferença de horário pode ser um grande obstáculo. Reunir membros da equipe para uma ligação diária ou semanal sempre seria uma tarefa difícil para um gerente.

• Potencial falha do projeto

Contratar funcionários remotos para um projeto específico pode ser uma missão incerta. Mesmo quando os funcionários remotos têm um alto nível de experiência e especialização, há uma chance de que eles não entreguem o trabalho no prazo. Portanto, esses atrasos podem impactar o sucesso do projeto.

Para resumir, cada modelo vem com suas vantagens e desvantagens. Decidir qual modelo selecionar para sua empresa depende principalmente das necessidades e objetivos da empresa.

A diferença entre gerenciar funcionários internos e remotos

“O trabalho remoto é o futuro, mas você precisa da presença física pelo menos algumas vezes por ano para realmente criar uma equipe incrível.” - Ricardo Fernandez

Ricardo Fernandez, um dos palestrantes do TEDxIESEBarcelona, ​​é teletrabalho há mais de 10 anos em diversas empresas. Na palestra que fez para a Tedx Talks, Ricardo destacou que é possível estabelecer algum tipo de relacionamento com sua equipe por meio de videoconferência e e-mail. Mas, ele afirma que a presença física é necessária “para adicionar empatia à sua equipe”.

Se você já se perguntou como seria liderar uma equipe remota, apostamos que a distância física foi um dos principais obstáculos que lhe ocorreram. Afinal, quando não há proximidade física, é até difícil conseguir o trabalho em equipe no local de trabalho.

Agora, se compararmos o gerenciamento de equipes internas com as remotas, notaremos três desafios críticos relacionados a esta última:

1. Tempo,
2. espaço, e
3. cultura.

Diferença de tempo

Já mencionamos que, em uma equipe de teletrabalho, costuma haver pessoas de diversos fusos horários. Como gerente de uma equipe, você precisa agendar reuniões de equipe e outras chamadas durante os períodos que funcionam para cada membro da equipe. Isso é conhecido como “justiça no tempo”. E como você pode imaginar, não será uma tarefa fácil.

Além das reuniões de equipe, você precisará pensar nas diferenças de fuso horário ao definir os prazos. Seu colega que mora em Cingapura deve ter o mesmo número de dias para terminar sua tarefa como seu companheiro de equipe de Seattle.

Por outro lado, você provavelmente não terá esses problemas ao liderar uma equipe interna. Não importa se seu horário de trabalho é fixo ou flexível, você e sua equipe passarão pelo menos algumas horas por dia juntos no escritório. Assim, como líder, você pode se comunicar pessoalmente com eles e gerenciar suas atribuições e prazos com facilidade.

Diferença de espaço

Outro desafio de trabalhar remotamente é a distância física entre os membros da equipe. Ao liderar uma equipe remota, a diferença de espaço afeta principalmente:

• Comunicação dentro da equipe.

A vantagem de trabalhar em uma equipe interna é que você estende a mão aos seus colegas sempre que precisar de ajuda ou conselho. Se você é um gerente, pode reunir a equipe imediatamente sempre que houver problemas urgentes ou atualizações mais recentes sobre o projeto.

Então, novamente, esse não será o caso com funcionários remotos. Como não estão sentados um ao lado do outro, os colegas de equipe não podem se comunicar pessoalmente. Assim, eles ficam em contato por meio de ferramentas de comunicação online.

Além disso, não há reuniões presenciais como com uma equipe interna. Portanto, como líder remoto, você deve organizar chamadas de vídeo frequentes com toda a equipe. Mas, tente não agendar muitas reuniões. De acordo com o recente relatório da Harvard Business School, a partir de abril deste ano há um aumento de 13% de reuniões por pessoa, em comparação com o primeiro trimestre deste ano

(antes que houvesse bloqueios mundiais devido à pandemia COVID-19). Felizmente, há um declínio na duração média dessas reuniões - de 20%. Esta pesquisa reuniu 3,1 milhões de trabalhadores da América do Norte, Europa e Oriente Médio.

Para promover uma melhor comunicação e colaboração dentro da equipe, você deve tentar usar o software de gerenciamento de equipe. Por exemplo, o Twist é um aplicativo de comunicação para equipes remotas, enquanto o Asana o ajudará a gerenciar tarefas.

• O processo de rastreamento de desempenho empregando.

Analisar o desempenho dos funcionários é conveniente ao liderar uma equipe interna. Por estar no mesmo ambiente de trabalho que sua equipe, você tem uma visão geral de seus hábitos de trabalho e ética. No entanto, no caso de uma equipe distribuída, monitorar seu trabalho pode ser complicado.

Então, como lidar com esse problema? Uma das soluções mais práticas é a planilha de horas da equipe de escritório. Preencher a planilha de horas é bastante simples. Sua equipe precisa inserir as horas trabalhadas em projetos específicos durante a semana. Em seguida, no Painel da equipe, você pode ver uma análise visual da semana. Além disso, há um relatório semanal, onde você pode ver quem registrou quantas horas por dia.

Diferença cultural

Por falar em diferenças culturais, os gerentes remotos precisam concentrar sua atenção em:

• barreiras linguísticas e como eliminá-las,
• compreender as mensagens de maneira adequada,
• identificação com estruturas culturais e contextos de outros colegas, e
• como encontrar um terreno comum entre as diversas origens culturais.

Ao organizar programas de treinamento intercultural frequentes para toda a equipe, você se familiarizará mais com as diversas culturas. Portanto, seus funcionários remotos também se sentirão mais confortáveis. Mas, se você é o líder de uma equipe interna cujos membros vêm de várias culturas, certifique-se de também organizar essas sessões educacionais.

Agora, aqui está um fato interessante - diferentes culturas podem ter diferentes entendimentos de tempo. Por exemplo, na África do Sul, existem duas expressões comumente usadas:

• “Agora-agora” - acontecerá em breve, e
• “Agora mesmo” - ocorrerá em um futuro próximo (nas próximas horas).

Portanto, lembre-se disso se você tiver um colega de trabalho da África do Sul.

Uma vez que existem muitas normas culturais peculiares em todo o mundo, você deve fornecer a seus funcionários algumas publicações interessantes sobre o assunto. Por exemplo, você pode começar com The Culture Map , um livro de Erin Meyer. Esta peça enfatiza as diferenças culturais e como elas impactam os negócios internacionais.

Dicas de especialistas sobre como gerenciar com eficácia uma equipe remota

Entramos em contato com vários especialistas na área de gerenciamento e desenvolvimento organizacional para aprender mais sobre suas estratégias favoritas para gerenciar equipes distribuídas. Estas são suas sugestões para qualquer pessoa que esteja liderando uma equipe remota.

Faça com que os membros de sua equipe remota se sintam conectados e comprometidos

Dra. Cristina Gibson é Professora Distinta de Administração do Reitor na Pepperdine Graziadio Business School, em Malibu, Califórnia. Além disso, é coautora do livro Equipes virtuais que funcionam: criando condições para a eficácia da equipe virtual .

Ela acredita que há vários ingredientes básicos necessários tanto para equipes internas quanto remotas. Estes são:

• objetivos claros;
• papéis e responsabilidades;
• feedback regular; e
• clima aberto e inclusivo.

Mas, Dr. Gibson acrescenta que em equipes remotas, há uma necessidade maior de garantir que os membros se sintam conectados e comprometidos.

“Trabalhar remotamente pode resultar em sentimentos de isolamento e também de distração, dados os ambientes em que frequentemente trabalhamos quando não estamos internamente. Portanto, é importante fazer um esforço extra para que as reuniões e o check-in sejam envolventes, de suporte e envolvam interação social e pessoal, bem como atividades focadas na tarefa. ”

Fique longe da abordagem "tamanho único"

De acordo com o Dr. Gibson, um erro que os gerentes freqüentemente cometem é aplicar uma abordagem "tamanho único" para trabalhadores remotos.

“Cada membro da equipe provavelmente tem uma situação única em sua localização remota e, portanto, o gerente experiente levará um tempo para entender as necessidades e prioridades de cada membro, a fim de saber melhor como apoiá-los da maneira que for mais propícia às suas contribuições para a equipe. ”

Ela explica que, para alguns funcionários, isso pode significar maximizar a flexibilidade em termos de jornada de trabalho. Mas, para outros, pode significar reuniões mais regulares e rotineiras, enquanto alguns trabalhadores podem precisar de tecnologias específicas.

“Em uma equipe interna, essas necessidades exclusivas podem ser mais óbvias ou intuitivas, mas entender o que cada funcionário precisa para ser produtivo pode exigir um processo de descoberta mais coordenado por parte do gerente.”

Conecte-se com seus trabalhadores remotos em um nível pessoal

Joe Hopkins possui um Ph.D. em liderança e desenvolvimento organizacional com foco em pesquisa em trabalho remoto. Ele passou os últimos quatro anos pesquisando e escrevendo sobre liderança em ambientes virtuais de trabalho.

Hopkins afirma que há muitas semelhanças entre os principais membros da equipe interna tradicional e aqueles que trabalham remotamente. No entanto, a diferença mais significativa é a intencionalidade.

“Com os funcionários internos, muitos dos relacionamentos se formam organicamente por meio de conversas improvisadas do tipo“ bebedouro ”e durante o intervalo para o café. Líderes de trabalhadores remotos exigem um nível mais alto de habilidades de comunicação interdependente que precisam de intencionalidade. O líder deve ser intencional na compreensão dos traços de personalidade e necessidades de cada indivíduo e o que os inspira ou esgota. ”

Muito parecido com o Dr. Gibson, Hopkins aponta que um tamanho não serve para todos. Além disso, ele acrescenta que reuniões de equipe estruturadas são essenciais, mas as oportunidades de se conectar em um nível pessoal são igualmente necessárias.

“O trabalhador introvertido, que representa 40% da população, não encontrará uma pausa para o café da equipe virtual ou um exercício de team-building energizante. Trabalhadores com níveis mais altos de introversão requerem pequenos grupos ou conversas individuais. ”

Portanto, de acordo com o Dr. Gibson e Joe Hopkins, os gerentes que lideram equipes remotas precisam se comunicar frequentemente com a equipe. Dessa forma, os líderes conhecerão melhor seus trabalhadores. Além disso, os gerentes compreenderão as necessidades e prioridades individuais de cada membro da equipe.

Empacotando

Liderar uma equipe cujos membros vêm de todo o mundo e de diversas origens culturais pode ser uma tarefa desafiadora. Ao contrário de um ambiente interno tradicional, a comunicação e a colaboração com uma equipe distribuída devem ser feitas por meio de canais online. Além disso, o rastreamento do progresso do funcionário precisa ser feito de maneira diferente do que quando se lidera uma equipe interna.

Então, como você deve gerenciar funcionários remotos com sucesso? Em primeiro lugar, os especialistas sugerem que você não deve ter uma abordagem “tamanho único” para sua equipe remota. Em vez disso, familiarize-se com seus funcionários, suas necessidades e prioridades, para que se sintam conectados à equipe.

Além dessa dica, você precisa se conectar com os membros de sua equipe em um nível pessoal. Por exemplo, você pode organizar construções de equipes online ou intervalos para o café para toda a equipe. Mas, certifique-se de que nem todos os funcionários se sentiriam confortáveis ​​em participar de uma reunião virtual. Para alguns deles, ligações individuais podem ser uma ideia melhor.