Por que você deve controlar as horas de trabalho (tanto como empregador quanto como empregado)

Publicados: 2021-11-04

Ano após ano, o controle do tempo prova ser cada vez mais essencial para as empresas, mais do que apenas a folha de pagamento. Conforme os empregos e a força de trabalho evoluem, também aumenta a necessidade de controlar as horas de trabalho, pois descobrimos que isso ajuda no gerenciamento de projetos, fazendo estimativas, analisando o progresso dos funcionários e hábitos de trabalho.

É por isso que, neste artigo, tentamos provar por que o controle do tempo é indispensável no local de trabalho moderno. Você pode ler sobre a mudança geral na necessidade de rastreadores de tempo e os benefícios que isso traz para empregadores e funcionários, respectivamente.

manter o controle da cobertura de horas de trabalho

Índice:

  • A importância do controle de tempo
  • Razões para controlar o tempo como empregador
    • Para salários e horas extras
    • Gestão da força de trabalho e outros
  • Razões para controlar o tempo como funcionário
    • Melhor equilíbrio entre vida pessoal e profissional
    • Planos de contingência
    • Melhores habilidades organizacionais
    • Definindo limites com colegas de trabalho
  • Pensamentos finais

A importância do controle de tempo

Trabalhar em casa também pode se tornar uma realidade para a grande população, considerando como a pandemia de Covid-19 mudou repentinamente o cenário no início de 2020. O economista de Stanford, Nicholas Bloom, viu isso como um problema crescente, dizendo que “criará um desastre de produtividade para as empresas ”. Parece sinistro, mas soluções simples, como rastreamento do tempo, podem amortecer o golpe.

Parece que a prática de trabalho remoto veio para ficar, pelo menos por um tempo. O que significa que a produtividade vai sofrer, de uma forma ou de outra. Haverá mais horas extras, sobreposições com gerenciamento de força de trabalho, roubo de tempo, horas perdidas e muito mais. E assim, para evitar qualquer desastre de produtividade, CEOs e funcionários juntos precisam se acostumar a controlar o tempo.

Aqui no Clockify , compilamos uma lista de motivos pelos quais você deve controlar o tempo especificamente e alguns métodos para começar.

Razões para controlar o tempo como empregador

Quando os empregadores controlam o tempo, eles o fazem principalmente por dois motivos:

  • Compensação e
  • Gerenciamento de força de trabalho

Primeiro, discutiremos por que o rastreamento das horas trabalhadas é importante quando se trata de pagar seus funcionários. Depois, veremos como isso ajuda na produtividade, gerenciamento de projetos, gerenciamento de carga de trabalho, etc.

Tempo de rastreamento para salários e horas extras

O primeiro grande motivo para o rastreamento do tempo é fornecer uma remuneração justa aos funcionários com salários por hora. Vamos dar uma olhada na importância do controle de tempo neste caso.

Tempo pago

Dentre os diferentes tipos de remuneração dos funcionários (horária, assalariada, comissões e bônus), a horária é aquela que exige o acompanhamento do tempo para fins financeiros.

Quando sua equipe trabalha por hora, especialmente quando você contabiliza horas extras e / ou folgas, pode ser fácil perder o controle de quem fez o quê e por quanto tempo. E quando eles precisam ser pagos, você quer ter certeza de que todos estão ganhando tanto quanto trabalharam. Sem mencionar que, estatisticamente, a jornada média de trabalho mudou muito.

Um rastreador de horas de trabalho gratuito como o Clockify pode cobrir várias bases aqui:

  • Ele permite que você defina as taxas horárias para cada funcionário;
  • Os funcionários podem inserir suas tarefas em um quadro de horários para uma visão geral clara do dia;
  • Acompanhe o tempo trabalhado em uma tarefa com um cronômetro, para posterior cálculo preciso;
  • Monitore o tempo de forma consistente e diária, para garantir dados confiáveis;

Aplicativo de quadro de horários Clockify

  • Por último, ele calcula automaticamente o pagamento, dependendo do período de tempo e da taxa por hora que você colocar.

relatório

Dessa forma muito simples, seus funcionários manterão um registro de suas horas trabalhadas e você terá menos problemas com a folha de pagamento.

Ao longo do tempo

Normalmente, os trabalhadores horistas também têm direito ao pagamento de horas extras ou tempo compensatório.

Com o pagamento de horas extras , as leis estaduais ditarão quanto o salário por hora aumentará para cada hora gasta em horas extras.

Com o tempo compensatório , o empregado pode optar pelo afastamento em troca de horas extras, ao invés de adicional.

  • Leis de horas extras

Para pagamento de horas extras, você ou seus funcionários devem controlar o tempo gasto trabalhando fora do horário normal de trabalho. Sem um “registro em papel” de quanto tempo foi gasto nas horas extras, pode haver repercussões jurídicas.

Dependendo do seu país de operação, você deve consultar a Lei de Rastreamento de Tempo da UE, a Lei de Horas Extras da Califórnia ou o Regulamento de Tempo de Trabalho FLSA dos EUA. Cada um descreve:

  • Horas de trabalho semanais;
  • Horas extras máximas permitidas;
  • Métodos de documentação de horas extras;
  • O número de horas por turno ou dia em que os funcionários podem fazer horas extras, etc.

O controle do tempo é essencial para manter um registro claro e legal de quanto seus funcionários trabalham por dia, semana ou mês. Isso garante que você cumpra todas as leis e regulamentos trabalhistas. E com a pandemia que sacode 2020, o Departamento do Trabalho dos EUA atualizou seu guia sobre as obrigações do empregador em relação ao controle de tempo.

salários mínimos

Fonte: statista.com

  • Taxas de horas extras

Sem se desviar muito do tema, em suma, as taxas de horas extras diferem de país para país e de horas semanais e diárias trabalhadas.

Por exemplo, a Lei de Horas Extraordinárias da Califórnia exige que os empregadores paguem 1,5 vez o salário por hora durante a semana e aos sábados. Dependendo do contrato com os funcionários e de quantas horas extras eles trabalham, as taxas serão diferentes.

  • Tempo compensatório

Por último, você pode “pagar” seus funcionários com folga pelas horas extras. Isso é conhecido como tempo compensatório e vários fatores podem influenciar se um funcionário é elegível ou não e como ele é calculado.

Mas, mesmo nesse caso, você precisará de um rastreador de tempo confiável para saber quanto tempo o funcionário pode ficar livre com base nas horas extras.

Mais detalhes sobre este tópico podem ser encontrados em nosso guia detalhado sobre o tempo compensatório.

E se você precisar de ajuda para encontrar o aplicativo de rastreamento de tempo apropriado, temos uma extensa lista com todos os benefícios que cada um traz.

Gestão da força de trabalho e outras razões para controlar o tempo

O controle de tempo evita violações

Mencionamos as várias leis e regulamentações estabelecidas para regular como os funcionários são remunerados por seu tempo de trabalho. No entanto, o motivo para eles não é apenas garantir que você forneça uma folha de pagamento adequada, mas que as próprias empresas possam evitar cometer violações .

Os empregadores podem, sem saber, violar salários e horas de trabalho. De acordo com a agência Tittle and Perlmuter , os mais comuns incluem:

  1. Salário mínimo não pago
  2. Deixar de pagar por horas trabalhadas
  3. Classificação incorreta de funcionários
  4. Horas extras mal calculadas

As penalidades podem variar de pagar o valor dos salários perdidos a três vezes o valor e de seis meses a um ano.

O site oficial do NCSL explica com mais detalhes as violações e penalidades para cada estado dos EUA.

As violações de tempo e salário podem ser evitadas simplesmente rastreando as horas trabalhadas regularmente e calculando a folha de pagamento de acordo com os dados coletados.

O controle do tempo é necessário para os funcionários tirarem folga

A Lei de Licença Familiar e Médica é uma lei que concede aos funcionários uma licença não remunerada (mas com garantia de emprego) de até 12 semanas por ano. Mas, para que um funcionário seja legível, ele precisa cumprir vários requisitos. A lista inclui ter trabalhado para seu empregador por 1.250 horas nos últimos 12 meses , o que equivale a cerca de 24 horas por semana .

Como você pode ver, o rastreamento das horas trabalhadas também ajuda nos casos em que os funcionários desejam tirar licença sem vencimento para cuidar de familiares, responsabilidades privadas, questões de saúde, etc. A responsabilidade de fornecer a prova recai sobre o empregador, portanto, sem os dados necessários, pode haver muitos retrocessos e buscas em arquivos.

Rastrear horas evita roubo de tempo

O roubo de tempo acontece quando um funcionário aceita o pagamento por horas de trabalho que não cumpriu. Isso acontece de várias maneiras:

  • Usando folgas com horários flexíveis (especialmente com trabalho remoto);
  • Clocking in e out seus colegas de trabalho, e não apenas eles;
  • Pausas prolongadas;
  • Procurando entretenimento durante o horário de trabalho, etc.

O roubo de tempo é facilmente rastreável e solucionável depois de passar algum tempo rastreando as horas dos funcionários. Você começará a notar padrões de comportamento e a tratá-los de acordo.

O tempo de rastreamento ajuda a fazer melhores estimativas de trabalho

Muito do sucesso de um projeto (ou produto) se resume a quão bem a empresa lidou com os prazos.

Garantir que um projeto permaneça no caminho certo e não exceda os custos projetados requer muita preparação e estimativa. As equipes fazem marcos e dentro deles, prazos menores, para se encaixar em uma estrutura necessária para produzir um resultado bem-sucedido. E assim que o trabalho começa, o controle do tempo torna-se essencial.

Conforme as equipes trabalham, o software pode ajudá-lo a perceber onde essas estimativas estavam erradas e onde funcionaram perfeitamente bem. Por exemplo, um funcionário pode levar um dia a mais para concluir uma tarefa e, sem saber, prejudicar toda a equipe para o próximo prazo.

Mas, ao mesmo tempo, o rastreamento das horas trabalhadas dentro dessas estimativas mostra quedas na produtividade. E como sinais de radar, ao registrá-los, você pode consultar as equipes para saber mais sobre os problemas específicos e corrigi-los.

O controle de tempo nas estimativas de projeto faz maravilhas para identificar problemas no início e permite que você os resolva antes que os erros custem muito tempo, energia e dinheiro.

Como se costuma dizer - um ponto a tempo economiza nove.

projeto de trilha

Um exemplo de acompanhamento de estimativas de projeto usando Clockify

Rastrear o tempo do funcionário permite que você seja um gerente melhor

CEOs, gerentes de projeto, gerentes em geral e até mesmo o RH desejarão controlar melhor o gerenciamento da força de trabalho.

Ao monitorar as horas trabalhadas dos funcionários, você obtém uma visão geral de quem faz o quê e em qual departamento. Embora possa parecer opressor, também ajuda a entender como o trabalho é distribuído por toda a empresa.

À medida que as tarefas são verificadas nas planilhas de horas, você começa a notar quais equipes têm muito a fazer e precisam ser descarregadas, e quais podem assumir mais tarefas.

Nesse caso, o controle do tempo ajuda a equilibrar a carga de trabalho, para que ninguém fique sobrecarregado ou entediado, ao mesmo tempo que acompanha os marcos.

Identifica tempo perdido

Ao contrário do roubo de tempo, o tempo desperdiçado está mais preocupado com o estado atual da produtividade dos funcionários e como isso afeta a produção / fluxo de trabalho.

Tempo perdido é uma transgressão menor em que as pessoas começam a ter um desempenho inferior, o que resulta em prazos perdidos e maior tempo de produção. Embora o tempo perdido não afete suas finanças da mesma forma que o roubo de tempo, pode ser igualmente perigoso no longo prazo.

Com o controle de tempo para descobrir onde e quanto tempo é desperdiçado, o quadro de horários de um funcionário desbloqueia todas as informações de que você precisa: os intervalos que eles fazem, os tipos de tarefas em que trabalham durante diferentes horas do dia, quando eles entram e saem, etc. Dá-lhe uma visão geral de onde algumas pessoas começam a perder a motivação, a que horas ou com que frequência fazem pausas e quanto tempo duram.

Existem vários motivos pelos quais as pessoas perdem a motivação no local de trabalho. E resolver esses problemas exige mais do que controle de tempo.

Mas, ajuda a identificar quais indivíduos e equipes precisam de ajuda, fornecendo os dados necessários para começar a melhorar o desempenho.

Mais sobre o tempo perdido: como identificar o tempo perdido e a ineficiência

Razões para controlar o tempo como funcionário

Obviamente, não são apenas os empregadores e as empresas que colhem os benefícios do rastreamento do tempo. Funcionários, freelancers e contratados independentes desfrutam das mesmas vantagens que ele oferece. A lista a seguir contém apenas alguns dos motivos pelos quais se deve iniciar o rastreamento das horas trabalhadas.

Também criamos uma página para acessar as 48 perguntas mais frequentes sobre o tempo de trabalho e o controle de tempo.

Você pode ter um melhor equilíbrio entre vida pessoal e profissional quando sabe onde seu tempo é desperdiçado

Nicholas Bloom também mencionou como apenas metade dos respondentes da pesquisa de março de 2020 disse que poderia trabalhar com eficiência em casa. E eram principalmente os trabalhadores que faziam seus trabalhos principalmente em computadores.

Nem todo mundo está pronto para se ajustar ao trabalho remoto. No entanto, quando chegar a hora, você vai querer fazer tudo o que puder para se ajustar da forma mais perfeita possível.

O controle do tempo pode ajudá-lo a evitar longas noites preso ao computador ou começar a trabalhar no momento em que abre os olhos, porque não há mais deslocamento para o escritório. Quantas vezes outras pessoas o interromperam no meio do trabalho com assuntos pessoais? Se foram as crianças, a máquina de lavar, um telefonema da família ou dos vizinhos?

Se você controla as horas trabalhadas, impõe uma espécie de disciplina e organização. Porque à medida que você preenche uma planilha de horas, você começa a notar quanto tempo é gasto para o seu trabalho real, especialmente quando as distrações se acumulam durante o dia. Um rastreador de tempo pode, dessa forma, definir a base para você planejar os dias futuros e definir os limites tão necessários.

O controle do tempo torna você melhor no planejamento de contingência

Você sabia que o controle do tempo pode realmente ajudá-lo a fazer planos de contingência? Em alguns casos, o rastreamento das horas de trabalho pode protegê-lo de um tratamento injusto no trabalho.

1. Para carga de trabalho aumentada injustamente

Se você começar a notar que seu empregador começou a acumular mais obrigações, poderá reunir evidências suficientes apenas rastreando essas tarefas. Um arquivo de quantas horas foram gastas em trabalho braçal é uma prova legítima de que seu trabalho real ficou em segundo plano por tarefas que não estão em sua descrição de trabalho.

2. Horas extras não pagas

Da mesma forma, se você foi forçado a fazer horas extras, mas não foi compensado de forma justa, um relato de suas horas extras é crucial se você deseja negociar com o empregador ou processar por violação de tempo e salário. Basta ter em mente as condições que você precisa cumprir para ter direito ao pagamento de horas extras.

3. Elegibilidade para FMLA

Nos casos em que você deseja tirar uma licença sem vencimento com garantia de segurança no emprego, a Lei de Licença Familiar e Médica garante que você pode fazê-lo. No entanto, uma das condições exige que você tenha trabalhado para seu empregador 1.250 horas no ano anterior. Isso se resume a cerca de 24 horas por semana.

Em uma disputa judicial FMLA, um professor de escola queria tirar uma folga por motivos de saúde mental. Quando foi rejeitado por não cumprir as horas trabalhadas exigidas, ele levou a questão ao tribunal e pediu uma revisão. Os procuradores da escola conseguiram provar que mesmo com trabalhos em casa, como preparação de aulas e avaliação de trabalhos, ele não poderia acumular 1.250 horas. O recurso foi rejeitado.

É importante saber que as empresas farão o possível para manter registros limpos e se protegerem. Seus funcionários também podem fazer o mesmo.

4. Mantém você compensado de forma justa

Novamente, se você trabalha com base em uma hora de trabalho, o controle do tempo será a força vital do seu dia de trabalho. É um seguro de que você será pago adequadamente pelo esforço e pela energia investida. É claro que as empresas não são um mal necessário que está atrás de você, mas erros são cometidos. Especialmente com trabalho remoto.

Manter uma conta separada de suas horas de trabalho pode ser uma boa rede de segurança. E se você já tem um rastreador de tempo trabalhando, preencha-o da maneira mais diligente e específica possível. Seu eu futuro vai agradecer por isso.

Acompanhar o tempo que você gasta em tarefas pode ajudá-lo a se organizar melhor

Desnecessário dizer que manter o controle das horas trabalhadas faz uma grande diferença para sua produtividade.

Dá a você aquele pequeno impulso para se sentir mais no controle de seu tempo. Olhando para sua planilha de horas no final do dia, é mais fácil identificar onde você estava mais produtivo ou onde as coisas poderiam ter sido melhores.

Esse tipo de autorreflexão é a chave para se tornar mais produtivo, especialmente hoje.

Analisar seus erros e aprimorá-los na próxima vez que você começar a preencher a planilha de horas deixa você um passo mais perto de um dia de trabalho livre de estresse. Pelo menos no lado organizacional.

Usar um aplicativo de quadro de horários de equipe permite que seus colegas de trabalho saibam que não devem incomodá-lo

Agora, trabalhando remotamente ou não, todos podemos concordar que e-mails e mensagens de bate-papo de colegas de trabalho e gerentes podem ocupar muito do nosso tempo. Especialmente se eles nos perguntarem o quão longe estamos de nossas tarefas, ou se temos alguma informação de que precisam, etc.

Agora, ao usar um monitor de tempo de equipe, você pode evitar algumas dessas distrações, avisando-os desde o início que sua disponibilidade depende da tarefa listada em sua planilha de horas.

Por exemplo, no Clockify , os membros da equipe podem ver as tarefas em andamento e concluídas uns dos outros. Portanto, quando um colega de trabalho abre essa página específica, ele pode ver no que você está trabalhando no momento. Ao usar rótulos específicos, você pode facilmente denotar a urgência de uma tarefa ou simplesmente adicionar uma nota à tarefa. Por exemplo: “ Precisa de foco total, por favor, não perturbe ”.

planilha de horário

No Clockify , você pode facilmente procurar colegas de trabalho em sua área de trabalho para ver suas tarefas.

Pensamentos finais

Os motivos para rastrear o tempo são múltiplos. Como mencionamos no início, o cenário de trabalho mudou tão drasticamente que precisamos contar com o máximo de dados que pudermos coletar. Especialmente se fizermos a transição para o trabalho principalmente remoto. O controle do tempo é um dos métodos mais confiáveis ​​para manter a estabilidade do trabalho. Ele ajuda a organizar o trabalho, identificar pontos problemáticos, fornece informações sobre o tempo que funcionários e empregadores gastam ao longo do dia de trabalho.

O controle do tempo é uma ferramenta de trabalho indispensável que resistiu ao teste do tempo e é a arma mais versátil que temos para sobreviver no local de trabalho moderno.