Como usar a forma correta de gerenciamento de problemas para evitar uma crise

Publicados: 2021-05-24

Um problema é uma causa que pode interromper seu projeto por vários motivos, impedindo que o projeto continue a alcançar o resultado pretendido. Isso pode acontecer a qualquer momento e com qualquer pessoa e é aí que entra o gerenciamento de problemas. Ajuda você a se preparar para situações que você não espera e ensina como lidar com elas.

Alguns desses problemas não podem ser eliminados tão facilmente, mas se você agir corretamente, poderá limitar os danos. Continue lendo para descobrir como você pode ser mais forte como gerente de projetos.

Índice

  1. Qual é a diferença entre um problema e uma crise?
  2. Lista de verificação do gerente de projeto: O problema é uma crise?
  3. Como você rastreia os problemas?
  4. Como você pode aplicar um processo de gerenciamento de problemas?
    1. Fique de olho em tudo
    2. Gerenciamento de riscos
    3. A comunicação é essencial
    4. As coisas sempre podem sair do controle
  5. Conclusão

Qual é a diferença entre um problema e uma crise?

Não confunda problema com crise. Os problemas são, de fato, precursores de crises. Os problemas podem ficar fora de controle devido à falta de comunicação ou decisões erradas. Esteja muito atento ao usar esses termos, pois a palavra crise rapidamente provoca pânico que pode não ser bem recebido por seus funcionários.

Uma crise é vivida imediatamente pela empresa e será sentida no longo prazo. Um problema, por outro lado, pode ficar em segundo plano, para que você não precise envolver toda a equipe .

Então, como você sabe quando há um problema ou uma crise? Reúna todos os funcionários e discuta suas opiniões. Como isso é obviamente subjetivo, existe o risco de reação exagerada. Se isso for tornado público, existe o risco de cair nas mãos da mídia e explodir toda a situação. A reputação da sua empresa está manchada e os potenciais clientes irão evitá-lo. Observe que a má imprensa quase sempre leva a uma crise.

Um bom exemplo disso é a crise do plástico Delhaize. A empresa lançou uma campanha com blocos de construção, mas os clientes ficaram indignados com as embalagens plásticas supérfluas. As reações negativas chegaram através das redes sociais e Delhaize percebeu que não tinha escolha a não ser reagir imediatamente.

No fim de semana, eles encontraram uma maneira de se comunicar com funcionários e clientes. Eles admitiram que houve um erro, mas a empresa logo fez os ajustes necessários. Uma lição importante que todos podem tirar disso é que você precisa se comunicar de forma eficaz e rápida e que a mensagem nem sempre precisa ser perfeita.

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Lista de verificação do gerente de projeto: O problema é uma crise?

Não tem certeza se você está lidando com um problema ou uma crise? Faça uma distinção usando a lista de verificação abaixo. Embora uma crise possa ser difícil de resolver, resolver problemas pode ser uma tarefa fácil com a abordagem certa.

  • A questão é emocionalmente ligada? Exemplos podem ser se tem ou não a ver com crianças, sofrimento animal, racismo, ajuda ao desenvolvimento, etc.
  • Quão plausível os stakeholders acham que a questão está ligada à sua empresa? (O público pode imaginar que o problema está ligado à sua empresa?) Exemplos podem ser plataformas de mídia social sendo criticadas por sua abordagem à privacidade ou empresas que fingem ser sustentáveis.
  • A questão é fácil de retratar na mídia? Um exemplo poderia ser as campanhas publicitárias da Suit Supply sendo hostis às mulheres ou questões que já foram destacadas na mídia, como impostos, preços de energia, etc.
  • Qual é a conexão com outras questões/crises? Por exemplo, um escândalo em torno do assédio sexual de Harvey Weinstein. Depois, muitas pessoas foram acusadas dos mesmos atos.
  • Qual é a influência do mensageiro? Exemplos de grupos de interesse influentes são ONGs, Test-Achats ou sindicatos.
  • Quão dinâmica é a questão? O melhor exemplo de uma questão se tornando dinâmica são os demonstradores. Uma semana pode haver 100 participantes em uma manifestação e algumas semanas depois pode haver milhares de manifestantes em diferentes locais.
  • Quão isolado você está como empresa do problema? Um exemplo é que pode haver despedimentos em determinados setores por razões bem ponderadas (indústria automóvel). Como o setor tem um problema comum, seria melhor se comunicar por meio de uma federação ou associação.
  • O problema é fácil de resolver? Um exemplo é a já mencionada questão da embalagem da Delhaize. Ao sentar juntos e agir rapidamente, os problemas são facilmente resolvidos.

Como você rastreia os problemas?

Só porque você nem sempre pode prever problemas futuros, não significa que você não possa antecipá-los como empresa. Antes de iniciar qualquer projeto, você deve ter um plano estratégico que incorpore uma seção de identificação e análise de problemas.

Você precisa pensar cuidadosamente sobre os objetivos do projeto e qual sistema de rastreamento de problemas ou software de gerenciamento de problemas será usado para acionar e detectar problemas. Depois de identificar um problema, consulte a lista de pessoas para entrar em contato que você planejou com antecedência em um processo detalhado de resolução de problemas. Para esta tarefa, geralmente o gerente de projeto, patrocinador do projeto ou executivo do projeto assume o controle.

Em seguida, pense cuidadosamente sobre como você vai relatar o conflito. Certifique-se de que a descrição do problema seja o mais detalhada possível e que reflita adequadamente a situação atual. Finalmente, você precisa encontrar uma maneira de verificar e ver se o problema foi resolvido de forma eficaz.

Tenha em mente que você precisa pensar além do conflito em si. O que acontecerá se um problema aumentar e qual é o pior cenário?

Como você pode aplicar um processo de gerenciamento de problemas?

Fique de olho em tudo

Quando surgir um problema, coloque suas atividades atuais em pausa por um tempo para que você possa lidar com o conflito primeiro e continuar o projeto o mais rápido possível. Durante o curso de qualquer projeto, é crucial que todos os membros da equipe do projeto acompanhem o progresso e mantenham um registro detalhado de todas as suas ações. Isso facilita não apenas encontrar soluções em potencial, mas também analisar problemas e como as coisas podem ser feitas de maneira diferente da próxima vez.

Não é bom apenas para você, mas também para a empresa. Com base nos erros cometidos, a organização ou a estrutura de um projeto pode ser ajustada para que uma melhor ação possa ser tomada caso o erro ocorra novamente. Considere escrever uma 'análise de lições aprendidas do projeto' após cada projeto.

Gerenciamento de riscos

A gestão de riscos faz parte da vida de qualquer negócio. O que é melhor do que gerenciar problemas ou resolvê-los? Impedindo que eles aconteçam completamente. Depois de escrever os objetivos do projeto, escreva um processo de gerenciamento de riscos. Esses processos existem para identificar possíveis riscos de danos aos projetos, danos que não garantem projetos bem-sucedidos, questões não resolvidas que podem ter impactos negativos e qualquer outra coisa que possa surgir.

Observação: um bom gerenciamento de problemas também significa que você nunca terá um caso em que um problema permaneça sem solução. Para falar sobre o processo de gerenciamento de riscos e evitar a criação de um problema ou crise futura para o próximo projeto, resolva os problemas assim que eles surgirem.

A comunicação é essencial

Certifique-se de que toda a sua equipe esteja ciente do que está acontecendo, especialmente quando surgirem problemas. Mantenha contato um com o outro durante todo o processo. Alguns membros da equipe podem ter experiência anterior com problemas específicos, portanto, nunca é demais pedir feedback.

Conscientize seus funcionários de que problemas acontecem em todos os projetos e que a detecção oportuna é essencial. Crie uma rotina para organizar reuniões e ouvir o que seus colegas têm a dizer. Você pode até obter ajuda de terceiros, como uma agência de gerenciamento de crises.

As coisas sempre podem sair do controle

Todo gerente de projeto encontra situações em que é necessária ajuda externa, possivelmente em outras equipes. Se você não chamar a ajuda das pessoas certas, o problema pode se transformar em uma crise. Um bom gerenciamento de problemas do projeto é perceber que a solução às vezes pode ser encontrada em outro lugar. Use todos os meios necessários para evitar que o problema aumente.

Conclusão

Todo projeto tem seus problemas. Como gerente de projeto, cabe a você aprender a lidar com isso e garantir que situações semelhantes sejam evitadas.

É importante perceber que a palavra questão e crise são dois conceitos totalmente diferentes. Crises são situações das quais você não pode sair rapidamente, portanto, tenha cuidado ao usar esse termo. Pode provocar pânico em seus funcionários e isso deve ser evitado a todo custo.

Pense em equipe e cresça sentando-se juntos e discutindo. Há um ponto positivo, os problemas sempre podem ser resolvidos. Ao reagir de maneira oportuna e correta, você evita o caos no ambiente de trabalho atual.