Desenvolva um plano de desempenho da equipe em quatro etapas simples (modelos incluídos)

Não é incomum que as empresas enfrentem problemas de produtividade que afetam a produção geral. Na maioria das vezes, esses problemas podem resultar do mau desempenho da equipe ou da falta de orientação adequada. E os planos de melhoria de desempenho da equipe são uma maneira confiável de abordar e corrigir todo e qualquer problema que as equipes enfrentem.

A seguir estão algumas diretrizes sobre como formar um plano de desempenho sólido que qualquer equipe pode seguir, independentemente do setor em que você trabalha. Também compartilharemos recursos úteis e modelos adicionais e material de leitura.

Etapa 1: Aprenda sobre os planos de desempenho

Planos de desempenho (ou planos de melhoria de desempenho) são documentos criados com o objetivo de melhorar o trabalho de um indivíduo, uma equipe ou uma empresa. Eles são construídos e dispostos por líderes de equipe / supervisores / gerentes e, muitas vezes, entregues ao RH para avaliação.

Como um meio de melhorar o fluxo de trabalho, os planos de desempenho são uma ferramenta para ajudar indivíduos e equipes a superar problemas recorrentes. Eles traçam metas que precisam ser alcançadas, para que a pessoa (ou equipe) conserte certos problemas, ou para que um trabalhador médio seja viável para um aumento.

O que é um plano de desempenho de equipe?

Quando se trata de planos de desempenho para indivíduos, o propósito é bastante simples - um funcionário tem espaço para melhorias e diversificação de suas habilidades. Junto com eles, seu gerente pode traçar um plano sobre as áreas em que podem trabalhar, que direção tomar e os níveis de desempenho necessários.

Mas quando se trata de equipes, os planos de desempenho dependem de metas coletivas e níveis de desempenho que devem alcançar juntos. Isso é mais útil quando você está interessado em medir o nível de produção de um departamento como um todo e menos no impacto de cada funcionário individualmente.

Por que um plano de desempenho da equipe é necessário?

Um plano de desempenho de equipe pode fazer maravilhas em uma escala individual e empresarial.

Ajuda a identificar áreas problemáticas específicas dentro do grupo, o nível de melhoria desejado e traça diretrizes que fazem com que a equipe atinja as metas com mais facilidade. É um programa passo a passo que permite que os indivíduos alcancem todo o seu potencial enquanto trabalham em direção aos objetivos da equipe. E, como resultado, a produtividade aprimorada da equipe gera melhores resultados para os projetos da empresa.

Quando usar um plano de desempenho de equipe?

Existem vários motivos pelos quais você precisaria ou desejaria escrever um plano de desempenho de equipe. Os motivos abaixo podem ser considerados uma base viável para um plano de melhoria de desempenho se eles afetarem a produção de toda a equipe e ameaçarem prejudicar o projeto mais de uma vez.

• A equipe está tendo dificuldade em cumprir os prazos;
• Os membros da equipe têm problemas para transmitir informações uns aos outros, interrompendo seu fluxo de trabalho;
• Falta organização interna;
• Os membros da equipe parecem ser disfuncionais e não têm comunicação profissional.
• A equipe parece perdida e insegura de como sua produção afeta os objetivos gerais da empresa.

Claro, pode haver outras maneiras pelas quais as equipes apresentam desempenho inferior. O importante é reconhecê-los e seu impacto no grande esquema das coisas. E com um sistema de gerenciamento de força de trabalho adequado implementado, você pode chegar ao problema da origem muito mais rápido.

Etapa 2: use três fatores-chave para construir um plano de sucesso

Fator # 1: Definição das condições certas

Antes de começar, é importante verificar as condições de trabalho dos funcionários. Isso evita suposições de que uma equipe está apresentando um desempenho inferior por causa de seus erros, quando na verdade fatores externos a estão afetando. ASSIM, antes de mais nada, certifique-se de que tudo em sua extremidade esteja bem.

Por exemplo:

• A sua equipe está tendo problemas para cumprir os prazos mais de uma vez? Tente descobrir se talvez você esteja se esforçando para atender às demandas irrealistas do cliente. E, como resultado, os funcionários simplesmente têm dificuldade em acompanhar. Não é um problema dentro da equipe, mas um fator externo ao qual eles precisam se adaptar.
• A equipe parece sem brilho ou desmotivada? Certifique-se de que as metas da empresa estejam claramente definidas e que eles estejam cientes do que se espera deles antes de avaliar seu desempenho.

Como se costuma dizer: comece com seu próprio quintal. Certifique-se de ter feito tudo o que pode para dar à equipe todos os recursos e condições de que precisam antes de prosseguir. Aqui estão algumas das maneiras pelas quais você pode ajudar a equipe em sua extremidade:

• 8 maneiras de aumentar a produtividade do funcionário
• Como monitorar a produtividade da equipe
• Como obter e se manter motivado

Fator 2: Elementos que compõem um plano de desempenho

Ao fazer um plano de desempenho, você precisa garantir que ele cubra vários aspectos. Sem eles, não só será mais difícil escrevê-lo, mas também não obterá dados precisos quando os resultados chegarem.

Os planos de desempenho da equipe podem incluir (mas não se limitam a) alguns dos seguintes aspectos:

Visão de equipe

Esta é a seção onde você delineia a visão, os objetivos e a missão da equipe, com base nos da empresa. Defina o que a equipe precisa melhorar e como isso se refletirá na empresa como um todo.

️ Metas e objetivos definidos

Depois de ter a visão definida, você deseja avançar para metas e objetivos.

As metas são o resultado para o qual você está trabalhando.

Objetivos são ações específicas que você pretende realizar para atingir esses objetivos.

Pense nisso como uma pirâmide: a visão está no topo, enquanto as metas estão localizadas abaixo, representadas em declarações menores, mas ainda generalizadas. Enquanto os objetivos estão na parte inferior, como pequenos passos específicos que são tangíveis e mensuráveis.

Por exemplo: Seu objetivo é melhorar a transparência dentro da equipe.

• O objetivo seria enviar relatórios ao final de cada dia.
• Os objetivos seriam:
  • Controle o tempo em cada tarefa;
  • Formule um relatório até às 16h;
  • Envie o relatório às 17h.

Quando você estiver trabalhando na definição de metas e objetivos, trabalhe junto com toda a equipe. Eles conhecem os meandros de seu trabalho e são eles que podem fornecer as melhores estimativas: quanto tempo uma tarefa precisa ser concluída, que tipo de formulação de tarefa é mais adequada para eles, como eles se comunicam diariamente, etc. .

Com a ajuda deles, você pode criar um plano de desempenho detalhado e preciso que produzirá os melhores resultados.

Indicadores-chave de desempenho (KPIs) definidos

Com os objetivos anotados, você pode começar a definir os KPIs. Um KPI é um valor mensurável que permite saber com que sucesso o objetivo foi alcançado. E graças a ele, você pode monitorar e modificar os objetivos da equipe conforme necessário.

Por exemplo:

Para ver se você pode melhorar a transparência da equipe, você decide encarregá-los de enviar relatórios de trabalho até as 17h. No entanto, você começa a notar que nem todos os relatórios chegam a tempo. Alguns funcionários ficam horas extras e não terminam suas tarefas do dia às 17h, enquanto outros se esquecem de monitorar suas tarefas ao longo do dia. À luz deste novo desenvolvimento, sua meta de KPI muda de:

KPI 1: Envie relatórios de trabalho até às 17h.

Para:

KPI 1: Envie relatórios de trabalho sobre tarefas concluídas às 17h e adicione uma nota sobre as tarefas em andamento.

Para controlar todos os seus KPIs e metas, é melhor apresentá-los em uma espécie de painel. Existem diferentes ferramentas para criá-los, mas se não for uma despesa que você possa pagar no momento, pode optar por um gráfico ou gráfico. Apenas tenha em mente que o painel deve mostrar os dados claramente e com o mínimo de gráficos para ser perfeitamente legível.

️ Prazo para atingir as metas

Todo plano de desempenho precisa de um cronograma definido. Pode ser um mês, três a seis meses ou até um ano.

Mesmo nesta fase, você pode pedir a sua equipe para ajudá-lo a definir um cronograma para certos aspectos do plano. Afinal, eles sabem melhor quanto tempo levam certas tarefas e processos. Por exemplo, quantos tíquetes o QA pode fazer em uma hora ou quanta pesquisa e alcance a equipe de marketing faz para encontrar sites confiáveis.

Junto com suas contribuições, torna-se mais fácil formar cronogramas mais precisos e confiáveis ​​até os objetivos diários.

‍ Expectativas e observações do gerente

Outro aspecto importante que deve estar no plano de desempenho - suas próprias expectativas. Você pode anotar as previsões com base nas informações de que dispõe até agora. Dessa forma, você pode comparar as expectativas e os resultados finais depois de um tempo, para ver se a equipe está progredindo ou se ainda há espaço para melhorias.

Além disso, é sempre uma boa ideia complementar o plano de desempenho com observações conforme você avança. Identificar quaisquer detalhes que aumentem ou atrapalhem o desempenho da equipe será um recurso inestimável para a análise final. Talvez eles tenham decidido trabalhar horas extras para cumprir um prazo ou tenham feito uma reunião improvisada em que debateram uma solução que os acelerará, por exemplo.

E nunca foi demais enfatizar o quanto é motivador para toda a equipe informar que você está acompanhando de perto o progresso deles. Discutiremos mais sobre isso na seção de gerenciamento do plano de desempenho.

Fator # 3: Consultoria de recursos humanos

Vale ressaltar que o departamento de RH deve estar ciente de que você está trabalhando no plano de desempenho desde o início. Eles podem fornecer mais informações sobre se é o melhor curso de ação ou se um método diferente seria mais adequado para a equipe.

E depois de criar um rascunho do plano de desempenho da equipe e ficar feliz com isso, não se esqueça de consultar novamente os recursos humanos. Eles devem dar um resumo do documento para garantir que tudo esteja em ordem - que não haja metas irrealistas ou uma superabundância de objetivos, etc.

Afinal, a melhoria do desempenho não deve prejudicar o bem-estar do funcionário.

Etapa 3: Escreva o plano de desempenho em 6 pontos fáceis

Agora que dissecamos todos os aspectos que você pode incluir em seu plano de desempenho, o produto final deve ser semelhante a este:

1. Deixe o RH e a alta gerência saberem que você deseja fazer um plano de desempenho da equipe e discutir sua necessidade e as razões para isso
2. Converse com a equipe sobre os problemas que estão enfrentando e a visão de melhoria
3. Estabeleça metas e objetivos com base na visão de melhoria
4. Definir e concordar com KPIs
5. Combine as formas de monitorar, revisar e fornecer feedback
6. Faça com que o RH avalie o plano de desempenho antes de finalizá-lo

Como um documento, o plano de desempenho pode ser escrito de muitas maneiras diferentes. Não existe uma maneira única que seja “correta”, e uma simples pesquisa no Google irá verificar isso. Dito isso, o formulário abaixo é um exemplo de um plano de desempenho.

Baixe o modelo de plano de desempenho em .PDF

Baixe o modelo de plano de desempenho em .DOCX

Etapa 4: gerenciar e monitorar o desempenho da equipe

Durante a implementação de um plano de desempenho, monitorar a equipe se resume a acompanhar o progresso do plano, fazer mudanças oportunas e permanecer em contato com eles. No entanto, para gerenciá-los adequadamente, você precisará cobrir mais terreno.

1. Seja transparente

Os planos de melhoria de desempenho são um tanto notórios, pois oficializam a falta de desempenho de um indivíduo (ou, em nosso caso, de uma equipe). Muitos funcionários verão isso como uma “última chance” antes de serem demitidos, e isso lhes causa muito estresse. Como resultado, eles não conseguem ver o plano de desempenho pelo que ele realmente é: uma forma de impulsionar o desempenho e manter bons funcionários na empresa.

Cabe aos gerentes deixar essa mensagem clara: ninguém está preocupado com isso e o plano de desempenho está lá para ajudá-los a trabalhar juntos para atingir metas específicas.

2. Seja oportuno com comentários e avaliações

Defina claramente os horários e métodos em que você fornecerá feedback e atualizações para a equipe. Certifique-se de seguir o cronograma definido no plano de desempenho. Embora os check-ins semanais e mensais pareçam regulares, não há nada de errado em fazê-los quinzenalmente ou mesmo diariamente em alguns casos.

Você terá uma ideia do fluxo de trabalho e do ritmo da equipe com o passar do tempo. Isso ajudará você a avaliar a frequência com que eles precisam que você os verifique. Como um bônus, quando a equipe vir que você está levando o plano de desempenho a sério, ela endossará a ideia de que os dois lados estão trabalhando juntos em um objetivo comum.

3. Fornecer recursos

Conforme já mencionado no modelo de plano de desempenho, você pode ajudar no progresso da equipe fornecendo muitos recursos. Especialmente se alguns funcionários precisam de treinamento adicional para alcançar os outros.

Existem várias maneiras de fornecer recursos e oportunidades de aprendizagem:

• Cursos online
• Seminários internos (de seus colegas)
• Arquivo de literatura apropriada (você pode usar ferramentas como G-Drive ou Dropbox) que está online e compartilhável com todos
• Colaboração com outros membros experientes da equipe

4. Comunique-se claramente

Antes de iniciar a implementação do plano de desempenho

Certifique-se de que a equipe saiba que o plano de melhoria de desempenho existe para fornecer orientação. O maior medo dos funcionários é que seus empregos estejam em risco, a menos que se superem uns aos outros.

Isso pode comprometer o trabalho em equipe em geral ou aumentar as tensões.

Durante a implementação do plano de desempenho

Conforme você acompanha o progresso do plano de desempenho, a comunicação mais importante será o feedback que você fornecer. Para garantir que seus comentários sobre o trabalho da equipe sejam bem compreendidos, tenha em mente o seguinte:

1. Dê feedback na hora certa

A equipe precisa desse tipo de estabilidade ao longo do plano de desempenho. As reuniões oportunas, seja por chat de vídeo, uma chamada ou pessoalmente, contribuem muito para a confiança da equipe. Tente não fazer comentários fora do seu tempo normal de feedback - espere até a próxima reunião. Em casos como esses, a previsibilidade é boa.

2. Torne o feedback regular

Está provado repetidamente que o feedback regular aumenta a produtividade do funcionário. Agendá-los com um número muito pequeno e intermediário dá às pessoas menos oportunidade de corrigir certos erros a tempo.

Defina em sua programação horários específicos em que você apresentará um relatório à equipe e tente cumpri-los da melhor maneira possível. Além disso, nem sempre precisa ser uma reunião. Você pode enviar relatórios escritos, ter conversas de bate-papo ou chamadas de vídeo breves. Converse com a equipe e descubra que tipo de formato é mais adequado para eles. Alguns se saem melhor quando o feedback não é pessoalmente, enquanto outros provavelmente irão prosperar em uma discussão.

3. Seja duro, mas justo

Quando você tiver más notícias para dar ou perceber que a equipe cometeu um erro maior, evite começar com julgamentos ou discutir o erro imediatamente. Pergunte à equipe sobre sua perspectiva da situação, pois isso pode ajudá-lo a obter novas informações.

E depois de discutir o problema em questão, ofereça etapas claras e viáveis ​​sobre como resolvê-lo. Ou melhor ainda - faça um brainstorm com os funcionários e cheguem a uma solução juntos. Em suma, a equipe precisa saber a gravidade de seus erros e contratempos, mas também precisa estar ciente de que você não está lá para enterrá-los mais profundamente. Você está lá para ajudá-los a aprender com seus erros.

4. Seja específico

Tente não sair pela tangente. Longas reuniões ou páginas de relatórios são um incômodo para percorrer. Pratique ser conciso e abordar coisas muito específicas. Em um de seus artigos sobre feedback, a Harvard Business Review citou pesquisas que provaram como uma proporção de 5 para 1 era a chave para um feedback produtivo e bem-sucedido.

Isso significa que para cada comentário negativo, há cinco positivos.

Esse método mantém os funcionários menos focados em repreender a si mesmos e aos outros por seus erros e mais em resolver o problema em questão.

5. Esteja disponível para assistência

Por último, mas não menos importante, na lista de verificação do plano de melhoria de desempenho - a disponibilidade do gerente. Seu trabalho não termina quando o plano de melhoria de desempenho é escrito, aprovado e assinado por todos.

O trabalho se estende ao monitoramento contínuo do progresso da equipe, rastreando seus resultados e fornecendo comentários e feedback regularmente. Mas mesmo com tudo isso, você não deve se preocupar com o plano de desempenho 24 horas por dia, 7 dias por semana. Defina horários específicos durante os quais os membros da equipe podem contatá-lo para uma conversa. Dessa forma, eles podem avisá-lo a tempo se houver algum problema, e você não receberá e-mails e ligações fora do horário de trabalho.

Esteja pronto para a mediação, intervindo com o RH se necessário e fornecendo todos os dados necessários quando solicitados.

Para concluir

Os planos de melhoria de desempenho da equipe vêm com um novo conjunto de regras e considerações individuais. Eles podem variar na forma, pois precisam destacar os problemas específicos da equipe e os escopos de melhoria, dependendo do setor e da própria visão e missão da empresa. Esses planos são feitos para atender aos resultados da equipe como um todo, sem nunca desconsiderar cada membro individualmente. Com este artigo, destacamos os aspectos mais importantes a serem observados e fornecemos um plano de desempenho de amostra para uma ideia geral. Em discussões com o CEO e o departamento de RH, e após a nossa criação de um para você deve ser uma brisa.