Fatura x recibo: as principais diferenças e quando enviá-los

Como freelancer, você costuma fazer malabarismos com muitas tarefas - e tarefas de contabilidade, como rastrear despesas, enviar faturas e fornecer recibos, são todas partes importantes para manter seu negócio freelance funcionando.

Você tem que ganhar dinheiro, certo?

O jargão de negócios pode ser intimidante, especialmente para alguém que se tornou um freelancer para usar suas habilidades criativas. É fácil se confundir com coisas semelhantes, como faturas x recibos. Ambos têm a ver com faturamento e pagamentos do cliente, mas têm uma finalidade ligeiramente diferente.

Nunca tema! Neste artigo, analisaremos as diferenças entre uma fatura e um recibo. Veremos para que serve cada um e quando você precisa enviá-los. Nós até daremos ideias sobre como esses documentos devem ser.

Fatura x recibo: como eles são diferentes

Vamos falar sobre uma fatura x recibo.

Uma fatura é a documentação de uma transação. Ele detalha o trabalho que você realizou e quanto seu cliente concordou em pagar por ele. A fatura representa um registro claro que ambas as partes podem consultar para rastrear ganhos e despesas. (Você pode ler mais sobre a finalidade das faturas aqui.)

Um recibo, por outro lado, representa uma troca de dinheiro. Mostra que um cliente pagou a você uma certa quantia em dinheiro em uma determinada data. Nem todos os clientes requerem recibo, mas alguns sim.

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Resumindo, fatura x recibo = pedido de pagamento x comprovativo de pagamento.

As faturas são enviadas antes do recebimento do pagamento, os recibos são enviados depois.

A importância das faturas e recibos

Você não pode fazer negócios sem alguma papelada.

O envio de faturas é a única maneira de receber o pagamento na maioria dos casos. É um sinal de que o trabalho foi concluído e o pagamento é devido. Mas receber o pagamento não é a única razão pela qual você deve usar um sistema de faturamento.

As faturas ajudam a rastrear as informações financeiras de ambas as partes. As faturas, versus recibos, podem ter tantos detalhes quanto você precisa ou deseja incluir: datas, serviços oferecidos, custos extras, etc. Dessa forma, se você precisar consultar receitas no futuro, você tem todos os informações disponíveis.

As faturas também são importantes para fins fiscais. Embora você só precise de um total corrente para um formulário fiscal simples, se alguma vez for auditado ou se tiver uma disputa entre o relatório de um cliente sobre sua receita e seu próprio relatório, você pode consultar faturas detalhadas para descobrir o que aconteceu.

Se isso não for suficiente para convencê-lo da importância das faturas, considere todas as informações que elas fornecem. Se você rastreia tudo em um formato legível, como uma planilha ou usando um software de faturamento popular, pode aprender muito sobre seu próprio negócio.

Quais clientes são mais lucrativos? Quem paga na hora? Quem não quer? Seus clientes tendem a vir de um determinado setor? Onde você está gastando horas que não compensam? Existem tarefas com uma grande margem de lucro que você poderia terceirizar e liberar mais horas faturáveis? Todas essas informações podem ser usadas para expandir seus negócios de maneiras significativas.

E quanto a faturas x recibos? Os recibos são igualmente importantes para mostrar que o pagamento ocorreu - tanto para você como para o seu cliente.

Os recibos são mais do que um registo dos serviços prestados, são a prova de que ocorreu um pagamento. Se você emitir um recibo formal aos clientes após cada troca de dinheiro, nenhuma disputa poderá ocorrer.

Os recibos oferecem proteção legal para você e para as empresas ou indivíduos com os quais trabalha. Se um cliente quiser contestar um pagamento, ele pode comprovar que já pagou o valor acordado. Eles também ajudam seus clientes a controlar suas próprias despesas.

Como criar uma fatura adequada

Então, qual é o melhor método para criar uma fatura?

Existem essencialmente duas maneiras de fazer isso: manualmente com um modelo ou usando um serviço de software.

Para pequenas empresas ou freelancers que atendem apenas alguns clientes por vez, criar faturas manualmente pode não ser um grande problema. Você pode usar um programa como o Excel, Numbers ou até mesmo o Google Sheets para fazer um modelo que pode ser preenchido com as informações apropriadas. Esses programas farão cálculos básicos para você e são baratos ou mesmo gratuitos.

Se você seguir esse caminho, certifique-se de exportá-los em um formato universal, como um PDF, para que seus clientes não tenham problemas para ler o arquivo. E mantenha registros meticulosos sobre o que foi enviado, onde e quando, para que seja fácil encontrar as informações de que você precisa.

Usar softwares como FreshBooks, Bonsai ou AND.CO pode ter uma curva de aprendizado e você vai investir algum dinheiro aqui, mas se estiver enviando mais do que um punhado de faturas a cada mês, pode valer a pena a longo prazo .

Você pagará uma taxa por esses serviços, mas eles o ajudarão a ter uma aparência profissional. A maioria dos serviços enviará faturas aos clientes ali mesmo no programa e alguns farão acompanhamentos automáticos para cobrar o pagamento. Um bom software de faturamento também rastreará tudo o que você precisa, facilitando a localização de informações posteriormente, a diferença entre fatura e recebimento ou até a geração de formulários fiscais.

Não se esqueça de incluir:

• Data em que a fatura foi criada
• Termos de vencimento
• Uma descrição do trabalho concluído
• A quantidade total
• Informação ao cliente
• Um número de rastreamento de fatura
• Imposto sobre vendas, se aplicável
• Outras informações necessárias, como se a fatura foi parcialmente paga, se há multas por atraso, descontos, etc.

Você deve concordar com o tipo de programação de faturamento que fará com seu cliente antecipadamente. Para projetos maiores, você pode enviar faturas mensais, trimestrais ou quando grandes marcos forem atingidos. Para projetos menores, é comum enviar a fatura quando um projeto for concluído.

O que seus recibos devem incluir

Ao comparar uma fatura com um recibo, um recibo é muito mais simples. O principal objetivo de um recibo é simplesmente mostrar o comprovante de pagamento.

Não existe uma definição legal do que é um recibo ou o que deve incluir. Dito isso, você deseja que o recibo ofereça as proteções legais mencionadas acima, então faz sentido incluir um pouco mais do que simplesmente "Meu cliente pagou XX dólares".

Se você olhar uma fatura x recibo e retirar a maior parte das informações, basicamente ficará com a aparência de um recibo. No entanto, um recibo deve incluir pelo menos alguns detalhes. Você precisa listar o serviço pelo qual foi pago, a data em que foi pago e a forma de pagamento. Não inclua números de cartão de crédito ou informações pessoais, mas dizer se foi um cheque, cartão de crédito, Venmo, PayPal, Stripe ou qualquer outra coisa é útil mais tarde.

Você também deve fornecer uma assinatura manuscrita ou eletrônica de algum tipo para validar o comprovante de pagamento. Mesmo nesta era digital, uma assinatura tem peso legal.

Se você quiser, um recibo pode ser tão fácil quanto pegar uma fatura, marcá-la como “paga” de alguma forma e enviá-la ao seu cliente.

Uma das maneiras melhores e mais fáceis de criar o recibo perfeito é simplesmente perguntar ao seu cliente quais informações são necessárias para seus fins. Dessa forma, não haverá idas e vindas ou frustração.

Se você estiver usando um software de contabilidade, os recibos geralmente podem ser gerados automaticamente como uma fatura. Certifique-se de que está enviando o documento correto no momento adequado, para que seus clientes não sejam confundidos por fatura x recibo.

As soluções de software geralmente enviam um recibo assim que o pagamento é recebido; portanto, se você estiver usando um modelo manual, certifique-se de enviar o recibo em tempo hábil. Também é útil marcar claramente os e-mails - quando os clientes pagam suas faturas rapidamente, uma fatura x recibo pode ser difícil de identificar.

Conclusão

Se você já fez qualquer rastreamento de faturamento ou despesas, sabe que faturas e recibos têm seu lugar nos negócios. Familiarizar-se com o que cada um envolve e como você pode usá-los a seu favor é vital para expandir suas ofertas de freelance.

Se a questão da fatura x recibo ainda parecer frustrante, provavelmente é do seu interesse obter um software de contabilidade fácil de usar que fará todo o trabalho pesado para você.

O ponto principal do faturamento é que você precisa controlar tudo. Prestar atenção a detalhes como quando você precisa enviar uma fatura x recibo ajuda a estruturar seu negócio de forma inteligente. Mantenha registros de vendas, registros de pagamentos, registros de despesas, registros de pagamentos perdidos e registros de quanto tempo leva um projeto.

Todas essas informações levam apenas alguns minutos para serem inseridas em uma planilha ou software de contabilidade e podem ser inestimáveis ​​no backend.

Aí está, fatura vs recibo, desmistificado. Agora você tem uma coisa a menos para fazer malabarismos - volte ao trabalho.

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Kylie Jackson Burgener é mãe de três filhos e consultora freelance, especializada em relações públicas, redação e marketing de conteúdo. Ela é cofundadora da Measured Melodies, um sistema de partituras de piano nivelado para professores e alunos de piano. Ela mora em Raleigh, Carolina do Norte com sua família.
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