Gerenciamento de desempenho: dicas para criar uma estrutura eficaz para sua organização

O gerenciamento de desempenho mudou significativamente nos últimos dez anos. E como a face do local de trabalho moderno continua a mudar até hoje, a maneira como vemos o desempenho dos funcionários muda junto com ele. Muitas empresas abandonaram as avaliações anuais de desempenho e optaram por uma gestão de desempenho contínua. Eles estão mais focados na felicidade e no crescimento do indivíduo na empresa e são benéficos para os gerentes que querem fazer o melhor para manter as taxas de rotatividade baixas.

Se você está procurando revitalizar seu sistema de gerenciamento de desempenho, não procure mais. Abaixo, compilamos uma lista de etapas que estabelecem as bases para um sistema de gerenciamento de desempenho eficaz e centrado no funcionário.

Por que você deve mudar seu processo de gestão de desempenho

A General Electric tem o mesmo método de avaliação e gerenciamento de desempenho desde os anos 70, até os anos 2000. Sua chefe de RH, Susan Peters, mencionou em uma entrevista que essas práticas se tornaram mais um ritual, em vez de uma ferramenta para manter a empresa avançando. Ela ficou feliz em ver a reestruturação do sistema, pois ela mesma disse que o espaço de trabalho estava se tornando mais “milenar”.

O gerenciamento de desempenho de décadas atrás simplesmente não serve mais.

Talvez o exemplo mais ressonante no mundo dos negócios, a mudança 180 da Microsoft para um sistema de gerenciamento de desempenho completamente diferente fez com que algumas empresas seguissem o exemplo. Empresas como Adobe, Cisco e IBM, para citar alguns, abandonaram o método infame da “curva em sino” por um que era mais flexível e refletia a força de trabalho moderna.

E embora não tenham visto mudanças inovadoras, eles notaram que os funcionários ficaram mais motivados, houve menos rotatividade e os resultados foram melhores.

Em contraste, as revisões anuais, juntamente com métodos de gestão de desempenho mal estruturados, tinham a tendência de colocar os funcionários uns contra os outros, causando atrito, estresse e altas taxas de rotatividade.

Os blocos de construção de um sistema de gestão eficaz

Por meio de nossa pesquisa, descobrimos que quatro elementos notáveis ​​são repetidos várias vezes em entrevistas com CEOs, webinars e relatórios de RH e diários de negócios.

1. Aprender o que torna seu processo atual defeituoso
2. Elaborando uma estrutura de gerenciamento de desempenho
3. Manter o controle do gerenciamento de tempo e
4. Dar feedback significativo por meio de avaliações

1. Analise suas práticas atuais

Quando se trata de implementar uma nova prática de gerenciamento de desempenho, primeiro você precisa dar uma boa olhada naquela que você já teve até agora. Carrie Herzog, do Terra Information Group, realizou um webinar sobre gestão de desempenho, no qual ela discutiu isso como o primeiro passo para qualquer empresa.

Como Herzog aconselha com base em sua própria experiência, o RH precisa olhar objetivamente para o processo de gestão de desempenho atualmente em vigor e por que ele não está funcionando. Você deve analisar:

• Como os funcionários veem suas avaliações de desempenho;
• Com que frequência você faz essas avaliações;
• Se forem arquivados e esquecidos ou usados ​​para documentação e melhorias adicionais;
• Se as avaliações causam atrito entre os funcionários, criando um terreno fértil para a competitividade em vez de colaboração;
• Quão detalhados são os relatórios;
• Com que atenção você presta atenção ao processo, não apenas ao resultado final do trabalho de um funcionário;
• Sua classificação de desempenho depende de caixas de seleção ou de um sistema de classificação de 1 a 5?

2. Crie uma estrutura de gerenciamento de desempenho

A próxima etapa do processo consiste em formar um plano firme que você seguirá ao longo do ano. Abaixo está uma lista de coisas cruciais para prestar atenção para um gerenciamento de desempenho eficaz.

Estabeleça metas anuais

Em primeiro lugar, você precisará adotar uma atitude com visão de futuro.

Pergunte-se sobre os objetivos da empresa para o próximo ano. Como cada departamento, equipe e indivíduo, nessa ordem, pode contribuir para o quadro geral? As metas e objetivos de cada equipe (e individual, posteriormente) precisarão estar alinhados aos de toda a empresa.

Porque o desempenho de um indivíduo deve ter um efeito ondulante que ajude a impulsionar a empresa.

As empresas que usaram avaliações de desempenho anuais únicas podem ser tarde demais para detectar como o trabalho de um funcionário se desviou dos objetivos gerais. E na maioria dos casos, isso acontece devido à negligência em acompanhar seu progresso e realinhar seus objetivos individuais no tempo. Muitas vezes, os funcionários desconhecem quais são as metas e objetivos da empresa!

Faça metas menores

O plano anual se concentra em áreas maiores de melhoria, mas para ser capaz de manter seu gerenciamento de desempenho em um ritmo constante, você precisará de períodos de tempo mais “fáceis de digerir”.

Dependendo dos objetivos e da direção da empresa, os períodos de monitoramento não devem ser superiores a seis meses. O ideal seria dividir seu ano em três ou quatro períodos cruciais e, ao final de cada período, haveria uma avaliação de desempenho do funcionário.

É uma ótima maneira de acompanhar o progresso em incrementos menores. Você lida com metas maiores passo a passo, dando aos funcionários ou equipes tempo suficiente para aprender e se adaptar.

Crie um plano de desempenho (melhoria)

O ponto crucial de todo processo de gerenciamento de desempenho é o seu plano.

Junto com seu departamento de RH, você pode elaborar um plano trimestral ou mensal mais detalhado para:

• Áreas a serem monitoradas (produtividade, eficiência, comunicação, pontualidade, engenhosidade, etc);
• Que aprendizado adicional você pode fornecer a eles;
• Datas para análises de gerenciamento de desempenho;
• Planos de contingência caso as metas para aquele período de tempo não tenham sido atingidas.

Depois de formar um plano de desempenho, fica muito mais fácil supervisionar o progresso dos funcionários.

Rastrear progresso

Embora você possa acompanhar o desempenho dos funcionários por meio de seus representantes de controle de tempo ou julgar sua eficiência com base nos prazos que eles cumprem, há outras vias que determinam o desempenho de um funcionário.

Thomas Kolopoulos, do Delphi Group, escreveu sobre uma prática que sua empresa tem usado: a avaliação 360 em tempo real . Ele se baseia na avaliação do progresso de desempenho de um funcionário também de acordo com sua confiabilidade, comunicação com colegas, interações, consistência e assim por diante.

Dessa forma, obtém-se uma visão completa do desempenho de um funcionário em uma escala muito maior do que apenas estatísticas. Por meio de formulários anônimos, os funcionários são ocasionalmente solicitados a descrever sua relação de trabalho com um colega de trabalho específico (sua comunicação, dinâmica, resolução de problemas, etc). Em seguida, os dados coletados são revisados ​​e avaliados pelo RH ou pelo gerente e usados ​​no relatório de gerenciamento de desempenho.

Siga os horários de check-in designados

Embora você ache que reunir-se com um funcionário a cada três meses seja desgastante, considere a alternativa.

Uma revisão anual exigiria que você gastasse horas coletando dados dos últimos 11 meses e fizesse um comentário generalizado sobre a ética de trabalho de uma pessoa. Acrescente a isso o fato de que provavelmente você terá que fazer várias avaliações de desempenho em um único dia - você passará mais tempo em reuniões fazendo a mesma coisa repetidamente.

Com o gerenciamento de desempenho contínuo, você gasta muito menos tempo se preparando e as reuniões duram menos. Você pode terminar todas as análises de desempenho muito mais rápido e com menor tempo de preparação (já que você rastreou seus dados regularmente).

Faça uma revisão anual

No caso de gerenciamento de desempenho contínuo, uma revisão anual faz muito mais sentido. No exemplo que fornecemos aqui, até o final do ano, você terá feito três check-ins maiores com o funcionário (ou a equipe). Isso lhe dará uma visão geral mais detalhada do progresso geral que eles fizeram.

Além disso, o funcionário tem uma ideia muito mais clara daquilo em que você, como gerente, tem se concentrado ao acompanhar o progresso. Portanto, eles tiveram oportunidades suficientes para resolver oportunamente quaisquer problemas ou lacunas ao longo do caminho.

3. Mantenha um cronograma apertado

O gerenciamento do tempo é uma grande parte de todo bom sistema de gerenciamento de desempenho. Aqui está um exemplo dos fatores que você precisa trabalhar para estabelecer o gerenciamento do tempo de qualidade em um nível departamental.

Indivíduos:

• Controle o tempo em suas próprias tarefas;
• Observe quais tarefas demoraram menos e mais tempo do que o esperado;

(eles são usados ​​para análises e análises de desempenho posteriores, pois são informações valiosas)

• Comunique-se com seus colegas de trabalho de forma clara e sem barreiras;

(como timidez, introversão, discussões contínuas, etc.)

• Aborde as distrações e trabalhe nelas sozinho ou com a ajuda do gerente;
• Fique de olho nos prazos se aproximando.

Um funcionário é tratado como uma única unidade que tem sua própria carga de trabalho para cumprir em um dia, semana ou mês. As técnicas e melhorias de gerenciamento de tempo individual são deixadas de acordo com suas preferências, com ajuda e orientação do gerente.

Equipes:

• Além de prazos e tarefas individuais, as equipes têm prazos (marcos) e critérios abrangentes a cumprir. Devem ser a soma de todas as tarefas individuais.

(ex: a equipe de marketing precisa atingir 10 novas postagens de blog em um mês, que é dividido entre a equipe de redatores para suas cotas individuais)

• Combine um código de comunicação;

(quando eles se comunicam por bate-papo, por e-mail, quando devem enviar uma mensagem de texto ou ligar, ou vir à mesa de alguém para discutir coisas pessoalmente)

• As reuniões têm regras próprias que garantem a maior eficiência;

(um limite de tempo de duração de uma reunião, quantas por semana, a que horas do dia, bem como quem precisa comparecer e manter uma programação).

• Revise seus resultados coletivos para identificar problemas e sucessos relativos à gestão do tempo e encontrar maneiras de melhorar ou repetir as boas práticas.

As equipes são compostas por vários funcionários, mas com eles, o gerenciamento do tempo precisa ser abordado em uma escala maior. Certas práticas de gerenciamento de tempo serão generalizadas e utilizadas por toda a equipe, independentemente das preferências individuais. Da mesma forma, a equipe em conjunto escolhe o terreno comum em relação à comunicação, etiqueta de horas extras e transparência da carga de trabalho. Você não estará olhando para o desempenho de cada pessoa, mas para os resultados coletivos, que vão depender da forma como os membros da equipe colaboram.

4. Faça seus comentários significativos

Até mesmo as resenhas têm sua própria etiqueta. Processos modernos de gerenciamento de desempenho aconselham reuniões individuais frequentes com os funcionários para reavaliar as metas, discutir o progresso e outras etapas. Naturalmente, seu feedback nessas reuniões deverá ser o mais informativo e útil possível.

Como uma pequena ajuda, compilamos uma lista de coisas que você pode ter em mente durante essas reuniões, bem como feedback por escrito.

1. Analise falhas e sucessos

Embora possa ser tentador se concentrar apenas nos aspectos negativos e em como você pode aprender com eles, pode ser terrivelmente desmotivador. É importante analisar os sucessos também.

Descubra o que tornou certos resultados tão bem-sucedidos e identifique boas práticas. Talvez alguns funcionários tenham se mostrado ótimos comunicadores, de modo que seus métodos podem ser úteis para outras pessoas, ou alguém lidou com grande pressão de prazos com facilidade e você desejará sua visão sobre o gerenciamento do estresse.

Todas essas são ótimas oportunidades de aprender com o sucesso, tanto quanto olhamos para nossos percalços e vemos como podemos fazer melhor. Trabalhe na dissecação de boas práticas para que você possa repetir resultados estelares.

2. Evite feedback generalizado

É sempre uma vantagem reconhecer o esforço de um funcionário. Lembre-se de evitar frases como:

• “Notamos que você tem trabalhado muito ultimamente”,
• “Sua ética de trabalho é boa / ótima / admirável”,

Ou qualquer outra declaração geral que realmente revele que você não tem prestado atenção a eles. Se você acompanhou de perto o desempenho de alguém, não deve ser muito difícil encontrar uma ou duas ocasiões em que essa pessoa se destacou. Lidar com situações específicas é um feedback mais valioso e preciso.

3. Formule sua crítica

As críticas precisam ser formuladas de maneira adequada para que possam ser absorvidas. Se você as apresentar de maneira inadequada, só há duas maneiras de as fazer:

• O funcionário fica na defensiva, encontra desculpas e começa a se aprofundar ainda mais, começando a se sentir inseguro, ou
• Percebe a crítica como um ataque e provavelmente irá ignorá-la, não aplicando nenhum novo conselho ou sugestão.

Trabalhe com um representante de RH para encontrar a melhor maneira de abordar cada funcionário ou a equipe como um todo. Embora você queira ser direto e direto ao ponto, contextualize a questão, peça a opinião dela sobre ela e o que eles fariam de diferente em retrospectiva. Mostre a eles que você está lá para ajudar e não para julgar.

4. Ofereça soluções e sugestões

O objetivo dessas reuniões individuais é discutir o desempenho de um funcionário, se você precisará mudar algo em suas metas e objetivos e como eles podem melhorar no futuro.

A palavra chave é discussão. Precisa ser uma comunicação bidirecional.

Evite despejar todas as estatísticas, dados e avaliações de outros gerentes e colegas de trabalho e depois perguntar se a pessoa tem alguma dúvida. Leve o seu tempo para repassar as informações e faça uma pausa de vez em quando para deixá-los falar também. Além disso, deixe-os perguntar o que quiserem.

5. Tente não ser um "executivo"

Tratem uns aos outros como iguais, tanto quanto possível. Pode ser um processo de aprendizagem, mas quanto mais você tentar, mais fácil ficará. Pode ser tentador compartilhar seus anos de experiência e oferecer vários conselhos de sua posição gerencial.

Isso só pode criar uma divisão entre você e o funcionário e fazer com que eles se sintam menosprezados. Concentre-se neles e em seu desempenho e mantenha sua posição e influência de lado.

6. Faça perguntas e se envolva

Como mencionamos antes, mantenha as reuniões em uma via de mão dupla.

Não fale muito e por muito tempo. Peça opiniões sempre que puder e veja como os funcionários se abrem com o tempo. Você deseja construir um relacionamento profissional baseado na confiança e na comunicação aberta.

Só então eles estarão totalmente receptivos ao feedback, mais inclinados a melhorar e até mesmo ansiosos pela avaliação de desempenho. Mantenha essas reuniões uma conversa, não um despejo de informações.

Para concluir

O gerenciamento de desempenho é um processo de várias etapas. Muitas empresas trocaram suas avaliações anuais com o gerenciamento de desempenho contínuo que oferecem. E embora possa parecer muito trabalhoso, se você implementar um sistema de gerenciamento de desempenho sólido, ele se tornará fácil de manusear e dominar. Tudo o que você precisa é uma visão geral do que precisa ser consertado em sua gestão atual, uma nova estrutura ou plano de gestão de desempenho, um cronograma sólido para seguir e uma boa etiqueta de avaliação de desempenho.