A ciência da reunião da equipe de marketing de conteúdo produtivo

Se você deseja uma maneira fácil de ajudar sua equipe de marketing a produzir um conteúdo melhor, cancele uma reunião. Melhor ainda, cancele sua primeira reunião do dia.

Estudos têm mostrado como lapsos de produtividade muitas vezes remontam a uma superabundância de reuniões de equipe. Agende uma chamada de status para o início da manhã, e os sucos criativos de um profissional de marketing de conteúdo praticamente não fluirão mais.

Dê uma olhada rápida em sua agenda para a próxima semana. Quanto espaço vazio você vê? Se for mínimo, você pode, sem querer, dificultar que os membros da sua equipe de conteúdo produzam seus melhores trabalhos.

Permita-me explicar.

Dificuldade de encontro

O marketing de conteúdo envolve muitas partes móveis, desde a criação de estratégias e planejamento até a criação, análise e promoção. Cada processo é altamente complexo e requer muita capacidade intelectual.

Muito disso justifica uma discussão de alto nível. Você não pode atingir taxas de conversão mais altas ou aumentar o ROI de seu e-mail se sua equipe não estiver unida em torno de uma visão e objetivos comuns.

No entanto, em algum ponto, os criadores de conteúdo precisam de tempo ininterrupto para pesquisar, pensar e criar. E é aqui que os problemas podem surgir.

Como gerente de marketing responsável por provar os benefícios finais do marketing de conteúdo, pode ser tentador confiar em reuniões de equipe recorrentes e check-ins regulares para manter o controle dos projetos e do progresso. Mas quando as reuniões se transformam em hábito, seu valor tende a despencar.

Um artigo da Harvard Business Review detalha como uma reunião semanal esgotou uma empresa de 300.000 horas de trabalho por ano. A pesquisa da VoloMetrix descreve como é fácil para uma empresa com 20.000 funcionários desperdiçar US $ 300 milhões em reuniões inúteis. Ainda outra pesquisa afirma que as empresas perdem US $ 37 bilhões anualmente para reuniões improdutivas.

“Claro, mas isso é um grande negócio”, você diz. “Estamos no nicho de marketing de conteúdo.”

Verdadeiro. Mas isso não significa que estamos livres. Algo tão mundano como uma sessão de estratégia semanal tem o potencial de causar danos reais.

Para ver como isso se aplica ao domínio do marketing de conteúdo, vamos dar uma rápida olhada em um exemplo hipotético.

Quando coisas ruins acontecem a boas reuniões de marketing de conteúdo

Adam é um grande especialista sênior de conteúdo. Ele é inteligente, talentoso e cheio de grandes ideias.

São 14h30 de quinta-feira. Adam trabalhou a semana toda em uma nova campanha. Ele dedicou várias horas à pesquisa, brainstorming e definição do escopo de um projeto em potencial - e agora é hora de compartilhar suas ideias por videoconferência com sua equipe de marketing de conteúdo de três pessoas. Trinta minutos após o início da reunião, todos estão a bordo e as responsabilidades foram divididas. Na manhã de segunda-feira, a nova iniciativa está em pleno andamento e todos estão dedicando suas horas mais produtivas para se preparar para o lançamento.

Se o membro médio da equipe ganha $ 100 por hora em salários e benefícios, a reunião de 30 minutos na quinta-feira custa $ 150 para a empresa.

Agora compare a história de Adam com Molly, que identificou a necessidade de uma iniciativa para reconquistar leads perdidos. Ela também trabalha em uma equipe de três pessoas cujos membros ganham os mesmos salários e benefícios que o grupo de Adam.

Molly ainda não fez nenhuma pesquisa, preferindo esperar e conversar sobre suas ideias incompletas com dois colegas na sessão de estratégia desta semana. A dela é uma das três ideias para discutir, o que leva uma hora. Depois, uma enxurrada de e-mails de acompanhamento e bate-papo em grupo transforma a reunião de uma hora em nove horas de trabalho cumulativo.

Portanto, o custo total da reunião de Molly é de US $ 900 - um aumento de 500% em relação à reunião de 30 minutos de Adam e cadeias de e-mail relacionadas a zero.

A diferença de custo nem mesmo é o maior problema. Cada vez que os profissionais de marketing são afastados da criação de conteúdo para discutir a criação de conteúdo, eles inevitavelmente perdem uma dose de produtividade. Um estudo diz que leva 23 minutos e 15 segundos para voltar ao normal após uma interrupção do trabalho. David Rock, diretor do NeuroLeadership Institute, explica que essas mudanças de foco podem fazer com que as pessoas cometam erros, esqueçam boas ideias e percam percepções valiosas.

Isso não quer dizer que você deva evitar reuniões a todo custo. Algumas reuniões são cruciais para impulsionar sua estratégia de conteúdo. Entrevistas com clientes ou clientes, chamadas rápidas destinadas a substituir cadeias de e-mail de 25 profundas e reuniões individuais regulares servem a propósitos valiosos.

Você deve ser seletivo ao diferenciar entre reuniões que agregam valor e aquelas que retêm sua equipe. E você deve fazer com que as reuniões que realizam valham seu peso em ouro. Vamos dar uma olhada em como fazer isso.

4 etapas para reuniões produtivas de marketing de conteúdo

Etapa 1: avalie as reuniões de sua equipe

Primeiro, avalie o papel das reuniões em sua estratégia de conteúdo e processos de desenvolvimento.

Se sua equipe usa uma ferramenta de controle de tempo compartilhada, coloque esses números em uma planilha. Em seguida, classifique as colunas para totalizar as horas semanais atribuídas às reuniões. Ou peça a cada membro da equipe para calcular e compartilhar seus resultados.

Etapa 2: examine as reuniões recorrentes

Ao examinar os resultados, observe os padrões de rotina para identificar possíveis infratores. Algumas reuniões ocorrem todas as semanas? Todo mês? Por que eles são recorrentes? Os participantes voltam com itens de ação ou estão simplesmente participando de reuniões de rotina programadas originalmente há um ano? (Dica: se você vir reuniões de longa data com nomes como "verificação de status", "standup diário" ou "sprint de equipe", é possível que tenham sobrevivido ao seu propósito original.)

Se precisar de ajuda na avaliação, faça as seguintes perguntas:

• A equipe de conteúdo já pensou sobre os assuntos que estão sendo discutidos na reunião?
• A conversa face a face foi necessária para avançar em um projeto ou questão importante?
• As pessoas saíram dessas reuniões com as próximas etapas acionáveis?
• Os problemas em questão na reunião têm impacto direto na estratégia de marketing de conteúdo?

Se você responder “não” a alguma dessas perguntas, há uma boa chance de que a reunião não seja mais necessária.

Etapa 3: Elimine o excesso

Esta é a parte mais difícil e provavelmente a mais intensa do processo. Depois de identificar reuniões recorrentes de marketing de conteúdo que precisam ser encerradas, recupere aquelas valiosas horas de produtividade.

Qual é a melhor maneira de fazer isso? Clique em “excluir reunião”.

Se você não identificou uma única reunião para eliminar neste estágio, você é o garoto propaganda da produtividade ou está em negação.

Por exemplo, seus criadores de conteúdo ainda discutem juntos? Nesse caso, aqui está um pouco de assunto para reflexão. Estudos mostram que muitos dados de muitas pessoas podem ser incapacitantes. Um dos primeiros experimentos de psicologia moderna para testar os efeitos do brainstorming de grupo avaliou a eficácia de um grupo de quatro brainstorms para resolver um problema versus como uma pessoa concebe soluções possíveis. Noventa e seis por cento dos participantes produziram mais ideias quando trabalharam por conta própria, muitas vezes com uma qualidade superior.

O psicólogo organizacional Adrian Furnham explica da seguinte forma:

A evidência da ciência sugere que os empresários devem ser insanos para usar grupos de brainstorming. Se você tem pessoas talentosas e motivadas, elas devem ser incentivadas a trabalhar sozinhas quando a criatividade ou a eficiência são a prioridade mais alta.

Se você não está no vagão de brainstorm de grupo e ainda não identificou uma única reunião para eliminar, há uma última opção a ser considerada - experimente uma política de não reunião.

Por exemplo, o Asana proíbe reuniões internas às quartas-feiras, a menos que seja absolutamente necessário. O objetivo é dar aos gerentes e membros da equipe mais tempo livre de interrupções para se concentrarem no trabalho.

Etapa 4: aproveite ao máximo as reuniões que realiza

Quando se trata de cobrar os sucos criativos de sua equipe de conteúdo, algumas reuniões fazem mais bem do que mal. Aqui estão duas maneiras principais de maximizar o tempo que passam juntos:

• Agende em um horário ideal (ou seja, não pela manhã) - o cientista comportamental Dan Ariely diz que todos temos uma janela de duas horas quando somos mais produtivos - logo de manhã. Aqui está o que o professor de psicologia e economia comportamental da Duke University tinha a dizer sobre o assunto em sua popular discussão no Reddit:

Um dos erros mais tristes na administração do tempo é a propensão das pessoas a gastar as duas horas mais produtivas do dia em coisas que não requerem alta capacidade cognitiva. Se pudéssemos salvar essas horas preciosas, a maioria de nós teria muito mais sucesso.

• Estabeleça um limite de tempo - se você já ouviu falar da lei de Parkinson, sabe que o trabalho tende a “expandir-se para preencher o tempo disponível para sua conclusão”. As iterações posteriores (ou correlações) desta teoria científica basicamente mudaram a idéia para dizer que os contratos de trabalho se ajustam ao tempo que lhe é dado.
  
  Ou, considerado de outro ângulo: as reuniões se expandem ou contraem para se adequar ao horário programado. Marque uma reunião por uma hora e sua equipe de marketing de conteúdo provavelmente preencherá a hora. Limite-o a 30 minutos e há uma boa chance de você cobrir as mesmas informações - sem o bate-papo - na metade do tempo.
  
  Outro benefício é que os participantes da reunião aproveitarão melhor a reunião mais curta. Cientistas sociais provaram que o cérebro humano está programado para prestar atenção e absorver informações por 10 a 18 minutos antes de começar a se desligar. Em termos mais simples, as pessoas checam mentalmente até mesmo uma reunião bem planejada se for muito longa.

Conclusão

Se você está procurando uma maneira de tornar sua equipe de marketing de conteúdo mais produtiva, seja cuidadoso sobre as reuniões que realizar. Adotar uma abordagem estratégica para reuniões de equipe pode produzir alguns resultados surpreendentes quando se trata de criatividade e produção.

E se você? Eu adoraria ouvir suas dicas para tornar as reuniões de marketing de conteúdo importantes. Por favor compartilhe-os nos comentários.

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Imagem da capa por Joseph Kalinowski / Content Marketing Institute