Melhore sua contabilidade usando números de SKU

Seu acompanhamento contábil e financeiro são vitais para a saúde geral do seu negócio. No entanto, é intimidante calcular o grande número de variáveis ​​que desempenham um papel na determinação de suas finanças. Tudo, desde os banqueiros com quem você trabalha até os funcionários que você contrata, afeta a lucratividade. E, o menor erro contábil pode afetar significativamente seus números.

Desenvolver e usar regularmente números de SKU é uma das melhores ferramentas que sua pequena empresa ou atividade paralela pode aproveitar para melhorar a contabilidade (e a lucratividade).

SKUs x UPCs x números de série

Os números de SKU podem não parecer muito interessantes ou muito críticos para sua contabilidade de resultados. No entanto, uma vez que você veja quão profundamente integrados eles estão em suas operações de negócios, você reconhecerá seu valor.

Primeiro, você precisa saber o que define um número de SKU. SKU significa “unidade de manutenção de estoque”. É um código feito de letras e números e geralmente tem de seis a oito caracteres. Esses números são projetados para acompanhar o estoque. Eles são muito usados ​​em software de gerenciamento de estoque e de ponto de venda (PoS), bem como em software de contabilidade.

Neste ponto, você pode estar confuso sobre como os números SKU diferem dos UPCs (códigos universais de produtos) ou números de série. UPCs são números de 12 dígitos que aparecem na parte inferior dos códigos de barras em vários produtos. Os UPCs são, como o nome indica, universais e não podem ser exclusivos de nenhuma loja. Em outras palavras, duas empresas que vendem os mesmos produtos compartilharão o mesmo UPC para um determinado produto, mas provavelmente terão dois SKUs diferentes.

Os números de série são exclusivos para cada produto individual. Eles geralmente são usados ​​para eletrônicos e outros itens caros. Se sua loja estiver vendendo 20 laptops da mesma marca e modelo, todos terão os mesmos UPCs e SKUs. Mas, cada um desses 20 laptops terá um número de série distinto.

Vantagens para o processo contábil

Então, por que os números de SKU são bons para a contabilidade da sua empresa?

• Acompanhamento de perdas

  Para começar, os SKUs são um dos seus melhores recursos para rastreamento de perdas. Como cada número de SKU permite rastrear seus produtos recebidos e rastreá-los de maneira rápida e fácil ao longo de sua jornada até os clientes, é fácil determinar onde e como seus produtos estão desaparecendo.

• Decisões baseadas em inventário

  Erros de gerenciamento de estoque são uma das três maiores causas de perdas de lucro em negócios de varejo. No entanto, os SKUs facilitam muito o acompanhamento do estoque em cada um dos seus locais. Isso se torna crítico quanto mais produtos você precisar rastrear e quanto mais locais você tiver. Com números de estoque precisos por meio de um processo amplamente automatizado, sua equipe poderá tomar decisões de estoque mais inteligentes. Você perderá menos produtos, terá um estoque mais confiável em cada um de seus locais e terá menos probabilidade de fazer uma chamada de desenvolvimento ruim.

• Locais de itens individuais

  A contabilidade também pode determinar estatísticas avançadas com base nas localizações de vários itens. Por exemplo, eles podem ver quais lojas estão pedindo as maiores quantidades de cada produto e determinar onde a maioria dos produtos está sendo perdida. Como um bônus adicional, os gerentes de depósito e os estoquistas das lojas acharão muito mais fácil rastrear itens individuais. Isso pode aumentar muito sua velocidade e lucratividade.

• Precisão dos relatórios

  Você sabe a importância da precisão dos relatórios, e os SKUs podem tornar esses relatórios muito mais precisos. Como você digitalizará seus itens regularmente durante toda a operação com números exclusivos para cada item, não precisará se preocupar tanto com informações enganosas ou errôneas. Isso ajuda a criar projeções de receita mais consistentes e confiáveis. Além disso, permite decisões contábeis mais inteligentes.

• Atendimento ao Cliente e Marketing

  Embora não esteja diretamente relacionado à contabilidade, também é importante observar os benefícios dos SKUs para marketing, vendas e atendimento ao cliente. Os SKUs podem ajudá-lo a saber quais produtos estão sendo comprados com mais frequência (e como). Essas informações podem ser usadas para criar publicidade direcionada. Eles também podem melhorar nossa experiência na loja, pois você poderá localizar itens na loja mais rapidamente ou encomendá-los nos locais corretos.

Criando números de SKU

Você pode gerar SKUs da maneira que desejar; não há limites fundamentais sobre qual formatação você usa ou quantos caracteres devem ser incluídos. Ao decidir sobre um formato, certifique-se de considerar o aplicativo para o qual você está usando números de SKU. Por exemplo, se você acredita que seus caixas precisarão memorizar SKUs, é uma boa ideia mantê-los curtos, fáceis de ler e memoráveis. Mas, se você estiver trabalhando principalmente em armazéns e tiver muitos produtos diferentes, números de SKU mais longos podem ser vantajosos.

Depois de decidir o comprimento, selecione um formato que permita incorporar algum nível de significado em cada seção do seu código SKU. Você pode dividir seu código em três seções – início, meio e fim – e associar cada uma dessas seções a um elemento de significado diferente. Por exemplo, você pode fazer com que os dois primeiros dígitos representem a categoria ampla do item, os três segundos seguintes representem uma categoria específica do item e o grupo final de dígitos represente algum tipo de ordem sequencial.

Há muitas atribuições e designações diferentes que você pode considerar, incluindo:

• Atribuição e localização da loja. Acompanhe quais produtos pertencem a qual loja ou o local ou departamento onde estão sendo mantidos.
• Identificador de subcategoria. Você também pode criar grupos de números que identificam uma subcategoria. Estes podem incluir “frutas” ou “legumes” dentro da categoria “mantimentos”.
• Identificador de variação. O último conjunto de números ou letras deve aproveitar variações sutis entre diferentes produtos, como cor, tamanho ou tipo de item.

Dicas diversas de SKU

Para aproveitar ao máximo seus números de SKU, tente estas dicas:

• Você pode usar SKUs novamente.

  O bom senso pode dizer que, uma vez que você use um número de SKU específico, nunca mais poderá usá-lo. Afinal, eles devem ser identificadores exclusivos. Contanto que você espere alguns anos entre os itens em circulação, poderá usar números de SKU antigos para novos produtos. O único problema que você pode encontrar são os clientes retornando itens de vários anos que não estão mais em seu banco de dados.

• Comece SKUs com letras e definitivamente não zero.

  Ao atribuir números de SKU, é uma boa ideia iniciá-los com letras. Isso ajudará sua equipe de contabilidade a selecioná-los mais facilmente em uma planilha que provavelmente está cheia de outros números. Enquanto estiver nisso, certifique-se de que seus números de SKU não comecem com zero. Isso ocorre porque alguns aplicativos e softwares interpretarão erroneamente seu zero como "nada", resultando em erros.

• Trabalhe do amplo ao específico.

  O início do seu número de SKU deve ser a categoria mais ampla e de nível mais alto. As seções subsequentes de números devem trabalhar gradualmente para se tornarem mais específicas. Em última análise, isso resulta na categoria mais específica e mais restrita que você pode qualificar.

• Evite letras que parecem números.

  Você pode verificar automaticamente alguns SKUs. Os contadores devem inserir outros manualmente ou revisá-los em planilhas. Assim, você pode reduzir os erros evitando especificamente letras que parecem números. Por exemplo, a letra “I” se parece com o número “1” e a letra “O” se parece com o número “0”.

• Evite usar números de fabricante.

  Para simplificar, você pode usar os números do fabricante – ou um elemento deles – como seus próprios. No entanto, não há muitos benefícios desta estratégia. Lembre-se de que os números de SKU devem ser exclusivos para cada empresa. Portanto, pode ser confuso duplicar SKUs de outra empresa.

• Não inclua significado em seus SKUs.

  Embora seja uma boa ideia imbuir algumas seções de seus números de SKU com significado – como usar “GRC” para “mantimentos” – é uma má ideia sobrecarregar seus SKUs com significado. Isso geralmente resulta em SKUs com muitos dígitos. Isso cria mais confusão para sua equipe de contabilidade.

• Encurte SKUs para entrada manual.

  Se você for inserir manualmente seus SKUs, tente minimizar o número de caracteres usados. Quanto menor a cadeia de caracteres em um SKU, mais fácil será para as pessoas lembrarem e menos tempo levará para entrar. Isso vai economizar muito tempo e aborrecimentos para sua equipe.

Usar números de SKU para manter as finanças de sua empresa sob controle é uma das melhores decisões que você pode tomar para sua marca, especialmente se você tiver uma grande variedade de produtos para rastrear em vários locais. Leva tempo para configurar um sistema capaz de escaneá-los, rastreá-los e analisá-los. No entanto, vale a pena o esforço.

Republicado com permissão. Original aqui

Imagem: Due.com