Como aumentar a produtividade em um espaço de trabalho remoto altamente colaborativo

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Nesta era digital, onde os espaços de trabalho são dominados pelos Millennials e sua mentalidade de desejo de viajar, o termo “colaboração” assume novos significados.

Você provavelmente está ciente de que o trabalho autônomo e remoto é uma tendência crescente entre os Millennials. Embora seja ótimo poder trabalhar em conjunto de locais remotos (mesmo exóticos) espalhados por todo o mundo, colaborando pela Internet, embora, se não for bem feito, a produtividade pode ter um preço.

Nestes dias de Seis Sigma e Kanban, os gerentes (e empregadores em geral) levam a produtividade muito a sério. E por que não deveriam? A competição entre empresas e empresas em todos os setores hoje é ridícula. Além disso, hoje em dia, tanto os empregadores quanto os empregados tendem a dar uma prioridade muito alta ao “equilíbrio entre vida profissional e pessoal”. Assim, os empregadores certamente gostariam de tirar o máximo proveito de seus funcionários e otimizar sua produtividade ao máximo.

A produtividade nos locais de trabalho tradicionais tem sido uma função de muitos fatores variados, como:

• Design da mesa: A mesa do funcionário é seu espaço de trabalho central e deve ser projetada com cuidado, de forma a facilitar a comunicação e permitir alguma privacidade. O truque é encontrar o equilíbrio certo entre os dois.
• Ambiente de escritório: O design geral do escritório também desempenha um papel importante na produtividade do funcionário. Afeta mais do que apenas a ergonomia simples e pode ter um impacto profundo na saúde e bem-estar geral do funcionário. Portanto, ter iluminação, ventilação e ar condicionado adequados é tão importante quanto ter salas de conferência, corredores e lounges bem projetados.
• Personalização: Acredita-se que personalizar seu espaço pode aumentar sua conexão emocional com seu trabalho. Itens pessoais pequenos e organizados, como brinquedos de mesa, porta-retratos, etc., podem ajudar o funcionário a se sentir mais em casa e melhorar a concentração, aumentando assim a produtividade.
• Cultura de trabalho: A criação de uma cultura empresarial positiva está diretamente ligada ao nível de produtividade dos trabalhadores. Este é simplesmente um fato inegável, mas ainda é muitas vezes esquecido pelas grandes empresas. Uma cultura de trabalho positiva é aquela que promove um sentimento de pertencimento entre os funcionários, os incentiva a fazer pausas frequentes para recarregar e promove a colaboração aberta entre diferentes equipes.
• Ferramentas de software: A qualidade das ferramentas de software (e recursos em geral) disponíveis para os trabalhadores é um fator crítico que afeta seu nível de produtividade e produção.

Esses são apenas alguns dos muitos fatores que afetam a produtividade dos funcionários que trabalham em um escritório corporativo regular.

No entanto, quando falamos de um espaço de trabalho remoto, como um escritório em casa ou uma casa de praia nas Bahamas, é o funcionário que manda no design da mesa e no ambiente de trabalho. O espaço de trabalho seria então (por padrão) personalizado e otimizado de acordo com o seu gosto, e assim, estes já não são os fatores controláveis ​​que afetam sua produtividade. De fato, um estudo de 2017 da Universidade de Minnesota sugere que os 'gênios criativos' preferem um espaço de trabalho desordenado e ocupado.

Claro, sempre há dicas e táticas para ajudar a projetar um escritório em casa ideal que seja confortável e sério.

Mas o que ainda permanece o mesmo é o software que está sendo usado pelos trabalhadores para realizar as tarefas reais. Normalmente, as ferramentas de software são padronizadas em toda a empresa e, portanto, o empregador ainda desempenha um papel importante em influenciar a produtividade dos funcionários nesse aspecto.

Simplificando, aumentar a produtividade em um espaço de trabalho virtual altamente colaborativo de teletrabalhadores se resume à escolha de software da empresa. E para os Millennials experientes em tecnologia, no entanto, o software é mais do que apenas uma mera ferramenta para concluir uma tarefa. Assim como muito processo de pensamento é necessário para projetar um espaço de trabalho físico altamente produtivo – arquitetura, design de interiores, projeto estrutural, etc. – o mesmo vale para um espaço de trabalho virtual.

É preciso muita criatividade e design thinking para produzir um software que ofereça uma ótima experiência do usuário (UX) e, por sua vez, aumente a produtividade. Além disso, o software com uma bela interface de usuário (UI) motiva os trabalhadores a fazer mais.

Então, vamos dar uma olhada rápida em algumas ferramentas de colaboração remota que realmente se destacam da multidão quando se trata de aumentar a produtividade com uma UI/UX estelar. Como bônus, as ferramentas listadas serão de bolso, mas sem comprometer a qualidade.

Ferramentas de colaboração remota

Ferramentas para comunicação rápida e nítida

Embora o e-mail de ida e volta sirva ao propósito de comunicação, existem inúmeras ferramentas e aplicativos (gratuitos e pagos) que oferecem serviços de comunicação tudo-em-um: chamadas de voz, chamadas de vídeo, compartilhamento de tela e mensagens instantâneas pela Internet . Mas apenas alguns deles são dignos de nota e realmente aumentam a produtividade em vez de aumentar o incômodo.

Como você já deve ter adivinhado, o Slack domina os gráficos aqui. Com preços competitivos e um plano gratuito atraente com todos os recursos que você pode precisar, não é de admirar que o Slack seja a referência global de mensagens instantâneas.

As alternativas populares de qualidade incluem o Google Hangouts e o Skype, que possuem todos os recursos, mas parecem um pouco inferiores ao Slack em termos de interface e intuitividade.

Ferramentas para gerenciamento colaborativo de tarefas

Estar na mesma página pode ser um desafio, especialmente quando você e seus colegas estão a milhares de quilômetros de distância. Felizmente, existem aplicativos que ajudam a otimizar o trabalho, acompanhar o progresso e promover a produtividade e a responsabilidade em toda a equipe.

A Asana é uma das mais notáveis ​​porque não sobrecarrega você com uma enxurrada de recursos avançados e oferece apenas o básico – criação de calendários, atribuição de tarefas e definição de prioridades – em um pacote bem projetado. O Trello é uma ótima alternativa que adota uma abordagem Kanban para gerenciamento de projetos, com quadros intuitivos e cartões de arrastar e soltar.

Ambos são muito econômicos e o plano gratuito do Trello é mais que suficiente para startups e pequenas empresas.

Ferramentas para Documentação Colaborativa

Nenhum negócio ou empresa existe sem documentação. Embora a documentação possa ser tediosa, uma boa interface de usuário pode ajudar a tornar as coisas interessantes e acelerar as coisas.