Dicas de terça-feira: 27 truques para planejamento de eventos que economizam tempo

Publicados: 2021-08-08

Como um planejador de eventos pode melhorar? Com algumas dicas e truques de planejamento de eventos que economizam tempo, é claro! Reunimos 27 das estratégias de produtividade mais criativas e eficazes conhecidas do planejador de eventos moderno nesta lista de ideias que irão surpreender, inspirar e, em última análise, informar o processo do seu evento.

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1. Tenha regras sobre eventos de última hora ou alterações no contrato.

Embora existam muitas maneiras de lidar com alterações de eventos de última hora, a prevenção é fundamental. Portanto, em seu contrato, certifique-se de incluir regras para o que acontece quando mudanças significativas ocorrem 1-3 meses fora, 1-4 semanas fora e no dia de uma semana fora. Além disso, certifique-se de obter o escopo do trabalho por escrito.

2. Teste a nova equipe em eventos menores.

Trabalhar com a equipe de eventos é uma habilidade em si. Não coloque novas contratações na equipe para seus eventos mais importantes até que você tenha visto como eles podem funcionar em eventos menores e menos intensos pelo menos uma vez.

3. Envie lembretes de lembretes para parceiros, patrocinadores e equipes.

Os memes têm um efeito cientificamente comprovado no cérebro humano . Portanto, embora todos odeiem secretamente seus e-mails de lembretes amigáveis, adicionar um meme pode ajudar a acionar os centros de formação de memória de nossos cérebros (porque, por definição, um meme está atribuindo significado a uma imagem sem sentido) e ajudar os participantes a sentirem um maior senso de comunidade por ter participado em (ou pelo menos pode reconhecer) o compartilhamento quase tribal que os levou a conhecer esse bit particular de microinformação.

4. Faça com que os fornecedores de eventos paguem taxas de atraso.

Nada acende um fogo sob uma pessoa como jogar um bom dinheiro fora. Configure seus fornecedores de eventos com os mesmos parâmetros e valores de taxa de atraso que você usa com seus clientes (o tamanho da taxa não importa; sua própria existência deve ser suficiente para causar medo em seus corações).

5. Use chatbots para se comunicar com os participantes do evento.

Use chatbots antes do evento para estabelecer a voz e o tom de sua marca, fornecer suporte de atendimento ao cliente e coletar dados sobre o seu público por meio de pesquisas ou pesquisas.

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6. Crie vídeos de treinamento da equipe do evento.

Na semana que antecede o evento, envie um link para um conjunto de vídeo protegido por senha que a equipe pode revisar (e de preferência ser questionada) que os prepara para o grande dia. Aqui estão algumas idéias para usar vídeos de treinamento de funcionários que você aplica diretamente ao seu evento.

7. Funil todos os feeds de mídia social do seu evento em uma plataforma.

Ferramentas como Buffer, HootSuite e Everypost consolidam vários canais em um único painel para que você possa ter uma visão geral de qual conteúdo está distribuindo e como o público do evento está reagindo a ele, sem alternar entre meia dúzia de sites.

8. Obtenha uma ferramenta multifuncional de gerenciamento de eventos.

As melhores opções de software de gerenciamento de eventos devem ajudá-lo a realizar tarefas como: construir seu orçamento, procurar locais para eventos, projetar sua planta baixa ou layout, colaborar com os principais interessados ​​e ajudar a comercializar o evento em si.

9. Configure mensagens de texto do seu computador.

É realmente perturbador ter que monitorar simultaneamente e-mails em sua área de trabalho e mensagens em seu telefone, então tente mantê-los todos em um só lugar. Se você já tem um Mac, provavelmente pode usar o iMessage. Mas se você tiver um PC ou estiver se comunicando com alguém que não tem um telefone Apple, basta seguir estas instruções.

10. Centralize as comunicações de eventos.

A pessoa média gasta 28% do dia inteiro de trabalho apenas enviando e respondendo e-mails. Economize a você e a toda a sua equipe aquele pedaço de tempo implementando uma solução de serviços de evento único onde todos podem compartilhar documentos, consolidar threads de mensagens e obter atualizações em tempo real sobre o status do projeto, sem nunca abrir sua caixa de entrada.

11. Deixe o software de análise facial fazer pesquisas de mercado para você.

O reconhecimento facial pode ser usado para reduzir os check-ins manuais dos convidados do evento, aumentar a segurança do evento, criar mapas de calor de programação e reunir de forma organizada novos leads.

12. Organize sua lista de tarefas por urgência e importância.

Apelidado de Matriz de Eisenhower, este gráfico útil pode ajudá-lo a organizar sua lista de tarefas e a enfrentar apenas as tarefas mais importantes primeiro (ou seja, aquelas que são urgentes e importantes).

13. Atribua um desempate informado dentro da empresa.

Desentendimentos entre as partes interessadas do evento surgem de vez em quando, mas trabalhar para essas soluções tem o potencial de ocupar uma parte maior do seu cronograma que você planejou. Certifique-se de que seu líder de decisão designado conhece todos os detalhes da situação, pode fazer uma observação imparcial de ambos os lados e é bom sob pressão.

14. Crie uma programação altamente detalhada para o seu dia de trabalho.

Planeje atividades usando blocos de 15 minutos, lembre-se de agendar intervalos, agrupar tarefas semelhantes nos mesmos intervalos de tempo.

15. Rejeite interrupções bloqueando o tempo de trabalho solo em seu calendário público.

O bloqueio de tempo dessa forma ajuda a garantir que os outros membros da equipe respeitem seus limites enquanto você se concentra na tarefa.

Guia: como criar uma lista de verificação de planejamento de evento

16. Obtenha pedidos, prazos e requisitos de documentos de cada um de seus fornecedores de backup.

Se algo der errado com seus fornecedores, provavelmente será um problema de última hora. Portanto, tenha pelo menos 3 opções de backup com todos os detalhes relevantes disponíveis em seu fichário de planejamento de eventos para cada tipo de fornecedor de que seu evento precisará.

17. Faça uma revisão do fluxo de trabalho.

Acompanhar o que você faz todos os dias pode levar a um melhor equilíbrio entre vida pessoal e profissional, mas também pode ajudar a identificar pontos fracos em seu processo atual. Por exemplo, você pode precisar delegar mais tarefas administrativas ou conduzir reuniões mais curtas.

18. Adicione consistentemente a uma lista de palestrantes e apresentadores em potencial para eventos futuros.

Colete nomes de pessoas que são influentes em seu setor, são ótimos palestrantes ou expressaram interesse em trabalhar com sua marca publicamente. Quando chegar a hora de reservar seus alto-falantes, você não terá que passar horas vasculhando o LinkedIn e sua lista de contatos para encontrar alguém - basta consultar a lista!

19. Visualize como você simplificaria seu processo se sua programação atual fosse duplicada.

Este ótimo exercício psicológico força você a descobrir como, na situação de pressão mais alta que se possa imaginar, você poderia lidar e superar os desafios de agendamento que vêm com a carga de trabalho totalmente maximizada. É basicamente a melhor maneira de vencer a Lei de Parkinson.

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20. Faça uma lista de expectativas e tarefas pelas quais todos os voluntários do seu evento serão responsáveis ​​(e compartilhe-a com eles com antecedência).

No dia do evento, responder a perguntas e microgerenciar os voluntários do evento consome muito tempo. Além disso, eles vão gostar muito de você se preparar para eles (é uma das melhores maneiras de fazer seus voluntários felizes).

21. Automatize o processo de check-in do evento.

Acelere o processo escolhendo um ótimo aplicativo de check-in de eventos. Procure recursos fáceis de usar que reduzem ainda mais o tempo que leva para treinar sua equipe de eventos como usar o programa se você quiser aumentar a produtividade.

22. Compartilhe telas da área de trabalho com o seu telefone.

Ferramentas como o Chrome para celular facilitam a sincronização de todas as suas guias abertas de um dispositivo para o outro, o que é útil quando você está a caminho de uma reunião, viajando de ou para um local ou simplesmente precisa salvá-los páginas específicas para visualização futura.

23. Discuta palestrantes e organize apresentações por meio de uma única plataforma colaborativa.

Usar e-mail para responder às perguntas do palestrante, aprovar contornos e reunir fotos ou biografias não é eficiente, por isso é melhor usar uma única ferramenta que reúna todos os seus palestrantes em uma área digital que você possa supervisionar.

24. Use um construtor de site de registro de eventos em vez de construir um do zero.

Além disso, o uso de uma solução personalizável tornará mais fácil coletar informações do público, manter altos níveis de segurança, aprimorar sua estratégia de eventos e fornecer recursos de bônus de economia de tempo mais do que suficiente para completar totalmente seu novo plano de produtividade.

25. Adicione um scanner QR ao seu aplicativo de evento.

O uso de códigos QR para eventos tornará mais fácil fazer o check-in das pessoas e ajudará seus estandes ou patrocinadores a conduzir atividades de eventos valiosas e geradoras de leads, sem exigir nenhuma demanda adicional em sua programação.

26. Use modelos para criar pesquisas e enquetes de eventos.

Combine um aplicativo de pesquisa de evento móvel com perguntas de pesquisa de eventos de participantes, patrocinadores ou interessados.

27. Tenha uma ferramenta de classificação de e-mail priorizando sua caixa de entrada para você.

Se você tem Gmail, experimente ferramentas como o Sortd. Eles ajudam a transformar sua caixa de entrada em uma lista de tarefas, usando colunas personalizáveis ​​para organizar tarefas com base em seus e-mails. Se você usa um provedor de e-mail diferente, procure uma extensão que permita ir além da codificação por cores básica para fornecer uma ajuda organizacional realmente útil.

Ainda mais segredos de planejamento de eventos

Se você gostaria de encontrar ainda mais maneiras de ser produtivo como planejador de eventos, tente ler sobre como lidar com problemas e soluções comuns antes que eles apareçam. Você também pode economizar tempo usando esta lista de verificação de evento personalizável ou aprimorar suas habilidades de comunicação por email antes que seu próximo grande projeto comece a criar um plano de produtividade completo.

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