13 empresas remotas compartilham suas ferramentas de colaboração favoritas [Expert Roundup]

Publicados: 2020-12-16

O trabalho remoto tem aumentado nos últimos anos em muitas indústrias. Tem muitos benefícios: comodidade, economia de tempo e dinheiro, aumento de produtividade, permitindo mais foco e flexibilidade. Para 65% dos trabalhadores, trabalhar em casa é um motivo para gostar ainda mais do trabalho. De acordo com a pesquisa FlexJobs, o teletrabalho é o tipo de arranjo de trabalho flexível mais procurado (80%), seguido por horários flexíveis (71%).

No entanto, para proprietários de empresas em 2020, mudar sua empresa para um modo remoto - total ou parcialmente - pode se tornar uma estratégia de sobrevivência por ainda mais razões. Agora não é apenas uma forma inteligente de cortar custos, lançar operações multinacionais, trabalhar com parceiros estrangeiros. O trabalho remoto também é uma forma de se adaptar e fornecer à sua equipe o distanciamento social necessário para lidar com a pandemia global.

Felizmente, existem ferramentas e plataformas suficientes que permitem operações on-line contínuas e comunicação relacionada ao trabalho. Quando você gerencia funcionários remotos, é importante saber quais ferramentas de produtividade e ferramentas de colaboração online usar e como elas irão ajudá-lo a gerenciar sua empresa de qualquer lugar.

Pedimos a 13 empresas remotas que compartilhassem suas ferramentas de colaboração favoritas que você pode considerar para o seu negócio.

Jonathan Holloway, sem exame

Como uma empresa 100% remota, contamos muito com o pacote de produtos do Google para colaboração. As planilhas e documentos do Google são ótimos para nós. O pacote deles tem tudo o que precisamos, de chat de vídeo a chamadas em conferência, compartilhamento de arquivos e colaboração de documentos.

Testamos outros produtos no passado, como Slack, Trello e Airtable. Descobrimos que é mais fácil ter um único lugar para atender a todas as nossas necessidades, em vez de ter que gerenciar vários serviços diferentes.

Estamos no mercado desde 2013, indo totalmente remoto em 2015. Somos uma corretora de seguros de vida digital. Achamos mais fácil para vendedores remotos de alto escalão, pois estávamos lutando para encontrar talentos qualificados em nossa área. Desde então, decidimos que não é necessário exigir que as pessoas entrem em um escritório. É a vantagem nº 1 que você pode oferecer aos funcionários.

Katie Horgan, assistente de generosidade

Estamos constantemente pensando em maneiras de nos conectarmos com nossa força de trabalho remota. Nossas duas principais ferramentas são o Slack e o Google Hangouts , pois cada um tem uma finalidade diferente.

Usamos canais Slack dedicados para mensagens instantâneas em nossos controles remotos aos quais toda a empresa está convidada a participar.

Para chats de vídeo, usamos o Google Hangouts sempre que possível.

Greg Mercer, Batedor da Selva

Até o ano passado, éramos uma equipe completamente remota e, mesmo agora, apenas cerca de metade da equipe está em escritórios (com base em Austin, Vancouver e Shenzhen).

Como uma equipe, usamos muito Slack , Zoom , Airtable e Google Drive . Usamos o Slack para nossas comunicações rápidas e diárias, bem como para formas de comemorar aniversários, realizações ou brincadeiras aleatórias. Usamos o Zoom para todas as reuniões que temos. Airtable é usado para controlar as tarefas individuais e de equipe, e o progresso que foi feito em um projeto específico. Para compartilhamento de arquivos, achamos que o Google Drive é o mais fácil de compartilhar e colaborar ao mesmo tempo, como costumamos fazer como uma equipe.

Rhiannon Payne, Sea Foam Media

Para manter os processos internos de negócios e vendas fluidos, usamos as seguintes ferramentas:

  • Trello (gerenciamento de projetos e tarefas)
  • Slack (comunicação interna)
  • Telegrama (comunicação com cliente externo)
  • documentos Google
  • Qwilr (propostas do cliente)
  • HelloSign (contratos)
  • MailChimp (campanhas por e-mail)

Trello é o verdadeiro MVP aqui porque nos permite permanecer ágeis e escaláveis, pois é tão simples, mas altamente personalizável. Meu gerente de projeto e eu passamos muito tempo no último ano testando A / B diferentes estratégias para aproveitar ao máximo o Trello, e agora temos nossos processos bem ajustados, mas estamos sempre abertos a novas ideias para otimizar mais coisas.

Também personalizei placas Trello especificamente para me ajudar a gerenciar nosso funil de vendas, já que temos muitos novos clientes potenciais e oportunidades de parceria surgindo constantemente. Também ajuda o fato de o Trello ser de uso gratuito e, como já estamos gastando muito em outras ferramentas como o Premium Slack, essa economia de custo mensal tem um grande impacto.

Para alguém que está começando a usar o Trello, às vezes pode ser intimidante porque * é * muito personalizável. Eu recomendo assistir a vídeos tutoriais do YouTube sobre como começar a configurar placas, listas, cartões e listas de verificação para sua equipe. Você também pode usar placas apenas para descarregar suas idéias criativas e manter listas de tarefas pessoais a realizar!

David Alexander, Mazepress

Como desenvolvedor da web e comerciante digital que trabalha com uma equipe de freelancers e clientes em todo o mundo, é vital usarmos ferramentas de colaboração para garantir que nosso trabalho seja feito da maneira mais eficiente possível.

Nossa ferramenta de escolha é o Asana , por causa de sua interface de usuário amigável e como isso o torna fácil para integrar novos colegas e clientes.

O Asana fornece todas as funcionalidades essenciais necessárias, como gerenciamento de tarefas, calendários, listas de verificação que podemos reutilizar e relatórios de progresso, mas também é extensível para que possamos personalizar o fluxo de trabalho para incluir campos personalizados, dependências de tarefas e outros recursos que também são frequentemente necessários para que possamos trabalhar com o melhor de nossas habilidades.

O número de empresas com as quais entro em contato que ainda contam com e-mails internos como principal meio de comunicação em equipe é surpreendente e algo que estou constantemente apontando como uma ineficiência fundamental que deve ser corrigida.

A resposta? Usar ferramentas de gerenciamento de projeto e colaboração para permitir uma conversa mais granular sobre detalhes específicos, em vez de e-mails demorados em que os detalhes costumam se perder.

Existem muitas ferramentas excelentes por aí, mas para nós, o Asana atende a todos os requisitos, mas também usamos integrações como o Google Drive , Evernote e outros serviços externos que podem funcionar em conluio com o Asana.

Greg Dorban, Ledger Bennett

Ledger Bennett é uma agência multinacional de marketing B2B premiada que atende empresas globais e negócios em expansão. Construímos uma cultura de trabalho remoto e colaboração para nos ajudar a fornecer um serviço melhor para seus clientes. Com quatro locais (2 no Reino Unido e 2 nos EUA), além de trabalhar em escritórios de clientes, locais remotos e em casa, teremos regularmente 50% dos funcionários em locais individuais em um determinado dia.

Um dos maiores desafios que enfrentamos é fomentar a colaboração, a opinião de especialistas no momento certo e a visibilidade para todos os interessados ​​em um projeto. Sendo uma empresa de serviços e não produtos padrão, isso é agravado por diferentes locais com uma diferença de tempo de 8 horas.

Usamos um monte de ferramentas para nos ajudar a fazer isso. Internamente, usamos Asana para atribuição de tarefas e Synergist para planejamento de capacidade. Também usamos uma combinação de Slack , WhatsApp e Skype (o que quer que nosso cliente use) para melhorar a colaboração, não apenas internamente, mas externamente com os clientes.

Mas, de longe, a parte mais vital é nossa política de câmeras de vídeo obrigatórias em todas as chamadas. Estamos constantemente em grupos do Skype e em chamadas de vídeo, mesmo deixando mensagens de voz com vídeo são breves. Essa visibilidade face a face não é apenas importante para construir nossa cultura como uma equipe da empresa, independentemente da localização, mas ajuda a comunicar com mais eficácia as nuances do que estamos tentando alcançar.

A vantagem geral é ser capaz de dar uma volta ao trabalho mais rápido com efetivamente o dobro de dias de trabalho, dando cobertura de quase 24 horas e um caldeirão de experiência e conhecimento mais amplo do que seria possível em um local.

Natalie Athanasiadis, Ormi Media

Nossa ferramenta favorita é tudo o que está sob o guarda-chuva do G Suite . Temos especialistas colaborando em projetos em vários fusos horários, portanto, manter a organização é a chave para nossa eficiência.

Usamos planilhas do Google para gerenciamento de projetos e campanhas, tarefas para alocar atividades para a equipe, usamos Hangouts para colaborar e se atualizar. É de longe a melhor ferramenta que usamos e, como está tudo sob o mesmo guarda-chuva, não temos 100 guias e ferramentas diferentes abertas. Podemos fazer tudo em nossa guia de e-mail e qualquer planilha de campanha específica.

Crisantos Hajibrahim, Prodoscore

A Prodoscore é uma empresa totalmente 'virtual', com funcionários em todos os Estados Unidos. Como você pode imaginar, as ferramentas de colaboração são muito importantes para nos mantermos conectados e atualizados em todos os assuntos relevantes.

Escolhemos o G-Suite do Google como nosso pacote de colaboração, que funcionou muito bem. É acessível, profissional e fácil de usar - dimensionando conforme precisamos atender a todos os nossos requisitos de comunicação. O melhor atributo é que nunca precisamos nos preocupar em perder documentos ou encontrá-los rapidamente, mesmo que outra pessoa seja o autor.

Ollie Smith, ExpertSure

Como uma empresa totalmente remota com nossa equipe espalhada por meio mundo, precisamos de algumas ótimas ferramentas de colaboração online para nos permitir funcionar como uma equipe eficaz. Meu destaque deve ser o aplicativo Slack . Esta ferramenta fantástica nos auxilia em:

  1. Incentivar a colaboração - elimina muitas das barreiras que tradicionalmente têm sido obstáculos à transparência e à colaboração. Como fundador e CEO, isso me dá uma ideia do que minha equipe pensa, sem interferir em suas respectivas funções.
  2. Ele cortou o tráfego da web pela metade - o Slack elimina a maior parte das idas e vindas que costumavam encher minha caixa de entrada de e-mail.
  3. Isso me permitiu simplificar o processo um a um - me permite configurar facilmente reuniões um a um e atua como um registro histórico de qualquer conversa com qualquer membro da equipe.

Amber Hinds, Road Warrior Creative

A ferramenta nº 1 que permite que nossa equipe colabore com eficiência é, sem dúvida , o Basecamp . Estremeço ao pensar nos dias antes de introduzirmos a ferramenta de gerenciamento de projetos em nossos processos e temeria ter que voltar para eles.

O Basecamp é o hub centralizado para todas as nossas comunicações tanto internamente quanto com os clientes, e mantém tudo documentado e programado - nos mantém dentro do cronograma e organizados, e é tão útil que meu parceiro e eu até compartilhamos um projeto Basecamp para gerenciar nosso pessoal vida!

Duas outras ferramentas úteis para nossa equipe remota incluem o G Suite , que permite a colaboração fácil de documentos em tempo real, e o Zoom , que é a forma como realizamos reuniões presenciais com a equipe e com o cliente.

Além dessas ferramentas, também construímos e estamos continuamente adicionando a uma base de conhecimento interna / manual de operações do funcionário, construída como um site WordPress protegido por senha. Documentar processos e padrões tem sido vital para nosso sucesso e minimizar o tempo de aceleração quando um novo funcionário chega a bordo.

Como não podemos nos dar ao luxo de permitir que novos funcionários acompanhem seus colegas de trabalho nos primeiros dias, ter processos bem documentados é vital para trazer novos membros da equipe sem problemas. Muitas pessoas podem não perceber que o WordPress pode ser usado para intranets ou outros sites voltados para o público, mas é uma ótima ferramenta para todos os tipos de uso e foi perfeita para nossas necessidades conforme construímos nosso manual de operações.

Hamna Amjad, Ridester

Por sermos uma equipe remota, usamos uma série de ferramentas de colaboração para garantir que todos os membros de nossa equipe estejam na mesma página e que tudo esteja alinhado de acordo com a agenda de nossa empresa. Nossas ferramentas mais utilizadas são o Google Docs para documentação, Slack para comunicação e Google Drive para compartilhamento de arquivos. Mas recentemente, começamos a usar o Trello e estamos adorando como ele ajudou a gerenciar nosso fluxo de trabalho, melhorar nossa colaboração e aumentar nossa produtividade.

Usamos os quadros, listas e cartões do Trello para organizar e priorizar nossos projetos. Você pode configurar listas de tarefas, delegar tarefas e dar feedback a outras pessoas. Isso nos ajudou a eliminar muitos e-mails alternativos, economizando nosso tempo para nos concentrarmos em coisas mais importantes. Podemos ver facilmente no quadro, em qual projeto alguém está trabalhando e seu progresso nele. Isso nos ajuda a ficar por dentro das coisas e trabalhar com mais eficiência. Além disso, o Trello pode ser integrado com nossas outras ferramentas favoritas, como Google Drive, Slack e Evernote, o que é uma grande vantagem.

Siddhartha Gupta, Mercer-Mettl

  • Workplace by Facebook

Com a ajuda do Workplace by Facebook, você está apenas separado dos membros da sua equipe pela distância e não pela produtividade e pelo engajamento. Freqüentemente, os funcionários remotos perdem algumas atividades divertidas, mas com recursos e processos habilitados para IA integrados, tudo parece muito fácil. O local de trabalho é divertido de usar, pois é tão emocionante quanto qualquer plataforma de mídia social.

Você obtém atualizações contínuas em seu portal de feed de notícias, pode iniciar um vídeo ao vivo a qualquer momento, realizar videoconferências e aproveitar as mensagens instantâneas - tudo em todos os dispositivos - seja um celular, laptop ou tablet. Como um complemento, você também pode corrigir outras ferramentas como o Office 365 e rastrear vários problemas em movimento.

  • Whatsapp

Muitas vezes ignorado por seu status de um dos salvadores profissionais, é o WhatsApp. É subestimado, mas sua onipresença e disponibilidade o torna um dos mais amados e dependentes de ferramentas em todo o mundo - você pode criar grupos de trabalho para diferentes projetos, enviar mensagens para as pessoas sobre o andamento do trabalho, compartilhar imagens e vídeos e também realizar reuniões de vídeo. É a ferramenta mais simples que ajuda muito as pessoas em seus empreendimentos e compromissos profissionais.

  • Asana

Se a sua vida profissional é altamente dependente do trabalho em equipe - reportando-se a um gerente ou você tem pessoas que se reportam a você - e você precisa de atualizações contínuas enquanto trabalha remotamente - o Asana é a ferramenta certa para você. Ele tem vários usos para seus esforços profissionais, pois você pode facilmente verificar o que está acontecendo, quantos projetos foram concluídos, quem ainda está pendente de sua parte para enviar o trabalho e até mesmo anexar e verificar vários anexos como documentos, gráficos e vídeos- tudo de uma vez.

William Lipovsky, finanças do primeiro trimestre

No First Quarter Finance, nossa ferramenta de colaboração online favorita é o Slack . Nossa equipe totalmente remota de pesquisadores, escritores e editores usa o Slack constantemente para colaboração e comunicação. Os editores podem compartilhar informações e trocar ideias entre si e com nossos redatores, enquanto enviam um rascunho por meio de várias rodadas de edição. Como uma equipe, podemos discutir coisas como guia de estilo ou mudanças de política com todos que tenham oportunidades iguais de compartilhar suas opiniões - algo que pode não ser possível por meio de uma videoconferência ou chamada de voz muito populosa.

Como ferramenta de comunicação, o Slack é parte integrante de nosso fluxo de trabalho diário e os benefícios do Slack para uma organização remota são óbvios. Quando uma equipe está espalhada pelo mundo, não podemos entrar nos escritórios uns dos outros ou nos reunir em uma sala de conferências para compartilhar informações. O Slack nos permite abordar quaisquer problemas ou dúvidas de forma rápida e eficiente, individualmente ou em grupo. Não há maneira mais rápida de garantir que nossa equipe esteja a par de novas políticas ou projetos do que enviar uma mensagem do Slack para todos que precisam ser notificados.

Pronto - as ferramentas de colaboração online mais favoritas, compartilhadas por empresas remotas que entrevistamos. Quais ferramentas de colaboração online você usa para administrar sua empresa? Deixe-nos saber nos comentários abaixo!