O que é uma fatura periódica? + Como configurar um para dinheiro fácil

Um dos maiores desafios ao administrar uma empresa é criar um sistema de pagamento eficaz. As faturas são geralmente seguidas de e-mails de acompanhamento intermináveis ​​e ligações para os clientes. Para pequenas empresas que carecem de segurança de caixa e recursos maciços, cada atraso no pagamento pode ser preocupante.

E se houvesse uma maneira de automatizar todo o processo de faturamento e cobrar antecipadamente da empresa de uma forma que beneficie ambas as partes? É aqui que uma fatura recorrente entra em jogo.

Ele permite que você crie um sistema onde uma fatura é enviada ao seu cliente em intervalos regulares. Geralmente, eles estão vinculados aos seus cartões de crédito por um valor acordado, ajudando ambas as partes a manter o controle de seus pagamentos.

Neste guia, veremos alguns dos benefícios de uma fatura recorrente e como você pode configurar o sistema de faturamento. Também veremos se o sistema é adequado para o seu negócio. Vamos mergulhar!

O que é uma fatura recorrente?

Uma fatura recorrente é uma fatura enviada automaticamente aos seus clientes em intervalos regulares. Eles contêm os mesmos detalhes da fatura e são perfeitos para empresas que oferecem o mesmo serviço em intervalos regulares.

Ajuda a criar um sistema eficiente que fatura seus clientes regularmente, sem o incômodo de lembretes e envio manual da fatura.

As empresas que geralmente usam faturas recorrentes são locadoras, serviços baseados em assinatura, empresas de marketing e consultores. No entanto, não se limita apenas a essas indústrias. Qualquer empresa que oferece pouca ou nenhuma mudança em seus serviços pode configurar faturas recorrentes para agilizar seu processo de faturamento.

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Por exemplo, se você possui uma pequena agência de SEO, pode oferecer um pacote fixo de marketing aos seus clientes. O pacote provavelmente terá um preço padrão mensal. Em vez de fazer uma fatura todos os meses com os mesmos detalhes, você pode simplesmente usar uma fatura recorrente que fatura seus clientes.

Uma empresa pode usar uma fatura recorrente depois de obter permissão do cliente para ser cobrada regularmente por um valor normal. A cobrança continua até a data de rescisão do contrato ou quando o cliente decide alterar o processo de faturamento.

Faturas recorrentes são frequentemente automatizadas e dependem de um software para fazer o trabalho por você. Basta definir o modelo com os detalhes do cliente e relaxar. Você pode optar por enviar automaticamente a fatura todos os meses ou fazer alterações para trabalhos únicos antes de ir para o cliente.

Uma fatura recorrente difere da fatura padrão de duas maneiras principais:

Um , os detalhes de uma fatura padrão variam de acordo com o serviço. Cada fatura padrão é diferente e é emitida após a entrega do serviço.

Em segundo lugar , a maioria dos detalhes da fatura recorrente é decidida de antemão e com base no pacote em que o cliente se concentra. No entanto, os detalhes de uma fatura padrão são preenchidos após o serviço. Em alguns casos, o cliente pode até solicitar revisões na fatura.

Uma fatura recorrente é um grampo de qualquer empresa de pequeno porte que oferece pacotes de serviços em intervalos regulares. Na próxima seção, veremos alguns dos benefícios de usar esse sistema de faturamento.

Benefícios de usar uma fatura recorrente

Uma fatura recorrente ajuda a agilizar seu processo de contabilidade. Vamos dar uma olhada em alguns dos benefícios de usar este sistema.

1. Melhora o fluxo de caixa

Uma fatura recorrente fornece receita em intervalos regulares. Seu fluxo de caixa recebe um aumento constante mensalmente para ajudá-lo a cobrir custos e despesas devido à receita recorrente.

Saber a quantidade de dinheiro que entrará também ajuda a fazer projeções precisas de fluxo de caixa. Isso não quer dizer que faturas recorrentes devam ser a única base para suas projeções de fluxo de caixa. No entanto, ajuda você a saber quanto dinheiro você pode depositar a cada mês.

Depois de calcular quanto pode ganhar por mês, o planejamento de despesas também se torna mais administrável. Uma renda mensal garantida pode ajudá-lo a tomar decisões de negócios informadas sobre onde e como planejar suas despesas.

2. Acelere seus pagamentos

Um dos maiores obstáculos para as pequenas empresas é receber os pagamentos em dia. Uma fatura recorrente pode ajudá-lo a eliminar os intermináveis ​​e-mails e acompanhamentos. Como a maioria dos pagamentos recorrentes é decidida com antecedência, o cliente tem uma ideia melhor de quando o pagamento é devido e pode planejar melhor.

Ao enviar faturas em intervalos regulares, você pode estimular uma rotina de pagamento. Quando os clientes sabem quando devem pagar, isso pode ajudá-los a planejar melhor seus cronogramas de pagamento.

Depois que uma rotina é estabelecida, é provável que haja menos pagamentos perdidos. Ajuda a evitar acompanhamentos estranhos e economiza tempo. Para o cliente, ele não precisa se lembrar de fazer o pagamento e evitar multas por atraso. Uma win-win!

Além disso, algumas faturas recorrentes também permitem vincular ao cartão de crédito do cliente. Isso ajuda a tornar o processo de pagamento mais conveniente para ambas as partes.

3. Economiza tempo

Uma fatura recorrente ajuda você a economizar tempo de duas maneiras principais. Primeiro, você gasta menos tempo perseguindo pagamentos. Segundo, ajuda a evitar a criação de uma fatura do zero todos os meses.

Quer você defina suas contas para envio automático ou conserte o rascunho, você ajuda a evitar a duplicação de esforços. Também ajuda a liberar recursos para outras atividades.

Embora não seja demorado criar uma nova fatura a cada mês, isso sobrecarrega seus recursos. É verdade, especialmente para pequenas empresas com recursos limitados. O tempo pode ser melhor utilizado em outras funções, como marketing e vendas.

4. Cometa menos erros

Cada vez que você cria uma fatura, você corre o risco de cometer um erro. Criar um sistema automatizado de faturamento ajuda a cometer menos erros.

Use o software de fatura online para criar um modelo de fatura, definir a programação e fazer quaisquer alterações, se necessário. Ajuda a criar um processo automatizado que tem pouco ou nenhum espaço para erro humano.

Você pode revisar quaisquer alterações se o pedido for alterado, mas a fatura principal permanece inalterada. Isso significa menos erros e não há mais trabalho duplicado.

5. Melhorar o relacionamento com o cliente

Com o passar do tempo, faturas oportunas e menos acompanhamentos de pagamento se traduzem em um relacionamento melhor com seu cliente. Pode ser difícil fazer o acompanhamento do pagamento, especialmente com clientes de longo prazo.

Configurar uma fatura recorrente ajuda você e o cliente a gerenciar melhor os cronogramas de pagamento. Ao vincular o cartão de crédito aos seus sistemas de pagamento, você tem a garantia do pagamento. Isso ajuda você a se concentrar nos resultados finais, em vez de perseguir os pagamentos.

Também ajuda o cliente a vê-lo como parte de sua equipe estendida, em vez de um fornecedor ad hoc. Ao faturar em intervalos regulares, você tende a fazer parte do orçamento deles e a se tornar uma extensão natural do processo de planejamento.

6. Integrações e várias opções de gateway

A maioria dos softwares de faturamento também permite a integração com outros sistemas, como plataformas de gerenciamento de relacionamento com o cliente, sistemas de contabilidade e gateways de pagamento.

Eles permitem que você tenha uma visão geral completa dos registros de cada cliente e promovem a transparência. Permite que sua equipe tenha um melhor retrato dos clientes e promove a colaboração.

O software de faturamento recorrente também permite que você escolha entre várias opções de pagamento. No caso de falha de um gateway, os clientes sempre podem escolher outro modo de pagamento. Isso lhes dá flexibilidade e permite que você se proteja contra quaisquer falhas e falhas em um sistema de pagamento.

A consistência e a precisão de um dispositivo recorrente podem ajudá-lo a criar um cronograma de pagamento tranquilo. Isso beneficia você e o cliente, pois economiza tempo e reduz acompanhamentos desnecessários.

Na próxima seção, veremos como você pode configurar um sistema de fatura recorrente para o seu trabalho.

Como configurar uma fatura recorrente?

Para configurar uma fatura recorrente, primeiro você precisa criar a fatura em seu software. Embora as etapas exatas dependam do software escolhido, o básico permanece o mesmo.

Tomemos o exemplo do FreshBooks. O primeiro passo é criar a fatura, que pode então ser convertida em um modelo de fatura recorrente (imagem abaixo).

Para criar a fatura recorrente, siga as etapas abaixo:

1. Escolha uma data

Depois de criar a fatura, você precisa definir a data e a frequência da fatura. Na programação recorrente, escolha a próxima data de emissão quando a primeira fatura será gerada.

A data geralmente é o último ou o início do mês, dependendo do seu contrato. Em seguida, digite a freqüência com que deseja que a fatura seja gerada. Você pode escolher entre opções anuais, mensais ou semanais. Ele também permite que você defina um intervalo personalizado, como a cada seis semanas.

Em seguida, defina quantas faturas você precisará. Depende da duração do seu contrato e varia de infinito (contratos mais estendidos) a x número de faturas (projetos menores).

2. Insira o trabalho computado

Depois de definir a data, adicione o trabalho a ser cobrado do cliente. Aqui, você pode adicionar notas, multas por atraso ou outros termos relevantes para o cliente.

O software de faturamento também permite que você adicione automaticamente todo o trabalho e despesas que estão vinculados a esse cliente específico. Ao configurar a nota fiscal recorrente, clique no botão “Adicionar linha” e escolha “importar tempos e despesas não faturados” (imagem abaixo).

Aqui, você pode escolher entre três opções - todas as horas e despesas não faturadas, apenas as horas não faturadas ou apenas as despesas não faturadas. Defina o período para essas despesas e o software rastreará automaticamente todas as despesas e o tempo para gerar sua fatura.

3. Incluir o total devido

Em seguida, inclua o total devido ao cliente. O valor final incluirá todas as despesas e tempo rastreado durante um determinado período.

Aqui, você também pode optar por adicionar qualquer taxa extra ou trabalho realizado. O valor da fatura aparecerá no modelo de fatura recorrente, conforme mostrado na imagem acima.

4. Adicione o cliente ao qual se aplica e defina como recorrente

Para iniciar sua fatura recorrente, adicione o cliente. Nas opções de entrega, escolha entre “enviar faturas automaticamente” ou “criar rascunho de faturas e enviar manualmente”. A segunda opção é para aquelas faturas em que você pode precisar adicionar trabalho extra ou tempo gasto em um projeto durante o intervalo determinado.

Defina a fatura como recorrente. Você pode visualizar facilmente seus modelos de faturas recorrentes (conforme mostrado na imagem acima).

Depois que o modelo de fatura recorrente for corrigido, relaxe e deixe o software cuidar disso. Embora a maioria dos programas de software ofereça uma ampla variedade de serviços, algumas práticas recomendadas podem ajudá-lo a obter o máximo desse sistema de faturamento.

Na próxima seção, veremos algumas dicas a serem lembradas ao projetar seu sistema de faturamento recorrente.

Melhores práticas em faturas recorrentes

A maioria dos softwares recorrentes já possui medidas padrão que o ajudam a criar um sistema eficaz. No entanto, alguns aspectos como quando faturar e como proteger melhor seus pagamentos podem ajudá-lo a criar um sistema de pagamentos hermético e a criar um sistema transparente que beneficiará você e o cliente.

Aproveite ao máximo o software, mantendo algumas dicas em mente. Isso o ajudará a otimizar ainda mais seu ciclo de faturamento.

1. Cronometrando sua fatura

As empresas têm diferentes ciclos de pagamento - enquanto algumas preferem o início do mês, outras geralmente pagam seus funcionários e fornecedores no final do mês. Certifique-se de alinhar seu ciclo de faturamento de acordo com o padrão em sua área.

Como as faturas recorrentes visam estabelecer uma rotina de pagamento saudável, planejar seus pagamentos em torno do esquema de pagamento natural ajudará seus negócios. É provável que o cliente o veja como uma extensão de seus pagamentos internos.

2. Sempre obtenha uma confirmação por escrito para faturamento recorrente

O faturamento recorrente usa as informações do cartão de crédito do cliente e outros detalhes. Além disso, certifique-se de ter o consentimento por escrito do cliente para cobrá-los regularmente.

Embora seu contrato principal possa cobrir a duração do faturamento, ter um acordo por escrito sobre o uso de suas informações financeiras é uma ótima maneira de evitar disputas posteriores.

Deve também mencionar quando você vai retirar o dinheiro, por quanto tempo e o pagamento combinado.

3. Trabalhe em trabalhos únicos no contrato

Faturas recorrentes geralmente são usadas para pacotes de pacotes, mas às vezes você também pode acabar fazendo trabalhos únicos para o cliente em um determinado mês.

Certifique-se de incluir isso em seu contrato por escrito. Há duas coisas a serem consideradas aqui. Primeiro, você usará o mesmo método de pagamento. Segundo, o trabalho único será cobrado junto com os serviços de assinatura.

Uma fatura recorrente está configurada para o seu negócio?

Quer você seja uma plataforma de comércio eletrônico ou uma empresa de software, um sistema de fatura recorrente é adequado para todos os negócios. É sem dúvida a melhor opção para empresas que fornecem serviços regulares.

É uma ótima maneira de automatizar e agilizar o processo de pagamento e beneficiar você e o cliente. Isso os ajuda a planejar suas despesas e estabelecer um cronograma de pagamento do cliente, ajudando-os a evitar multas atrasadas e outras cobranças.

Estes são alguns dos tipos de negócios que podem se beneficiar significativamente de um sistema de faturamento recorrente:

• Empresas que fornecem serviços mensais, como uma agência de marketing digital com um número fixo de postagens ou alvos de conteúdo.
• Empresas de manutenção mensal que oferecem suporte como manutenção de softwares e máquinas.
• Empresas que oferecem treinamentos mensais ou workshops de aprendizagem. Geralmente, trata-se de um número fixo de sessões fornecidas em intervalos regulares.
• Empresas de software que oferecem pacotes ou serviços baseados em assinatura por uma taxa de licença ou plano mensal.

A melhor parte das faturas recorrentes é que elas são flexíveis e podem ser personalizadas de acordo com as suas necessidades. Por exemplo, se você tem um negócio sazonal ou está interrompendo serviços para um cliente, simplesmente pause a fatura recorrente e reinicie quando você voltar.

Quer você seja um freelancer ou uma pequena empresa, um sistema de faturamento recorrente é uma ótima maneira de estabelecer um hábito de pagamento saudável. Isso não apenas protege seus pagamentos, mas também o ajuda a ser regular com seu faturamento. É fácil enviar um e-mail recorrente ao mesmo tempo que uma fatura recorrente se você deseja notificar os clientes sobre o pagamento.

No fechamento

Um sistema de faturamento recorrente é uma ótima maneira de evitar correr atrás dos pagamentos e criar uma rotina de pagamento saudável. Ajuda você a economizar tempo, cometer menos erros e criar um fluxo de caixa saudável para o seu negócio.

Ajuda o cliente a planejar suas despesas e, com menos chamadas de acompanhamento para pagamentos, leva a uma melhor relação de trabalho com você. Como o sistema requer uma pré-autorização para pagamentos, ele também ajuda você a ter certeza de seus pagamentos.

Dependendo do seu software, você pode criar uma programação de faturamento. Basta criar um modelo e deixar o software preencher os detalhes. Em seguida, ele enviará automaticamente a fatura para seus clientes como um relógio.

Certifique-se de obter permissão por escrito para o uso dos dados financeiros do cliente. O planejamento de sua programação de faturamento em torno dos ciclos de pagamento também ajuda a criar um sistema eficaz. Então, o que você está esperando? Configure seu sistema hoje!

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Jimmy Rodriguez é o COO da Shift4Shop, uma solução de comércio eletrônico de nível empresarial totalmente gratuita. Ele se dedica a ajudar os varejistas da Internet a terem sucesso online, desenvolvendo estratégias de marketing digital e experiências de compra otimizadas que geram conversões e melhoram o desempenho dos negócios.
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