Quinta-feira técnica: Design crítico de layout de escritório e dicas de plano de assentos para funcionários mais felizes

Hoje, mais pessoas trabalham em casa ou em espaços de coworking pelo menos parte da semana. A pesquisa descobriu que os espaços de trabalho físicos afetam o bem-estar e a produtividade dos funcionários. E o design onipresente de escritório aberto na verdade reduz a colaboração, de acordo com um estudo de 2018 de Harvard.

O design do escritório está em um estado de mudança e as empresas estão repensando seus layouts para melhorar a felicidade, o engajamento e a produtividade dos funcionários. Leia 5 dicas e truques para atualizar o design do seu escritório e um guia para usar o software de layout e assento das Mesas Sociais para criar designs de escritório que funcionem.

1. Crie layouts de escritório versáteis que estimulem a comunidade e a criatividade

Felizmente, os dias de cubículos de paredes altas ficaram para trás. Mas se plantas baixas abertas também são problemáticas, qual é a maneira certa de projetar um espaço de trabalho que seja acolhedor e promova foco e envolvimento?

Veja o surgimento dos espaços de coworking e dê preferência aos espaços de trabalho com uma mistura de estilos de móveis e áreas de trabalho em todo o espaço. Inclua áreas onde os funcionários possam se reunir em espaços comuns centrais projetados para grupos de diferentes tamanhos. Com locais variados, os membros da equipe podem debater ideias criativas para um projeto futuro, acompanhar as questões remanescentes de uma reunião ou fazer com que a equipe se esforce para cumprir um prazo.

Elementos de design que unem os funcionários, em vez de separá-los:

• Grandes mesas de estilo familiar com uma mistura de bancos e cadeiras são excelentes pontos de encontro. Coloque-os em uma das extremidades de uma sala grande, para que mais de um grande grupo possa se reunir ao mesmo tempo, se necessário.
• Uma área de descanso aberta com uma ilha de cozinha montada, rodeada por bancos de bar. Inclui tomadas elétricas e estações de carregamento para que as pessoas possam trabalhar e recarregar seus dispositivos móveis enquanto comem.
• Construa uma cafeteria em um local central com uma mistura de mesas longas e mesas de café nas proximidades. Esta é uma maneira excelente de garantir que os trabalhadores de departamentos diferentes às vezes se cruzem.
• Inclua zonas de trabalho 'confortáveis' com sofás e poltronas que incentivem alguns momentos de conversa fiada e atualizações de projetos.
• Crie recantos acolhedores onde as pessoas possam trabalhar sozinhas e alcançar colegas de trabalho próximos quando necessário.

2. Crie arranjos de assentos que apoiem a colaboração

Um estudo de 2017 do Massachusetts Institute of Technology descobriu que os pesquisadores eram três vezes mais propensos a ser co-autores de artigos com pessoas que trabalhavam nas proximidades do que aqueles que trabalhavam a 400 metros de distância. Este estudo apóia as descobertas do pesquisador de espaço de trabalho e professor do MIT Thomas Allen, que desenvolveu a 'Curva de Allen' na década de 1970. Sua pesquisa descobriu que as pessoas que trabalham perto umas das outras tendem a interagir mais e desenvolver ideias juntas, enquanto a colaboração diminui à medida que os trabalhadores se distanciam mais uns dos outros.

Portanto, embora os espaços colaborativos sejam essenciais, onde você posiciona as estações de trabalho de cada funcionário também é importante, assim como o foco da sua empresa ou departamento. Por exemplo, as equipes em setores em rápida mudança, como marketing e tecnologia, precisam estar próximas umas das outras em um ambiente que incentive a comunicação. Mas posições pesadas de pesquisa e edição podem exigir um canto tranquilo onde as interrupções são poucas. Coisas para manter em mente ao atribuir assentos no escritório:

• Em geral, os membros da equipe que dependem da criatividade e da troca frequente de ideias devem sentar-se juntos para aprimorar a colaboração. As funções que se beneficiam de grupos criativos podem incluir P&D e equipes de marketing.
• Os indivíduos têm maneiras diferentes de trabalhar de forma mais produtiva. Embora manter as equipes unidas geralmente seja a escolha certa, preste atenção quando os funcionários de alto desempenho disserem que eles trabalham melhor longe do rebuliço.
• Assente seus trabalhadores estrategicamente. Um estudo da Harvard Business School e da empresa de soluções de serviços comerciais Cornerstone OnDemand descobriu que a produtividade e a qualidade do trabalho aumentavam quando você organizava tabelas de assentos para colocar certos trabalhadores juntos. O estudo constatou que sentar trabalhadores com alta produtividade / trabalho de baixa qualidade perto daqueles com baixa produtividade / trabalho de alta qualidade melhorou o desempenho de ambos os tipos de funcionários. Enquanto isso, a pesquisa revelou que era ideal colocar os funcionários de desempenho médio próximos uns dos outros.

3. Crie espaços de escritório que apoiem o bem-estar do funcionário

Os funcionários passam cerca de um terço de suas vidas no trabalho. O que eles pensam sobre seu trabalho e seus espaços de trabalho afeta a produtividade, a retenção de funcionários e sua capacidade de atrair os melhores e mais brilhantes em seu setor. Veja como seu layout e comodidades podem melhorar o bem-estar dos funcionários:

• Que haja luz. A luz natural é cada vez mais importante para os trabalhadores. Conforme o espaço e as janelas permitirem, projete seu espaço de trabalho de forma que o maior número de funcionários fique perto de fontes de luz natural.
• Adicione plantas e verdura em todo o escritório.
• Crie 'salas de recarga' onde os funcionários possam tirar uma soneca, meditar ou desviar o foco do trabalho por um curto período.
• Considere as mesas que mudam de sentar para ficar em pé.
• Oferece opções variadas de assentos e mesas para promover o movimento. Às vezes, uma mudança de cenário ajuda os funcionários a manter a produtividade.

4. Incluir espaços de trabalho 'silenciosos' e privados para aumentar a produtividade

Os funcionários precisam de locais confiáveis ​​para períodos específicos de trabalho. A proporção de zonas tranquilas para espaços comuns irá, mais uma vez, depender do tipo de projetos dos funcionários. Analistas de dados, estrategistas de negócios e redatores, por exemplo, precisam de espaço onde possam mergulhar em seu trabalho sem interrupções entre as sessões de brainstorming e as reuniões. O trabalho dos gerentes de recursos humanos e gerentes de projeto, por sua vez, costuma ser colaborativo ao longo do dia.

Dicas para projetar um layout de escritório que dê aos funcionários o silêncio de que precisam:

• Funcionários do grupo que requerem longos períodos de concentração próximos uns dos outros.
• Se possível, localize funcionários que precisam de silêncio em um canto ou em uma sala separada de espaços colaborativos para que as conversas com os colegas de trabalho sejam menos intrusivas.
• Crie salas à prova de som para conferências e chamadas de vendas. O escritório do Google em Amsterdã tem caravanas atraentes ao redor do escritório para reuniões que não interrompem o resto do escritório.
• Designe uma zona de conforto (com sofás e poltronas) para os funcionários que precisam de silêncio para que possam desfrutar de uma mudança de cenário ao longo do dia como seus colegas de trabalho mais colaborativos.

Dica bônus: Aprenda as chaves para 'foco profundo' além da mesa com o especialista em produtividade Cal Newport nesta entrevista para o The New York Times sobre como se concentrar no trabalho.

5. Pense na disposição dos assentos do seu escritório como fluida, não fixa

Hoje, o prazo para reformulações de escritórios é de anos, em vez de décadas. Algumas empresas até mudam seus arranjos de assentos de escritório a cada poucos meses. Kayak usa as novas contratações como uma oportunidade para mudar os assentos do escritório, enquanto a empresa de jogos Valve permite que os funcionários se mudem para locais que funcionem melhor para novos projetos com estações de trabalho móveis sobre rodas.

Embora as mesas móveis não sejam possíveis para todos os locais de trabalho, os gerentes de recursos humanos e de escritório devem adotar uma mentalidade de 'mudar'. Quando a localização das mesas e mesas comuns prejudicar a produtividade, converse com os funcionários sobre a configuração ideal e faça alterações. A agilidade é essencial para seus serviços e funcionários - o espaço do seu escritório deve refletir esse valor.

Como projetar um gráfico de assentos para um escritório em 7 etapas simples

O uso de um criador de plantas baixas pode ajudá-lo a visualizar projetos e reformas de escritórios em toda a sua empresa - de São Francisco a Cingapura. Com a ferramenta de layout e disposição dos assentos, você pode criar o design e fazer alterações com mais eficiência do que ao esboçá-lo no papel. Você pode usar a ferramenta para armazenar os layouts de vários escritórios para reformulações futuras e para compartilhar ideias e inspiração com os membros da equipe durante o processo de design.

Siga estas etapas para usar a ferramenta de planta baixa das Mesas Sociais para ajudá-lo a projetar um layout de escritório que você tem orgulho de compartilhar com sua equipe:

Etapa 1: Criar um novo evento

Selecione 'Eventos' no menu à esquerda, seguido de '+ Criar evento' no canto superior direito. Para a reformulação do escritório de uma empresa em Chicago, nomeie seu evento como 'Chicago Office Layout' ou algo semelhante. Você deseja acessar esses arquivos facilmente quando necessário. Adicione uma data de evento que acompanhe o design do escritório ou cronograma de renovação.

Etapa 2: Crie ou carregue o layout do escritório

Se o seu escritório tiver uma forma retangular simples, você pode inserir o comprimento e a largura do espaço para começar. Mas na maioria dos casos, você deseja carregar uma planta baixa existente do escritório em um formato .pdf, .jpg ou .png. Isso garante que o layout inclua todos os recantos, salas de conferências e halls de entrada para que você possa aproveitar ao máximo o espaço. O gerente do escritório deve ter o layout ou você pode entrar em contato com o gerente do prédio se alugar o seu espaço de escritório.

Etapa 3: Crie um quadro de visão de design de escritório

Use a seção 'Upload de arquivos' para criar um quadro de visão para o projeto. Adicione imagens a um documento e carregue-o no evento. Este é um excelente local para armazenar fotos de móveis de escritório de sua escolha ou inspiração de design de outros escritórios.

Etapa 4: crie uma lista de funcionários do escritório

Crie uma lista de 'Participantes' para a reformulação do escritório com seus funcionários como convidados. Selecione 'Armazenamento' no menu à esquerda e, em seguida, selecione '+ Novo' no canto superior direito. Você pode então adicionar todos os funcionários do escritório de uma vez com um arquivo CSV ou adicioná-los um por um.

Use a seção de notas para incluir detalhes que afetam a disposição dos assentos, como identificar os membros da equipe do projeto que precisam de espaços de trabalho próximos uns dos outros ou a recepcionista que deve estar perto da entrada.

Etapa 5: Projete o layout do escritório

Essa é a parte divertida! Selecione 'Chicago Office Layout' e selecione a imagem da cadeira (Objetos) no menu à esquerda. Explore as opções e deixe o design do seu escritório tomar forma selecionando o objeto desejado, arrastando-o para o layout e clicando onde deseja colocá-lo no espaço. Escolha entre mesas retangulares, pufes, sofás, mesas de centro, samambaias e muito mais. Você pode mover e realocar conforme você avança e salvar versões se não tiver certeza das alterações. Aqui estão mais algumas dicas para orientar o processo de design:

• Comece adicionando as escadas, portas e janelas, bem como obstruções e acessórios permanentes no espaço.
• Selecione as formas das mesas e cadeiras mais próximas do que você imagina para o espaço.
• Ou você pode criar objetos personalizados.
• Use objetos 'Alimentos e bebidas' como 'Bar', 'Estação de bebidas' e 'Mesa de centro' para criar áreas comuns de café, lanches e bebidas.
• Use 'Áudio e Visual' para designar a localização de tomadas elétricas e iluminação, bem como telas de projeção e televisores para videoconferência.
• Use 'Admin & Business' e selecione 'Flip Chart' ou 'Cavalete' para designar os quadros brancos.
• Em 'Móveis', você encontrará as opções 'Sofá' e 'Loveseat', que são perfeitas para projetar uma colaboração confortável ou zonas tranquilas.
• Seja criativo! Selecione 'Mesa de Cartas' em 'Administração e Negócios' para designar uma área de escritório para diversão e jogos. Adicione vegetação ao seu escritório selecionando no menu 'Plantas'. (Escritórios verdes também têm um impacto positivo na função cognitiva e no bem-estar dos funcionários).

Etapa 6: crie o gráfico de assentos do escritório

Combine os funcionários com suas estações de trabalho selecionando 'Objetos' e, em seguida, selecionando os três pontos horizontais na parte inferior do menu à esquerda. Selecione 'Participantes' e a lista de nomes de funcionários que você criou anteriormente aparecerá. Selecione um nome e clique na mesa onde eles se sentarão.

Etapa 7: compartilhe o layout do escritório e a tabela de assentos

O criador da planta baixa do Social Table facilita o envio do layout do escritório aos tomadores de decisão e membros da equipe. Para compartilhar o design, crie um PDF compartilhável usando o ícone PDF no canto superior direito quando estiver no 'Layout do Chicago Office'.

É particularmente útil compartilhar o layout quando você está projetando um escritório em outro estado ou mesmo país. Os funcionários que trabalham no espaço todos os dias podem notar problemas com o design ou a disposição dos assentos que você não percebe à distância. É também uma forma útil de despertar entusiasmo sobre o layout aprimorado do escritório.

Pronto para projetar (e redesenhar) os escritórios da sua empresa com facilidade? Explore as possibilidades com o software de layout de eventos do Social Tables.

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